Основы менеджмента

     Другие  функции: организация, мотивация и  контроль ориентированы на выполнение стратегических планов⁶.

     Наиболее  существенным при планировании является выбор цели организации.

     Для того чтобы цели способствовали эффективной  деятельности организации, они должны соответствовать ряду требований.

       Во-первых, они должны быть конкретными и измеримыми.

     Началом выполнения функции планирования является постановка целей. Она включает следующие этапы:

1. Выбор цели.
2. Определение исходных предпосылок для предстоящего принятия решений.
3. Поиск и определение альтернатив для принятия решений.
4. Выбор наилучшей альтернативы среди имеющихся.
5. Исполнение плана⁷.

     При выполнении функции планирования, как  правило, принимаются эффективные  решения.

     В основе принятия таких решений лежит  действие двух факторов:

     а) выбор наилучшей альтернативы,

     б) учет возможностей исполнителей принимаемого решения.

     Этими факторами определяется качество решения. Эффективное решение может быть выражено условно формулой: 

     Эффективность решения = Качество решения  x  Принятие его исполнителями 

     Планирование  исключает выполнение незапланированных  действий, поскольку они могут  быть неадекватны поставленной цели.

     При осуществлении функции планирования учитываются следующие требования:

1. Устранить отрицательный эффект неопределенности и измерения.
2. Сосредоточить внимание на основных задачах этого этапа.
3. Составить бюджеты
4. Облегчить контрольную функцию управления.

     При выполнении функции планирования реализуется  принцип принятия обязательств, который  рассматривается с учетом гибкости самого планирования для уменьшения риска потерь (финансовых, материальных и др.)

     Остановимся на некоторых характерных признаках, проблемах, связанных с планированием.

     Во-первых, планирование всегда опирается на данные прошлого и настоящего, но стремится  определить и контролировать развитие предприятия в будущем.

     Поэтому его надежность зависит от точности фактических показателей прошлого. Для этого служат разного рода отчеты (производственные, статистические и т.д.), при этом самыми достоверными из них являются бухгалтерские отчеты.

     Во-вторых, планирование следует начинать от так  называемых «узких» мест, таких сфер, в которых возможность влияния  на развитие дел более ограничена. Чаще всего это сфера финансов и сбыта.

     В–третьих, из-за недостаточной опорной информации приходится вводить так называемые резервы («коэффициенты безопасности»), что может привести к неточности, частым корректировкам.

     В-четвертых, качество планирования во все большей  степени зависит от компетенции  сотрудников, их глубоких знаний и интуиции. Планирование – это выражение  воли руководителей, менеджеров.

     И, наконец, в-пятых, системы планов снижают  риски, но не являются гарантией достижения цели. Необходимо помнить, что строгое  планирование душит новые идеи, так  как не может дать вдохновения, подсказывающего  следующий шаг. 

     2.2. Функция организации. 

     А. Файоль говорил об организации как об одной из функций управления: «Организовать предприятие – значит снабдить его всем тем, что необходимо для его функционирования: сырьем, оборудованием, деньгами, персоналом»⁸.

     Управление  является динамическим, изменяющимся процессом, что касается организации, то это есть статика дела, или  «анатомия» предприятия (по В.И.Терещенко  ⁹.

     По  П. Друкеру, организационная деятельность – это процесс, посредством которого руководитель устраняет неразбериху, конфликты между людьми и создает внутриорганизационную среду, пригодную для осуществления совместной деятельности.

     Исходными предпосылками выполнения функции  организации являются следующие  факторы:

     а) учет руководителем своих возможностей (потенциальных и реальных), а  также имеющихся резервов (материальных, людских);

     б) учет возможностей своих исполнителей;

     в) правильная расстановка персонала.

     Смыслом организационной работы менеджера  является установление и поддержание  определенного порядка в деятельности.

     Организация в сфере управления – это работа с персоналом, создание организационных  систем, маркетинговая, информационная и экономическая деятельность коллектива и т.п.

     Деятельность  по координации работы других людей  составляет сущность управления.

     Для того чтобы организация могла  выполнить свои цели, ее задачи должны быть скоординированы посредством  вертикального разделения труда. По этой причине управление является важнейшей  деятельностью в организации.

     Общее для всех организаций – это  то, что они нуждаются в управлении. Большинство организаций имеют  горизонтальное разделение труда¹⁰.

       Классический пример которого: производство, финансы и маркетинг. Это основные  виды деятельности, которые необходимы  для успешной работы организации. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

       
 

 

     Рис.3 Схема действий менеджера  по выполнению функций  организации¹¹. 

     2.3.Функция  мотивации. 

     В жизни поведение человека всегда мотивировано. Под мотивом понимают активные движущие силы, определяющие поведение людей¹², мотивация – система факторов (побудительных сил), способствующих выполнению определенной задачи ¹³.

     Мотивация в организационном контексте  – это процесс побуждения себя и других работников к активной деятельности для удовлетворения личных потребностей и для достижения целей организации. С другой стороны, мотивация как  создание внутреннего побуждения к  желательным действиям является сложным психологическим процессом. Цепочка взаимосвязи основных факторов, обуславливающих поступки человека, выглядит следующим образом: внешняя  среда – потребности – интересы – побуждение – решение действовать  – установка – поступок (действие). Упрощенную модель процесса мотивации  можно представить состоящей  из трех элементов: 

 

                 Рис.4 Модель процесса мотивации¹⁴. 

     Функция мотивирования в процессе управления деятельностью организации является одной из сложнейших, поскольку основным действующим лицом является личность работника. Менеджеры, осуществляющие эту функцию, придерживаются  следующей  схемы действий:

1. Знание самых существенных потребностей исполнителей.
2. Учет личностных особенностей исполнителей.
3. Понимание своих работников, их целей, желаний, стремлений.
4. Применение индивидуального подхода к работникам, когда это требуется.
5. Учет межличностных отношений внутри группы.
6. Умение поощрять работников.
7. Оказание поддержки и помощи исполнителям решений.
8. Знание об отношении к труду у работников.
9. Доброжелательность в обращении с подчиненными
10. Проявление терпимости и доброжелательности в разговоре с исполнителями.
11. Уважение к подчиненным.
12. Знание себя и особенностей своего поведения¹⁵.

     Р.Н. Ботавина, в учебнике «Этика менеджмента»¹⁶ предполагает деление  коллективов по мотивационным характеристикам, поскольку мотивация деятельности коллектива в целом складывается из мотиваций отдельных сотрудников. Разница в мотивах, определяющих и направляющих группу, влияет на подбор методов воздействия менеджера на подчиненных, на восприятие ими действий руководителя, на формирование взаимоотношений между сотрудниками и, следовательно, на результаты совместного труда.

     Для направления стремлений работника  на достижение поставленных целей часто  употребляется термин «стимулирование  труда», под которым понимается широкий  арсенал методов для выполнения принятых решений и намеченных работ. Соотношение между понятиями  «мотивация» и «стимулирование» примерно такое же, как между понятиями  «климат» и «погода». Климат в определенной местности если меняется, то крайне медленно, а погодные условия –  каждый день. Установки мотивации  являются более общими, а стимулирование чаще зависит от рабочей ситуации.

     Сотрудники  Р.Уотермена, проанализировав интервью, взятые у американских руководителей, считают, что «мотивы – наша главная  движущая сила».

     Приводится  одна интересная притча, которую рассказал  о различных мотивах человеческого  поведения главный управляющий  компанией «Порше» Питер Шульц: «Работали три человека, которые что-то строили. Занимались-то все одним и тем же, но когда их спросили, что они делают, ответы были разные. Один сказал: «Я дроблю камни», другой: «Я зарабатываю себе на жизнь», третий: «Я строю храм».

     Р.Уотермен, ссылаясь на классическую книгу «Работа» Штудса Теркела писал¹⁷, что каменщики – самые счастливые люди из тех, кто занят тяжелым физическим трудом.

       Оглядываясь на прожитые годы, они вспоминают построенные своими  руками дома и понимают, что  жизнь их прошла не зря. 

     2.4.Функция  контроля. 

     Контроль  – одна из основных функций обеспечения  процесса управления. Она занимает большую часть времени менеджера.

     Функция планирования циклична: в начале периода, года, квартала и т.д. Функции контроля в том или ином виде менеджеру  приходится выполнять ежедневно.

       Поэтому контроль – главный  инструмент выработки политики  и принятия решения. Есть только  одна задача выше рангом –  это постановка цели.

     Контроль  – это процесс обеспечения  достижения организацией своих целей. Он состоит из установки стандартов, измерения фактически достигнутых  результатов и проведения корректировок, если полученные результаты в существенной степени отличаются от установленных  стандартов.

     Г. Кунц и С.О`Доннелл отмечают: «Разработанная должным образом система контроля должна обнаруживать возможные отклонения до их появления»¹⁸.