Организация как функция управления

 

В системе управления организаций нас интересуют две  группы функций: функции

управления производством  и функции управления управленческой деятельностью,

которые в дальнейшем будем именовать как функции  управления. Они реализуются

набором процедур управленческой деятельности, осуществляемых субъектом

управления. Так, для  выполнения функций управления необходимо получить

задание или его сформулировать; провести информационную работу; подготовить

варианты решений, принять, согласовать и утвердить  решение; организовать и

контролировать  его выполнение; сдать выполненную  работу заказчику или

использовать ее в своей

организации. Приведенная  совокупность процедур находится во взаимосвязи.

Каждая процедура  должна включать набор операций. Например, подготовка решения

включает операции по созданию и эксплуатации баз данных и баз знаний,

проведение совещаний  и т.д.

Таким образом, образуется следующая иерархия:

                      конкретные функции управления,                     

                        общие функции  управления,                       

                            типовые процедуры,                           

                             набор операций.                            

Отсутствие какой-либо процедуры или операции может  привести к низкой

эффективности выполнения функций или к их невыполнению. Так, без проведения

информационной  работы (оценки ситуации, получения  и обработки достоверной

информации) дальнейшая работа будет затруднена.

Процесс специализации  и кооперации управленческой деятельности приводит как к

дроблению, так  и к объединению функций управления. Так, общая функция

«разработка плана  снабжения» в крупных организациях разделяется на:

подготовительную  работу по составлению плана, определение  текущих

потребностей производственных единиц в материалах и определение  остатков

материалов на складах.

Каждые функция, процедура и операция имеют три  главных параметра:

трудоемкость, сложность и стоимость. Трудоемкость определяется в часах.

Сложность имеет  три уровня: низкий, средний и  высокий. Уровень определяется

характером выполняемых  операций. Напомним, что низкий уровень  сложности

характеризуется преобладанием технических операций; средний уровень —

преобладанием логических операций; высокий — преобладанием  творческой

деятельности, включающей действия, основанные на принятии нестандартных

решений.

При расчетах рассматривается  и нулевой уровень сложности, характеризуемый

отсутствием правил, инструкций и документационного  сопровождения их

выполнения. Таким  образом, мы можем ввести численный  эквивалент уровня

сложности функции: высокий — 3, средний — 2, низкий — 1, нулевой — 0.

     Стоимость определяется на основании калькуляции всех видов операций,

составляющих конкретную функцию управления (КФУ). Как известно, каждая КФУ

представляется  как набор общих функций —  планирование (П), организация (О),

активизация (А) и  контроль (К) — основные из них, и  других общих функций —

прогнозирования, координации, информирования и т.д., которые также играют

важную роль, но рассматриваться здесь не будут, так как методика анализа при

этом не меняется.

Каждая общая  функция управления, составляющая КФУ, включает набор процедур:

подготовка, согласование, принятие, утверждение и организация выполнения

решения. Приоритет  процедур, составляющих ФУ, определяет уровень

обязательности  их исполнения. В рамках этого необходимо выделить

административные, технологические и патронажные  ФУ. Функция считается

административной, если среди составляющих ее процедур приоритетна процедура

«Принятие решения» или «Утверждение решения». Для технологической  — наличие

среди процедур, составляющих функцию, приоритетных процедур «Подготовка

решения», «Согласование» или «Организации выполнения решения». Если в наборе

нет приоритетных процедур, то это патронажная ФУ. Наличие административной

общей ФУ в КФУ  также придает ей этот же статус.

Взаимосвязь между  функциями выражается следующими соотношениями:

Т_кфу = Т_п + Т_о + Т_а + Т_к;

С_кфу = (Т_п x С_п + Т_о x С_о + Т_а x С_а + Т_к x С_к)/Т_кфу,

где Т_п, Т_о, Т_а, Т_к — трудоемкости, С

_п, С_о, С_а, С_к — номера уровней сложности

общих функций  управления — планирования, организации, активизации и контроля.

    

2.3 Формирование функциональной  структуры управления

 

Функции — важнейший  элемент при построении структуры  организации, наборе

персонала и т.д.

Мы подходим к  понятию «единичная самостоятельная  функция».

Аналогично тому, что здание лучше строить из единичных  законченных блоков,

чем из кусков или нестандартных блоков, также и в системе формирования

функциональных  структур использование единичных  самостоятельных функций

существенно упрощает этот процесс. Это понятие относится  как к конкретным,

так и к общим  функциям управления.

С нашей точки  зрения, наиболее плодотворный подход к выделению (формированию)

единичной самостоятельной  конкретной функции управления (ЕСКФУ) заключается в

соблюдении двух условий:

·        рассмотрение набора КФУ, используемых в большой

группе организаций  в Российской Федерации (назовем

его типовым набором  функций),

·        наличие в каждой КФУ полного  набора общих функций

управления.

Первое условие  можно выполнить при рассмотрении группы малых предприятий (МП).

Как показывает практика, независимо от сферы деятельности, малые предприятия

имеют близкие  по трудоемкости и сложности параметры  типовых КФУ. Поэтому

примем малое  предприятие за основу при определении  набора ЕСКФУ. По критерию

типизации целесообразно  выделить четыре набора КФУ для организаций: базовый,

отраслевой, групповой и специальный.

Базовый набор  КФУ входит в состав любого конкретного  набора функций

организации (рис. 2.3).

Рис 2.3.Состав полного  наборе КФУ

    

 

     Базовый набор КФУ составляют:

1) управление производством  продукции (товара, услуг, информации  и знаний);

2) управление бухгалтерским  учетом;

3) управление техническим  и социальным развитием;

4) управление техническим  и социальным обеспечением;

5) управление технической безопасностью;

6) управление трудом  и заработной платой;

7) управление персоналом;

8) управление реализацией;

9) управление маркетингом;

10) управление экономикой;

11) управление финансами;

12) управление рекламой;

13) управление охраной;

14) стратегическое  управление;

15) представительская  деятельность;

16) консультационная  деятельность.

Отраслевой набор  включает функции, характерные для  конкретной отрасли

народного хозяйства: промышленности, сельского хозяйства, капитального

строительства, транспорта, связи, торговли и др. В рамках отраслевых функций

могут включаться и функции, характерные для подотраслей. Например, для

промышленности  — функции, характерные для организаций  топливно-

энергетического и металлургического, машиностроительного, химико-лесного

комплексов.

     Групповой набор состоит из функций, определяемых правовой формой

организации (ООО, ОАО, ЗАО и др.), например, управление ценными бумагами для

акционерных обществ, управление внешним и внутренним аудитом для

финансово-промышленных групп.

К типовому набору могут присоединяться специфические функции управления,

например, управление внешнеэкономической деятельностью, управление подсобным

хозяйством.

Второе условие (наличие полного набора общих  функций) может быть выполнено

путем соблюдения следующего соотношения:

КФУ Î (набор всех общих функций)

(символ Î означает  включение).

Любая конкретная функция управления должна содержать

весь набор ненулевых  по трудоемкости общих функций.

Каждая из КФУ  имеет свою трудоемкость. Таким образом, паспорт (стандарт) на

каждую ЕСКФУ  должен включать: название функции, трудоемкость (Т_с) и

уровень сложности (С_с) функции.

С учетом соотношения (2.1) условия выделения функции  с параметрами (Т_с

, С_с) в ранг ЕСКФУ будут следующими:

                                                Т_кфу = Т_е;

                   С_кфу = С_с,                        (2.2)

где Т_п, Т_о, Т_а, Т_к, С_п, С_о, С_а, С_к не имеют нулевых значений.

Исходя из значения трудоемкости ЕСКФУ можно предложить следующее соотношение

для определения  уровня трудоемкости КФУ для конкретного МП:

1,5 5 Т_с < Т_кфу — высокий уровень;

0,8  5Т_с < 7 _кфу < 1,2 5 Т_с— нормативный уровень;     (2.3)

7 _кфу < 0,5 5 Т_с— низкий уровень.

КФУ с высоким  уровнем трудоемкости свидетельствует  об элементах

непрофессионализма  в управленческой деятельности, т.е. работники выполняют

порученные функции  дольше, чем положено. КФУ с низким уровнем трудоемкости

свидетельствует либо о широком использовании  современных информационных

технологий при  сохранении прежнего штата работников, либо об элементах

непрофессионализма  в управленческой деятельности, т. е. работники выполняют

функции быстрее, чем положено, либо в силу их чрезмерного  профессионализма,

либо в силу поверхностного отношения к ним.

Взаимосвязь между  трудоемкостью (Трф) и уровнем сложности (Соф), общей

функцией и процедурами  будет выражаться следующими соотношениями: