Отчет по ознакомительной практике в салоне офисной мебели

      Помощник  директора подчиняется непосредственно  руководителю ООО «Ф-Мебель». Его должностные обязанности, права и ответственность определены должностной инструкцией (См. Приложение В).

      Основные  требования, предъявляемые к помощнику  руководителя в компании «Ф-Мебель», - это знание основ делопроизводства, методов оформления и обработки документов, архивного дела, машинописи, правил пользования приемно-переговорными устройствами, основ этики и эстетики, правил делового общения, основных положений административного права и законодательства о труде и т.п.

      На  помощника директора возлагаются  следующие функции:

• осуществление работы по организационно-техническому обеспечению административно-распорядительной деятельности руководителя предприятия;
• ведение делопроизводства, учета поручений, требующих контроля за их исполнением;
• участие в разработке мероприятий по рационализации документооборота;
• организация приема посетителей.

      Основные  обязанности помощника директора компании «Ф-Мебель»:

• принимать поступающую на рассмотрение руководителя корреспонденцию, передавать ее в соответствии с принятым решением в структурные подразделения или конкретным исполнителям для использования в процессе работы либо подготовки ответов;
• вести делопроизводство;
• принимать документы и личные заявления на подпись руководителю предприятия;
• готовить документы и материалы, необходимые для работы руководителя;
• организовывать проведение телефонных переговоров руководителя, записывать в его отсутствие полученную информацию и доводить до его сведения ее содержание, передавать и принимать информацию по приемно-переговорным устройствам, своевременно доводить до его сведения информацию, полученную по каналам связи;
• по поручению руководителя составлять письма, запросы, другие документы, готовить ответы авторам писем;
• выполнять работу по подготовке и проведению заседаний и совещаний, проводимых руководителем;
• обеспечивать рабочее место руководителя необходимыми средствами организационной техники, канцелярскими принадлежностями, создавать условия, способствующие его эффективной работе и т.п.

      Помощник  директора компании «Ф-Мебель» играет роль своеобразного фильтра, через который к руководителю поступает информация из внешней и внутренней среды организации. Для руководителя же помощник является своеобразным «рупором», посредством которого он доносит значимую информацию до сотрудников предприятия, а также до представителей внешнего окружения компании. Место помощника директора в деятельности компании «Ф-Мебель» схематически представлено в Приложении Г. 

     2.2 Выполненные работы

      Перечень  ежедневных обязанностей, которые я  выполняла в должности помощника  руководителя, включал в себя:

• утренний протокол (разбор корреспонденции, регистрация и переадресация факсов, проверка и первичная обработка электронной почты и т.п.);
• прием телефонных звонков;
• составление расписания деловых встреч;
• прием посетителей;
• организация совещаний;
• подготовка документов;
• сбор и анализ информации;
• организация деловых поездок;
• ведение файлинга;
• выполнение личных поручений руководителя.

     Основной  задачей моей работы было обеспечение  административной поддержки всех направлений и бизнес-процессов, в которых участвует руководитель.

     В процессе прохождения практики мною были организованы два совещания, в  которых принимали участие директор компании, товаровед и руководитель торгового отдела по вопросам разработки гибкой системы скидок и поддержания выполнения плана продаж.

     Мною  были размещены объявления в печатных и электронных СМИ о вакансии продавца-консультанта; проведены предварительные  телефонные переговоры и организованы собеседования соискателей с  руководителем торгового отдела и директором предприятия.

     В период прохождения практики я принимала участие в деловой встрече директора компании «Ф-Мебель» с руководителем компании-поставщика. Для этой цели мною был сформирован пакет документов, необходимый для проведения встречи.  
 

 

      Заключение

      Моя ознакомительная практика проходила в торговой компании – салоне «Ф-Мебель». Фирма работает на мебельном рынке Екатеринбург недавно (2 года) и специализируется на продаже офисной мебели premium-класса. Помимо продажи мебели компания также оказывает ряд услуг, в числе которых: консультация дизайнера и разработка дизайн-проекта; замеры помещения; доставка, сборка и установка мебели; гарантийное и постгарантийное обслуживание мебели и пр.

      На  данном предприятии я проходила практику в должности помощника директора.

      В ходе практики мне удалось:

• изучить организационную структуру предприятия и его подразделений;
• изучить нормативные документы (постановления, распоряжения, приказы и др.), касающиеся деятельности предприятия и выполняемой работы;
• познакомиться со спецификой работы специалистов различных подразделений и, прежде всего, со спецификой работы руководителя предприятия.

      Практика  обогатила меня практическими знаниями в сфере ведения деловой переписки, организации и проведения совещаний, приема посетителей и пр. Она также позволила изучить процесс управления предприятием «изнутри».

      Практика  показала, что работа руководителя предприятия многогранна и сложна. Она включает стратегическое планирование, организацию и руководство текущей деятельностью предприятия, управление персоналом, ведение переговоров, распоряжение имуществом и многое другое. Соответственно, основной задачей помощника директора является обеспечение административной поддержки всех направлений и бизнес-процессов, в которых участвует руководитель. Это требует от человека, занимающего данную должность сосредоточенности, внимательности, пунктуальности, собранности и ответственности.

 

      Список использованных источников 

      

1. Гражданский кодекс Российской Федерации. Часть первая (с изм. и доп.) // Справочно-правовая система «Гарант».
2. Федеральный закон «Об обществах с ограниченной ответственностью» от 8 февраля 1998 г. №14-ФЗ (с изм. и доп.) // Справочно-правовая система «Гарант».
3. Официальный сайт компании «Ф-Мебель» - http://www.f-mebel.ru/.
4. ТОП-лист ДК: Мебельный ритейл // Деловой квартал, № 19 (639) от 26 мая 2008 г.

 

      Приложение А

     ТОП-лист журнала «Деловой квартал»³

 

 

      Приложение  Б 

Рисунок – Организационная структура компании «Ф-Мебель»

 

Приложение  В

Утверждаю

Директор ООО «Ф-Мебель»

Колясников С.В.

_____________________________

«____» ________________ 200_ г. 
 

Должностная инструкция помощника директора 

Настоящая должностная инструкция разработана и утверждена на основании трудового договора с менеджером по рекламе и связям с общественностью и в соответствии с положениями Трудового кодекса Российской Федерации и иных нормативно-правовых актов, регулирующих трудовые правоотношения.  

I. Общие положения

1.1. Помощник директора относится к категории технических исполнителей, принимается на работу и увольняется с нее приказом директора предприятия.

1.2. На  должность помощника директора  назначается лицо, имеющее высшее  профессиональное образование, без предъявления требований к стажу работы, или  среднее  профессиональное  образование  и  стаж  работы   по специальности не менее 2 лет.

1.3. Помощник директора непосредственно подчиняется руководителю ООО «Ф-Мебель».

1.4. В  своей деятельности помощник  директора руководствуется:

 - нормативными документами по вопросам выполняемой работы;

 - методическими материалами, касающимися соответствующих вопросов;

 - уставом предприятия;

 - правилами трудового распорядка;

 - приказами и распоряжениями директора предприятия (непосредственного руководителя);

 - настоящей должностной инструкцией.

1.5. Помощник директора должен знать:

 - постановления, распоряжения, приказы и другие руководящие материалы и нормативные документы, касающиеся деятельности предприятия и ведения делопроизводства;

 - структуру и руководящий состав предприятия и его подразделений;

 - организацию делопроизводства;

 - методы оформления и обработки документов;

 - архивное дело;

 - машинопись;

 - правила пользования приемно-переговорными устройствами;

 - стандарты унифицированной системы организационно-распорядительной документации;

 - правила печатания деловых писем с использованием типовых форм;

 - основы этики и эстетики;

 - правила делового общения;

 - основы организации труда и управления;

 - правила эксплуатации вычислительной техники;

 - основные положения административного права и законодательства о труде;

 - правила внутреннего трудового распорядка;

 - правила и нормы охраны труда. 

II. Функции

На помощника  директора возлагаются следующие  функции:

2.1. Осуществление работы по организационно-техническому обеспечению административно-распорядительной деятельности руководителя предприятия.

2.2. Ведение  делопроизводства, учета поручений, требующих контроля за их исполнением.

2.3. Участие в разработке мероприятий по рационализации документооборота.

2.4. Организация  приема посетителей. 

III. Должностные обязанности

Для выполнения возложенных на него функций помощник директора предприятия обязан:

3.1. Осуществлять  работу по организационно-техническому обеспечению административно-распорядительной деятельности руководителя предприятия.

3.2. Принимать поступающую на рассмотрение руководителя корреспонденцию, передавать ее в соответствии с принятым решением в структурные подразделения или конкретным исполнителям для использования в процессе работы либо подготовки ответов.

3.3. Вести делопроизводство, выполнять различные операции с применением компьютерной техники, предназначенной для сбора, обработки и представления информации при подготовке и принятии решений.