Коммуникации в орагнизационном поведении

1. Зарождение  идеи.

2. Кодирование  и выбор канала.

3. Передача.

4. Декодирование.

    Зарождение  идеи. Обмен информацией начинается с формулирования идеи или отбора информации. Отправитель решает, какую значимую идею или сообщение следует сделать предметом обмена.

    Кодирование и выбор канала. Кодирование понимается как процесс представления идеи коммуникации, передаваемой адресату информации в виде текстов, символов и образов.6 Прежде чем передать идею, отправитель должен с помощью символов закодировать ее, используя для этого слова, интонации и жесты (язык тела). Такое кодирование превращает идею в сообщение.7 Сообщение представляет собой осязаемую формулировку отправляемой получателю идеи. Сообщение отправляется через определенный канал, по которому послание поступает получателю.8

    Отправитель должен также выбрать канал, совместимый  с типом символов, использованных для кодирования. К некоторым общеизвестным каналам относятся передача речи и письменных материалов, а также электронные средства связи, включая компьютерные сети, электронную почту, видеоленты и видеоконференции.

    Передача. На третьем этапе отправитель использует канал для доставки сообщения (закодированной идеи или совокупности идей) получателю. Речь идет о физической передаче сообщения, которую многие люди по ошибке и принимают за сам процесс коммуникаций. В то же время, передача является лишь одним из важнейших этапов, через которые необходимо пройти, чтобы донести идею до другого лица.⁹

    Декодирование. После передачи сообщения отправителем получатель декодирует его. Декодирование — это перевод символов отправителя в мысли получателя. Если символы, выбранные отправителем, имеют точно такое же значение для получателя, последний будет знать, что именно имел в виду отправитель, когда формулировалась его идея.

    Отправитель и получатель информации в системе  коммуникации осуществляют и общую  базовую функцию. Они должны отвечать общим требованиям:  иметь хотя бы минимальный уровень гуманитарных знаний; понимать общий символьный язык (код); иметь ключи для кодирования и дешифрации закодированной информации; иметь взаимное желание к установлению и поддержанию  коммуникации. Кроме того, они должны обладать так называемыми фоновыми знаниями коммуникантов — знаниями окружающей действительности, социальных ценностей общества, культуры и т.п.

    Если  реакции на идею не требуется, процесс  обмена информации на этом должен завершиться. Однако по ряду причин, о которых речь пойдет ниже, получатель может придать несколько иной, чем в голове отправителя, смысл сообщению. С точки зрения руководителя, обмен информацией следует считать эффективным, если получатель продемонстрировал понимание идеи, произведя действия, которых ждал от него отправитель.10

    Эффективность коммуникационных процессов зависит  и от возможностей сохранения информации на всех этапах осуществления коммуникации и отсутствия искажений во всех звеньях  коммуникативной системы. При числе ступеней передачи информации более 5, система становится чрезвычайно громоздкой неоперативной и достаточно сильно искажающей информацию при селекции. Поэтому на практике, число таких ступеней не должно превышать 3-4. Кроме того, информация должна дублироваться по разным формальным и неформальным каналам.

    Кодирование и декодирование является потенциальными источниками ошибок. В ходе этих процессов знания, установки и  прошлое каждого человека играют роль фильтров, создавая «помехи» адекватной интерпретации символов.11  

    1.2 Коммуникации в  организации 

    Коммуникации  в организации – это информационные взаимодействия, в которые люди вступают при выполнении своих функциональных обязанностей или должностных инструкций.12 В масштабе организации коммуникации обычно осуществляются в трех направлениях: сверху вниз, снизу вверх и в горизонтальной плоскости. Коммуникационный процесс обеспечивает организации развитие по нескольким направлениям: разработка стратегии эффективности организации; формирование каналов коммуникации внутри организации; формирование каналов коммуникации во внешней среде организации и формирование организационной культуры.

    Особенности внутренних коммуникаций в организации.

    Формальные  коммуникации в организации стандартизируют взаимоотношения между коммуникатором и реципиентом в организации, строго регламентируемые организационными нормами, правилами,  основными ценностями.13

    Вербальные  коммуникации в организации.

    В качестве способов обеспечения вербальных коммуникаций используются слушание, речь, чтение и письмо.

    Нисходящие  коммуникации состоят из сообщений и информации, отправляемых подчиненным высшим руководством фирмы. Коммуникации «сверху вниз» могут принимать разнообразные формы. Наиболее распространены речи, сообщения в корпоративных изданиях, по электронной почте, сообщениях на досках объявлений, справочные руководства. Кроме всего прочего, менеджер определяет содержание коммуникации.14

    Восходящие  коммуникации формируют сообщения (о ходе выполнения работы, возникших проблемах, новаторских идеях, рациональных предложениях и т. д.), передаваемые с низших уровней организации на высшие уровни иерархии. Это очень важная для менеджеров «обратная связь», содержащая информацию о состоянии дел.

    Горизонтальные  коммуникации представляют собой обмен между коллегами по работе как внутри отделов организации, так и между ними.15

    Невербальные  коммуникации осуществляются посредством языка телодвижений и параметров речи. Главным компонентом невербальных коммуникаций (до 55% всех коммуникаций) является: одежда, осанка, жесты, телодвижения, фигура человека, поза, выражение лица, контакт глазами, расстояние между говорящими и т.п.

    Акустические  невербальные коммуникации содержат паралингвистическую (тембр голоса, его диапазон, тональность) и экстралингвистическую (паузы в речевом сообщении, покашливание, плач, смех, темп речи) системы. Такого рода коммуникационные привычки так же формируются в зависимости от среды в которой живет человек.

    Тактильные  коммуникации выражаются через прикосновение, пожатие руки, объятия, поцелуй.

    Неформальная  коммуникация в организации возникает в том случае, когда формальные связи не могут удовлетворять потребности членов социальных групп в организации. Они не носят иерархического характера, но могут быть как горизонтальные (в подавляющем большинстве), так и вертикальными (дружеское общение между лидером и рядовым членом группы ).16 Здесь нет четких каналов или моделей. Она очень сложна по своей структуре и обычно содержит не меньше информации, чем формальные виды организационной коммуникации. Уровень культурной образованности коммуникантов в этой разновидности коммуникации не имеет большого значения, кроме того лишь, что может привести к искажению слухов.

    Особенности внешних коммуникаций в организации.

    Кроме внутренних коммуникаций, организация  активно осуществляет коммуникации с субъектами внешней среды, поэтому  культура внешних коммуникаций также  является элементом организационной  культуры, важным фактором имиджа и эффективности организации.17 На организационные коммуникации имеют влияние факторы внешней среды, такие как: нормативно-правовые, экономические, политические, технологические и социокультурные. Язык — еще один аспект создаваемый трудности для организации, ведущей свои дела за границей. В силу расхождения значений, придаваемых сходным словам, а также проблем, связанных с переводом, могут возникать барьеры на пути обмена информацией. Увеличить их непроницаемость может несовпадение языка жестов во взаимодействующих культурах.18 Все эти аспекты межличностного общения должны быть учтены руководством при выборе тактики ведения коммуникационного процесса с представителями внешней среды.

    Цели  коммуникации в организации:

-обеспечение  эффективного обмена информацией между работникам;

-совершенствование  межличностных отношений в процессе  обмена информацией;

-регулирование  и оптимизация поведения персонала;

-создание  эффективных информационных каналов  внутри и вне организации, обеспечивающих достижение поставленных целей. 

3. Барьеры коммуникаций

    Барьеры коммуникации – помехи, мешающие осуществлению контактов и взаимодействию между коммуникатором и реципиентом. Они препятствуют адекватному приему, пониманию и усвоению сообщений в процессе осуществления коммуникативных связей.

Барьеры коммуникации можно классифицировать по характеру действующих помех:

    1. Технические барьеры. 

    Источником  таких помех является сам канал  коммуникации (факс, телефон) когда  в канале коммуникации появляются препятствия  проходящему сигналу. Помехи могут полностью перекрывать канал коммуникации или же частично, искажая информацию или же усекая ее.19     В технической литературе для их обобщения чаще всего используется понятие «шумы», введенное в научный оборот автором математической теории связи (коммуникации) К. Шенноном. Можно выделить такие технические барьеры коммуникации, которые одновременно обусловлены и человеческим фактором: неправильным использованием техники связи (отсутствие навыков работы с соответствующей техникой, ошибка в адресе электронной почты и т.п.), неправильным выбором технического средства для передачи сообщения (например, попытка передать по телефону сообщение, адекватное восприятие которого требует использования аудиовизуальных средств, и др.).

    2. «Человеческие» барьеры коммуникации.

• Психофизиологические барьеры. Барьеры могут возникать  вследствие каких-либо физиологических  нарушений: нарушение артикуляции (нарушение  логопедического характера), нарушений  фониатрического характера, связанных  с голосовым  аппаратом (полная или частичная потеря голоса), глухоты, полной или частичной потери зрения, потери чувствительности кожи и т.д.

Сильное влияние оказывают психологические характеристики человека. К наиболее распространенным формам нервное напряжение, которое может привести к эмоциональному срыву, скованности мысли, неспособности решить даже простые задачи, к провалам в памяти, неадекватности восприятия и реагирования на действия других людей, речевым аномалиям и т.п. В качестве психологических барьеров могут выступать некоторые психические состояния (индифферентность, безразличие, апатия и даже депрессия) и психические свойства личности (замкнутость, излишняя застенчивость, повышенная впечатлительность, стыдливость).20 К психологическим барьерам относятся так же функция средства психологической защиты индивида от перегрузки эмоциональной информацией, а так же индивидуальные, прежде всего характерологические особенности личности (например, интроверт и т.д.)

• Социокультурные  барьеры. Социокультурные различия обусловлены принадлежностью к тому или иному языковому, этническому, культурному, профессиональном и другому сообществу или ряду сообществ. Социальные факторы обусловлены принадлежностью людей к различным группам или организациям. Формируясь в определенной социальной среде, человек одновременно формируется и в определенной культурной среде. Нациям, классам, социальным, профессиональным, религиозным и иным группам свойственно создавать свою собственную, отличную от других культуру, собственные знаковые системы (языки), стереотипы мышления и стандарты поведения.

    Наличие или отсутствие барьеров в каналах  коммуникации проверяется путем  сопоставления информации на входе  и на выходе данного канала. Эту  информацию не всегда удается проверить. Наличие в коммуникационной системе  обратной связи позволяет осуществить такую проверку. 21 Обратная связь – мощное средство повышения эффективности коммуникаций, так как она несет отправителю информацию о том, насколько правильно было интерпретировано его исходное послание. Обратная связь является тем механизмом, что позволяет людям учиться на своих и чужих ошибках и повышать качество работы. 22