Информационные системы управления

Оглавление:

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Введение

 

 

 

Современный этап развития человеческой цивилизации характеризуется переходом к так называемому информационному обществу, в котором в результате процессов автоматизации и компьютеризации информационные технологии во всех сферах деятельности играют более важную роль, нежели индустриальные, аграрные и др. Как отмечал академик А. П. Ершов, информатизация – всеобщий неизбежный период развития цивилизации, период освоения единства законов функционирования информации в природе и обществе, практического их применения, создания индустрии производства и обработки информации.1

В связи с этим решение проблем рационального использования современных и перспективных методов и средств обработки информации в практической (профессиональной) деятельности приобретает первостепенное значение.

Последнее десятилетие характеризуется не только радикальным изменением социально-экономической среды, в которой функционируют российские предприятия и организации всех форм собственности, но и устойчивой тенденцией развития информатизации процессов управления.

Необходимость действовать в условиях рыночной экономики, все обостряющейся конкуренции обусловливает повышенные требования к профессиональным качествам специалистов, ответственности руководителей за результаты и последствия принимаемых решений. Чрезвычайно актуальными становятся учет временного фактора и организация анализа материальных, товарных, финансовых потоков, поиск обоснованных решений в регулировании производственно-хозяйственных и финансовых ситуаций.

Научно-техническая революция, широко развернувшаяся во второй половине XX века, породила надежды на то, что с помощью новых научных дисциплин и новой техники будут разрешены трудные проблемы и противоречия человеческой жизни. Автоматизация и создание информационных систем являются на данный момент одной из самых ресурсоемких областей деятельности техногенного общества. Одной из причин активного развития данной области является то, что автоматизация служит основой коренного изменения процессов управления, играющих важную роль в деятельности человека и общества. Возникают системы управления, действие которых направлено на поддержание или улучшение работы объекта с помощью устройства управления (комплекс средств сбора, обработки, передачи информации и формирования управляющих сигналов или команд). Существует много видов информационных систем: системы обработки данных, информационные системы управления, маркетинговые системы, системы бухгалтерского учета и другие, используемые в различных организациях. Немаловажные функции среди них выполняют информационные системы управления2.

Информационные системы управления (ИСУ) – это комплекс аппаратных, программных и сетевых средств, который является материальной основой, на которой строится информационная модель системы управления, осуществляются все виды обработки информации и информационное взаимодействие всех должностных лиц в органах управления в процессе управления. ИСУ используются в деятельности работников, собственников, клиентов и других ключевых лиц в организационной среде. Поддержка этих лиц осуществляется либо путем эффективной обработки данных для оказания помощи в выполнении работ, связанных с транзакциями (транзакция – регистрируемая операция бизнеса), либо эффективным обеспечением информацией должностных лиц.

Среди основных требований, предъявляемых к информационным системам, ученые сегодня выделяют следующие:

1. Эффективность  информационной системы - определяется сопоставлением всех связанных с рассматриваемыми мероприятиями затрат и получаемых при этом результатов.

2. Качество функционирования  информационной системы - степень  приспособленности системы к выполнению заданных функций.

Среди основных свойств, определяющих качество функционирования информационной системы, выделяют:

адекватность функционирования ИС;

наличие технических возможностей ИС к взаимодействию, совершенствованию и развитию;

надежность и своевременность представления информации и выполнения функциональных технологических операций;

полнота, безошибочность, актуальность и конфиденциальность представляемой информации.

3. Надежность  информационной системы определяется  надежностью технических средств  ее оснащения и ошибками исполнителей.

4. Безопасность информационной системы предполагает такое ее функционирование, при котором обеспечивается:

защита информации, циркулирующей в этой системе (обеспечение доступности информации для пользователей, целостности любой информации (поддержание ее актуальности и непротиворечивости), а также конфиденциальности информации с ограниченным доступом - защищенности от несанкционированного использования);

защита пользователей информационной системы (включая персонал) от вредного воздействия как информации, циркулирующей в этой системе, так и объектов самой системы (ненанесение вреда здоровью людей и интересам общества);

защита информационной системы и ее объектов от несанкционированного изменения ее заданных параметров и режима эксплуатации3.

Актуальность данной курсовой работы определяется объективной необходимостью эффективного использования информационной системы управления предприятием в условиях стабилизации, развития, повышения его конкурентоспособности на современном рынке. Эта проблема находит свое обоснование в совершенствовании выработки бизнес - стратегии  управления предприятием.

Для решения данной задачи необходимо теоретико-методологическая база, глубокое и основательное изучение новых конкурентных отношений, анализ соответствия конкурентной стратегии предприятия этим отношениям.

 

 

 

1. Определить исходные  данные для разработки управленческой  информационной системы

 

 

 

1. Общие проблемы руководства данной компанией.

 

 

 

Первым этапом работы по построению управленческой информационной системы является формулирование подлежащих решению проблем.

ООО «Лотос» занимается реализацией видео и аудио продукцией. Имеет разветвленную сеть магазинов и оптовых складов, как в Москве, так и в регионах. ООО «Лотос» основана в 1995 г. в форме общества с ограниченной ответственности. Компания стремится расширить сферу деятельности.

   Сложные  организации, к которым относится  и компания “Лотос”, осуществляют четкое горизонтальное разделение за счет образования подразделений, выполняющих специфические конкретные задания и добивающихся конкретных специфических целей.

Проблемы руководства данной компанией

- Недостаточная  сбалансированность системы стратегии  компании, локальный характер стратегического планирования. Необходимо обеспечить согласованность между финансовыми и нефинансовыми показателями, используемыми в стратегическом планировании. Однако в деятельность компании «Лотос» такая согласованность отсутствует.

- Недостаточная  целостность и эффективность  системы учета, отчетности. Для компании «Лотос» характерна ситуация, когда финансовый и управленческий учет ведутся разными подразделениями и не всегда соответствуют друг другу, хотя и опираются на одни и те же исходные данные. 

- Необходимость  в эффективном мониторинге внешней  среды (рынки, спрос по видовому и жанровому составу продукции, состояние дел у конкурентов)

- Внутрифирменное финансовое  планирование. Этот важный и не  простой процесс требует учета множества факторов – ситуации на рынке подобных товаров, объемы продаж в физических и денежных единицах, количество сотрудников, расчет значимых финансовых коэффициентов, доля фирмы на рынке сбыта, склады – их размещение и емкость, число поставщиков и их размещение и др.

 

 

 

2. Цели системы

 

 

 

Действительная цель в построении системы – обеспечение эффективности управления. Значение систем определяется их полезностью для тех, кто ими пользуется, а не просто эффективностью выполнения ими отдельных операций. Для упрощения управления предприятием, прежде всего маркетингового, необходимо иметь эффективную информационную систему, включающую функции планирования, управления и анализа.

Цели системы:

- обеспечивать работников  управленческий сферы и финансово-экономических  служб оперативной информацией  вместо обезличенного представления информации функциональному подразделению в целом;

- унифицировать всю корпоративную нормативно-справочную информацию;

- создать информационно-телекоммуникационную  инфраструктуру, обеспечивающую возможность обмена данными между региональными подразделениями компании

- создать многоуровневый  интегрированный банк данных и обеспечить диалоговый режим общения пользователя с системой через автоматизированные рабочие места (АРМ);

- ввести единую систему документооборота, снизить объем выходных бумажных документов в три-четыре раза;

- сократить время поиска  информации в системе,  а  также  ее обработки, подготовки и выпуска различной организационно-распорядительной документации;

- автоматизировать функции  контроля отделов продаж;

- автоматизировать систему  мониторинга по видам и жанрам  продукции

- оптимизировать учет рабочего времени персонала

Неправильный выбор целей при создании системы приводит к тому, что решаются не те проблемы, которые должны решаться. Это может привести к гораздо большему ущербу, чем применение неэффективной системы для достижения правильно выбранных целей. Компания, цель которой исчерпывается проблемами сбыта, может разработать для ее достижения идеальную операцию маркетинга, но в процессе выполнения этой операции она может разориться.

    Поэтому переходя от определения общих целей планирования управленческой информационной системы установим более детальные цели конкретно по  проекту:

1. Повышение производительности труда. Оно имеет отношение к скорости, стоимости и качеству выполнения рутинных задач. Для повышения производительности труда в компании «Лотос» применим компьютерные системы справочно-нормативной информации, документооборота, системы управления эффективностью бизнеса (BPM/ CPM), системы управления активами (ЕАМ – системы), системы управления цепочками поставок (SCM – системы)4.
2. Интегрирование  финансовой информации. Здесь руководитель пытается оценить работу компании, он может увидеть много разных «версий правды». Финансовый отдел  предоставляет одну версию отчёта о доходах, отдел продаж – другую. Остальные  подразделения могут показывать свои варианты того, каков их вклад в бизнес. Единая система создает один окончательный вариант правды, который не может никем оспариваться, поскольку все используют одну систему.
3. Быстрое обслуживание заказов.
4. Стандартизации и ускорения процесса производства. Крупные производственные компании, особенно обладающие аппетитом приобретать и сливаться, часто обнаруживают, что многочисленные подразделения компании делают одно и то же, используя разные методы и разные компьютерные системы. ERP-системы приходят со стандартными  методами автоматизации определенных шагов производственного процесса. Стандартизация этих процессов и использование единой интегрированной системы экономит время, увеличивает производительность и уменьшает головную боль.
5. Уменьшение складских запасов. ERP-системы способствуют тому, что производственный процесс протекает более гладко, улучшается процесс исполнения заказа внутри компании. Компания теперь может запасать меньше сырья, необходимого для производства продукта, и хранить меньше готовой продукции на складах. Для того чтобы радикально улучшить всю цепочку поставок, может использоваться специальный модуль SCM (Supply Chain Management – управление цепочками поставок), который сегодня входит в стандартную конфигурацию большинства ERP-систем
6. Стандартизации информации по персоналу. В компаниях с большим количеством различных бизнес - единиц отделы кадров часто не имеют единой унифицированной методики отслеживания рабочего времени персонала и работы с ним. Это положение может исправить HR модуль ERP.

 

 

 

3. Ограничения системы.

 

 

 

Если проект является расширением или модернизацией существующей информационной системы, то число унаследованных ограничений также может быть большим. На этапе проектирования осуществляется обязательная проверка требований к информационной системе в свете выявленных ограничений. Менять платформу, операционную систему или СУБД на этапе реализации сложно, а на этапе опытной эксплуатации практически невозможно (на это просто не хватит времени, если не произойдет чудо). Чем большее количество компонентов системы уже реализовано, тем сложнее произвести подобную замену. Если какие-либо требования не могут быть удовлетворены в принципе, принимается решение о доведении этого факта до сведения спонсоров проекта (руководства фирмы). Обнаружение неработоспособности системы в процессе эксплуатации ничем хорошим обернуться не может, особенно если до руководства фирмы дойдет информация о том, что невыполнимость требований была известна заранее.

Внутренние ограничения.

Для информационной системы должна быть создана благоприятная окружающая обстановка, и одним из существенных факторов в этом отношении является получение одобрения и поддержки со стороны управляющих высшего звена.

В нашем случае при внедрении информационной системы человеческий фактор играет важную роль. Именно от сотрудников компании в первую очередь зависит, насколько успешно будет проходить внедрение системы, будет ли она соответствовать требованиям и как будет использоваться в дальнейшем.

Также необходимо определить оптимальный объем информации, которую необходимо учитывать. (в соответствии с принципом Парето 20/80 первые 20% информации могут дать 80% желаемого результата).5

Объем затрат также имеет немало важное значение. Затраты, необходимые для достижения цели, должны сравнятся с ожидаемыми выгодами.

Внешние ограничения

Наиболее важными соображениями, относящимся к окружающей обстановке, являются соображения относительно характера потребителей.

 

 

 

4. Определить потребности в информации. Построить матрицу потребностей в информации.

 

 

 

Все науки, предметом исследования которых является управление, направлены на получение информации для снятия неопределенности. Информация, полученная в результате анализа рынка и опытной поставки продукции, может снизить неопределенность и перевести решение в категорию рискованного6. Анализ процесса формирования решения важен сам по себе. Он показывает, как можно упростить решение, что важно при определении уровня которому поручается их принятие. Более того, анализ показывает, что качество решений зависит от качества имеющейся информации, а также от взглядов управленческого персонала. Четкая формулировка потребностей в информации является основным и необходимым условием для построения эффективных систем.