Комплексная характеристика внутренней и внешней среды организации

     Индивидуальный  план работы на период практики 

       
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

     Комплексная характеристика внутренней и внешней среды  организации. 

     Внутренняя  среда организации  должна характеризовать:

     Ресурсы организации:

Финансовые:

  Основным  источником финансовых  ресурсов  «Дилижанстур» является:

• уставный фонд
• стоимость реализованной  продукции  (оказанных  услуг),  различные части которой в процессе  распределения  выручки  принимают  форму  денежных доходов и накоплений. Финансовые  ресурсы  формируются  главным  образом  за счет прибыли.

Материально-технические:

      Как и большинство туристических  офисов города, офис фирмы «Дилижанстур» хорошо оснащен техническо-материальными средствами: телефонами, компьютерами, копировальными аппаратами, факсом и канцелярскими принадлежностями. В офисе имеется четыре компьютера. Они оснащены жидкокристаллическими плоскими мониторами, процессоры компьютеров рассчитаны на объем памяти в 200 Гб каждый. Также в офисе есть один из наиболее сложных типов оргтехники, который позволяет совмещать в одном устройстве достоинства нескольких - принтера, ксерокса и сканера - принтер 3 в 1. Необходимая и удобная в обращении техника, занимает мало места в сравнении с тремя возможными аппаратами в отдельности.

• В офисе имеются два телефонных аппарата с отдельными номерами и одним телефоном-факсом, установлен кондиционер. Имеется много канцелярских принадлежностей - ручки, простые карандаши, маркеры, кнопки, скрепки, степлер, дырокол, бумага формата А4 и многое другое необходимое для повседневной работы в турагентстве.
• Руководство турфирмы «Дилижанстур» не считает нужным обладать какими-либо информационными системами кроме Интернета. Интернет проведен в офис турфирмы не по телефонной линии. То есть, когда сотрудник офиса открывает веб-страницу, телефонный номер не занят.
• Интернет позволяет руководству фирмы рассылать новые предложения на электронные адреса своих постоянных клиентов, фирмам, с которыми сотрудничает «Дилижанстур».
• Так же наличие интернет системы позволяет узнавать каждый день курс валют, прогноз погоды на курортах и в местах, куда отправляется группа туристов, посещать интернет-сайты других известных туроператоров, производить переписку с партнерами и многое другое.
• Во время заполнения документации сотрудники офиса используют компьютер, на котором набирается текст документа, и принтер 3 в 1, на котором распечатывается документ. Затем документ подписывается и, в случае необходимости, скрепляется.

Людские:

      Потребителями туристских услуг «Дилижанстур» является местное население в возрасте от 18 до 65 лет, семьи с детьми, корпоративные клиенты, турагентства.

Кадровые:

      На  данный момент на фирме работает 6 человек, все из которых имеют высшее образование. По мере возможности руководство  фирмы старается повышать квалификацию сотрудников посредствам различных  курсов, семинаров и т.д.

     Технологические:

       Фирма для улучшения процесса  работы использует множество  способов. Внедряет и использует  новые способы бронирования билетов  и отелей по всему миру, что  позволяет, не выходя из офиса  и не отнимая времени, дать  полную информацию, интересующую  туриста. Ведётся электронная  картотека, которая в свою очередь,  помогает быстро и оперативно  получить информацию о туристе  (день рождения, паспортные данные…). Также для быстрого расчета  страховых полисов туристов используется online система, связанная напрямую  со страховой компанией, что  очень экономит время. Всё вышеперечисленное  делает работу более оперативной  и точной, это очень привлекает  туристов, и обещает, что они  вернутся именно к нам. Самый  большой плюс в нашей работе - это использование электронных  систем бронирования. Система бронирования  авиабилетов «Amadeus» моментально позволяет видеть всю информацию по интересующим перелётам, система «Gabriele» позволяет online бронировать номера в отелях, что очень нравиться туристам, так как не нужно тратить время на ожидание подтверждения.

     - была разработана «карточная  система скидок», которая помогает  туристам сэкономить немалую  сумму. Например, если едет семья,  то скидки на детей, либо, останавливаешься  в отеле на 7 ночей - +1 ночь бесплатно.

     - Для сотрудников фирмы перед  открытием туристского сезона  организовываются информационные (рекламные)  туры, посетив которые, они могут дать туристу полную информацию о местности в которую он едет, более подробнее описать отель, номерной фонд…, так как в каталогах и наглядных материалах сложно найти всю интересующую и достоверную информацию. Когда турист знает, что менеджер побывал в интересующих туриста местностях, может сравнить и проанализировать отель либо курортную зону, он более увереннее и быстрее принимает решение об отдыхе.

      Информационные:

      В фирме «Дилижанстур» используют такие компьютерные программы как: Microsoft World, Microsoft Excel, Microsoft Out look, Out look Express, Microsoft Power Point, Internet. Microsoft Out Look и Out Look Express предназначены для работы с электронной почтой, эти программы можно использовать для чтения групп новостей или групп обсуждений. Работа групп новостей осуществляется через сервер новостей. Эти программы включают в себя адресную книгу, которая включает в себя широкие возможности управления контактными данными, включая в создание групп и папок для сортировки сообщений и размещении адресов электронной почты.

     Адресная  книга обеспечивает доступ к каталогам  Интернета. Каталоги Интернета упрощают процесс поиска обычных адресов  электронной почты. В программе  адресной книги уже настроен доступ к нескольким каталогам. В этих программах реализованы следующие функции:

• Уведомление о прочтении сообщений (в отправляемые сообщения можно включать запросы, уведомление о прочтении, которое отправляется после открытия сообщения получателя).
• Улучшенная многоязыковая поддержка (возможность работы с файлами, в названии которых используются символы разных языков).
• Безопасная почта.
• Работа с почтовой службой сети Microsoft.
• Новые бланки. Более десятка новых бланков используется при создании сообщений.
• Окно контактов (адреса)
• Использование нескольких подписей.
• Черновики и отправление сообщения.
• Отсеивание нежелательных сообщений.
• Подключение к Интернету дает туристскому предприятию:
• Организация виртуального офиса;
• Продажа своих услуг в режиме on lain;
• Быстрый и удобный доступ к различным справочным материалам (каталогам, справочникам, энциклопедиям).
• Работа с клиентами из территориально отдаленных регионов;
• Доступ к удобной и дешевой системе коммуникаций (электронная почта, цифровая телефонная связь, видеотелефон Skype).
• Бронирование номеров в отелях и билетов при помощи Интернета.
• Реализация эффективной рекламы;
• Проведение маркетинговых исследований в сети;
• Участие в электронных ярмарках, выставках, биржах, аукционах
• Безналичные дистанционные взаиморасчеты;
• Использование электронных баз данных с информацией по странам и направлениям, получение оперативного прогноза в различных странах мира, расписания движения различных видов транспорта;
• Получение оперативной информации по тарифам и ценам для отелей, ресторанов, различных перевозчиков и другим туристским услугам
• Поиск партнеров;
• Анализ эффективности принятой рекламной стратегии.
• временные (характеристика периода времени, необходимого для решения основных задач).

     Цели  и задачи организации:

     Миссия  организации:

      Организация международного туризма на территории Республики Беларусь;

     Популяризация туризма среди местного населения;

Продвижение туристского продукта;

Расширение региональной сети и открытие филиалов по Беларуси; Получении прибыли.

     цели  организации: Генеральная цель «Дилижанстур» в настоящее время – достигнуть высокой конкурентоспособности (рис. 1), увеличив поток туристов по разработанным направлениям. Занять лидирующие позиции на Белорусском рынке тур услуг. Также к стратегически важным решениям для «Дилижанстур»  относятся следующие виды решений:

• Решения о выходе на новые сегменты рынка.
• Стабильный рост компании.
• Решения об открытии нескольких офисов.
• Решения об используемых каналах привлечения клиентов, методах продвижения, ценовой политике и прочие вопросы, находящие отражение в плане маркетинга. В настоящее время все эти решения принимаются владельцем (генеральным директором) компании.
• Предоставление качественных услуг.
• Предполагается также использовать вспомогательных рабочих вне штата, а именно: для распространения рекламных буклетов и брошюр.
• Фирма должна стремиться к стабильному положению на рынке за счет выявления и продвижения конкурентных преимуществ.

     Для успешного достижения стратегических целей фирма должна ориентироваться  на:

• Обладание высококвалифицированными, мотивированными и лояльными руководителями и персоналом (на лучших профессионалов в своей области);
• полноценное информационное обеспечение деятельности;
• Завоевание хорошей репутации и имиджа у потребителей;
• Добиться эксклюзивного комиссионного вознаграждения от операторов;
• Стать агентством с наибольшим объёмом продаж среди агентств Минска.

Возможные другие цели:

1. Увеличение  роста чистого дохода.

2. Повышение  качества выпускаемой продукции.

3. Увеличение  доли сопутствующих услуг.

4. Анализ  стимулирования сбыта;

      5. В перспективе фирмой планируется  создать собственный отдел рекламы,  что приведет к расширению  структуры фирмы и привлечению  нового персонала (планируется расширить фирму до 30 человек). 

      

 

 

      

      

      

        

        
 

        

        

        
 
 
 
 

      Рис. 1. Дерево целей. 

задачи  организации:

      - разработка и продажа туристских  пакетов - маркетинговая программа продвижения товара на рынок.

      - привлечение наибольшего количества  туристов - использование СМИ, рекламные акции, участие в специализированных выставках.

      - создание «уникального» туристского  продукта - разработка ранее неисследованных маршрутов.

      - разработка новых «перспективных»  направлений - Расширение сферы деятельности на туристском рынке.

Структура организации:

      Директор - является владельцем организации. Руководит  всеми видами деятельности. Координирует работу всех отделов фирмы, занимается привлечением новых партнёров, заключает  договора.

       Бухгалтер - ведет всю финансовую деятельность фирмы, осуществляет бухгалтерский учет, представляет ежеквартальные отчеты о деятельности фирмы в Департамент туризма.

      Менеджеры отдела - занимаются организацией отдыха по своим направлениям, составляют туристские пакеты, занимаются оформлением документов, страхованием. Ведут непосредственную работу с клиентами (туристами).

      Оператор  - занимается бронированием и продажей авиабилетов по всем направлениям, заключает договора с туристическими фирмами на продажу авиабилетов.