Методы определения численности персонала

Методы определения численности персонала

При определении численности персонала (нормы численности) необходимо учитывать множество показателей. Расчетной базой всех трудовых норм являются нормы времени, характеризующие продолжительность выполнения различных работ или величину затрат труда (времени) на единицу работы оказанных услуг.

Норма численности – это установленная численность работников определенного профессионально-квалификационного состава, необходимая для выполнения конкретных производственных, управленческих функций или объемов работ. По нормам численности определяются также затраты труда по профессиям, специальностям, группам или видам работ, отдельным функциям, в целом по гостинице или по службам, сменам, структурным подразделениям.

Необходимая численность сотрудников, занятых обслуживанием, определяется по формулам:

или ,                                                             (1)

где               Нч – норма численности;

О – общее количество обслуживаемой гостиницей гостей, квадратных метров производственной площади, единиц оборудования и т. п.;

Нд – норма обслуживания.

Нвр.о – норма времени обслуживания

Тсм – время простоя, мин.

Норма обслуживания – количество производственных объектов (единиц оборудования, номеров определенной комфортности, рабочих мест и т. п.), которые работник или группа работников соответствующей квалификации обязаны обслужить в течение единицы рабочего времени в определенных организационно-технических условиях. Нормы обслуживания предназначаются для нормирования труда работников, занятых обслуживанием гостей, номерного фонда и мест общего пользования, рабочих мест, аппарата управления гостиницей и т. п. Чтобы рассчитать норму обслуживания, надо определить норму времени обслуживания [2].

Нормы обслуживания (нормативы времени на работы по уборке помещений гостиниц), применяемые в гостиницах установлены на основе требований СНиП 2.08.02-89. «Общественные здания и сооружения», Правил технической эксплуатации гостиниц и их оборудования, СанПиН 42-123-5774-91.

Нормативы численности определяют численность обслуживающего персонала (горничных, гардеробщиков, и т.д.).

В том случае, если в гостинице имеются номера, не соответствующие требованиям, а также оснащенность номеров и периодичность выполнения уборочных работ иные, то нормы обслуживания соответственно пересчитываются.

Норма времени обслуживания – это количество времени, необходимое в определенных организационно-технических условиях на обслуживание в течение смены одного гостя единицы оборудования, квадратного метра производственной площади и т. д.

Норма времени обслуживания (Т„о) определяется по формуле:

Тно~ (Tн(I) +TH(2) + ...+ TH(п))×K ,              (2)

где               Tн(I) +TH(2) + ...+ TH(п) – время, затраченное на выполнение отдельных работ в номере;

К – коэффициент, учитывающий затраты времени на выполнение дополнительных функций, отдых и личные надобности.

Коэффициент определяется по формуле:

,               (3)

где               а1 – время на дополнительные функции в процентах ко времени основных функций;

а2 – время на отдых и личные надобности в процентах к времени основных функций.

Определив норму времени на обслуживание по нормативам или с помощью хронометража, можно рассчитать норму обслуживания по следующей формуле:

,               (4)

где               Но – норма обслуживания;

Нв.ро – норма времени на обслуживание одного гостей, единицы производственных площадей, единицы оборудования и т. п.;

n – количество единиц работ, выполняемых в течение определенного периода (смены, месяца);

К – коэффициент, учитывающий выполнение дополнительных функций, не учтенных нормой времени (функции учета, инструктажа, наблюдения за процессом), а также на отдых и личные надобности.

При анализе выполнения норм обслуживания необходимо учитывать условия оказания услуг. В частности, простои, связанные с невозможностью выполнения работ по объективным причинам, обусловленным Правилами предоставления гостиничных услуг в РФ и Правилами размещения в конкретной гостинице, т. е. простои, не зависящие от предприятия и работника, или невозможность уборки номеров в связи с присутствием в них проживающих. Для определения потерь рабочего времени по этой причине, а следовательно, для уточнения норм обслуживания для горничных рекомендуется принимать поправочный коэффициент:

,              (5)

где               Кпнр – коэффициент, определяющий потери рабочего времени по независящим от предприятия и работника причинам;

Тсм и Тпнр – время рабочей смены и время простоя то тем же причинам, мин.

Например, при потере 30 минут рабочего времени горничной по независящей от нее причине, поправочный коэффициент к нормам численности или обслуживания при 7-ми часовой рабочей смене равен:

К = (480 – 30)/480 = 0,937.

Ниже приведена шкала поправочных коэффициентов к нормам численности горничных в связи с потерями рабочего времени из-за невозможности уборки номеров в присутствии проживающих (табл. 1).

Таблица 1 – Шкала поправочных коэфициентов

Продолжение таблицы 1

В практике эти потери не превышают 50 минут.

Введение таких коэффициентов позволяет более точно определить требуемое число персонала и, кроме того, дать объективную оценку выполнения установленных в настоящее время норм обслуживания. Анализ нормирования труда выполняется по всем специальностям рабочих и служащих гостиницы. В процессе анализа выявляются все факторы, влияющие на отклонение фактических затрат труда от нормативных, а также соответствие установленных норм современному состоянию гостиницы и условиям ее работы на соответствующем рынке гостиничных услуг.

Явочная численность, определяется по нижеследующим зависимостям.

При расчете по нормам времени обслуживания:

,              (6)

При расчете по нормам обслуживания:

,              (7)

где               Чя – явочная численность;

Тно(1) Тно(2) – Тно(n) – норма времени обслуживания (например, одноного номера);

Тсм – сменный фонд рабочего времени;

Но(1) Но(2), ... Но(п) – норма обслуживания (например, однотипных номеров).

Списочная численность (Чсп) может быть определена по следующей формуле:

Чсп = Чя × Кн ,              (8)

где               Кн – коэффициент, учитывающий планируемые невыходы во время отпуска,  по болезни и т. д. [2].

Например, проведем расчет численности горничных в гостинице (работающих в I, II и III смены).

Исходные данные: гостиница имеет категорию 1 звезда и следующее количество номеров:

-         однокомнатных одноместных (с полным санузлом) – 15;

-         однокомнатных двухместных (с полным санузлом) – 25;

-         однокомнатных одноместных (без санузла) – 17;

-         однокомнатных двухместных (без санузла) – 20;

-         однокомнатных двухместных (без санузла, но оборудованных умывальником) – 7;

-         количество представляемых койко-суток в год – 41063;

-         количество проживающих в год – 12400;

-         коэффициент, учитывающий планируемые для данной категории гостиницы невыходы горничных – 1,3.

1. Находим по таблице нормы времени обслуживания для вышеуказанных номеров (табл. 2).

Таблица 2 – Нормы численности горничных (дежурных), работающих во II и III смены для гостиниц категории 2 звезды, 1 звезда, общежитии [2].

Продолжение таблицы 2

2. Подставив числовые значения находим явочную численность горничных первой смены: 10,5 (чел).

3. Находим норматив явочной численности горничных второй и третьей смены, который для данной гостиницы равен 3,36 чел.

4. Далее рассчитываем общую списочную численность горничных первой, второй и третьей смен.

В данном случае коэффициент берем 1,7 так как все расчеты производят исходя из того, что в году 213 рабочих дней: из 365 вычитают 104 выходных дня, 10 дней больничных, 12 праздничных дней, 26 дней (средний отпуск в гостинице). 365 / 213 = 1,7

Чсп=3,36× 1,7×3=17,13

Согласно приведенному расчету необходимое количество горничных, работающих в 1, 2, 3 смены равно 17 человек.

Данным подход основан на нормативах численности, которые до сих пор используются в гостиницах, но уже гораздо меньше. Связано это с тем, что номера отличаются по оснащенности, наличии дополнительного
оборудования, и т. д.

Другим распространенным и доступным методом расчета численности работников является ее определение через затраты труда (времени) на выполнение работ, т.е. через трудоемкость. Зная нормативную (либо расчетную, например, при анализе времени на уборку одного номера) трудоемкость работ, можно рассчитать численность персонала.

Рассчитаем численность горничных для гостиницы из 100 номеров.

Исходя из дневной выработки одной горничной в 16 комнат (на основании засеченного времени) и прогнозируемой занятости комнат в 80% в рассматриваемый период (год) гостиница нуждается ежедневно в 5 горничных, чтобы справиться с объемом работ.

С учетом того, что горничная находится в распоряжении гостиницы 213 дней в году, рассчитываем необходимое число человеко-дней в год и делим его на фактическое число рабочих дней горничной:

5  365 дней = 1825 человеко-дней;

1825 / 213 = 8,5, или

365 / 213 = 1,7;

5  1,7 = 8,5

Для обслуживания гостей условного гостиницы нужно 8,5 горничных, чтобы справиться с объемом работ.

Данный способ по сравнению с предыдущим является более упрощенным, однако, для его применения необходимо иметь выходные данные.

Показатель численности обслуживающего персонала гостиницы (Р) определяем по формуле:

,              (9)

где               Чо – численность обслуживающего персонала;

Ч – общая численность (по штатному расписанию) работников гостиницы.

Показатель численности управленческих работников гостиницы (Ру) определяем по формуле:

,               (10)

где               Чу – численность работников управления;

Ч – общая численность работников гостиницы.

Поскольку расчеты требуемой численности по общепринятым формулам позволяют получить среднегодовой показатель, необходимо проанализировать, имеются ли колебания потребности в рабочей силе в отдельные периоды относительно этого среднегодового показателя, вызванные различиями в выпускаемой продукции и требуемом объеме производства. Причем диапазон колебаний может быть особенно значительным, если анализируется численность в профессиональном разрезе.

Поэтому, рассчитав по формуле среднегодовой показатель, в отдельные периоды времени предприятие может испытывать либо нехватку численности, либо ее излишек (Рис.1).

Рисунок – 1 Соотношение среднегодовой численности рабочих и текущей потребности в рабочей силе: 1, 2 возможные варианты колебания требуемой численности; 3 показатель среднегодовой численности [19, с.87].

Однако важно знать не только диапазон колебаний численности рабочих (от максимальной потребности до минимальной), но и продолжительность периода, для которого характерен излишек или недокомплект численности. Только после этого можно решать вопрос о наборе кадров в соответствии со среднегодовой потребностью и методах регулирования возникших рассогласований.

Другой подход в определении структуры работников заключается в следующем: вначале определяется общая численность работников, а затем она распределяется в соответствии с существующей (или заданной или прогнозируемой) структурой по профессиям (профессиональным группам). При использовании такого подхода точность расчета зависит от правильного определения самой профессиональной структуры в предстоящем периоде. Существуют три основных метода расчета структуры, относящихся к указанному подходу.

Первый основан на использовании метода экстраполяции: сравнение профессиональной структуры работников предприятия за длительный период (ряд лет), выявление складывающихся тенденций и распространение их на будущий период. Полученную с использованием этого метода структуру работников следует скорректировать с учетом внедрения техники, технологий, изменений в специализации предприятия.

Другой метод расчета перспективной структуры работников по профессиональным группам основан на анализе изменения уровня производительности труда по профессиональным группам. Чем выше производительность труда, тем меньшая численность необходима для выполнения того же объема работ. Рост производительности труда сопровождается высвобождением излишней численности, а отсюда и изменением доли данной профессиональной группы работников в общей численности.

В сфере услуг, и в частности в гостинице количество необходимого персонала в разное время года колеблется. Например, при работе курортной гостиницы в летнее время требуется значительно большее количество сотрудников.

В практике часто используется методология планирования «от достигнутого уровня». В соответствии с данным подходом численность рабочих в плановом периоде (ЧРпл) рассчитывается следующим образом:

ЧРпл = ЧРб (Iq / Iw),               (11)

где               ЧРб – численность рабочих в базисном (отчетном) периоде;

Iq – индекс роста объема производства;

Iw – индекс роста производительности.

Дополнительная потребность в рабочей силе можно рассчитать и следующим образом:

ДП = ЧРк – ЧРн,               (12)

где              ЧРк и ЧРн – расчетная численность работников соответственно на конец и начало планового периода [19, с.89].

Например, для гостиницы можно рассчитать дополнительную потребность в горничных на высокий сезон. Если учесть, что в прошлом году в низкий сезон было необходимо 20 человек, а высокий эта численность равнялась 30, то на новый сезон так же необходимо набрать 10 человек.

Так же при нормировании персонала необходимо учитывать деятельность служб (или бригад).

Комплексная бригада в условиях специфики гостиничного производства объединяет в своем составе работников родственных специальностей, а сам принцип работы строится на широком совмещении специальностей. Так, например, формируются комплексные бригады из горничных, старших горничных, уборщиц или швейцаров, подносчиков багажа, лифтеров. Довольно часто этот принцип позволяет организовать рациональную работу в рамках комплексной бригады, объединив в нее администраторов, операторов механизированного расчета, дежурных по выдаче справок, переводчиков бюро обслуживания и т. д. Конечным результатом деятельности комплексной бригады является не только качественная и своевременная уборка и подготовка номерного фонда гостиницы, помещений общего пользования, но и предоставление дополнительных платных и бесплатных услуг, подача в технические службы гостиниц заявок на ремонт санитарно-технического оборудования, мебели, инвентаря, контроль за устранением неисправностей.

Специализированная бригада состоит из работников одной специальности, выполняющих коллективно работу одного типа. Это бригады горничных, администраторов, сантехников и т. д. Все зависит от числа работников, занятых в обеспечении круглосуточного функционирования конкретной гостиницы. Как показала практика, оптимальная численность таких бригад не превышает 12-15 человек.

Вид бригад зависит, прежде всего, от структурных особенностей гостиницы, числа работающих в разное время суток, хотя сами принципы формирования бригад одинаковы в любых условиях. Наиболее эффективной формой коллективной организации труда на предприятиях гостиничного хозяйства являются комплексные бригады. В таких бригадах рационально используется поэтажный обслуживающий персонал гостиницы, равномернее сменная занятость в дневное и ночное время, в праздничные и выходные дни, практически полностью исключаются конфликты и противоречия между членами бригады, весь коллектив несет ответственность за состояние всех видов обслуживания.

Базой для определения общей численности бригады, основным видом деятельности которой является уборочный процесс, служат нормы обслуживания и нормы времени на работы по уборке помещений, разработанные экономической службой гостиницы. При разработке норм обслуживания учитываются затраты времени на выполнение горничными основных и дополнительных функций.

Расчет численности бригад в современных условиях каждая гостиница может производить самостоятельно, исходя из специфики производства, влияния на него сезонности, загрузки, однако полезен опыт, собранный в специальном сборнике [20], который максимально верно обоснует правильность расчетов, хотя и далек от современных реалий лучших гостиничных технологий.

В качестве примера рассчитана численность и фонд заработной платы комплексной бригады гостиницы.

Исходные данные: гостиница категории 3 звезды, количество номеров и уборочная площадь соответствуют утвержденным заданием:

– высшей категории двухкомнатных двухместных номеров (койко-мест) – 13/26;

– первой категории однокомнатных одноместных номеров (койко-мест) – 11/11;

– первой категории однокомнатных двухместных номеров (койко-мест) –36/72;

Итого – 60/109

Уборка мест общего пользования, мин                                                         2,5Н

Количество предоставляемых койко-суток в год                            38100

Количество проживающих в год, чел                                                        13300

Коэффициент, учитывающий планируемые для данной гостиницы невыходы горничных                                                                                                                 1,3

Расчет. Определяем норму времени (в часах) обслуживания указанных номеров, умножая на коэффициенты:

131,59 = 20,67

110,99 = 10,89

361,13 = 40,68

Итого: 72,24

Определяем суточную численность горничных I смены:

72,24/81,3 = 11,74 ~ 12 (единиц).

Определяем норматив явочной численности горничных II и III смен:

3,111,3 = 4,04 ~ 4 (единицы).

Общая численность горничных:

12 + 4 = 16 (ед.)

Определяем списочную численность уборщиков:

а) затраты времени на выполнение работ по уборке зоны обслуживания бригады – 2571 мин;

б) затраты времени на выполнение дополнительных функций, отдых, личные надобности – 1,12 ч;

в) коэффициент невыходов на работу – 1,3;

г) сменный фонд времени – 480 мин.

Чя = 2571/480  1,12 = 6,0 (ед.)

Чеп=6  1,3 = 8(ед.)

Списочная численность старших горничных (дежурных по этажу) составляет 1,5 поста = 7 (ед.).

Общая суммарная численность: 7 единиц старших горничных (дежурных по этажу) + 16 единиц горничных + 8 единиц уборщиц = 31 единица.

Таким образом создается бригада из 20-ти человек.

В данном примере создана бригада из 20-ти человек, что составляет 2/3 от расчетной численности. Такая усредненная численность определена в связи с установленным размером задания (урока) бригаде, который по условиям охраны труда не может составлять больше полутора норм уборочной площади, за редким исключением, когда коэффициент переработки может быть 2,0 (но не более). В приведенном примере загрузка каждого члена бригады составляет 130% дневной нормы выработки. Такое соотношение позволяет содержать закрепленный участок работы в безукоризненном санитарном состоянии, не прибегая к чрезмерным нагрузкам персонала. При расчете численности бригады учитывалось и то, что в уборочном процессе используется только дневной труд и пока еще высока в трудовом процессе доля ручного труда. Следовательно, главным в установлении оптимальной численности бригады, и это подтвердило многолетняя практика, является предельная возможность обеспечения дневной нормы выработки каждым членом бригады.

Сравнивая штатные расписания разных гостиниц максимально приближенных друг к другу по комфортности и инвентарному номерному фонду, можно обнаружить нереализованные резервы и варианты сокращения всевозможных издержек. Таблица 3 дает возможность сравнить некоторые показатели гостиниц «Москва» (г. Москва) и «Штадт Берлин» (г. Берлин).

Таблица 3 – Списочная численность гостиниц

Как видно из таблицы, разница в штатной численности обслуживающего персонала довольно существенная. И связано это, прежде всего с тем, что в иностранных гостиницах гораздо чаще используется совмещение профессий.

Разделение труда для наиболее рационального использования рабочей силы необходимо сочетать с поиском возможностей совмещения профессий, процессом, обратным разделению труда. Это целесообразно потому, что в гостиничном хозяйстве преобладают гостиницы с небольшим числом работников (до 100 человек). В этих условиях процесс разделения труда может вызвать недогрузку персонала, а совмещение профессий – ликвидировать этот недостаток в организации труда.

Совмещать профессии следует только в том случае, если это не снижает качества обслуживания проживающих.

Целесообразность совмещения различных трудовых функций и профессий рабочих обусловливается занятостью их по определенным функциям и в первую очередь по основной функции. Занятость характеризуется коэффициентом, который определяется по формуле:

,              (13)

где               Кз – коэффициент занятости;

Тс – время работы по специальности, мин;

То – продолжительность смены, мин.

Отношение численности инвентарного номерного фонда гостиницы (N) к штатной численности ее обслуживающего персонала (Чп) может быть определен показатель эффективности использования трудовых ресурсов (Эт ) в гостиничном технологическом процессе. Инвентарный номерной фонд может быть представлен в расчетах в натуральном показателе (количестве номеров) и в койко-местах, т. е. в гостиницах не каждый номер рассчитан на пребывание в нем только одного человека. В виде формулы изложенное может быть представлено [2]:

,              (14)

Проблема определения численности персонала индивидуальна для каждой гостиницы. Исходя из материала, представленного в данном подразделе, можно сказать, что в зависимости от того какие цели ставит перед собой предприятие (набор бригады или дополительных сотрудников) и какой персонал хочет расчитать (обслуживающий или управленческий) зависят методы определения.

Литература:

1.      Агамирова, Е.В. Управление персоналом в туризме и гостиничном бизнесе Текст : Учебное пособие / Е.В. Агамирова. – М.: Изд-во «Дашков и К», 2008. – 180 с.

2.      Сборник нормативов численности рабочих по обслуживанию гостиниц Текст / Утверждено Центральным бюро нормативов по труду при НИИ труда. – М., 1984.