Проектирование информационного обеспечения системы управления персоналом

Роберт Энтони условно разделил информационные потребности управляющих по видам управленческой деятельности на такие категории, как [20.26]:

1. Стратегическое планирование представляет собой особую  процедуру принятия решений касательно целей организации, изменения данных целей, использования ресурсов с целью достижения этих целей и относительно стратегий, обуславливающих получение, применение и расположение данных ресурсов.
2. Управленческий контроль представляет собой процесс, с помощью которого управляющие обеспечивают получение ресурсов и их лучшее применение, с целью достижения общих целей фирмы.
3. Оперативный контроль представляет собой процесс обеспечивания эффективного и квалифицированного исполнения конкретных задач.

Данные категории деятельности приблизительно соответствуют обязанностям руководителей высшего, среднего и низового звена. Как считают Горри и Мортон, информационно-управленческая система должна предоставлять сведения, отвечающие всем требованиям, предъявляемым к любой из категорий, названных выше Энтони [20.57].

Информация для управленческого контролирования нужна не только для управляющего высшего звена, но и низшего. Несомненно, она должна попадать и из внутренних источников, и из внешних. Кроме того, она должна поступать через наиболее короткие промежутки времени, поскольку сроки принимаемых решений тут меньше.

Информация для целей оперативного контроля, которая относится к повседневной деятельности, должна быть слишком четкой, узкой и новейшей. Она должна поступать в большей мере из внутренних источников.

Также, обязаны приниматься во внимание и внешние обстоятельства, в которых функционирует организация. Подвижность и нечеткость внешней среды определяют, какие методы выработки информации являются более подобающими.

Мескон выделяет такие способы выработки информации, как [19.129]:

• самонаблюдение представляет собой личные источники информации человека (образование, навыки, опыт, квалификация и др.).
• взаимодействие –  это встреча с одним человеком (или более), при которой люди обмениваются информацией
• сообщения – это что ни на есть самые обычные письма, файлы данных или какие-либо специально организованные исследования.
• анализ – это такое формирование, при котором используются количественные модели и способы принятия решений.

Когда подвижность и нечеткость внешней обстановки минимальны, то почти все решения имеют все шансы быть запрограммированы и приняты с помощью заранее определенных операций. Данная характеристика позволяет пропорционально увеличить внедрение обезличенных источников информации, в том числе сообщения и анализ. Но так как почти все решения являются необычными и неопределенными, то для их принятия необходимо использовать больше информации из индивидуальных источников, в том числе взаимодействие и самонаблюдение. Проблема использования подобных источников настоятельно требует от руководства уделять особый интерес таким поведенческим моментам, как:

• коллективное мнение;
• несогласия и неформальные взаимоотношения.

Они нередко оказывают   большое влияние на качество получаемой информации.

Есть несколько мнений про то, как надо проектировать информационно-управляющую систему. Данное мнение базируется на взглядах Расселла Акоффа. Он предполагают, что процесс проектирования состоит из пяти этапов [18.147].

1. Анализ системы принятия решений. Процедура начинается тогда, когда определены все абсолютно типы решений, для принятия которых потребуется информация. Должны быть предусмотрены потребности каждого уровня и функциональной области.
2. Анализ информационных требований. Ориентируется на то, какой тип информации потребуется для принятия любого решения.
3. Агрегирование решений. Решения, для принятия которых такая же или значительно перекрывающаяся информация, должны быть сгруппированы в некую задачу управления. Иначе говоря, информационно-управляющая система должна быть скоординирована и включена в организационную структуру управления. Учитывание опыта и навыков, которые понадобятся при принятии решения одним руководителем или целой командой, существенным образом  направляет процедуру формирования информационно-управляющих систем.
4. Проектирование процесса обработки информации. На этом шаге разрабатывается истинная концепция, с целью сбора, хранения, передачи и изменения данных. В случае если планируется использование компьютера, то обязаны предусматривать способности персонала для обработки этой информации.
5. Проектирование и контроль над системой контролирования. Заключительный, важнейший шаг - это создание и воплощение в жизнь системы, служащей для оценки выдаваемой информации и позволяющей распознавать и поправлять замеченные ошибки. Помимо этого, существует необходимость пересмотра информационно-управляющей системы в соответствии с изменениями условий.

Таким образом, следует проектировать систему так, чтобы она была гибкой и приспособляемой.

Опыт проектирования российских и иностранных управленческих информационных систем показывает, что главным фактором, характеризующим их эффективность, считается реализация системного подхода к решению задач информационного обеспечивания. Системный подход подразумевает комплексное обсуждение и решение финансовых, технологических, психологических, инженерных и общественных задач. Он позволяет вплотную подойти к дилемме создания интегральной системы управления, которая позволяет соединить вертикальную интеграцию с горизонтальной.

Так же проблемы в проектировании информационного обеспечения системы управления персоналом могут проявляется во всех аспектах жизнедеятельности организации.

Примеры:

1. Организация ищет специалистов, с привлечением дорогостоящих  агентств по найму персонала, хотя в ее подразделениях уже  работают нужные люди. Из-за того что эти сведения не введены  в учетные карточки или просто недоступны из-за отсутствия поисковых систем в организации произошла такая ситуация и компания может понести убытки.

2. Ежемесячно сотрудники  организации сдают бланки-пожелания, в которых они предлагают какие-либо свои идеи. Одна часть из этих пожеланий реализуется руководством, а другая часть нет, из-за их ненужности на данный момент. По истечению времени, такие предложения могут стать все-таки актуальными, но сотрудники этой организации даже и не знают об этом, возможно, они уже вообще и не работают в данной организации. Поэтому их идеи, пожелания остаются лишь на бумаге и не воплощаются в реальность.

3. В организации часто бывает так, что важнейшие сведения о факторах, влияющих на  её успех деятельности, утрачиваются. Поэтому некоторые процессы в компании выполняются не эффективно, а все из-за того, что эта информация практически не учитывается и руководство и сотрудники организации из раза в раз допускают  одни и те же ошибки.

4. Все необходимые сведения, которые могли бы применяться для решения каких-либо задач или помочь при выборе какого-то сложного решения, невозможно использовать любому сотруднику, поэтому на себя эту роль берут специалисты в этом деле. Это самые незаменимые сотрудники в организации, их потеря может привести к большим убыткам.

Исходя из выше сказанного, можно сделать несколько выводов:

• деятельность организации отражена не полностью;
• какие-либо важные и нужные документы очень трудно найти;
• по запросам не удается получить подробную и адекватную информацию о нужных документах;
• оборот документов очень медленный, порой важнейшие документы теряются;
• появляются дублирующие документы, полностью меняющие суть;
• распоряжения о подготовке документов доходят до сотрудников очень медленно, а если даже и доходят, то выполняются с нарушениями, а иногда и вообще не выполняются.

Можно привести еще массу примеров, но известно одно, что в отсутствии специальной современной информационной базы, без специальных технологий хранения, передачи информации система управления будет работать неправильно, допускать много ошибок и тратить деньги зря.

На рынке информационных услуг существует множество программных обеспечений, которые способны уладить все проблемы. Но также существуют проблемы и в самообеспечении.

В маленьких организациях функции информационного обеспечения распределены между подразделениями, которые в свою очередь занимаются самообеспечением, отсюда и все проблемы.

Самообеспечение подразделений также подкреплено специальными информационными технологиями. Но главным его достоинством является то, что любой  сотрудник  имеет доступ к  нужной ему информации.

При такой ситуации, каждое подразделение создает свой собственный архив и это еще один  большой плюс. Но есть и большой минус, ведь при большом  потоке  документов и численности персонала, превышающей 30 человек, управление всеми информационными потоками усложняется. И децентрализация системы управления информацией становится главным недостатком, а не достоинством.

В больших организациях, где оборот документов превышает 100 в день, тесные отношения в рамках информационного обмена очень запутывают ситуацию. Ответственность за конечный  результат конкретного подчиненного снижается, отсюда и потеря документов, не выполнение распоряжений, искажение данных, конфликтные ситуации. Для устранения перечисленных проблем в организациях  создаются специальные подразделения, а именно секретариаты, канцелярии и архивы. Однако без объединения новых подразделений в общую систему управления организацией, и создания общей информационной базы, ослабить данные проблемы никак не получится.

Но существуют и пути решения выше перечисленных проблем.

В практике управления выявлены основные причины, которые определяют интенсивность использования информации[8].

Первая причина – это организационная культура. Правильно ли будут восприняты  и поняты, те  данные, которые находятся в информационных потоках,  находятся в зависимости от организационной культуры.  Чтобы правильно оценить сотрудников управленческой сферы используются такие аспекты как: ответственность, пунктуальность, умение работать в команде, не способность быстро отыскать необходимую информацию, для удачного выполнения целей стоящих перед фирмой.

Вторая причина – это содержание информационных потоков, которые поступают в сферу управления. Они должны помогать направлять и акцентировать внимание управленцев на существенных проблемах управленческого труда, тем самым мотивируя их более энергичную и успешную работу.

Третья причина состоит в том, что внедрение информации управленческими кадрами требует помощи начальства.

Одним из наиважнейших требований к информации, используемой в управлении, является ее оптимальность и полнота.

Оптимальность информации предполагает то, что она обязана содержать все требуемые сведения по всем управляемым характеристикам, причем, только нужные сведения об управляемом объекте.

Вторым требованием к информации – это объективность, другими словами соответствие реальному положению дел и состоянию управляемого объекта, наличия в ней надежных, не содержащих искажений сведений.

Третье необходимое требование – это точность, описывающая степень детализации информации, ее приближение к реальному состоянию контролируемого объекта, которое она выражает.

Хотя не стоит забывать, что когда речь заходит об обозначенных ранее требованиях к информации, которая необходима для управленческой деятельности, то появившаяся проблема должна каждый раз решаться заново, исходя из ситуации. А ее эффективное решение вполне вероятно после того как поступающая в управленческую сферу информация своевременна и оперативна. Только такая информация, которая поступает, обрабатывается, интерпретируется и своевременно внедряется, тогда, когда возникает необходимость в принятии какого-нибудь решения.

Соблюдению данному весьма немаловажному условию, в главной степени способствует использование в управленческой деятельности прогрессивных информационных технологий. На исходных этапах компьютеризации производственной, банковской и других сфер деятельности, внедрение информационных технологий значило только приобретение компьютера для автоматизации работы с документами, содержащими большие объемы информации. После чего появились друг за другом все более сложные и эффективные разработки, которые находили все более широкое применение в сфере управленческой деятельности. В соответствии с этим развивался процедура перехода от обыкновенной информационной поддержки обыденных производственных или финансово-бухгалтерских операций до прогрессивных информационных систем.

Таким образов, проектирование информационной системы управления персоналом достаточно сложный процесс, цель которого это выдача  и обработка некоторой информации, а также  ориентация на пользователя, то есть информация должна удовлетворять потребностям тех управляющих, которые ее получают. Не смотря на все плюсы данного процесса, он является проблематичным.

Заключение

В любой организации в современных условиях информационное обеспечение системы управления персоналов является очень необходимой областью, которое состоит в сбор, обработке информации, которая необходима для принятия важных управленческих решений. Цель этого обеспечения - передача, а также взаимный обмен информацией между всеми взаимосвязанными подразделениями организации, которые происходят на базе современных компьютеров и других технических средствах связи.