Разработка электронных шаблонов организационных и информационно-справочных документов в действующей Системе качества

• Руководство по качеству (2-й уровень).

Общее руководство по качеству является основополагающим стандартом предприятия  в комплексе документов, регламентирующих систему качества предприятия в  соответствии с требованиями международных  стандартов. Содержание всех остальных  документов по СК не должно противоречить  требованиям «Общего руководства  по качеству».

Отражая принципы построения, организации  и реальное состояние действующей  на предприятии СК, а также перспективы  ее развития, «Руководство» является одним из важнейших документов в  системе взаимоотношении предприятия  с потребителями и поставщиками.

 

Политика  в области качества

 

 

Общее руководство  по качеству

 

 

Стандарты предприятия по компонентам системы  качества

 

 

Программы качества и оперативные  планы

 

Описание  процессов, инструкции, технологические  карты, справочники

 

 

Учётная документация по качеству. Карты контроля. Рабочие журналы и т.п.

 

 

 

Рисунок 1.Уровни документации по системе качества

3. Стандарты предприятия по компонентам  системы качества - частные «Руководства  по качеству» и т.п. (3-й уровень).

В СТП приводятся описания элементов  Системы Качества (с учетом выбранной  модели СК) и применяемые процедуры  по обеспечению установленных требований применительно к соответствующим  стадиям жизненного цикла («петли качества») продукции или обеспечивающим функциональным областям деятельности.

Типичное частное Руководство  по качеству обычно состоит из следующих  разделов:

- назначение и область применения;

- политика (или ссылка на политику);

- задачи, методы и действия по  выполнению требований элемента  системы качества;

- формальное распределение ответственности  персонала (включая руководящий  состав) за реализацию задач данного  элемента СК, а также с кем  осуществляется внутреннее и/или  внешнее взаимодействие;

- регистрация данных о качестве (и влияющих на качество).

4. «Программы качества» и Планы  работ (4-й уровень)

Программы Качества (ПК) создаются  применительно к новым видам  продукции или проектам (контрактам). Предполагается, что должен существовать отдельный стандарт предприятия (СТП), оговаривающий порядок разработки ПК, их структуры, методы реализации, методы контроля и оценки эффективности  ПК, документирование их результатов, а также корректировки ПК (при  необходимости). Содержат ссылки на СТП  и рабочие инструкции.

К этому уровню также относятся  документы, содержащие планы мероприятий  по поддержанию Системы Качества и отдельных ее компонент (Планы  внутреннего аудита, Планы мероприятий  по совершенствованию СК, Планы пересмотра документов и т.п.)

5. Описания процессов: Методологические  и Рабочие инструкции, Технологические  карты, справочники и т.п. (5-й  уровень).

В Инструкциях по шагам описано  выполнение отдельных видов деятельности по производству, сборке, монтажу и  контролю, применению инструментов, измерительного оборудования, а также как осуществляется сбор данных, как эти данные заносятся  в формы, как они используются, какие контрольные инструменты  должны быть использованы как эти  данные заносятся в формы, как  они используются, какие контрольные  инструменты должны быть использованы, как интерпретировать данные и т. д.

6. Учетная документация по качеству: карты контроля, рабочие журналы  и т. п. (6-й уровень).

В процессе входного, операционного  и выходного контроля проводятся разнообразные испытания, результаты которых заносятся в соответствующие  карты или журналы. Совокупность этих документов, подтверждает выполнение всех предписанных стандартами и  технологией процедур, призванных обеспечить надлежащее качество. (На их основе может  быть построен сводный документ, сопровождающий изделие при поставке - формуляр качества). Они позволяют проследить предысторию формирования качества изделия и могут использоваться на всех последующих стадиях ЖЦ, в частности, при диагностике  неисправностей, ремонте, наладке и  т.д., а также при итоговом статистическом анализе качества.

Другая составляющая Системы Качества - ее информационная поддержка. Одним  из вариантов реализации этой информационной поддержки может быть использование  так называемой интегрированной  информационной среды (ИИС) предприятия.

В ИИС содержится информация о производственной среде предприятия: о производственной и управленческой структуре, о технологическом  и вспомогательном оборудовании, о персонале, финансах и т.д. В  числе этих данных находятся и  данные, относящиеся к системе  качества.

Наряду с этим в ИИС посредством  специальных информационных объектов (ИО) должны отражаться все процессы жизненного цикла продукции, в том  числе результаты операций по сбору, регистрации и обработке данных о качестве.

При создании нового изделия и технологической  подготовке его производства средствами конструкторских и технологических  САПР (CAD/CAM) в ИИС создаются ИО, описывающие структуру изделия, его состав и все входящие компоненты: детали, подузлы, узлы, агрегаты, комплектующие, материалы и т.д. Каждый ИО обладает набором характеристик (атрибутов), описывающих свойства реального объекта, отображением которого является ИО. С точки зрения Системы Качества такими характеристиками являются технические требования и технические условия, которым должен удовлетворять реальный объект, карты контроля, инструкции и т.д.

Таким образом, современная система  качества (СК) должна базироваться на информационной системе, поддерживающей автоматизированное документирование процессов обеспечения  качества на всех стадиях жизненного цикла продукции (изделия) и автоматизированное управление этими процессами и документацией. Тогда СК становится неотъемлемой частью интегрированной автоматизированной системы управления (ИАСУ) предприятием, в связи с чем для создания, использования, анализа и реинжиниринга СК могут и должны в полной мере применяться технологии бизнес-инжиниринга (и в частности CALS-технологии). Это означает, что информация, циркулирующая в СК, должна быть представлена в форматах, регламентированных CALS -стандартами и состоять из набора ИО, входящих в ИИС предприятия на базе систем PDM (особого класса компьютерных систем, предназначенных для управления данными об изделиях - продукции предприятий). Назначение PDM - собрать всю информацию об изделии в интегрированной базе данных (БД) и обеспечить совместное использование этой информации в процессах проектирования, производства и эксплуатации

На стадии конструкторской разработки появляется структура изделия, а  также основные технические данные, которые ложатся в основу требований для контроля.

Основные функции СК на стадии (в  процессе) производства состоят в  проведении и документальном оформлении результатов контрольных операций, все многообразие которых можно  разделить на три группы:

- входной контроль материалов  и комплектующих изделий;

- операционный контроль полуфабрикатов (заготовок), деталей и сборочных  единиц;

- выходной контроль готового (конечного)  изделия.

Именно при выполнении контрольных  операций и процедур, относящихся  к этим трем группам, реализуются  заложенные ранее в конструкцию  изделия требования по качеству.

При проведении процедур и операций входного контроля выполняющий их персонал проверяет материальные объекты  в соответствии с технологией  входного контроля, разработанной в  процессе технологической подготовки производства (ТПП). Информацию об этой технологии, а также требования к конкретным видам материалов и комплектующих получают из ИИС. На рабочих местах контролеров карты входного контроля могут заполняться непосредственно на экранах соответствующих терминалов ИИС. Эти карты в соответствии с присваиваемыми им идентификаторами могут рассматриваться в качестве носителей новых характеристик ИО - конкретных (измеренных) значений свойств (атрибутов). Кроме того, каждая карта, пройдя процедуру утверждения, становится новым ИО и может отображаться и использоваться как электронный документ. Данные, содержащиеся в карте, могут использоваться различными способами, в частности - при статистическом анализе качества поступающих на производство изделий и оценке поставщиков. Аналогично (в соответствии с технологиями контроля) выполняются процедуры операционного контроля, в процессе которых в ИИС формируются новые ИО - экземпляры электронных образов полуфабрикатов, деталей и сборочных единиц, наследующих от исходного экземпляра (оригинала) идентификационные признаки и приобретающих новые характеристики - результаты контроля. Так же, как и при входном контроле, результаты контроля отображаются в соответствующих картах, которым присущи описанные выше свойства. Статистический анализ полученных результатов позволяет выявить причины и тенденции возникновения брака и принимать меры по его предотвращению. В процессе выходного контроля проводятся разнообразные испытания готового изделия, результаты которых заносятся в соответствующую карту. При этом, как и выше, в ИИС создается экземпляр ИО, описывающий конкретное изделие. Этот экземпляр в качестве характеристик получает результаты входного и операционного контроля всех входящих в конечное изделие компонентов, а соответствующие контрольные карты вместе с картой выходного контроля образуют новый ИО - формуляр качества изделия, подтверждающий выполнение всех предписанных стандартами и технологией процедур, призванных обеспечить надлежащее качество изделия. Этот ИО позволяет проследить предысторию формирования качества изделия и может использоваться на всех последующих стадиях жизненного цикла, в частности, при диагностике неисправностей, ремонте, наладке и т.д., а также при итоговом статистическом анализе качества.

 

 

 

 

2.2. Описание  структуры и последовательности  построения общедоступных и защищённых  шаблонов документов

 

Борьба с возрастающим потоком  бумажных форм на предприятиях и в  организациях ведется в двух направлениях: переход от бумажных форм документов к электронным и применение все  более эффективных технологий извлечения данных из бумажных форм

Под электронными формами документов понимается не изображения бумажного  документа, а изначально электронная (безбумажная) технология работы предполагает появление бумажной формы только в качестве твердой копии электронной.

Электронная форма документа (ЭД) - это страница с пустыми полями, оставленными для заполнения пользователем. Формы могут допускать различный тип входной информации и содержать командные кнопки, переключатели, выпадающие меню или списки для выбора. После заполнения формы ее можно отправить по электронной почте, по факсу или на рабочий стол другого сотрудника. Обычно для этого нужно лишь нажать кнопку, поскольку электронный адрес получателя заранее определен.

Можно назвать несколько видов  форм, имеющих различный тип технологии обработки:

∙  формы, предназначенные для сбора данных, ввода их в базу данных и последующей их обработки (при электронной технологии заполнение и сбор осуществляется или по электронной почте, или через формы, размещенные на Web-серверах в Internet);

∙  формы, предназначенные для сбора информации как внутри, так и вне предприятия, но требующие процедуры ознакомления и подтверждения (например, к такого рода формам можно отнести заказы на покупку, счета, отчеты о командировочных расходах).

Электронная (безбумажная) технология подразумевает не заполнение бумажных форм и их последовательную обработку, а работу с электронными формами  сразу с этапа заполнения до этапа  извлечения данных и их сбора в  определенной базе данных (или экспорт  этих данных в какое-либо специализированное приложение). Основные достоинства  электронных форм вне зависимости  от области применения приведены  ниже. (таблица 1)

К недостаткам электронных документов можно отнести неполную юридическую  проработку процесса "подписи формы": использование электронной подписи  с защитой формы от последующих  изменений или различных видов  биометрических подписей ─ от снятия уникальных характеристик обычной  подписи через специальные устройства ввода до отпечатков пальцев и  изображений лица.

Технология обработки электронных  документов требует специализированного  программного обеспечения, которое  позволяет осуществлять встраивание  функций доступа к базам данных, вычислений, управления заполнением, обработкой и маршрутизации документооборота.

 

 

Таблица 1.Достоинства электронных  форм

Бумажные формы	Электронные формы
Требуют затрат на печать, распространение  и доставку	Доступны в режиме on-line; печать осуществляется по требованию
Если необходимо внести изменения, форму приходится проектировать  заново. Отпечатанные ранее формы  использовать по назначению больше нельзя	Благодаря графическим инструментам проектирования форм легко поддаются  модификации
Требуют материальных затрат и внушительных пространств для хранения	Вообще не требуют места  в шкафах и работы обслуживающих  их клерков. Материальные затраты, хотя и иные, но остаются
На обработку могут  поступать формы, заполненные неправильно  или не полностью	Включают интеллектуальные элементы, в числе которых, например, проверка правильности и целостности  заполнения, автоматически вычисляемые  поля, заполнение из справочников
Не настраиваемые на тип пользователя	Могут динамически адаптироваться под конкретного пользователя (изменяется, например, количество и размер полей)

 

 

Программы обработки электронных  документов позволяют:

∙  вносить элементы настройки типа "персонифицированных" командных кнопок, но базовые формы не могут быть изменены;

∙  быстро имитировать бумажные формы;

∙  использовать предоставляемые ими таблицы, кнопки, просматриваемые списки, штриховые коды и другие функции автоматизации, включающие связи с различными базами данных;

∙  использовать для выполнения вычислений в электронных формах как стандартные операции, так и специальные финансовые и статистические функции;

∙  использовать средства для установления связи между формами;

∙  включать макросы или языки высокого уровня, что позволяет разрабатывать и включать процедуры последовательной обработки электронных документов.

Так как экранные формы связаны  с файлами данных, можно включать операции обработки данных и функции  запросов. Кроме того, необходимо отметить, что почти все основные разработчики программного обеспечения обработки  экранных форм электронных документов имеют возможность заполнения этих форм через Web-узлы, что повышает их доступность для многих удаленных пользователей.

Почти все программные продукты обеспечивают удобные средства установления простых связей, часть из них предоставляет  высокоуровневые языки скриптов или макросы. Дизайнер форм также  может указать, что при заполнении поля будут выполняться определенные задачи, такие, как например, вычисление суммы, проверка типов и т.д.