Коммуникации в орагнизационном поведении

- усиление контроля за деятельностью Главного управления со стороны руководства;

- повышение уровня информационного обслуживания руководства;

    После того, как цели определены, можно  приступать к разработке программы совершенствования коммуникаций в организации. 

    Основные  тезисы программы  совершенствования  коммуникаций. 

    Первый  пункт программы должен предусматривать техническое обеспечение коммуникационных процессов. Современная организация обязана располагать необходимыми техническими средствами для обмена информацией по вертикали и по горизонтали. Такими средствами могут быть разветвленная внутренняя телефонная связь, компьютерная сеть, система связи по электронной почте с удаленными подразделениями, система видеоконференций. Главное требование, предъявляемое к техническим средствам – это быстрота и точность передаваемой информации, наличие необходимого уровня защиты этой информации.  

    Второй  пункт заключается в знаниях и навыках служащих в работе с электронно-цифровыми средствами коммуникации.  Грамотная работа с техническими средствами коммуникации ускорит процесс коммуникации и облегчит понимание информации. Предлагается проводить специальный обучающий тренинг по повышению техники работы с электронными документами у гражданских служащих во всех отделах Главного управления Минюста РФ по СПб и ЛО, для этого требуется провести лекции со служащими, на которых они будут обучены специфике работы с программой Microsoft office и грамотной работе на персональном компьютере; проведение лекций поручить старшему специалисту программного обеспечения отдела ресурсного обеспечения Главного управления Минюста РФ по СПб и ЛО. 

    Третьим пунктом необходимо обозначить оптимальную организацию документооборота компании. Создание такой системы должно предусматривать как можно более быстрое прохождение документов от отправителей к получателям. Следует внедрить систему электронного документооборота и приобрести электронную цифровую подпись для начальников всех отделов  в соответствии с ФЗ РФ № 1-ФЗ «Об электронной цифровой подписи» от 10 января 2002 г., ФЗ РФ № 149-ФЗ "Об информации, информационных технологиях и о защите информации" от 27 июля 2006 и Постановлением Правительства РФ № 754 «Об утверждении Положения о системе межведомственного электронного документооборота» от 22 сентября 2009 г. Для чего потребуется ознакомиться с представленными на российском рынке систем электронного документооборота программами обеспечения автоматизации делопроизводства и документооборота, и выбрать наиболее отвечающую требованиям  Главного управления Минюста РФ по СПб и ЛО в обеспечении делопроизводства и безопасности информации систему. Обратиться в федеральный Удостоверяющий центр по выпуску сертификатов ЭЦП для получения сертификатов электронной цифровой подписи. Эффект от внедрения системы электронного документооборота очевиден.

    Позволит  решить такие задачи, как:

- Построение эффективных коммуникаций служащих, как внутри одного отдела, так и в географически распределенных подразделениях;

- Объединение полного спектра современных коммуникационных технологий: ip-телефонии, всех видов конференци связи (IM, аудио, видео, Web), системы обмена мгновенными сообщениями, а также возможностей совместной удаленной работы над файлами в режиме он-лайн, в одном простом и удобном решении;

- Тесная интеграция решения со всей инфраструктурой;

- Возможность подключения к системе партнеров и контрагентов для оперативной координации действий и эффективной коммуникации;

- Создание единого для всего Главного управления и всех средств коммуникаций списка контактов;

- Функция отслеживания доступности (присутствия) служащих, с интеграцией с их календарями из Microsoft Outlook.

    Преимущества  решения:

- Доступность всех сервисов из любой точки (кабинет, дом, командировка);

- Доступность с любого устройства (рабочий компьютер, ноутбук, смартфон, интернет-кафе);

- Абсолютная безопасность и полный аудит коммуникаций;

- Возможность гибкого управления правами на использование различных видов связи и контроль трафика;

- Сохранение истории переписки прямо в Outlook с возможностью поиска по ключевым словам;

- Возможность связаться с сотрудником (написать сообщение, позвонить, пригласить в конференцию) прямо из привычных наиболее часто используемых приложений – Outlook, организационный портал;

- Возможность настройки переадресации звонков и использование голосовой почты;

- Интеграция со всеми решениями компании Microsoft; удобный и понятный интерфейс линейки продуктов Microsoft Office.

    Экономические выгоды:

- Экономия времени сотрудников за счет более эффективных коммуникаций, благодаря наличию единого списка контактов, возможности отслеживания доступности коллег и широкого спектра способов связи;

- Сокращение средств и времени на поездки курьеров за счет появления возможности эффективной удаленной работы для служащих;

- Экономия затрат на междугороднюю, международную заказную переписку по почте;

- Повышение  безопасности благодаря абсолютной безопасности решения и его широких возможностей контроля и аудита;

-Не требуется дополнительных инвестиции на техническую поддержку данного решения.  

    Четвертый, особенно важный пункт, это правильная расстановка фильтров на пути информационных потоков. Такие фильтры должны обеспечивать:

- адресацию информации по конкретным получателям;

- сортировку информации по степени важности для получателя;

- предупреждение информационных перегрузок участников коммуникационного процесса;

- дозирование информации в зависимости от разрешенной степени доступа к ней сотрудников.

    Заключаются они:

- в организации управления информационными потоками «сверху вниз»;

- в отсутствие  сосредоточения информации, необходимой подразделениям, в верхних эшелонах власти и «выдаче» ее начальником  по собственному усмотрению;

- в отсутствие  запаздывания, неполной, искаженной, а может быть перенасыщенной информации;

- в передаче  только переработанной информации нижестоящим подчиненным;

- в отсутствие  хаотичности информационного обмена между отделами.

    Это должно привести к устранению или  уменьшению коммуникационных барьеров. Максимальное преодоление коммуникационных барьеров должно привести к профессиональной сработанности коллектива, формируемого только в результате определенного опыта совместной работы. Проявлению в нормах взаимозаменяемости, взаимодополняемости, взаимоответственности, что оказывается для развитой профессиональной группы само собой разумеющимся. Морально-психологической сплоченности, при которой формируются нормы взаимопомощи и взаимоподдержки на основе общности представлений о самих себе. Профессиональной согласованности и межличностной совместимость, предполагающей «увязку» профессиональных интересов в групповом «поле деятельности», психологическую готовность работников сотрудничать с каждым и за каждого. 

    Следующий, пятый пункт, касается создания регулярных коммуникаций как по горизонтали, так и по вертикали, с созданием эффективной системы обратной связи. Для начальника управления наиболее оптимальным средством обмена информацией будут являться совещания, проводимые регулярно, установленные в принятом распорядке рабочего дня. Это могут быть короткие планерки в начале или в конце рабочего дня, либо более длительные по времени, но не ежедневные, совещания, у которых будет заранее утвержденная повестка и список выступающих по каждому вопросу.

    Начальники  отделов, в свою очередь, должны организовать систему подобных совещаний со своими заместителями.

    Если  начальник Главного управления имеет территориальное удаление от подразделений, формой проведения таких совещаний будут являться видеоконференции или селекторные совещания. Главное – найти необходимый баланс между частотой и длительностью таких совещаний.

    Для индивидуального обмена информацией  больше всего подойдет форма деловой  беседы, которая предусматривает  обмен информацией между двумя  или несколькими лицами в “узком кругу”. В результате беседы создадутся благоприятные условия для развития неформальных, личных отношений.

    Эффективной системы обратной связи, позволяющей, во-первых, контролировать своевременность и адекватность усвоения информации, и, во-вторых, ускорить реакцию руководства на инициативы, исходящие снизу можно достигнуть путем:

- регулярно  проводимых опросов рядовых служащих;

- системы сборов предложений, организованной в виде ящиков для письменных предложений, компьютерного файла для электронных предложений, либо специально выделенной телефонной линии;

- системы информационных бюллетеней.

    Кроме этого, каждый руководитель должен выделять несколько часов своего рабочего времени для приема любых сотрудников, независимо от их служебного статуса, для получения информации напрямую. Такие приемы целесообразно устраивать раз в неделю или две недели, во избежание устаревания информации.

    Начальник будет вступать в управленческое общение с подчиненными для того, чтобы отдать распоряжение, посоветовать, дать оценку выполнения задания. Для достижения исполнения указаний необходимо установление взаимопонимания между руководителем и подчиненным.

    Управленческая  коммуникация включает в себя две установки:

1) понять - не значит принять: проблема  не в отсутствии взаимопонимания, а в достижении согласия подчиненного с руководителем;

2) при  прочих равных условиях работники  легче принимают позицию того  человека, к которому испытывают  эмоционально - положительное отношение.

         Для повышения эффективности делового общения начальник должен организовать общение в три этапа:

1) подготовительный - сформулировать цель, провести  подготовительные мероприятия, определить  стратегию и тактику общения;

2) непосредственно  общение - выбрать возможные альтернативы, продумать аргументацию, подвести итого встречи;

3)заключительный - принятие решения и следования  достигнутым договоренностям.

    Со  стороны начальника необходимо:

обдумывание и пояснение идей перед началом  их передачи адресату;

исключение  двусмысленных выражений во избежание искажений семантики и восприятия;

выбор непротиворечивых невербальных средств  общения;

демонстрация открытости, демонстрация способности индивида отстаивать свои права и взгляды, принимая во внимание и уважая мнение других лиц;

установление  эффективной обратной связи. 

    Наконец, последний шестой пункт, должен содержать мини-программу совершенствования культуры межличностного общения. Речь идет о том, что каждый руководитель должен научиться сам и научить подчиненных четко формулировать задачу, содержащуюся в передаваемой информации, правильно выбирать канал передачи информации, научиться следить за языком собственных поз, жестов и интонаций, научиться грамотно излагать свои мысли, быть открытым к общению. Очень важно также научиться требованиям и особенностям культуры официально-делового стиля коммуникаций.

    Предлагается:

    - в целях обучения особенностям культуры ведения электронной переписки и особенностям официально-делового стиля письма  обеспечить всех служащих нормативно-правовыми актами, содержащими требования к оформлению документов ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации» и ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» для ознакомления. В дальнейшем проводить проверку знаний правил и культуры  с помощью периодического анкетирования служащих;

    - для ознакомления служащих с  языком поз, жестов и интонацией, грамотной речи и этикой следует сформулировать кодекс организационной культуры. В дальнейшем к служащим, не выполняющим  предписания принимать меры порицания в виде личных и официальных замечаний.