Методы совершенствования коммуникаций в организациях

     Что надо делать, чтобы свести искажение  информации к минимуму?

     а) Предельно уменьшать число передаточных звеньев в каналах функционирования информации.

     б) Своевременно корректировать информационный поток в зависимости от его  проблематики, восприимчивости и  необходимых и достаточных дополнений.

     в) Поддерживать обратную связь с подчиненными и контролировать правильность усвоения получаемых данных.

     5) Закон самосохранения. Выражается  в том, что одним из ведущих  мотивов, отражающих поведение  человека, является мотив сохранения  личностного статуса, социальной  состоятельности, собственного достоинства.  Прямое или косвенное ущемление  этого чувства формирует отрицательную  реакцию. Это снижает творческий  потенциал сотрудников, они перестают  неформально решать задачи организации  по принципу - "как бы чего  не вышло", "как бы во что-нибудь не попасть".

     Управляющему  необходимо вести предварительную  работу, анализировать проблематику деятельности организации, обговаривать меру и специфику ответственности  сотрудников.

     6) Закон компенсации. Как осознанно,  так и неосознанно человек  стремится компенсировать недостатки, сложности, проблемы в одной  сфере деятельности успехами, достижениями  и результатами в другой. При  высоком уровне стимулов к  делу или высоких требованиях  к самому человеку, недостаток  какой-либо способности к данному  виду деятельности компенсируется, возмещается способами, навыками  и умениями работать. Поэтому  в сферу компетентности эффективного  управления обязательно должна входить практика оценки, подготовки и переподготовки кадров организации.¹⁵

     В последнее время проводится много  исследований, посвященных проблемам  общения, возникающим в условиях сильных культурных различий. Если рассматривать обычный процесс  общения корреспондента и респондента  как обмен сигналами, можно выделить сообщения вербальные, невербальные и смешанные, как вербальные, так  и невербальные. В процессе многоуровневого  управления общение является сложным  процессом передачи представлений, чувств и мыслей корреспондента респонденту. Но поскольку в этом случае часто  сообщение невозможно передать непосредственно, то в процессе любой групповой  коммуникации присутствуют кодирование (преобразование смысла сообщения в  символы) и декодирование (воспроизведение  из полученных символов смысла сообщения).

     Таким образом, часто возникает проблема совмещения индивидуальных культур. Проблема кроется в том, что управляющие  команды и сигналы и по прямой цепи коммуникации передаются в символах, которые респондент декодирует с  совершенно иным смыслом, а по цепи обратной связи передаются сигналы  не только в символах, присущих культуре данной организации, но и смешиваются  с символами, присущими индивидуальной культуре участников коммуникативного акта. Если не учитывать в данном процессе внешние шумы, то можно  отметить, что те символы, которые  получатель не может декодировать из-за несовместимости индивидуальных культур, он может воспринять как «внутренний» шум. Таким образом, часть информации от отправителя не доходит до получателя и обратно: кодирование и декодирование  сигналов обусловлено смыслом, вкладываемым корреспондентом и респондентом в символы, посредством которых  передаются сигналы. Различия субкультур приводят к вкладыванию различных  смыслов в символы, составляющие сообщение. ¹⁶

     Если  цепь, по которой передаются управляющие  сигналы, большая, то происходит накопление «внутренних» шумов: искажения смысла символов при прохождении каждого  звена коммуникативной цепи приводят к наложению искажений, то есть накладывающиеся искажения смысла сообщения увеличиваются пропорционально количеству таких звеньев.

     Если  менеджер в процессе управления осознает причины такого рода ухудшения прохождения  сигналов по управляющей цепи и хочет  повысить эффективность управляющих  воздействий, то он может осуществлять корректировку культурных различий в рассматриваемых коммуникативных  процессах. При правильном подходе  можно добиться уменьшения «внутренних» шумов такого рода, улучшив коммуникации, и тем самым значительно повысить эффективность управления. ¹⁷

     Поэтому первым препятствием на пути улучшения  коммуникации можно считать неосознание  культурных различий корреспондента и  респондента в самом процессе коммуникаций.

     Вторым  препятствием может являться использование  гипотезы подобия, в основе которой  лежит подсознательная узость взглядов.

     Третьим препятствием может быть недостаточное  понимание субкультур корреспондента и респондента.

     Следовательно, менеджер, стремящийся к повышению  эффективности управления, должен учитывать  эти особенности коммуникативного процесса. Осознание культурных различий, их выявление и исследование, а  затем использование этих знаний в организации коммуникативных  процессов в организации –  обязательный элемент хорошего менеджмента. ¹⁸

     Таким образом, можно выделить первоочередные задачи для улучшения коммуникации внутри группы:

• создание системы символов для коммуникативного процесса;
• отработка процедур обеспечения коммуникации;
• усиление культурносвязующих элементов (осознаваемая миссия и т.п.).

     Учет  существующих препятствий и активное воздействие на них в процессе осуществления коммуникаций, которое  вырабатывается в ходе тренинга, позволяют  менеджерам осуществлять управление на ином, значительно более высоком  качественном уровне. ¹⁹

     Для обеспечения эффективной реализации коммуникаций, особенно в управленческой деятельности, необходимым условием является активное слушание.

     Активное  слушание – это метод и способ взаимоотношений, который является основой для эффективного сбора  информации. принятие важнейших управленческих решений основано на собранной информации, в том числе и в ходе бесед, которые приходится вести менеджеру: подбор кадров, вопросы организации, дисциплины, советы, представление оценки, разрешение конфликтных ситуаций и т.д.

     Правила активного слушания:

     1. Для того, чтобы устранить из беседы излишнее напряжение и продемонстрировать уважение к собеседнику, необходимо избегать чрезмерного формализма и вносить в беседу человеческую теплоту и дружелюбие.

     2. Необходимо проявлять открытость, искренность и заинтересованность. Это вызовет ответную искренность  у собеседника и поможет ему  принять решение. Слушатель должен  постараться возложить на собеседника  обязанности принятия решения,  однако при этом он должен  быть удовлетворен достигнутым  результатом.

     3. Следует поставить себя на  место собеседника, чтобы понять  его настроение.

     4. В ходе беседы слушателю нужно  по возможности использовать  соответствующие невербальные средства  общения. Мимика, выражение лица  и интонация должны соответствовать   произносимым словам.

     5. В ходе беседы позиция слушателя  должна быть открытой (ни руки, ни ноги не должны быть скрещены).

     6. Нельзя опаздывать на встречу  и допускать, чтобы телефонные  звонки или другие помехи прерывали  беседу, поскольку это свидетельствует  о недостатке уважения к собеседнику.  Необходимо устранить все раздражающие  моменты.

     7. При затянувшемся молчании можно  задать собеседнику вопросы, которые  побудят его к разговору.

     8. Иногда можно использовать напоминание,  чтобы акцентировать внимание  собеседника на определенном  вопросе, проблеме.

     9. Необходимо вникать в смысл  сказанного.

     10. В ходе беседы следует сдерживать  свой характер и не показывать  отрицательных эмоций.

     11. Не говорить одновременно с  говорящим.

     12. Необходимо быть терпеливым к  собеседнику, не экономить время  и не прерывать говорящего.

     13. Недопустимы критика и споры.

     Таким образом, освоение метода активного  слушания может повысить эффективность  управленческой деятельности, так как  позволяет использовать самое главное  средство – информацию.²⁰ 

3.2.  Методы анализа управленческих решений.

     К анализу, также как и другим функциям менеджмента, должны применяться научные  подходы и принципы. К специфическим  принципам анализа относятся  следующие:

     1) принцип единства анализа и  синтеза предполагает разложение  на составные части анализируемых  сложных явлений, предметов с  целью глубокого изучения их  свойств и в последующем рассмотрении  их в целом во взаимосвязи  и взаимозависимости;

     2) принцип выделения ведущего звена  (ранжирование факторов) предполагает  постановку целей и установление  способов достижения этой цели. При этом всегда выделяется  основное (ведущее) звено, применяя  методы факторного анализа и  структуризации проблемы;

     3) принцип обеспечения сопоставимости  вариантов анализа по объему, качеству, срокам, методам получения  информации и условиям применения  объектов анализа и другим  условиям;

     4) принцип оперативности и своевременности  анализа направлен на сокращение  времени выполнения работ за  счет реализации принципов рациональной  организации частичных процессов  пропорциональности, параллельности, прямоточности, непрерывности, ритмичности и др.), кодирования и автоматизации информационного обеспечения, повышения качества информации и методов анализа;

     5) принцип количественной определенности  предполагает количественное выражение:

     а) параметров и условий обеспечения  сопоставимости и оптимизации альтернативных вариантов управленческого решения;

     б) связей между компонентами системы  менеджмента;

     в) степени неопределенности и риска  при принятии решения.

     При проведении анализа управленческих решений используется ряд методов.

     Метод сравнения позволяет оценить  работу фирмы, определить отклонения от плановых показателей, установить их причины  и выявить резервы.

     Основные  виды сравнений, применяемые при  анализе:

     - отчетные показатели с плановыми  показателями;

     - плановые показатели с показателями  предшествующего периода;

     - отчетные показатели с показателями  предшествующих периодов;

     - показатели работы за каждый  день;

     - сравнения со среднеотраслевыми  данными;

     - показатели технического уровня  и качества продукции данного  предприятия с показателями аналогичных  предприятий.

     Сравнение требует обеспечения сопоставимости сравниваемых показателей (единство оценки, сравнимость календарных сроков, устранение влияния различий в объеме и ассортименте, качестве, сезонных особенностей и территориальных  различий, географических условий и  т.д.).

     Индексный метод применяется при изучении сложных явлений, отдельные элементы которых неизмеримы. Как относительные  показатели индексы необходимы для  оценки выполнения плановых заданий, для  определения динамики явлений и  процессов.

     Индексный метод позволяет провести разложение по факторам относительных и абсолютных отклонений обобщающего показателя, в последнем случае число факторов должно быть равно двум, а анализируемый  показатель представлен как их произведение.

     Балансовый  метод предполагает сопоставление взаимосвязан-ных показателей хозяйственной деятельности с целью выяснения и измерения их взаимного влияния, а также подсчета резервов повышения эффективности производства. При применении балан-сового метода анализа связь между отдельными показателями выражается в форме равенства итогов, полученных в результате различных сопоставлений.