Методы совершенствования коммуникаций в организациях

План 

Введение…………………………………………………………………………...…3 

Глава 1. Способы совершенствования коммуникационных процессов в организации. Функции и виды коммуникационного процесса. 

1.1. Функции  коммуникации………………………………………………………..5

1.2 Виды коммуникаций…………………………………………………………….6

1.3 Коммуникационный процесс, его элементы и этапы………………………..12

1.4. Способы совершенствования коммуникации в организации………………17 

Глава 2. Основы коммуникации способы и барьеры в организации

         

1. Что такое коммуникации в организации…………………………………...22
2. Способы коммуникации…………………………………………………….26
3. Коммуникативные барьеры………………………………………………..30

 

Глава 3. Коммуникативные особенности методы анализа и прогнозирования                                            управленческих решений в организации. 

3.1.    Коммуникационные особенности управления…………………………….33

3.2.    Методы анализа управленческих решений………………………………...43

3.3.    Методы прогнозирования управленческих решений……………………...48 

Заключение………………………………………………………………………….54 

Список  литературы…………………………………………………………………57 
 

Введение 

          Актуальность выбранной темы продиктована нашей действительностью, так как коммуникативные процессы являются сегодня главными. Коммуникация-это общение людей в процессе их совместной деятельности, это обмен идеями, мыслями, чувствами, обмен информацией. Без коммуникации невозможно существование никакой организованной группы людей, это средство, с помощью которого в единое целое объединяется организованная деятельность.

     Вся сущность работы состоит в том, чтобы осуществлять эффективные коммуникации на всех уровнях взаимодействий. Функция коммуникации также важна для руководителя, как и функции планирования, организации, мотивации, контроля, потому что обмен информации встроен во все виды управленческой деятельности. С этой точки зрения коммуникацию можно назвать связующим процессом.

     Коммуникации  – важнейший элемент обеспечения  эффективности управления. Руководитель тратить от 50 до 90% своего времени  именно на коммуникации. Не только слово, цифра и другая информация, которая  может быть представлена письменно  или графически, занимает основное место и является важнейшим в  коммуникационном процессе, но и другие элементы (жесты, мимика, паузы) могут  быть определяющими с позиций  оценки эффективности управления.

     В связи с этим высокопрофессиональный менеджер должен понимать, каким образом  среда влияет на обмен информацией, и владеть искусством устного  и письменного общения.

     Основная  цель коммуникативного процесса - обеспечение понимания информации, являющейся предметом обмена. Чтобы эффективно организовывать коммуникативный процесс, а тем более управлять им, следует иметь представление об основных проблемах, связанных с коммуникациями:

     потери  в процессе передачи или хранения - искажение или потеря  первоначального смысла сообщения при каждой последовательной устной передаче из-за особенностей человеческой памяти забывать информацию;

     страх - чувство неуверенности относительно правильности сообщения, времени и  точности его изложения;

     информационные  перегрузки - невозможность эффективно реагировать на всю информацию в  процессе информационного обмена из-за его большого объема.

     Цель  курсовой работы – определить коммуникативные особенности управления организации.

     Предмет исследования – управление организацией.

     Объект  исследования – коммуникации в управлении.

      

     Глава 1 Способы совершенствования коммуникационных процессов в организации. Функции и виды коммуникационного процесса.

1. Функции коммуникации

     Одним из самых важных факторов интеграции управления является коммуникация. Коммуникация - это общение людей в процессе их совместной деятельности, это обмен  идеями, мыслями, чувствами, обмен информацией. Без коммуникации невозможно существование  никакой организованной группы людей.

     Коммуникация - это средство, с помощью которого в единое целое объединяется организованная деятельность. Ее также можно рассматривать  как средство, с помощью которого социальные и энергетические вклады вводятся в социальные системы. Коммуникация является средством, с помощью которого модифицируется поведение, осуществляются изменения, информация приобретает  эффективность, реализуются цели.

     Эффективно  работающие руководители - это те, кто  эффективны в коммуникациях. Они  представляют суть коммуникационного  процесса, обладают хорошо развитым умением  устного и письменного общения  и понимают, как среда влияет на обмен информацией.

     В самом широком смысле цель коммуникаций на предприятии - осуществление изменений, влияние на деятельность таким образом, чтобы достичь процветания предприятия.

     Существует  две основные функции коммуникации: информационная и личностная. Первая осуществляет процесс движения информации, вторая - взаимодействие личностей. Эти  две функции теснейшим образом  связаны друг с другом. Взаимодействие личностей в значительной степени  осуществляется благодаря движению информации, но полностью к информационным процессам не сводится, потому что  коммуникация строится не только по факту  передачи и получения информации, но и по личностным ее оценкам и  индивидуальным интерпретациям.

2. Виды  коммуникаций

     Коммуникации  можно классифицировать по множеству различных показателей. По отношению к организации коммуникации бывают двух типов: внешние и внутренние. Они отражают целостность управляемой системы и одновременно ее открытость, приоритетность действий работников фирмы, стиль управления менеджера, ситуации взаимодействия фирмы с другими объектами.

     Организации пользуются разнообразными средствами для коммуникаций с составляющими  своего внешнего окружения. С имеющимися потенциальными потребителями они  сообщаются с помощью рекламы  и других программ продвижения товаров  на рынок. В сфере отношения с  общественностью первостепенное внимание уделяется созданию определенного  образа, имиджа организации на местном, общенациональном или международном  уровне. Организациям приходится подчиняться  государственному регулированию и  заполнять в этой связи пространные  письменные отчеты. В своих ежегодных  отчетах любая компания сообщает информацию по финансам и маркетингу, а также приводит сведения о своем  размещении, возможностях карьеры, льготах и т.д.

     Используя лоббистов и делая различные взносы в пользу разных политических групп, комитетов, организация пытается влиять на содержание различных законов и постановлений. Организация, где есть профсоюз, должна поддерживать связь с законными представителями лиц, работающих по найму.  
Это лишь немногие примеры из всего разнообразия способов реагирования организации на события и факторы внешнего окружения. Основную роль в организации играют коммуникации между уровнями и подразделениями. Информация перемещается с уровня на уровень в рамках вертикальных коммуникаций. Она может передаваться по нисходящей, т.е. с высших уровней на низшие. Таким путем, подчиненным уровням управления сообщается о текущих задачах, рекомендуемых процедурах и т.д.

     Помимо  обмена по нисходящей, организация нуждается в коммуникациях по восходящей. Передача информации с низшего уровня на высший может существенно влиять на производительность. В одном реальном примере инженер разработал более эффективный способ раскроя листового металла для крыльев самолета, и сообщает о своей идее непосредственному начальнику. Если руководитель решил поддержать предложение инженера, он сообщает об этом на следующий, более высокий уровень управления. Изменение требует одобрения со стороны управляющего заводом или управляющего производственными операциями на более высоком уровне. Налицо ситуация, когда нечто, возникшее на низшем уровне организации, должно подняться на самый верх, последовательно пройдя все промежуточные уровни управления.

     Этот  пример показывает обмен информацией, происходящий ради повышения конкурентоспособности  организации за счет увеличения производительности.

     Коммуникации  по восходящей также выполняют функцию  оповещения верха о том, что делается на низших уровнях. Таким путем руководство узнает о текущих или назревающих проблемах и предлагает возможные варианты исправления положения дел. Последняя управленческая инновация в коммуникациях по восходящей - это создание групп из рабочих, которые регулярно собираются для обсуждения и решения проблем в производстве или обслуживании потребителей. Обмен информацией по восходящей обычно происходит в форме отчетов, предложений и объяснительных записок.  
В дополнение к обмену информацией по нисходящей и восходящей организации нуждаются в горизонтальных коммуникациях. Организация состоит из множества подразделений, поэтому обмен информацией между ними нужен для координации задач и действий. Поскольку организация - это система взаимосвязанных элементов, руководство должно добиваться, чтобы специализированные элементы работали совместно, продвигая организацию в нужном направлении. Например, в больнице обслуживающий и врачебный персонал различных отделений должен обмениваться информацией о распределении ресурсов, координации деятельности рабочих групп, контроле за издержками, новых методах лечения и т.п. В сфере розничной торговли региональные управляющие сбытом могут периодически встречаться для обсуждения общих проблем, координации стратегии сбыта и обмена информацией о продукции. В компаниях наукоемких отраслей ключевые руководители среднего звена из производственных, маркетинговых и проектно-исследовательских отделов встречаются для координации действий по обновлению продукции. На основе базовой технологии компании могут выпускать разнообразные продукты, поэтому чрезвычайно важно через проектно-исследовательский отдел получать информацию о том, чего хочет рынок. Это позволяет организации сохранять близость к потребителю и продолжать эффективно удовлетворять его запросы.

     Дополнительные  выгоды от коммуникаций по горизонтали  заключаются в формировании равноправных отношений. Доказано, что такие отношения  являются важной составляющей удовлетворенности  работников организации. 
Возможно, наиболее очевидным компонентом коммуникаций в организации являются отношения между руководителем и подчиненным. Хотя они служат примером обмена информацией по вертикали, я считаю необходимым рассмотреть его отдельно, поскольку он составляет основную часть коммуникативной деятельности руководителя.

     Исследования  показали, что 2/3 этой деятельности реализуется  между управляющими и управляемыми. В дополнение к обмену информацией  между руководителем и подчиненным  имеет место обмен между руководителем  и его рабочей группой. Коммуникации с рабочей группой в целом  позволяют руководителю повысить эффективность действий группы.

     Поскольку в обмене участвуют все члены  группы, каждый имеет возможность  поразмышлять о новых задачах  и приоритетах отдела, о том, как  следовало бы работать вместе, о  предстоящих изменениях и возможных  их последствиях для этого и других отделов, о недавних проблемах и  достижениях, предложениях рационализаторского характера.

     Коммуникации  могут быть одноканальные и многоканальные. Каждый человек имеет разнообразные  интересы, которые и определяют множественность его коммуникаций. Но в определенной деятельности человека его интересы могут сводиться к одному типу связей. Это бывает при очень узкой специализации деятельности или очень ограниченных полномочиях. Это часто отражает и определенный стиль управления: управление по ограниченному составу проблем или суженной задаче.

     Одноканальные коммуникации часто выступают в  виде явной и намеренно выделенной приоритетности проблемы в комплексе  действий менеджера. Он как бы не обращает внимания на другие проблемы, все подчиняя одной из них. В этом случае и все  его связи сводятся к одной, ограниченной данной проблемой.

     Напротив, многоканальные коммуникации свидетельствуют  о широте подхода к проблематике управления, разнообразии решаемых проблем.  
Кроме того, характеристики одноканальности и многоканальности коммуникаций определяются и системой информационного обеспечения управления. Множество каналов поступления информации, разнообразие информации создают многоканальные коммуникации.