Проектирование структуры управления туристской организации

      1.6 Структуру и штаты отдела продаж авиабилетов утверждает генеральный директор предприятия по типовым структурам и нормативам численности, исходя из условий и особенностей бронирования, продаж, а также других работ, возложенных на отдел.

      1.7. Отдел продаж авиабилетов в  своей деятельности руководствуется  Уставом отдела, утвержденным генеральным  директором туристской фирмы, данным Положением о деятельности отдела, периодическими приказами руководства и т.д. 

      2. Цели

      2.1 Разработка и реализация долгосрочной, среднесрочной, краткосрочной стратегии продаж авиабилетов. 

      2.2 Ориентация продаж авиабилетов на выполнение настоящих и будущих запросов туристов, а также их требований.

      2.3 Своевременная подготовка и заключение договоров на оказание услуг бронирования и продаж авиабилетов.

      2.4 Обеспечение выполнения планов оказания услуг (бронирования и продаж авиабилетов).

      2.5 Содействие обеспечению стимулирования продаж авиабилетов.

      2.6 Содействие реализации ценовой политики туристской фирмы. 

      3. Функции

      3.1 Реализация авиабилетов в соответствии с выработанной стратегией.

      3.2 Оформление заявок на продажи  авиабилетов.

      3.3 Участие в маркетинговых исследованиях туристской фирмы.

      3.4 Заключение договоров с туристами об услугах бронирования и реализации авиабилетов.

      3.5 Обеспечение годовых, квартальных, месячных планов реализации услуг.

      3.6 Стимулирование продаж авиабилетов.

      3.7 Реализация ценовой политики туристской фирмы. 

      4. Организационная структура отдела продаж авиабилетов

      Перечень  должностных лиц включает в себя следующее:

      - начальник отдела продаж авиабилетов - одновременно он является заместителем начальника отдела продаж;

      - оператор по продаже авиабилетов – предоставляет туристам информацию по авиарейсам, их стоимости; заключает договоры с туристами.;

      - менеджер по бронированию и продажам авиабилетов – осуществляет непосредственное бронирование и продажу авиабилетов туристам.

    

    Рис. 3. Организационная структура отдела продаж авиабилетов 
 

      Оператор  по продаже и менеджер по бронированию и продаже подчиняются в своей  деятельности начальнику отдела. Начальник отдела также принимает участие в разработке стратегии развития туристкой фирмы, в свою очередь подчиняется Исполнительному директору. Исполнительный директор подотчетен в своей деятельности генеральному директору  туристской фирмы. 

      5. Взаимосвязи с другими подразделениями.

      5.1. С отделом продаж:

Получает:

1. Сведения  о проданных туристских путевках  для оформления соответствующих  документов.

2. Рекомендации  к оформлению документации, бронированию  авиабилетов и т.д.

Представляет:

1. Информацию  о забронированных и проданных  авиабилетах.

2. Соответствующую  документацию.

      5.2. С бухгалтерией:

Получает:

1. Сведения  о платежеспособности отдельных клиентов.

2. Извещения об изменении банковских санкций к клиентам.

Представляет:

1. Сведения о проданных авиабилетах.

2. План финансовых поступлений.

      5.3. С отделом маркетинга:

Получает:

1. Планы и задания по бронированию и продаже авиабилетов.

2. Рекомендации по организационным, вербальным и рекламным схемам деловых контактов с клиентами.

3. Сведения о «запасах» авиабилетов у компаний, непосредственно осуществляющих авиаперевозки, и других партнеров.

Представляет:

1. Предложения  по корректировке планов и заданий, исходя из уровня спроса и показателей интенсивности продаж.

2. Отчеты  о результатах маркетинговых  мероприятий.

3. Сведения  о сумме и структуре продаж, перспективном «ассортименте» продаж.

4. Сведения  о характере спроса и тенденциях  его изменения.

      5.4. С отделом по работе с корпоративными клиентами:

Получает:

1. Информацию  о заказах корпоративных клиентов.

2. Рекомендации  к оформлению документации, бронированию  авиабилетов и т.д.

Представляет:

1. Информацию  о забронированных и проданных авиабилетах.

2. Соответствующую  документацию для информирования  корпоративных клиентов. 

      6. Права начальника отдела продаж авиабилетов

      Начальник отдела продаж авиабилетов  имеет право:

• устанавливать основные направления деятельности отдела продаж авиабилетов, определять круг вопросов, относящихся к обязанностям сотрудников, характер работы, их ответственность, утверждать должностные инструкции для сотрудников отдела продаж авиабилетов;
• требовать от подразделений туристской фирмы предоставления информации, необходимой для осуществления работ, входящих в компетенцию отдела, в том числе периодическую информацию о выполнении заказов;
• привлекать в установленном порядке работников отдела маркетинга для проведения маркетинговых исследований;
• контролировать работу сотрудников отдела продаж авиабилетов;
• анализировать причины отказов и вносить предложения по совершенствованию обслуживания клиентов туристской фирмы;
• вносить предложения по корректировке цен на услуги туристской фирмы для различных сегментов рынка, реализации гибкой ценовой политики предприятия;
• вносить предложения о премировании работников в соответствии с действующими на предприятии системами и формами оплаты труда;
• налагать дисциплинарные взыскания на работников за нарушения трудовой дисциплины, правил техники безопасности.

 

      7. Ответственность начальника отдела продаж авиабилетов

      Начальник отдела продаж несет  ответственность  за:

• нарушения правил и положений, регламентирующих финансово-хозяйственную деятельность Фирмы.
• принятие к исполнению и оформлению документов по операциям, которые противоречат законодательству, утвержденным нормативным актам и документам.
• нанесение материального ущерба и ущерба деловой репутации Фирмы.
• разглашение коммерческой информации, являющейся собственностью фирмы.

ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ 
Начальника отдела продаж авиабилетов

1. Общие  положения

1.1. Точное  наименование должности – Начальник  отдела продаж авиабилетов. 

1.2. Начальник отдела продаж авиабилетов осуществляет оперативное и перспективное управление деятельностью подразделения и персоналом отдела продаж авиабилетов.

1.3. Подбирается из числа квалифицированных специалистов, имеющих высшее образование, обладающих хорошими организаторскими способностями и стаж работы на руководящих должностях не менее двух лет.

1.4. Начальник отдела продаж авиабилетов назначается или освобождается от должности приказом Генерального директора.

1.5. Начальник отдела продаж авиабилетов подчиняется непосредственно Исполнительному директору.

1.6. Начальнику отдела продаж авиабилетов непосредственно подчиняются сотрудники отдела продаж авиабилетов, согласно утвержденной организационной и штатной структуре ООО.

1.7. В своей деятельности Начальник отдела продаж авиабилетов руководствуется действующим законодательством, нормативными актами и документами, настоящей должностной инструкцией, положениями, регламентирующими внутрифирменные отношения, утвержденными в установленном порядке, а также приказами (указаниями) и распоряжениями Генерального директора.

1.8. Начальник отдела продаж авиабилетов должен знать:

• основы гражданского, финансового и налогового законодательства;
• основы менеджмента и маркетинга;
• основы администрирования;
• основы ценообразования и маркетинга;
• основы рекламы, формы и методы ведения рекламных компаний;
• организационную структуру Фирмы и перспективы ее развития;
• порядок разработки бизнес-планов;
• номенклатуру, характеристики и особенности продаваемой продукции;
• особенности рынков сбыта продукции, реализуемой Фирмой и основных конкурентов;
• порядок заключения и исполнения заключенных договоров;
• этику делового общения;
• правила установления деловых контактов;
• психологию и принципы продаж;
• методы формирования спроса и стимулирования сбыта продукции (предоставления услуг);
• методы обработки информации с использованием современных технических средств коммуникации и связи, персональных компьютеров, Правила внутреннего трудового распорядка.

1.9. К  Начальнику отдела продаж авиабилетов  предъявляются следующие требования:

• уровень образования -  высшее экономическое (в туризме или дополнительные к высшему образованию профессиональные туристские курсы), знание английского языка;
• опыт работы – не менее 2 лет на руководящей позиции в сфере туризма или гостиничного хозяйства;
• профессиональная квалификация – квалификация «дипломированный специалист» и квалификация бакалавра.

2. Функции

2.1. Организация  и координация деятельности отдела продаж авиабилетов:

• общее руководство отделом продаж авиабилетов;
• участие в выработке и проведении кадровой политики для реализации целей и задач отдела продаж авиабилетов;
• непосредственное руководство работой сотрудников отдела продаж авиабилетов(планирование, организация, управление, контроль работы);
• оказание методической помощи, обучение сотрудников подразделения методам и формам работы с клиентами;
• делегирование сотрудникам отдела продаж функций, обеспечивающих повышение эффективности работы отдела;
• координация работы с другими структурными подразделениями Фирмы в соответствии с установленными инструкциями и регламентами;
• участие в разрешении конфликтных ситуаций в отделе.

2.2. Планирование  и аналитическая работа:

• стратегическое планирование развития отдела продаж авиабилетов;
• ассортиментное и финансовое планирование в соответствии с установленным регламентом;
• предоставление отчетов по итогам работы в соответствии с регламентом работы отдела продаж авиабилетов.

2.3. Обеспечение  продаж авиабилетов:

• участие в разработке мероприятий по мотивации сотрудников отдела продаж авиабилетов;
• ведение планово-отчетной и рабочей документации.

2.4. Контрольная:

• контроль выполнения договорных обязательств и условий работы с клиентами туристской фирмы;
• контроль соблюдения правильности оформления и заключения договоров сотрудниками отдела продаж авиабилетов;
• контроль выполнения запланированных качественных и количественных показателей работы отдела продаж авиабилетов;
• контроль уровня профессиональных знаний сотрудников отдела продаж авиабилетов;
• контроль сохранности вверенных материальных ценностей и коммерческой информации сотрудниками отдела.