Планирование –  центральная функция  управления

1. Сущность  функции планирования.

Любая организация — это совместная координируемая деятельность группы людей  для достижения их общей цели. Это  определение справедливо только для формальной организации —  официально установленной и зафиксированной структуры и порядка функционирования ее частей. Формальную организацию, основной целью которой является экономическая, называют предприятием. В соответствии с Законом Украины "О предприятии в Украине" предприятие является "...основным организационным звеном народного хозяйства Украины".

     На  любом предприятии существуют две  внутренне органичные формы разделения труда. Первая — это разделение труда  на составляющие компоненты общей деятельности (горизонтальное разделение труда). Вторая (вертикальное разделение) отделяет работу по координированию действий от самих действий. Деятельность по координированию работы других людей и составляет сущность управления как особой функции деятельности. Управление в широком смысле слова представляет собой целенаправленную координацию общественного воспроизводства. В этой координации следует выделить управление машинами, механизмами, есть управление вещами. При этом осуществляется и управление людьми, их отношениями, возникающими в процессе производства. Поэтому управление производством можно определить как целенаправленное воздействие на коллективы людей для организации и координации их деятельности в процессе производства. Исходным пунктом управления являются формирование и выбор его целей. Как известно, целенаправленность — главная черта любой человеческой деятельности, поэтому она присуща и управлению. Подытоживая все сказанное, можно дать следующее определение управления.

     Управление  — это определение целей деятельности и организации работ группы людей таким образом, чтобы эти цели достигались по завершении деятельности.

     Цель  деятельности людей — наиболее важная среди других целей (экономических, стоимостных, временных), ибо все  они достигаются людьми. Не вдаваясь далее в подробности относительно разнообразных определений понятия управления, приведем широко распространенную точку зрения. В соответствии с ней существует применимый к любой организации процесс управления, заключающийся в реализации функций, которые должен выполнять каждый руководитель. В настоящее время принято следующее определение.

     Управление  — это процесс планирования, организации, мотивации и контроля, необходимый  для того, чтобы сформулировать цели организации и достичь их.

     В рыночных условиях для того, чтобы  выжить, быть успешной в течение долгого времени, достичь своих целей, организация должна быть как результативной, так и эффективной. По словам популярного исследователя в области управления П. Друкера, результативность является следствием того, что "делаются нужные и правильные вещи". А эффективность является следствием того, что "эти вещи создаются правильно". Эффективность достигается именно процессом управления, который выполняет взаимосвязанные функции планирования, организации, мотивации и контроля.

     Функция планирования предполагает решение вопроса о том, какими должны быть цели организации, что должна делать организация и ее члены для их достижения. По сути и содержанию функция планирования должна отвечать на следующие три вопроса:

     1. В каком состоянии организация  находится в настоящее время? Руководители должны оценивать ее слабые и сильные стороны, возможности и опасности для нее в таких важных областях, как финансы, маркетинг, производство, НИОКР, трудовые и материальные ресурсы и т. д., чтобы определить ее реальные возможности.

     2. В каком направлении хочет  двигаться организация? Оценивая  такие возможности и опасности  в своей окружающей среде, как  конкуренция, законы, клиенты, политические  и экономические условия, социальные  и культурные изменения, НТП  и т. д., организация намечает, какими должны быть ее цели и что может помешать их достижению.

     3. Каким образом организация собирается  сделать это? Ее руководители  должны решить как в общих  чертах, так и конкретно, что  должны делать члены организации,  чтобы достичь ее целей.

     Именно  посредством планирования руководство  организации стремится установить основные направления усилий и принятия решений, которые обеспечат единство целей для всех ее членов. Планирование — это одна из основ, с помощью  которой руководство обеспечивает единое направление усилий всех членов организации к достижению ее общих целей. Таким образом, в управлении планирование занимает основное место, воплощая в себе организующее начало всего процесса реализации целей организации.

     Сущность  планирования состоит в обосновании целей и способов их достижения на основе выявления комплекса задач и работ, а также определения эффективных методов и способов, ресурсов всех видов, необходимых для выполнения этих задач и установления их взаимодействия.

     Деятельность  по разработке планов охватывает все стороны жизни, все этапы деятельности организации. На этапе планирования определяются все необходимые параметры достижения целей — время, потребности в трудовых, материально-технических и финансовых ресурсах, сроки поставки сырья, материалов, оборудования и т. д. Принятые в плане решения должны обеспечить достижение целей организации в запланированные сроки с минимальными издержками при требуемом качестве.

     Основная  цель планирования — интеграция всех членов организации для решения комплекса задач и выполнения работ, обеспечивающих эффективное достижение конечных результатов.

     Планирование  представляет собой набор действий, предусматривающих определение  цели организации, параметров взаимодействия между задачами, работами и членами организации, распределение ресурсов и выбор других организационно-технологических, экономических и мотивационных решений, обеспечивающих достижение целей организации.

     Процесс планирования в организации не является (точнее, не должен являться) отдельным одноразовым актом, а представляется непрерывным в силу двух существенных причин. Во-первых, многие организации стремятся продлить свое существование как можно дольше. Поэтому они должны заново определять или менять цели, даже если полностью достигли своих первоначальных целей. Вторая причина, по которой планирование должно быть непрерывным, — это постоянная неопределенность будущего. В силу изменений в окружающей среде или ошибочно принятых решений события могут развиваться не так, как было предусмотрено при выработке плана. Поэтому планы необходимо периодически пересматривать, чтобы они согласовывались с реальностью. В этом смысле планирование можно рассматривать как непрерывный, детерминированный по. времени и месту процесс определения целей и обеспечения согласованной деятельности всех членов организации и ее элементов при ограниченных возможностях и времени, увеличивающихся и усложняющихся зависимостях от внешней среды.

1.2. Необходимость и  виды планирования 

     В современной экономике большинство  хозяйственных (и не только хозяйственных) задач выполняется, как правило, на основе проекта или плана. Это означает, что сначала определяются конечные цели, а уже потом предпринимается попытка достичь их в соответствии с некоторыми временными, стоимостными и другими ограничениями.

     Первым  из аспектов планирования является увеличение масштаба хозяйственных задач, их комплексности  по мере научно-технического прогресса. Сложность порождает разделение задачи на составляющие работы, на выполнение которых затрачиваются деньги, ресурсы и время. Каждая выполненная работа привносит свой вклад в решение задачи, а решение каждой задачи — в достижение целей организации. В плане концентрируются все принимаемые решения по достижению этих целей. При планировании мы пытаемся ответить на следующие вопросы:

     1. Что должно быть сделано?

     2. Когда это будет сделано?

     3. Кто будет это делать?

     4. Где это будет сделано?

     5. Что необходимо для этого? и  т. д.

     Комплексность порождает необходимость в специализации, а поскольку каждый специалист "разговаривает на своем языке", то специализация может привести к нарушению взаимных согласованных действий (контактов). Каждый из специалистов ответственен за свою специальную область жизнедеятельности организации. Каждый имеет свою точку зрения и думает о целях и задачах организации иначе, чем другой. Поэтому должен быть найден способ общения и объединения мнений всех специалистов, чтобы скоординировать их действия. То мнение, которое имеет руководство относительно путей, методов и способов достижения целей организации, может отличаться от мнений других сотрудников на этот счет. Именно при планировании мнения различных специалистов объединяются в единое целое; посредством плана руководство может довести до исполнителя свою точку зрения на все факторы достижения целей организации.

     Второй  важный аспект планирования — это  возрастающее значение времени. Любые  продукты, услуги или идеи должны быть представлены рынку, потребителям и  другим не рано или поздно, а именно в срок. Если предприятие собирается наладить выпуск некоторой продукции до того, как с аналогичной продукцией смогут выйти на рынок конкуренты, то оно должно уложиться в соответствующие сроки. Эти временные факторы предусматриваются в планах. Если хороший план предложен как можно раньше, это усиливает его потенциальные возможности.

     Третьим аспектом планирования является ограниченность ресурсов. Очень важно добиться их максимального использования. План должен быть разработан так, чтобы использование  ограниченных ресурсов было оптимальным  и чтобы ресурсами можно было маневрировать.

     Четвертый аспект. Важную роль играют затраты, капитальные  вложения и их рентабельность. Проект, в который сделаны капитальные  вложения, является непродуктивным до тех пор, пока продукция не будет  реализована. Поэтому должны быть предприня-п.1 все необходимые меры для того, чтобы они начали давать прибыль как можно раньше. Это обстоятельство еще раз подчеркивает необходимость установления расписания решения задач и выполнения работ и строгого соблюдения плана.

     Пятый аспект. Вследствие усложнения хозяйственных задач, возрастающих издержек производства, роста цен и сложности экономической ситуации увеличивается и элемент риска в реализации целей организации. Для финансирования реализации целей проекта требуется не только обоснование их реализуемости, но также и обоснованные планы, графики и расчетные оценки в качестве доказательств способности и возможности организации эффективно реализовать план, а следовательно, достичь поставленных целей. Таким образом, условием финансирования плана реализации целей организации является не просто план, а план реализуемый.

     Шестой  аспект. На процесс реализации плана, а следовательно, и на достижение целей организации влияют различные  условия и внешнее окружение. На этот случай предусматривается оперативное вмешательство (планирование), в процессе которого следует заранее продумать возможные варианты решения для предотвращения нежелательных последствий изменившейся ситуации. Оперативное планирование является динамическим в том смысле, что в начальный план вносятся изменения для того, чтобы отразить изменившиеся условия. Такое планирование используется для принятия решений в любой возникшей ситуации. Следует особо подчеркнуть, что изменения плана и анализ последствий таких изменений возможны только при условии существования самого плана. В этом смысле, планируя реализацию целей организации, мы закладываем основу для контроля и управления.

     Седьмой аспект. Достижение целей организации  зависит от вклада каждого ее члена. Планирование обеспечивает единство целей для членов организации, повышение эффективности их работы, что ведет к росту производительности труда. Поэтому планирование существенно важно для повышения производительности труда.

     И, наконец, восьмым фактором, который  делает планирование очень важным, является непрерывное изменение  состава исполнителей, а также  изменения в руководстве. Существование  плана обеспечивает преемственность  в работе по реализации целей организации.