Организация коммерческой деятельности

    На  сегодняшний день более 20 тысяч граждан  Удмуртии являются акционерами ООО «Айкай» Общая численность персонала, работающего в компании, свыше 3,5 тысяч человек. 
 
 
 

2.2  Структура торговой  организации ООО  «Айкай».

    Организация структуры управления, представляет собой состав подразделений  аппарата управления, отношения  и связи между ними в ходе  выполнения процесса управления.

    Общая структура управления в  ООО «Айкай»  подобна стандартной структуре любого открытого акционерного общества: общим собранием акционеров выбирается совет  директоров, которому, в свою очередь, подчиняется президент общества.

    Управление ООО «Айкай» осуществляют:  Общее собрание акционеров, Совет директоров Общества, Президент Общества.

    Высшим органом управления Общества  является Общее собрание акционеров. Общество ежегодно проводит годовое  общее собрание акционеров. Совет  директоров Общества состоит  из пяти членов.

    Устав Общества принимается Советом  директоров Общества единогласно.  Решения на заседании Совета  директоров принимаются большинством  присутствующих членов Совета.

    Члены Совета директоров Общества  избираются годовым Общим собранием  акционеров и могут переизбираться неограниченное число раз.

    Руководство текущей деятельностью  Общества осуществляется Президентом  Общества.  Президент осуществляет  функции единоличного исполнительного  органа Общества.

    Президент Общества без доверенности действует от имени Общества и осуществляет оперативное руководство деятельностью Общества и исполняет другие функции, необходимые для достижения целей деятельности Общества и обеспечения его нормальной работы в соответствии с действующим законодательством. 

    Президент Общества не может  быть одновременно Председателем  Совета директоров. Председатель  совета директоров Общества избирается  членами Совета директоров из  их числа большинством голосов  от общего числа избранных  членов Совета директоров Общества.

    Президентом ООО «Айкай»» является  Балобанов А.А.                                   

    Структура подразделений ООО «Айкай» утверждена Президентом. Обновление оргструктуры производится 1 раз в квартал. Очередная оргструктура утверждена в январе 2005 года. Общая штатная численность ООО «Айкай» – 3386 человек. Оперативное руководство осуществляет  Вице-президент по управлению и финансам Каплан Л.И.

    Система исполнительной власти  представлена хорошо организованной, разветвленной структурой органов.

    В каждом отделе, магазине и  в других подразделениях ООО «Айкай» имеется штатное расписание, а также на каждого специалиста составлены должностные инструкции. Штат магазина №211 - 54 сотрудника.

    Все существующие службы и  подразделения на предприятии отчитываются перед вице-президентом, а именно следующие руководители подразделений:   коммерческий   директор, главный бухгалтер, технический директор, директор по кадрам, начальник отдела охраны, начальник отдела АСУ, начальник транспортно-диспетчерского отдела, начальник планово-экономического отдела, директор по торговле,  начальник производственного отдела, начальник юридического отдела.

    Многие подразделения ООО «Айкай» имеют свое структурное деление. Например, торговый отдел состоит из шести отделов. В каждый ТОРГ входят несколько магазинов. Торгом руководит директор по торговле, а магазином – директор магазина. Магазин №211 относится к ТОРГу №1

    В свою очередь директорам  магазина подчиняется персонал  магазина. Директора магазина отвечают  за работу персонала и работу в целом магазина. Заработная плата сотрудников магазина напрямую зависит от товарооборота данного магазина за месяц. Чем больше товарооборот, тем выше заработная плата сотрудников. Директора магазинов следят за порядком, должны уметь работать с коллективом.

   Также, к торговому отделу относится  отдел качества, который  занимается  качеством и сертификацией продукции.

   Экономико-ревизионный отдел является  контролирующим органом деятельности  магазинов. 

    Основная функция транспортно-диспетчерской службы – это прием заказов от магазинов на поставку определенных заканчивающихся или новых товаров и передача этих заказов на склады с последующей увязкой маршрутов следования грузовых машин с товаром.

     Технический отдел занимается  ремонтом  торгового и  холодильного оборудования, строительством, ремонтом и техническим обслуживанием зданий и сооружений, ремонтом автотранспортных средств. Кроме того, в ООО «Айкай» имеется участок производства торгового оборудования, здесь изготавливают стеллажи, столы, прилавки, шкафы и т.д. Кроме того, в подчинение у технического директора находятся такие отделы: проектный отдел, отдел коммуникаций, отдел пожарной и технической безопасности, отдел по обслуживанию линий связи, сметный отдел и т.д.

    Коммерческому директору подчиняются снабженцы, экспедиторы, товароведы по складам, заведующие складами. Коммерческий директор отвечает за ассортимент и качество поставленной продукции в магазины.

    Представленная структура  управления  организацией легко позволяет присоединять новые элементы без потери управляемости и гибкости. Внутри отделов взаимозависимость работников линейная (вертикальные связи и непосредственное подчинение исполнителей линейному руководителю). Преимущества – единство руководства и индивидуальная ответственность. В целом данное построение организации отвечает решаемым задачам сегодняшнего дня. Но главная проблема в структуре управления предприятием – это излишняя его централизация. Выражается это  в сосредоточении ресурсов в одних руках, недостаток полномочий для принятия решения сотрудниками среднего звена, зависимости в определении задач и способах их выполнения. Единство распорядительства: цепной принцип командования (распоряжение доходит до исполнителя только через непосредственного начальника). Многие работники малоинициативные. В перспективе положительным явлением будет перевод подразделений от управления по функциям к управлению по целям, когда каждому подразделению определяются планы работы и выделяемые ресурсы. Сейчас работа ООО в большей степени зависит от решений директора и его заместителей. Схему организаторской структуры ООО «Айкай» смотреть в приложении №1. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

2.2.1 .Управленческая структура ООО «Айкай», торг №1.

    Структура управления магазина №211«Зарека» также – линейная, но в большей степени только «на бумаге». На мой взгляд, она больше линейно-функциональная, так как, например, отдельные распоряжения, приказы продавцам-кассирам могут отдавать не только непосредственно директор или администратор, но и старший менеджер (или товароведы). Это позволяет оперативно управлять работой магазина и устранять возникшие трудности, выполнять все поставленные задачи совместно.

    Структура управления ООО претерпевает периодические изменения, реагируя на постоянно меняющиеся условия хозяйствования.

    2.3. Организация рациональных хозяйственных связей.

    Выявив  своих потенциальных и реальных покупателей, можно заниматься организацией рациональных хозяйственных связей.

    Выбором поставщиков занимается отдел снабжения, в котором по каждой группе товаров  есть ведущий специалист, что соответственно облегчает работу отдела.

    Отдел снабжения посещает ярмарки, выставки продукции в разных городах России с целью ознакомления с новинками поставщиков и с новыми поставщиками, а также, если они их устраивают, то заключаются договоры.

    Также этим и «Торговым» отделами изучается  рынок всей страны за счет персональных встреч с директорами сетей. Отделы ездят в командировки: в Москву, в Пермь, в Нижний Новгород, в Казань, в Екатеринбург, в Самару и т.д. Там они наблюдают за работой розничных сетей, изучают, а потом применяют на своих магазинах более прогрессивные методы торговли, обмениваются опытами, рассказывают друг о друге.

    Знакомство  с ассортиментом происходит также  через справочники, каталоги, которые  приобретают как у нас в  Ижевске, так и присылают из других городов. С поставщиками созваниваются, встречаются, оговаривают условия  и подписывают договоры.

    В основном ООО «Айкай» является холдингом, то есть он собственник таких предприятий как «Хлебомакаронный комбинат» (макаронные и хлебобулочные изделия), ОАО «Гамбринус» (пиво и слабоалкогольная продукция), «Виктория-сервис» (полуфабрикаты), «Удмуртрыба» (рыба, пресервы, нарезка и рыбные консервы), «Афродита» (пиво), «Фармакон» (детское питание). Таким образом в данной продукции холдинг не нуждается, а заключая договоры с поставщиками других предприятий данной продукции, устанавливают строгие условия, которым приходится подчиняться поставщикам.

    А так, поставщики сами приходят в офис в «Торговый отдел», либо в магазины к товароведам и предлагают свой товар. ООО «Айкай» выдвигает  выгодные для себя условия, какие-то специальные предложения (например, продажа места в магазине под  товар и т.д.), организуют тендеры между поставщиками. Это происходит следующим образом: каждый поставщик должен приготовить (коммерческое) выгодное предложение, далее выбираются наиболее приемлемые для фирмы и подписывают договоры. 
 
 
 
 
 

    2.4. Договорная работа.

    Договоры  в ООО «Айкай» подписываются  для того, чтобы юридически зарегистрировать факт соглашения поставки продукции.

    Бланк договора типовой, но в зависимости  от условий, на которых поставщик  сотрудничает с фирмой, добавляются  или убираются некоторые пункты.

    Заключая  договор, ООО «Айкай» большое  внимание уделяет пункту, по которому поставщик будет «заботиться» о  магазине, т.е. фирма требует, чтобы  от поставщика был мерчендайзер, который  следил бы за выкладкой, пополнял полки  своей продукции, стимулировал продажи, следил за товарными запасами.

    Также к договору в обязательном порядке  должно быть приложение сопоставления  цен. Если поставщик сотрудничает не только с ООО«Айкай», то он обязан предоставить цены, которые он предлагает в другой фирме, чтобы «Айкай» мог проконтролировать поставщика, который не предлагает «другим» предприятиям цены ниже, чем им. Это условие распространяется на всех, без исключения, поставщиков. Помимо этого приложения, должно быть еще одно (не обязательно, но желательно) о том, что поставщик предлагает мерчендайзера.

    Помимо  приложений, к договору должны обязательно  прикладываться сертификат соответствия с ассортиментной ведомостью и качественное удостоверение.

    Сертификат  показывает, что поступившая партия товара качественная и безопасна к применению, т.е. она прошла проверку в соответствующих органах и разрешена к потреблению.

    В предприятии при закупке товаров  принимаются сертификаты соответствия с подлинными печатями поставщиков  и заверенные копии сертификатов, которые утверждает орган по сертификации – Удмуртский ЦСМ и ставится знак РСТ (товар сертифицирован).

    Не  оставляется без внимания и вопрос о возврате тары. При доставке продукции  поставщики вместе с товарно-транспортной накладной привозят накладную на доставку тары, где указывается фактическое количество поставляемой тары, это, в основном такие поставщики как «Ижевский хлебозавод №5», «Ижевский хлебозавод №2», «Виктория-сервис» и т.д. Также в накладных на тару указывается залоговая ее стоимость. данный процесс с тарой облегчен, то есть сколько тары привозится поставщиком, столько же магазин и отписывает. 

    В ООО «Айкай» очень строго осуществляется контроль за соблюдением договорных обязательств: