Информационные системы управления

В нашем случае:

- информация  должна быть достаточной, но не излишней. Дополнительные средства и время на сбор информации целесообразны до тех пор, пока добавочный доход, полученный при помощи ее, будет превышать затраты на ее сбор и обработку;

- информация  должна быть оперативной. Ценность  информации высока, когда ее можно получить в нужное время и из наиболее достоверных источников.

- информация  должна обладать потенциалом  воздействия на принятие необходимых решений, эффективную организацию внутрикорпоративных отношений.

 

Построим матрицу потребностей в информации

 

Информационные потребности  (внутренние) ООО «Лотос»

1.   Контроль счетов

2.   Планы и сметы

3 .  Выплаты заработной платы

4.  Материально-производственные запасы, находящиеся в производстве и готовая продукция

5. Объем реализации по видам продукции, на одного работника сбыта, на одного потребителя, по районам

6. Учет закупок, сведения о поставщиках, требования к поставщикам

7. Распределение продукции - транспортировка и складирование

8. Объем производства по видам продукции, по типам потребителей, по затратам, объем перерасходованных средств, портфель заказов

9. Технические проблемы – разработка новых видов продукции, разработка графиков производства, конструирование оборудования, определение затрат

10. Научные исследования и разработки и прочие потребности

 

 

 

1.5. Определение источников информации.

 

 

 

Для построения ИСУ прежде всего необходима информация (о целях фирмы, окружающей ее среде, ее ресурсах, политике и технологических процессах). Получение информации является важнейшим этапом разработки ИСУ. Подобная информация дает представление о том, почему, какие, когда и как осуществляются на фирме управленческие операции и процессы.

Все фирмы хранят информацию в какой-либо определенной форме: в памяти управляющего, учетных книгах, картотеках или в запоминающем устройстве ЭВМ. Однако для того чтобы создать управленческую информационную систему, эти данные должны быть подобраны в соответствии с решаемой проблемой. Они должны поддаваться записи, хранению, поиску и выдаче по требованию для принятия решений.

 Источники информации компании «Лотос»:

• финансовая, бухгалтерская, складская отчетность;
• экономические показатели роста, спада и т.д.;
• статистика по финансам, продукции, сбыту, реализации и т.д. за несколько лет;
• личные дела, картотека работников фирмы;
• организационные схемы, планы, диаграммы,
• нормативная документация;
• контракты, договоры с поставщиками, накладные и др.
• средства массовой информации, в т. ч. Интернет

 

 

Этап 2. Построить общий сетевой график разработки системы

 

 

 

2.1. Составление  сметы затрат

 Общее определение сметы затрат – это наиболее общий показатель, который отражает всю сумму расходов предприятия по его производственной деятельности в разрезе экономических элементов. Для того чтобы аналитическая работа при управлении затратами была эффективна и финансово-экономические решения достигали должного качества, необходимо точно организовать учет затрат по следующим группам:

1) постоянные  затраты;

2) переменные  затраты.

Деление затрат на постоянные и переменные дает возможность финансовому менеджеру:

1) установить  сроки окупаемости затрат;

2) выяснить запас  финансовой надежности предприятия;

3) вычислить оптимальную  величину прибыли предприятия.

В нашем случае в смете должны быть отражены расходы, связанные с разработкой и внедрением управленческой информационной системы

 

№/№	Наименование статьи расходов	В  (тыс. руб.)	В %
1.	Заработная плата исполнителей	500 тыс.	18
2.	Отчисления в фонд социального страхования	130 тыс.	4,8
3.	Программные средства	1500 тыс.	54,5
4.	Налоги, входящие в себестоимость программных средств	195 тыс.	7,1
5.	Материалы	150 тыс.	5,4
6.	Накладные расходы	30 тыс.	1
7.	Интернет (трафик)	50 тыс.	1,8
8.	Расходы на обучение персонала	100 тыс.	3,7
9.	Прочие расходы	100 тыс.	3,7
Итого:		2755 тыс.

 

 

 

2.2. Создание системы выдачи сообщений и контроля

 

 

 

  Контроль осуществления проекта означает контроль функционирования, затрат и времени. По этим элементам (функционирование, затраты, время) должны составляться сообщения, связывающие эти элементы вместе; в противном случае такие сообщения оказываются бессмысленными. Примером может служить проект, у которого в качестве задач поставлены функционирование и “объем затрат”. Для такого проекта возможны отставания по времени и нарушения сроков осуществления проекта. С другой стороны, осуществление проекта может характеризоваться превышением установленных затрат в конкретный момент времени; однако если ход выполнения работ опережает график, это является благоприятным, а не нежелательным признаком.

Система представления сообщений о ходе осуществления проекта является сама по себе управленческой информационной системой.

Некоторыми формами представления сообщений являются следующие:

1. Сводные карты “функционирование  — затраты — время”

2. Финансовые планы и сообщения об отклонениях в их выполнении.

3. Планы распределенных по времени  цепей событий и основанные  на них сообщения, составляемые с помощью ЭВМ.

4. Карты осуществления анализа  проблем и тенденций.

5. Сообщения о ходе осуществления  проекта.

6. Создание контрольного пункта для проекта и разработки графических систем с применением ЭВМ.

7. Проведение совещаний по пересмотру  структуры проекта и рассмотрению  “опытных структур”. Как правило, “опытная структура” должна  предусматривать описание характеристик системы и ее целей в любой заданный момент времени. Все разработчики систем должны работать, основываясь отнюдь не на своих собственных предположениях относительно отдельных частей системы. Структура проекта с течением времени может измениться, для внесения в нее формальных изменений должны проводиться совещания всего основного персонала по пересмотру структуры проекта.

Осуществление контроля оказывается затруднительным, если единственными сообщениями являются письменные доклады, которые соответствующим образом истолковываются управляющими. Столь же плохи и кипы сообщений, выдаваемых ЭВМ, что является другой крайностью. Управляющие предпочитают легко воспринимаемые графические изображения, которые отражают большие объемы сложной информации. Это обеспечивает также возможность сравнения и выявления тенденций в отношении изменений основных переменных параметров. Графические изображения должны строиться таким образом, чтобы предотвратить излишнее обобщение сообщений, в противном случае могут быть завуалированы возникающие проблемы.

Появляются и другие трудности, связанные с передачей сообщений, в том числе использование слишком сложных грамматических построений, высокая степень “неясности” написания; излишние и необъясняемые сокращения, коды и символы, излишнее обилие технического жаргона. Проекты могут оказаться неосуществленными, если управляющий проектом и его технические специалисты не дают высшему руководству фирмы четкого представления о том, что происходит на самом доле и как расходуются выделенные денежные средства.

 

Этап 3. Разработка информационной системы.

 

 

 

3.1. Разработать альтернативные общие построения системы

 

ООО «Лотос» занимается реализацией видео и аудио продукции, фирма заинтересована в повышении товарооборота, улучшении качества обслуживания и конкурентоспособности своих товаров. Разработаем два варианта для  оперативной доставки продукции потребителям.

  Управление  фирмы расположено в центральном офисе г. Москвы. Чтобы управлять торговой сетью магазинов и движением материально-производственных запасов, необходима управленческая информационная система, поскольку в распределении продукции постоянно возникают непредвиденные ситуации. При первом варианте предлагается, все заказы потребителей концентрировать и направлять непосредственно в отдел сбыта фирмы головного офиса фирмы. В этом случае руководство отделом сбыта должно направлять прогноз спроса на оптовые региональные склады, рассылать инструкции по реализации продукции, должна вести непрерывный учет всех видов продукции на всех складах магазинов. Во втором варианте предлагается создать управленческую информационную систему, с помощью которой заказы могли бы направляться непосредственно на ближайший склад, т.е. оптимальное решение этой проблемы фирма устанавливает терминалы в обслуживаемом учреждении и подключает их к ИС, заказчик вводит свои пожелания по предлагаемому каталогу и эти данные поступают в ИС по учету заказов. Менеджеры, делая выборки по поступившим заказам принимают оперативные управленческие решения по доставке заказчику нужного товара за короткий промежуток времени и, таким образом, экономятся огромные деньги на хранение товаров, ускоряется и упрощается поток товаров, отслеживаются потребности потребителей. В этом случае каждый склад-магазин должен вести свой собственный учет материально-производственных запасов, составлять прогноз спроса на месяц вперед и направлять его в отдел сбыта и реализации продукции центрального офиса компании.

 

 

3.2. Выберем одну из альтернатив наиболее оптимальную.

 

 

 

В данном случае наиболее оптимальный с точки зрения оперативного удовлетворения поступающих заказов покупателей, второй вариант. При дополнительных затратах на построение взаимоувязанной  локально вычислительной сети всех региональных торговых точек, устраняются сложные ситуации с обеспечением быстрой доставки продукции потребителям и на первый план выходит фактор поставщиков-заводов продукции.

 

 

 

3.3. Оценим качество разработанной системы.

 

 

 

Оценим наши варианты с позиции показателя «затраты - эффективность»:

Безусловно количественный показатель по принципу “затраты — эффективность” сравнения предлагаемых систем является наиболее наглядным и весомым. При  приближенном анализе вариантов системы, по моему мнению, второй вариант наиболее эффективен, хотя и затратная часть выше, чем у первого. Но для создания имиджа высококлассного сервиса компании повышенные расходы на организацию локальной ИС окупятся в кратчайшее время.

 

 

Этап 4. Провести документирование общего построения системы

 

 

 

4.1. Общий поток  системы

Схема общего потока системы представляет собой общепринятый метод изображения общей структуры, базирующейся на применении строящейся на основе ЭВМ информационной системы. На схеме приводятся описание в общих чертах логических принципов обработки данных. Поток системы отражает также мероприятия по построению системы, осуществленные до этого этапа: определение целей, определение ограничений и определение потребностей в информации и источников в информации. Поток системы носит весьма общий характер и указывает только основные компоненты системы. На данном этапе построения системы на такой схеме не отмечается, какая именно осуществляется обработка в ходе конкретной операции в потоке или какие конкретно данные, оборудование или персонал участвуют в этой операции. Однако схема имеет исключительно важное значение, поскольку она позволяет определить множество характеристик системы.

Построение схем информационных потоков, позволяющих выявить объемы информации и провести ее детальный анализ, обеспечивает:

1. Исключение дублирующей и неиспользуемой информации;
2. Классификацию и рациональное представление информации.

При этом подробно должны рассматриваться вопросы взаимосвязи движения информации по уровням управления.  Следует выявить, какие показатели необходимы для принятия управленческих решений, а какие нет. К каждому исполнителю должна поступать только та информация, которая используется.