Проектирование информационного обеспечения системы управления персоналом

Министерство образования и науки РФ

ФБГОУ ВПО «Пензенский государственный университет»

Факультет экономики и управления

Кафедра «Социология и управление персоналом»

 

 

 

 

 

Курсовая работа по теме:

«Проектирование информационного обеспечения системы управления персоналом»

 

 

 

 

 

Выполнила:

студентка группы 12эп1

Мальцева Екатерина

Проверила:        

  Корж Н.В.

 

 

 

 

 

 

 

Пенза 2013

Оглавление

 

Введение………………………………………………...…………………………3

1. Информационное обеспечение системы управления персоналом……5
2. Проектирование информационного обеспечения системы управления персоналом………………………………………………………………..11

Заключение……………………………………………………………..………..19

Библиографический список ……………………..…………….………………..21

Приложения……………………………………………………………………...23

Глоссарий………………………………...……………………………………....26

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Введение

 

Термин «информация» в современном мире относится к числу наиболее популярных.  Ежедневно мы сталкиваемся с  десятками, а может и сотнями  производных от слова информация, какие как «информационные системы», «информационные потоки», «информационные технологии» и другие. Это говорит о том, что сегодня информация играет важную роль в жизни общества.

В системе управления информация также играет немаловажную роль. Без информации она просто  не сможет существовать. Сегодня, новые экономические условия предполагают использование не только новых теоретических посылок, но и новой информационной базы для самой работы с кадрами.

На сегодняшний день на предприятиях  России наблюдается недостаточная разработанность теоретических основ проектирования информационного обеспечения  системы управления персоналом, в отличие от стран запада. В связи с этим данная тема является актуальной.

Степень разработанности данной проблемы не так велика, но все же ряд исследователей в своих работах отразили данную проблему. Данная тема привлекала внимание таких авторов, как: Фр.У. Тейлор, А. Файоль, Э. Мэйо, Д. МакГрегорДж., М. Мескон, А.Я. Кибанов, В.А.Дятлов, А.А. Лобанов, Хорин А.Н., Керимов В.Э, Карминский С.А и многих других.

Целью работы является изучение основных подходов к проблеме  проектирования информационного обеспечения системы управления персоналом.

Объектом исследования – информационное обеспечение системы управления персоналом, а предметом исследования – проектирование информационного обеспечения системы управления персоналом.

В соответствии с этим выделены следующие задачи:

• раскрыть содержание понятия информация;
• раскрыть сущность информационного обеспечения системы управления персоналом;
• выделить основные виды информационного обеспечения системы управления персоналом;
• изучение теории о проектирование информационного обеспечения системы управления персоналом;
• показать проблемы проектирования информационного обеспечения системы управления персоналом и пути их решения.

Для решения поставленных задач были использованы такие методы как:

• изучение и анализ научной литературы;
• изучение и обобщение отечественной и зарубежной практики.

 

.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

1. Информационное обеспечение системы управления персоналом

 

Термин  «информация» (от лат. informatio – разъяснение, изложение) как случайную переменную ввёл американский учёный-электронщик Ральф Винтон Лайон Хартли.

В словаре Ожегова термин информация имеет 2 значения [9.564].

1. Информация – это сведения об окружающем мире и протекающих в нем процессах, воспринимаемые человеком или специальным устройством.

2. Информация – это сообщения, осведомляющие о положении дел, о состоянии чего-нибудь.

А в управленческих науках информация – это комплекс информации об окружающем нас мире, а также о процессах и явлениях внешней и внутренней среды, воспринимаемых человеком и особыми устройствами [9.129].

Главными функциями управления персоналом считается выработка решений и контроль над их осуществлением. Данная функция дает возможность рассмотреть процесс управления персоналом как информационный процесс, включающий получение и передачу информации, а также ее обработку, хранение и внедрение. В связи с этим информационное обеспечение чрезвычайно важно для любой организации.

Под информационным обеспечением системы управления подразумевается комплекс информации, необходимой и нужной для принятия управленческих решений с способами и средствами её организации [10.519].

Основной целью информационной подсистемы системы управления персоналом является своевременное и полное обеспечение управленческого персонала информацией, позволяющей принимать рациональные управленческие решения и результативно управлять организацией.

Для создания информационного обеспечения необходимо:

• ясное осознание целей, задач, функций всей системы управления организацией;
• выявление движения информации от момента происхождения и до ее применения на различных уровнях управления, представленной для анализа в виде схем информационных потоков;
• улучшение системы документооборота;
• наличие и использование системы классификации и кодирования;
• владение методологией создания концептуальных информационно-логических моделей, отображающих взаимосвязь информации;
• создание массивов информации на машинных носителях, что требует наличия современного технического снабжения [16.36].

Одной из главных задач, при разработке информационного обеспечения является устранение таких недочетов, как:

• очень большой размер документов для ручной обработки;
• одни и те же характеристики часто дублируются в разных документах;
• работа с большим количеством документов отвлекает профессионалов от решения конкретных задач;
• имеются показатели, которые создаются, но не используются, и другие [16.36].

Каждая организация обязана стремиться к созданию, поддержанию и развитию своей информационной подсистемы, главными функциями которой являются: сбор, переработка и классифицирование, предоставление и распределение, хранение и ликвидирование. Помимо этого, значимой функцией информационной службы организации является развитие формальных и неформальных контактов с источниками данных.

Чтобы воплотить в жизнь указанные функции, специалисты по информации акцентируют внимании на таких её характеристиках, как:

• периодичность;
• объём и насыщенность;
• достоверность;
• ценность;
• гриф и структурированность (см. рис 1).

Рисунок 1 – Основные  параметры современной информации

 

Ядром информационного обеспечения выступает база данных о персонале, делая упор на которую руководители приобретают вероятность качественно осуществлять управление подчинёнными абсолютно на всех стадиях их присутствия в компании, то есть  от принятия на работу вплоть до увольнения. Информационное «сопровождение» трудовых отношений персонала - это очень трудоёмкая процедура, которая охватывает примерно сорок видов работ. Эти виды работ можно объединить по следующим главным направлениям.

Также хотелось бы рассмотреть основные виды информационного обеспечения системы управления персоналом.

А.Н. Хорина и В.Э. Керимова  выделяют такие виды информационного обеспечения, как внемашинное и внутримашинное. Такая классификация  информационного обеспечения может употребляться только тогда, когда  подразделения службы управления персоналом имеют средства вычислительной техники [21.234], (см. рис.2)

 

Рисунок 2 - Структура информационного обеспечения

 

Внемашинная информационная основа – это совокупность сообщений, сигналов и документов в форме, воспринимаемой человеком непосредственно, без внедрения вычислительной техники.

Внемашинное информационное обеспечение включает:

• систему классификации и кодировка информации;
• систему управленческой документации;
• систему организации, хранения и внесения изменений в документацию.

Во внемашинной сфере в процессе управления обмен информацией реализуется в виде движения документов между управляемой и управляющей системами, а конкретно:

• от органа управления к объекту следуют бумаги, которые содержат плановые сведения;
• по направлению обратной связи, то есть от объекта к органу управления - следуют бумаги, которые содержат  учетно-отчетные сведения.

 Внемашинное информационное  обеспечение позволяет вести распознавание объекта управления, официализировать информацию, представить сведения в виде документов.

Внутримашинное информационное обеспечение включает массивы данных, создающие информационную основу системы на машинных носителях, а также систему программ организации, скопления, ведения и доступа к данным. Ключевой компонент внутримашинного информационного обеспечения – это информационный массив, выступающий как совокупность гомогенных записей. Структура массива, состав, порядок следования записей в массиве не находятся в  зависимости с типом машинного носителя. Вследствие этого на логической стадии оценивается структура информационного массива, а вот на физической стадии выполняется реализация информационной базы с применением современных технических средств.

Внутримашинное информационное обеспечение включает:

• массивы данных на машинных носителях;
• программу организации доступа к этим данным.

Информационное обеспечение организации должно соответствовать следующим организационно-методическим требованиям.

Во внемашинной сфере:

• минимальное повторение информации в информационной базе;
• уменьшение числа форм документов;
• возможность обработки на компьютерах информации, которая содержится в документах.

Во внутримашинной сфере:

• определенная чрезмерность информационного обеспечения, что дает возможность различным пользователям получать информацию с разнообразной степенью детализации [5. 36].

Таким образом,  под информационным обеспечением понимается совокупность реализованных решений по объему, размещению и формам организации информации. Оно в свою очередь делится на внемашинное и внутримашинное. Внемашинное информационное обеспечение представляет собой систему показателей, классификаторов, кодов и документации, а внутримашинное информационное обеспечение — различные файлы на машинных носителях, автоматизированные банки данных.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

2. Проектирование  информационного обеспечения системы  управления персоналом

 

Термин «проектирование» представляет собой деятельность человека или организации по созданию проекта, то есть прототипа, прообраза предполагаемого или возможного объекта, состояния; комплекта документации, предназначенной для создания определённого объекта, его эксплуатации, ремонта и ликвидации, а также для проверки или воспроизведения промежуточных и конечных решений, на основе которых был разработан данный объект. [9.1422].

Проектировать можно что угодно, в том числе и информационное обеспечение системы управления персоналом.

Задача информационного обеспечения системы управления персоналом состоит не только в том, дабы элементарно выдать и и подвергнуть обработке некую информацию, а ещё и в том, что оно должно быть ориентировано на пользователя, то есть информация, которую она обрабатывает, должна служить потребностям тех управляющих, которые ее получают.

 При проектировании  информационного обеспечения необходимо помнить, что информационные потребности руководителей очень разнообразны и находятся в зависимости от их уровня в иерархии и многофункциональных обязанностей.