Контроль в системе управления

ustify">Туристская  фирма "Самараинтур" была создана  17.09.1992 года и является самостоятельным субъектом, юридическим лицом, и руководствуется в своей деятельности законодательством Российской Федерации. Туристская фирма "Самараинтур" имеет самостоятельный баланс, свой фирменный бланк, печать с полным наименованием на русском языке, необходимые штампы, действует на принципах хозяйственного расчета.

Туристское  предприятие "Самараинтур" - это  хозяйственно-обособленная производственная единица в системе туристской индустрии, с формой собственности  – Общество с Ограниченной Ответственностью (ООО), занимается обслуживанием туристов.

Основной зарубежный туристский рынок - Австрия, Болгария, Венгрия, Германия, Египет, Израиль, Индия, Италия, ОАЭ, Словения, США, Таиланд, Франция, Чехия, Швейцария, Шри-Ланка

Внутренний  туристский рынок представляет вся  Россия и страны ближнего зарубежья.

В структуре  турфирмы "Самараинтур" предусмотрены  два отдела: отдел внутреннего  туризма и отдел международного туризма, которые занимаются соответственно приемом туристов на территории России (гостиницы, турбазы, базы отдыха) и  отправкой туристов в различные  страны мира.

Основные  цели турфирмы - это увеличение объемов  продажи путевок, как на внутреннем туристском рынке, так и на зарубежные маршруты. И как результат получение  чистой прибыли и увеличение доли участия ООО "Самараинтур" на туристском рынке.

Для достижения своих целей турфирма "Самараинтур" планирует провести рекламную кампанию, поданы заявки на участие в ряде международных выставках и ярмарках путевок, заказаны цветные буклеты  и брошюры, рекламные листки.

В этих целях туристское предприятие "Самараинтур" заключает договора с туроператорами и турагентами, гостиничными комплексами, транспортными организациями.

Туристическая фирма "Самараинтур" имеет право:

1) Оказывать  услуги предприятиям, организациям  согласно заключенным договорам.

2) Покупать, продавать другим предприятиям  и организациям, сдавать гражданам  в аренду, предоставлять во временное  пользование здания, сооружения, транспортные  средства, инвентарь и другие  материальные ценности, а также  списывать имеющееся на балансе  имущество.

3) Передавать  на договорных началах материально-денежные  ресурсы другим предприятиям, организациям  и гражданам, производящим продукцию или выполняющим для туристского предприятия "Самараинтур" работы и услуги.

Центральный офис компании пл. 569 кв. м, расположен по адресу: г. Самара, ул. Самарская, 51. Количество сотрудников, включая инфраструктурные подразделения, на постоянной основе – 174, на временной основе – 5.

На турфирме "Самараинтур" разработан турпродукт для реализации туристам, как на внутреннем рынке, так и на зарубежном. Предлагаемый турпродукт выгодно отличается от турпакета конкурентов тем, что за счет уменьшения транспортных расходов удалось снизить цену пакета, что существенно повлияет на покупательную способность туристов.

Относительно  невысокие цены и высокие уровни обслуживания по сравнению с конкурентами, а также обеспечение безопасности отдыхающих дают турфирме "Самараинтур" дополнительные преимущества перед  другими туристскими фирмами.

Для нормального  функционирования турфирмы "Самараинтур" проводится анализ его деятельности, в зависимости от постоянно меняющейся конъюнктуры туристского рынка. Это позволяет сделать турфирму "Самараинтур" устойчивой - прибыльной и конкурентоспособной, а также  обеспечить ее дальнейшее развитие.

Проведение  систематических анализов деятельности туристского предприятия "Самараинтур" позволяет:

- быстро, качественно и персонально оценивать  результаты деятельности турфирмы "Самараинтур" и его филиалов;

- точно  и своевременно находить и  учитывать факторы, влияющие на  получаемую прибыль;

- определить  расходы и тенденцию их изменения,  что необходимо для определения  продажной цены путевок и расчета  рентабельности;

- находить  оптимальные пути решения различных  проблем и получение достаточной  прибыли.

Для всесторонней оценки эффективности деятельности туристского предприятия "Самараинтур" используются различные показатели: товарооборот, прибыль, рентабельность, издержки обращения и производства и др.

Информационной  основой анализа хозяйственной  деятельности туристского предприятия "Самараинтур" являются данные бухгалтерской  и статистической отчетности, бухгалтерские  балансы.

Документооборот на предприятии "Самараинтур" играет очень важную роль. Здесь очень  важным является документальное оформление купли-продажи путевок (договоров). Очень важным аспектом является оформление платежных документов (счета-фактуры  и др.).

Документация  оформляется делопроизводителями, и в зависимости от назначения заверяется директором, главным бухгалтером. Организация работы с документами - это создание оптимальных условий  для всех видов работ с документами. К таким работам относятся: прием  и регистрация, рассмотрение документов руководителем, порядок прохождения  документов в организации и в  исполнении, контроль исполнения, формирование дел, подготовка и передача дел в  архив.

В документационном обеспечении туристского предприятии "Самараинтур" выделяется три группы документов:

1) внутренние;

2) поступающие  (входящие);

3) отправляемые (исходящие).

В каждой из этих групп имеются свои особенности  обработки и прохождения. Прием  и обработку поступающих и  отправление исходящих документов осуществляет секретарь.

Регистрация документов - это присвоение ему  индекса и проставление его на документе с последующей записью  кратких сведений о нем в журнале-регистрации. Регистрация необходима для обеспечения  сохранности документа, учета и  контроля. Документы предприятия  в дальнейшем либо остаются на длительное хранение в архиве, либо временно хранятся, а потом передаются к уничтожению.

Деятельность  предприятия "Самараинтур" сопровождается составлением разных типов документов:

-организационные  документы (устав, структурная  и штатная численность, штатное  расписание, должностные инструкции  и др.);

-распорядительные  документы (решения, распоряжения, приказы по основной деятельности);

-документы  по личному составу (контракт, приказы по личному составу,  трудовые книжки, личные дела, лицевые  счета);

-финансово-бухгалтерские  документы (годовой отчет, главная  книга, счета прибыли и убытков,  акты, ревизии и т.п.);

-информационно-справочные  документы (письма, справки, докладные  записки);

-нормативные  документы от вышестоящих органов;

-коммерческие  документы (контракты и договора);

-рекламная  продукция (буклеты, календари,  визитки и т.д.).

Основными правовыми документами во взаимоотношениях между предприятиями являются коммерческие контракты (договора), представляющие собой соглашение сторон об установлении и регулировании каких-либо отношений.

Организационная структура турфирмы направлена, прежде всего, на установление четких взаимосвязей между отдельными подразделениями  организации, распределения между  ними прав и ответственности. В ней  реализуются различные требования к совершенствованию систем управления, находящие выражения в тех  или иных принципах управления.

Организационная структура организации и ее управление не являются чем-то застывшим, они постоянно изменяются, совершенствуются в соответствии с меняющимися условиями. 

2.2 Виды управленческого  контроля. 

В управленческой практике различают несколько видов  контроля.

Общий – контроль управляемой системы в целом.

Функциональный – контроль отдельной функции или отдельного подразделения, отдельного участка.

Предварительный – контроль на начальной стадии выполнения задания. Данный вид контроля осуществляется менеджером преимущественно на стадии создания компании или на стадии начала каких-либо работ.

На стадии формирования и организации фирмы  в функции менеджера входит контроль над разработкой нормативных  документов, формулировкой прав и  обязанностей сотрудников, а также  за подготовкой и изданием внутреннего  действия на тур. фирме.

При осуществлении  предварительного контроля менеджер должен обязательно учитывать наличие  материальных, человеческих и финансовых ресурсов. В области материальных ресурсов осуществляется контроль за качеством сырья и состоянием основных средств. В области человеческих ресурсов контроль достигается путем анализа тех деловых и профессиональных знаний и навыков, которые необходимы для выполнения конкретных задач туристической фирмы. В области финансовых ресурсов механизмом предварительного контроля является бюджет в том смысле, что он дает ответы на вопросы: когда? сколько? какие средства (наличные и безналичные) потребуются тур. фирме?

На стадии предварительного контроля возможно выявить отклонения от стандартов и норм в различные моменты. Предварительный контроль имеет две разновидности: диагностический и терапевтический. Такие названия пришли в менеджмент из медицины.

Диагностический – контроль включающий такие категории, как измерители, эталоны, предупреждающие сигналы и т. п. Эти категории указывают на то, что на предприятии что-то не в порядке.

Терапевтический – контроль, позволяющий не только выявить отклонения от нормативов, но и принять исправительные меры.

В ходе работы неизбежно возникают изменения  и отклонения, требующие корректировки  ранее составленных планов. Текущий контроль в данной ситуации играет роль основы системы обратной связи. Своевременный, полный и точный учет различного рода отклонений и изменений в ходе работы позволяет с помощью текущего контроля оперативно корректировать и регулировать такие отклонения, направляя протекание процесса работы в соответствии с разработанным планом и используя внешние ресурсы для внутреннего применения.

Другое  название данного вида контроля –  оперативный. Оно показывает одно из его основных преимуществ – оперативность.

Объектом  текущего контроля чаще всего являются сотрудники, а выполняет его –  их непосредственный руководитель. Такой  контроль позволяет исключить отклонения от намеченных планов и инструкций.

Промежуточный – контроль в середине выполнения задачи или работы.

Заключительный, или финальный, - контроль осуществляемый по окончании выполнения задания или работ.

Цель  заключительного контроля – предотвращение ошибок в будущем. Такой вид контроля осуществляется после окончания  какой-либо определенной работы или  этапа работы. Он должен быть выполнен качественно и непременно иметь  большую достоверность, так как  основная суть здесь заключается  в сравнении фактически полученных данных с запланированными. Такое сравнение позволяет объективно судить об эффективности производства и управления в туристической фирме.