Коммуникативное пространство менеджера

«Коммуникативное пространство» руководителя 
 

 Коммуникации  в управлении 

     Процесс передачи информации и средства для  этой передачи носят название коммуникации. Одновременно под коммуникацией понимают связь между объектами, а также сам процесс взаимодействия в организации и между организациями.

     Коммуникативное пространство, в совокупности и взаимодействии всех своих аспектов, образует целостную  коммуникативную среду, в которую участники погружаются в процессе коммуникативной деятельности.

    Процессы, протекающие в организации, отражают динамику организационной системы. В то же время эти процессы сами должны быть управляемыми. Коммуникация является ключевым организационным процессом. Построение коммуникационных сетей позволяет организовать коммуникации наиболее эффективным образом в соответствии со сложившейся ситуацией.

    В управленческом общении люди не просто обмениваются информацией, но и взаимодействуют друг на друга. При этом на результаты общения во многом влияет процесс взаимного восприятия собеседниками. В этой связи выделяется три взаимосвязанных компонента управленческого общения (сторон общения), а именно:

    коммуникативный компонент (взаимообмен информацией);

    интерактивный компонент (взаимодействие общающихся);

    персептивный компонент (взаимовосприятие и взаимоотношение).

    Однако, без обмена информацией, остальные  процессы невозможны. Управленческое общение – это в первую очередь коммуникация, то есть передача информации, инструкций, руководства, намерений, а так же обмен мнениями и желаниями. Любая коммуникация в общении происходит для решения определенных задач или удовлетворения каких-то потребностей.

    Необходимо  отметить, что на точность процесса приёма – передачи информации в общении влияет ряд барьеров понимания.

     В зависимости от объектов коммуникационной деятельности и решаемых ими при этом задач различают следующие виды коммуникаций: коммуникации по горизонтали, коммуникации по вертикали, командные коммуникации, коммуникации «состояния», коммуникации с внешней средой, неформальные коммуникации.

     Коммуникации по горизонтали – это связи на одном уровне управления. Они применяются для обмена информацией между равными по иерархии подразделениями организации.

     Коммуникации  по вертикали связывают органы и  объекты управления, находящиеся  на различных уровнях иерархической лестницы. Эти коммуникации используются, прежде всего, для передачи командной информации и информации «состояния».

     Командные коммуникации служат для передачи приказов и распоряжений «сверху-вниз», от начальников к подчиненным. С помощью этих коммуникаций до исполнителей доводятся решения, принятые руководителями.

     Коммуникации  «состояния» представляют собой  линии обратной связи, идущие от подчиненных к руководителям. По ним передаются доклады о выполнении решений, данные об обстановке на местах, возникающих проблемах и т. п.

     Коммуникации  с внешней средой связывают организацию  с источниками внешних ресурсов, потребителями, партнерами, другими субъектами рынка, организациями, составляющими инфраструктуру менеджмента (банками, биржами, аукционами, рынками), органами государственного управления, общественностью, средствами массовой информации и т. д.

     Неформальные  коммуникации представляют собой пути распространения неофициальной информации, так называемых утечек, а также всевозможных слухов. Эти каналы, несмотря на их, казалось бы, несерьезный характер, сегодня широко и сознательно используются в информационной работе для зондажа общественного мнения, дезинформации и дискредитации конкурентов.

    Одним из важнейших инструментов управления в руках менеджера является находящаяся в его руках информация. Используя и передавая эту информацию, а также получая обратные сигналы, он организует, руководит и мотивирует подчиненных. Многое зависит от его способности передавать информацию таким образом, чтобы достигалось наиболее адекватное восприятие данной информации теми, кому она предназначена.

    В процессе коммуникации информация передается от одного субъекта к другому. Субъектами могут выступать отдельные личности, группы и даже целые организации. В первом случае коммуникация носит межличностный характер и осуществляется путем передачи идей, фактов, мнений, намеков, ощущений или восприятий, чувств и отношений от одного лица к другому в устной или какой-либо другой форме с целью получения в ответ желаемой реакции.

    Эффективная межличностная коммуникация в силу ряда причин очень важна для успеха в управлении. Во-первых, решение многих управленческих задач строится на непосредственном взаимодействии людей в рамках различных событий. Во-вторых, межличностная коммуникация, возможно, является лучшим способом обсуждения и решения вопросов, характеризующихся неопределенностью и двусмысленностью.  

Коммуникационные  сети 

    Коммуникационная  сеть – это соединение определенным образом участвующих в коммуникационном процессе индивидов с помощью информационных потоков. Коммуникационная сеть включает потоки посланий или сигналов между двумя или более индивидами. Коммуникационная сеть концентрируется на выработанных в организации образцах этих потоков, а не на том, удалось ли передать значение или смысл послания. Однако коммуникационная сеть может влиять на сокращение или увеличение разрыва между посланным и полученным значением.

    Создаваемая руководителем сеть состоит из вертикальных, горизонтальных и диагональных связей. Вертикальные связи строятся по линии руководства от начальника к подчиненным. Горизонтальные связи осуществляются между равными по уровням индивидами или частями организации: между заместителями, между начальниками отделов, между подчиненными. Диагональные связи – это связи с другими начальниками и с другими подчиненными. Сеть этих связей создает реальную структуру организации. Задача формальной организационной структуры заключается в том, чтобы придать коммуникационным потокам правильное направление. Размеры  подразделений в организации ограничивают возможности развития коммуникационной сети. 

    Коммуникационные  стили 

    Коммуникационный  стиль – это способ, с помощью  которого индивид предпочитает строить  коммуникационное взаимодействие с  другими. Существует много различных стилей, используемых людьми в межличностной коммуникации, так же как и много подходов к определению этих стилей. Знание стилей помогает определить то, как себя вести и чего можно ожидать от поведения, связанного с определенным стилем.

    За  основу измерения межличностной коммуникации можно взять такие две переменные, как открытость в коммуникации и адекватность обратной связи. Первое измерение включает степень открытия себя в коммуникации для других в целях получения ответной реакции от них, особенно их реакции, показывающей то, как они воспринимают нас и наши действия. Второе измерение показывает степень, с которой люди делятся с другими своими мыслями и чувствами о них. 

    Коммуникационные  процессы 

     Коммуникационные  задачи решаются в ходе коммуникационных процессов, т. е. процессов обмена информацией.

     Коммуникационный  процесс осуществляется в несколько  этапов: производство информации, кодирование информации, передача информации, потребление информации.                                  

     Производство  информации представляет собой добывание, составление сведений, их оценку, отбор среди них необходимых, соответствующее упорядочивание.

     Кодирование информации заключается в придании ей формы, требуемой для передачи (речевой, бумажной, электронной), при необходимости – в засекречивании информации.

     Передача  информации связана с выбором  и использованием канала связи. При  этом должна учитываться пропускная способность канала, его надежность, соответствие передаваемой информации, быстродействие, стоимость.

     Потребление информации предусматривает облечение ее в необходимую форму, приведение к виду, удобному для использования, осуществление реализации информации путем выработки управленческих решений.

    Последним важным элементом коммуникационного  процесса является обратная связь, появляющаяся в результате обмена участников процесса ролями. Получатель становится отправителем, и наоборот, отправитель – получателем. Таким образом, весь цикл повторяется вновь, но уже в другом направлении. Обратная связь – это ответ получателя на послание. Она дает возможность отправителю узнать, дошло ли послание до адресата и в каком значении.

     Участниками коммуникационных процессов могут являться: источник информации; передаваемая информация; средство передачи информации; потребитель информации.

     В качестве источников информации выступают упомянутые выше объекты внутренней и внешней среды организации: начальники и подчиненные, функциональные подразделения данной организации, источники ресурсов, потребители, партнеры, другие субъекты рынка, инфраструктуры менеджмента, органы государственного управления, общественность, средства массовой информации.

     Передаваемая  информация характеризуется содержанием, объемом, а также формой кодирования:

     – по содержанию информация может быть содержательной, малосодержательной, бессодержательной. Степень содержательности информации оценивается исключительно потребителем по тому количеству и качеству полезных для достижения целей организации сведений, которые она содержит;

     – объем информации определяется в  единицах, зависящих от средства ее передачи. Так, это могут быть страницы для текстовой информации, время прочтения – для доклада, байты – для компьютера;                                                                                                                                         

     – форма кодирования информации зависит  от средства ее передачи и может  быть в виде устной речи или печатного  текста на определенном языке, электронного сигнала и т. д.

     Средства  передачи информации могут быть бумажные (печатные), голосовые, электронные (телефон, факс, телевизор, радио, компьютер).

     В качестве потребителей информации выступают  органы и объекты управления, а  также другие получатели информации. 

    Формы передачи информации 

     Информация  может быть представлена в двух формах: вербальной и невербальной.

     Речь  является основным средством воздействия  и передачи информации в работе менеджера. Одну и ту же информацию можно представить (сказать) получателю по – разному, и она окажет на него различное воздействие. Владение речью отправителем существенно влияет на усвоение собеседником представляемой ему информацией и предопределяет успешность воздействия на него.

     Вербальные, т. е. языковые, речевые средства являются основными. Умение кратко, четко и понятно изложить основные мысли – важнейшее профессиональное качество менеджера.

     Вербальные  средства должны отвечать следующим  требованиям:

       содержать необходимый материал;

       излагать его надлежащим образом;

       быть правильно адресованными;

       быть точно ориентированными  по месту и времени.

     Вербальные  средства могут быть как устными, так и письменными. При этом следует помнить, что устный и письменный текст одного и того же содержания должен различаться по форме в зависимости от слухового или зрительного восприятия адресата.

    Некоторые характеристики речи:

    голос;

    темп;

    громкость;

    интонация;

    паузы;

    смысловые ударения.

    Все эти характеристики в совокупности определяют мастерство владения речью. Убедительная, яркая речь воспринимается полнее, соответственно, влияет на достижение целей говорящего. 

    Невербальная  коммуникация 

     В качестве невербальных (неязыковых) средств  используются жесты, изменения положения тела выступающего, особенности его внешнего вида, а также сопровождающее его выступление окружение (например, музыкальное, вокальное сопровождение, наличие рядом известных, авторитетных людей и т. д.).