Основные направления повышения эффективности управления и планирования деятельности универсама № 2 ОАО «АОРТА»

Эффективное управление соответствует цели и стратегии организации. Эффективная управленческая деятельность должна быть своевременной, что требует выбора наиболее удачного момента для ее начала, оптимальной последовательности отдельных этапов, исключения неоправданных перерывов и потерь времени. Важность учета этих обстоятельств в условиях постоянного усложнения хозяйственных процессов трудно переоценить.

Важнейшими условиями  эффективности управления сегодня  являются использование новейших информационных и управленческих технологий, максимальная автоматизация и компьютеризация  деловых процессов. Они позволяют  освободить человека не только от тяжелой работы, но и от выполнения рутинных операций, сковывающих его творческие возможности.

Значительный рост эффективности  управленческой деятельности достигается  в том случае, когда члены организации  отождествляют ее цели с собственными, активно участвуют в управлении, а это возможно лишь на высокой ступени зрелости как каждого в отдельности, так и коллектива в целом.

Эффективное управление требует также формирования надежных коммуникаций, позволяющих своевременно обеспечивать всех участников управленческого процесса необходимой информацией, поддерживать надлежащий уровень обмена ею, благоприятный морально-психологический климат [12, с. 286].

Для оценки эффективности  управления важное значение имеет определение  соответствия системы управления и ее организационной структуры объекту управления. Это находит выражение в сбалансированности состава функций и целей управления, соответствии численности состава работников объему и сложности работ, полноте обеспечения требуемой информацией, обеспеченности процессов управления технологическими средствами с учетом их номенклатуры.

1.2 Планирование  деятельности предприятия

Плановая деятельность предприятия – одна из первоочередных функций ее управления, взаимодействующая с такими функциями, как: организация, координация, контроль, регулирование, стимулирование и анализ. Планирование на предприятии – экономический метод управления, представляет собой процесс проектирования желаемого будущего, а также эффективных путей его достижения. Задачи планирования заключаются в выявление перспектив изменения внешнего окружения предприятия, формирование целей и стратегии развития, определение первоочередных задач и действий для их решения. А также определение необходимых затрат и результатов, проектирование изменения состояния предприятия, согласование работы всех его подразделений, контроль за выполнением плановых заданий всеми подразделениями предприятия, анализ достигнутых плановых результатов.

Предприятие как участник рыночной системы вынуждено подчиняться ценовому механизму, закону спроса и предложения и т.д. Однако во внутренней среде каждого предприятия, предприятия механизм цен вытеснен сознательными действиями и автономными решениями менеджеров и предпринимателей. Менеджер сознательно определяет основные направления внутрифирменной деятельности. Следовательно, внутренняя природа предприятия основывается на системе плановых показателей.

Планирование является естественной частью менеджмента. С  этой позиции планирование отвечает на три основных вопроса:

- Где находится предприятие в настоящее время? Определяется экономическая позиция предприятия, каковы итоги и условия ее деятельности. Оцениваются сильные и слабые стороны в таких важных областях, как финансы, маркетинг, производство, научные исследования, трудовые ресурсы для того, чтобы определить, чего может реально добиться предприятие.

- Куда мы хотим двигаться? Оценивая конкуренцию, клиентов, законы, политические факты, экономические условия, технологию, снабжение и т.д., руководство определяет, какими должны быть цели организации и что может помешать их достижению.

- Как, при помощи каких ресурсов предприятие собирается достичь своих целей? Определяются функции и обязанности сотрудников?

Отвечая на эти вопросы, процесс  планирования включает в себя три основных этапа:

• Установление своевременно четких количественных показателей, целей, которые должно достигнуть предприятие.
• Определение основных действий, которые необходимо осуществлять для достижения целей, принимая во внимание воздействие внешних факторов и имеющиеся внутренние возможности предприятия.
• Разработка гибкой системы планирования, обеспечивающая достижение поставленных целей.

Применение планирования на предприятии позволяет [21, с. 95]:

• предвидеть перспективу развития предприятия в будущем;
• более рационально использовать все ресурсы предприятия;
• избежать риска банкротства;
• более целеустремленно и эффективно проводить научно-техническую политику;
• улучшать контроль в организации;
• увеличивать возможности в обеспечении предприятия необходимой информацией.

Постоянная неопределенность будущего является одной из причин, по которой планирование должно осуществляться непрерывно. В силу внешних изменений  или ошибок управления события могут  разворачиваться не так, как предполагало руководство при выработке планов. Поэтому планы необходимо пересматривать, чтобы они согласовывались с реальностью. Там, где есть планирование, неопределенность сокращается. Однако полностью удалить ее не под силу ни одной фирме в силу разнообразия рыночной системы. Но можно осуществлять некоторый контроль над рынком, и такие усилия приносят определенный успех.

На предприятиях используются такие методы планирования как: балансовый, расчетно-аналитический, графо-аналитический, программно-целевой, экономико-математический [27, с. 274].

Балансовый метод обеспечивает установление связей между потребностями  в ресурсах и источниками их покрытия, а также между разделами плана. В процессе формирования плана предприятия составляют балансы: производственной мощности, материальный, энергетический, трудовой, финансовый, бухгалтерский.

Расчетно-аналитический  метод используется при планировании показателей плана, изучении их динамики и количественного размера факторов, на них влияющих. Так, например, планируются  по факторам такие обобщающие показатели плана, как производительность труда, себестоимость продукции, прибыль, рентабельность.

Графо-аналитический  метод позволяет графическими способами  смоделировать инновационные, производственные и организационные процессы на предприятии. Графики и диаграммы дают возможность наглядно представить взаимосвязь и взаимозависимость различных показателей между собой.

Программно-целевой метод  используется при разработке программ, а также лежит в основе разработки стратегического плана предприятия. Главная черта программы – нацеленность на достижение конечных результатов. Стержень программы – генеральная цель детализируемая в ряде стратегических целей и задач. На предприятиях разрабатываются программы: реализации сбытовой и товарной политики, повышения качества и конкурентоспособности выпускаемой продукции, завоевания новых рынков сбыта, реконструкции предприятия и др.

Экономико-математические методы лежат в основе экономических  моделей плановых показателей на основе выявления их количественной зависимости от основных факторов. С их помощью на основе использования вычислительной техники имеется возможность разрабатывать ряд альтернативных вариантов плана и выбирать из нескольких вариантов оптимальный.

На предприятиях используются технико-экономический и оперативно-календарный виды планирования. Их основой являются нормы и нормативы, а также система плановых показателей. Нормативная база определяет прогрессивность плановых решений [7, с. 194].

К важнейшим видам  норм относятся нормы использования  ресурсов:

• материальных;
• орудий труда;
• трудовых;
• финансовых.

В оперативно-календарном  планировании широко используются нормативы  организации производственного  процесса. В настоящее время актуальное значение обретают нормы и нормативы  конкурентоспособности продукции, маркетинговые нормы, основные нормативы предприятий-конкурентов.

К важнейшим плановым показателям, составляющим основу плана, относятся: объем реализованной  продукции; прибыль; рентабельность; производственная мощность предприятия и его основных цехов; емкость рынка и степень его использования; коэффициент эластичности спроса и т.д.

В зависимости от выбора планового периода планирование подразделяется на долгосрочное (10 – 15 лет), среднесрочное (5 лет), текущее (годовое) и оперативное (месяц, декада, смена, час). Новым перспективным видом долгосрочного планирования является стратегическое планирование. Стратегический план разрабатывается на основе программно-целевого метода и определяет стратегию развития предприятия на перспективу. Конечный результат плана – стратегия развития предприятия на перспективу. Стратегия развития на предприятии определяется в результате изучения внешнего окружения и возможных внутренних перспектив ее деятельности с учетом непредвиденных рыночных обстоятельств. Этапы формирования стратегии развития предприятия [9, с. 158]:

• выработка миссии предприятия;
• определение его стратегического положения в отрасли и регионе;
• оценка сил конкуренции;
• анализ внешних и внутренних факторов успеха, сильных, слабых сторон, опасностей и возможностей предприятия (SWOT-анализ);
• разработка альтернативных стратегий развития предприятия, их оценка по системе показателей (увеличение или сокращение доли рынка, уровень рентабельности, размер чистой прибыли, окупаемость капитальных вложений, темпы роста объема продаж и емкости рынка);
• выбор окончательной стратегии, которая включается в план. Стратегический план уточняется в бизнес-плане и плане маркетинга.

Стратегическое планирование на фирме направлено на долгосрочное развитие, достижения более высоких  темпов экономического роста на основе поэтапного совершенствования различных производственно – технических факторов и организационно – управленческих структур с целью обеспечения высокого качества работы. Стратегическое планирование начинается с исследования внешней и внутренней среды организации, затем определяются основные ориентиры предприятия. В рамках стратегического анализа предприятие сравнивает результаты первого и второго этапов, определяет возможные варианты стратегий, затем выбирает один из вариантов и формулирует собственную стратегию. Этапами стратегического планирования являются:

• программа деятельности предприятия;
• цели и задачи предприятия;
• план развития хозяйственного портфеля;
• стратегия роста предприятия.

Программа деятельности предприятия позволяет четко сформулировать основные направления ее работы и ответить на вопросы: «Что представляет собой предприятие? Кто клиенты? Каково будущее предприятия? Чем ценна предприятие для клиентов?» Программа деятельности подготавливается руководством предприятия (часто в письменном виде), где с позиций рыночной ориентации определяются возможности по обслуживанию конкретных групп потребителей и (или) по удовлетворению конкретных требований и запросов.

Реализация программы  деятельности предприятия осуществляется на втором этапе при формировании целей и задач для каждого уровня управления. «Управление методом решения задач» состоит в том, что на основании программы деятельности и избранной цели перед каждой службой формируются конкретные задачи, которые уточняются по показателям количественного и временного измерения. Это позволяет предприятием превратить задачи в конкретные цели и облегчает последующее планирование и контроль над их реализацией. Так, в качестве задач могут выступать: рост сбыта; снижение издержек; увеличение доли отечественного рынка; выход на новые зарубежные рынки и т.д. [13, с. 29].

«План развития хозяйственного портфеля» состоит в анализе всех производств, входящих в состав предприятия и анализе товарного ассортимента предприятия. При этом анализу может подвергаться как простой (анонимный), так и марочный (фирменный) товар. Такой анализ позволяет выявить техническое состояние производств, уровень рентабельности товарного ассортимента и соответственно определить: необходимые объемы капитальных вложений, оценить привлекательность своей продукции, ее конкурентоспособность, размеры рынка, темпы его роста, объемы получаемой прибыли, интенсивность конкуренции, цикличность и сезонность деловой активности, возможности снижения себестоимости, конкурентоспособность цен, свою долю на рынка и др.