Внешняя и внутренняя среда организации

ВВЕДЕНИЕ

Одним из главных понятий в менеджменте является организация. Любая организация или предприятие находится и функционирует в среде. Все действия без исключения организации, возможны только в том случае если, среда допускает его осуществление. Внутренняя среда является источником ее силы. Она заключает в себе потенциал, необходимый для функционирования организации, но в это же время может быть источником проблем и даже ее гибели. Внешняя среда является источником, питающим организацию ресурсами. Организация находится в состоянии постоянного общения с внешней средой, обеспечивая тем самым себе возможность выживания. Безусловно, все эти моменты должны быть предметом постоянного внимания со стороны менеджера или управляющего. Следовательно основной задачей данной курсовой работы будет рассмотрение различных элементов внутренней и внешней среды организации, находящихся в постоянном взаимодействии. А также оценка и анализ этих факторов с помощью различных методов.

Первая глава будет содержать в себе внутреннюю среду организации, где охарактеризованы основные составляющие организации, такие как кадры, технология, структура, цели и задачи. Будет выделена взаимосвязанность всех этих элементов организации и влияние на них факторов внешней среды.

Как уже говорилось, на организацию влияют многочисленные факторы внешней среды. Во второй главе будут раскрыты основные факторы среды прямого и косвенного воздействия и международного окружения. Так же как и элементы внутренней среды внешние факторы тесно взаимосвязаны и обладают рядом характеристик, которые будут раскрыты в этой главе.

В последней главе будет разобран такой важнейший элемент стратегического планирования как анализ внешней и внутренней среды. Анализ среды необходим для определения стратегии поведения предприятия и проведения этой стратегии в жизнь. Следовательно, целью данной работы является изучение внешнего окружения и внутренней среды организации для наиболее эффективного принятия управленческих решений, необходимых для успешной деятельности компании.

Настоящая тема,  является достаточно актуальной на сегодняшний день, как и вся теория менеджмента в целом. В новое время, нашему государству, необходимо научиться выживать в условиях нынешней экономики и одним из нескольких условий этого являются, высококвалифицированные менеджеры. Умение заранее выявить потребности рынка, либо предвидеть какую-либо ситуацию на ней, является неотъемлемым залогом успеха любой фирмы или предприятия.

1. Внутренняя среда организации

1. Характеристики внутренней среды организации

Внутренние переменные - это ситуационные факторы внутри организации. Основными переменными в основной организации, которые требует внимания руководства, являются: цели, структура, задачи, технология и люди.

 Цели. Организации это группы  людей с осознанными целями. Организацию  можно рассматривать как средство  достижения цели, которая позволяет  людям выполнять коллективно  то, чего они не могли бы  выполнить индивидуально. Цели есть  конкретные конечные состояния  или желаемый результат, которого  стремится достичь группа, работая  вместе. В ходе процесса планирования  руководство разрабатывает необходимые  цели и затем сообщает их  членам организации. Коммерческие  организации сосредоточены, главным  образом, на создании определенных  товаров или услуг при определенных  ограничениях, например, затратах. Эти  их задачи отражаются в таких  целях, как рентабельность (прибыльность) и производительность. Для некоммерческих  организаций, так как они не  стремятся получить прибыль, их  не волнуют затраты и это  находит отражение в наборе  целей, сформулированных как предоставление  конкретных услуг при заданных  бюджетных ограничениях. Крупные  коммерческие организации имеют  несколько целей. Например, для того  чтобы получить прибыль, бизнес  должен сформировать цели в  таких областях, как доля рынка, разработка новой продукции, качество  услуг и т.п. Крупные некоммерческие  организации имеют также разнообразные  цели, но они будут больше уделять  внимание социальной ответственности, т.к в основном занимаются предоставлением услуг. В подразделениях, так де как и во всей организации необходима выработка целей. Цели подразделений в различных организациях, которые имеют сходную деятельность, будут ближе между собой, чем цели подразделений в одной организации, занимающихся различными видами деятельности. Из различия целей в подразделениях, руководство должно принимать усилия по их координации. Основным направляют им моментом, при этом, следует считать общие цели организации. Цели же подразделений должны составить конкретный вклад в достижение целей организации как целого, а не вступать в противоречие друг с другом.

   Структура. Как правило, организация состоит из нескольких уровней управления и подразделений. Каждый из подразделений работает в определенной функциональной области. Данное понятие относится к работе, которую выполняет подразделение для организации в целом. Структура организации-это логические взаимоотношения, уровней управления и функциональных областей, построенной в такой форме, которая позволяет наиболее эффективно достигать целей организации. В любой организации присутствует разделение труда (вертикальное и горизонтальное). Характерной особенностью является специализированное разделение труда, закрепление данной работы за специалистами, т.е теми, кто способен выполнить ее лучше всех с точки зрения организации, как единого целого. Разделение управленческого труда между специалистами по маркетингу, финансам, производство и т.п является наглядным примером. Если организация является достаточно крупной, специалистов обычно группируют в пределах функциональной области. Доя успешной групповой работы необходимо так же вертикальное разделение труда , т.е отделение работы по координации от непосредственного выполнения заданий. Преднамеренное вертикальное разделение труда в организации лает в результате иерархию управленческих уровней. Центральной характеристикой этой иерархии является формальная подчиненность лиц на каждом уровне, лицо, находящееся на высшей ступени управления, может иметь в своем подчинении несколько руководителей среднего звена, представляющих различные функциональные области. Руководители среднего звена, в свою очередь, имеют несколько подчиненных из числа линейных руководителей. Число лиц, подчиненных одному руководителю, представляет собой сферу контроля. Когда в организации работа четко делится и по горизонтали и по вертикали, то возникает необходимость в координации. Без соответствующей формальной координации различные уровни, функциональные подразделения и отдельные лица могут сосредоточиться на обеспечении своих собственных интересов, а не на интересах организации в целом. Формулирования и сообщение целей организацией в целом и каждого его подразделения, представляют собой лишь один из многочисленных механизмов координирования. Каждая функция управления играет определенную роль в координировании специализированного разделения труда. Руководители должны выполнять обязанности по координации данных вопросов.

   Задачи. Формулирования задач является еще одним направление разделения труда в организации. Задача-это предписанная работа,серия работ или часть работы, которая должна быть выполнена заранее установленным способом в заранее оговоренные сроки. С технической точки зрения, задачи предписываются не работнику, а его должности. На основе решения руководства о структуре, каждая должность включает ряд задач, которые рассматриваются, как необходимый вклад в достижении целей организации. Задачи организации делятся на три категории:

1)Работа с людьми;

2)Работа с предметами (машины, сырье, инструменты);

3) Работа с информацией.

  Технологии. Задачи и технологии тесно связаны между собой. Выполнение задач включает использование конкретной технологии, как средство преобразования материала, поступающего на входе в форму, получаемую на выходе. Наиболее значимым компонентом технологии является процесс, с помощью которого исходные материалы преобразуются в желаемый на выходе продукт. Технология-это сочетание квалификационных навыков, оборудования, инфраструктуры, инструментов и соответствующих технических знаний, необходимых для осуществления желаемых преобразований в материалах, информации и людях.

Технология подразумевает стандартизацию и механизацию. То есть использование стандартных деталей может существенно облегчить процесс производства и ремонта. В наше время существует очень мало товаров, процесс производства которых не стандартизован.

В начале века появилось такое понятие как сборочные конвейерные линии. Сейчас этот принцип используется почти повсеместно, и очень сильно повышает производительность предприятий.

Технология, как фактор, сильно влияющий на организационную эффективность требует тщательного изучения и классификации. Существует несколько способов классификации, я опишу классификацию по Томпсону и по Вудворд.

Влияние технологий на управление в значительной мере определялось стандартизацией и механизацией, а так де применение конкретных сборочных линий. Под стандартизацией понимается использование стандартных взаимозаменяемых компонентов в производстве. Концепция стандартизации стимулировала дальнейшее повышение специализации, открыв одновременно новые широкие возможности для применения малоквалифицированного труда. Именно на этом основано массовое производство товаров и услуг. Стандартизация, механизация, сборочные конвейеры оказали огромное влияние не только на характер служебных обязанностей и задач, но и в целом на управление. Технологии и задачи стали сильно влиять на организационную эффективность. Из всех существующих классификаций типов типологий, наибольшей известностью пользуется система Вудварт, технологии фирм она разделила на три категории:

1. Единичное, мелкосерийное  или индивидуальные производство, где одновременно изготавливается только одно или малая серия одинаковых изделий;

2. Массовое или крупносерийное  производство, применяется при изготовлении  большого количества изделий, которые  идентичны друг другу или очень  похожы, такой тип производства характеризуется механизацией, использованием стандартных деталей и конвейерным способом сбор;

3. Непрерывное производство  используют автоматизированные  оборудования, которые работают  круглые сутки, для непрерывной изготовления одинакового по характеристикам продукта в больших количествах.

Привести по каждому из трех типов пример.

Люди-являются центральным фактором в любой модели управления. Понимание и успешное управление человеческой составляющей очень сложно. То, как ведет себя человек в обществе и на работе, является следствием сложного сочетания индивидуальных характеристик личности и внешней среды. Областью, в которой люди различаются наиболее наглядно, является индивидуальные способности. Эти различия в способностях объясняются как наследственностью, так и приобретенным опытом. Организация всегда пытается воспользоваться в различиях способностей при решении вопроса какую должность будет занимать работник и какую работу будет выполнять. Отбор человека, который лучше других способен выполнять определенную работу, это средство увеличения выгоды от специализации.

Характеристики личности.

1. Предрасположенность, одаренность, тесно связаны со способностями. Предрасположенность-это имеющийся потенциал человека, в отношении выполнения какой-либо конкретной работы. Являясь результатом сочетания как врожденных качеств, так и приобретенного опыта, предрасположенность одаренность становится талантом, открывающимся в определенной области. Предрасположенность к управлению очень важна при определении кандидатов на обучение менеджменту.

2. Потребности. Потребность-есть внутреннее состояние, психологического или физиологического ощущения нехватки чего-либо.

3. Ожидание. Основываясь  на прошлом опыте и оценке  текущей ситуации, люди формируют  ожидание, относительно своего поведения. Они решают, насколько вероятно  или насколько нереально свершение  чего-то значимого для них. Эти  ожидания оказывают значительное  влияние на их сегодняшнее  поведение.

4. Восприятие. Сильно влияет  на все аспекты поведения человека. На практике, под восприятием  понимают интеллектуальное осознание  стимулов, получаемых от ощущения. Именно восприятие определяет, что такое реальность для конкретного индивидуума. Люди реагируют не на то, что действительно происходит в из окружении, а на то, что они воспринимают как действительно происходящее.

5. Отношение. Время. Отношения  можно определить как "то, что  нравится и то, что не нравится", как нашу неприязнь или привязанность  к предметам, людям, группам или  к любым воспринимаемым аспектам  окружающей среды. Отношение формирует  наше субъективное восприятие  окружающей среды и тем самым, влияет на поведение. Отношение  к работе является важные фактором, определяющим, как люди будут  реагировать на изменение условий  работы и стимулирование труда.

6. Ценности. Это общие  убеждения, вера по поводу того, что хорошо или плохо, или что  безразлично в жизни. Ценности  приобретаются посредством обучения, каждая организация устанавливает  свою собственную систему ценностей. Эта система оставляет организационную  культуру или нравственный облик  организации.

Характеристики, приведенные ниже, определяют нашу индивидуальность. Хотя отдельная личность может вести себя различно в различных ситуациях, тем не менее, мы говорим, что имеем шаблон поведения, то есть устойчивый набор относительно согласованных характеристик. Это сочетание стабильных характеристик определяет личность. Личность проявляется через характеристики отдельного человека и его поведение. Характеристики сгруппированы таким образом, что отражают уникальный характер приспособления данного лица к окружающей среде.

До 70-х годов прошлого века, большинство психологов считало, что характеристики, такие как: агрессивность, честность, уверенность в собственных силах, открытость или замкнутость, решительность или нерешительность, являются постоянными, во всех ситуациях.

С развитием психологии, сделаны выводы, что ситуация может иметь большее влияние на человека, чем свойство личности. Эти выводы очень значимы, потому что указывают на важность создания такой окружающей обстановки на работе, которая поддерживала бы тип поведения, желательный для организации.

Известно, что группы оказывают влияние на поведение конкретных людей. Члены группы формируют разделяемые ими установки, ценности и ожидания вопросов, связанных с пониманием поведенческой нормы. Нормой-называются стандарты поведения, признаваемые приемлемыми в данных условиях.

Лидерство-это средство, с помощью которого руководитель влияет на поведение людей, заставляя их вести себя определенным образом. Стиль руководства, лидерство отражает ценность и взгляды менеджера, его отношение к подчиненным и производству.

1.2 Взаимосвязь внутренних переменных

В предыдущей главе были рассмотрены основные внутренние переменные. Но следует помнить, что в управлении эти переменные никогда не должны рассматриваться отдельно. Никто не будет отрицать, что задачи организации влияют на выработку целей. Точно так и все остальные внутренние переменные взаимосвязаны и влияют друг на друга.