Коммуникации в орагнизационном поведении

Письменные  – в виде писем, приказов, уведомлений и т.д. с помощью Почты России и курьеров, а так же внутреннего распространения по отделам.

    Используются  коммуникации для руководства коллективом, адаптации к внутренней и внешней среде, выполнения непосредственных организационных и распорядительных функций, дружеского общения.

    Электронные коммуникации осуществляются с помощью компьютерной сети. Компьютерная сеть в Главном управлении Минюста России по Санкт-Петербургу и Ленинградской области состоит из двух независимых сегментов:

- Внешняя  сеть. Это открытая сеть, с компьютеров  которой осуществляется выход  во внешние каналы связи и  сеть Интернет. В этой сети  функционирует почтовый сервер  и обеспечивает связь с центральным аппаратом Минюста РФ и территориальными органами Минюста России по электронной почте;

- Внутренняя  сеть. В этой сети обрабатывается  внутренняя информация разных  уровней конфиденциальности. Она  не имеет физического выхода  во внешнюю сеть и доступа к каналам связи с центральным аппаратом Минюста РФ и территориальными органами Минюста России. В этой сети функционирует свой почтовый сервер, который обеспечивает доставку информации по электронной почте только до абонентов, подключенных к внутренней сети.

    Проблема  коммуникаций заключается в том, что в Главном управлении до сих пор более распространен письменный вид коммуникации с органами государственной власти и другими организациями. Отделы  Главного управления предпочитают осуществлять переписку в простой письменной форме с помощью Почты России и курьеров, находящихся в штате Главного управления, не смотря на то, что все отделы располагают необходимыми техническими средствами для обмена информацией по вертикали и по горизонтали.

    Но  не зависимо от того, что технические средства, имеющиеся в Главном управлении, обладают основными требованиями (быстрота и точность передаваемой информации) наличие необходимого уровня защиты этой информации отсутствует. Незащищенность информации, передаваемой во время коммуникаций, создается из-за отсутствия электронной цифровой подписи или системы криптографической защиты информации в каждом отделе.

    Проблемой так же является знания и навыки служащих в работе с электронно-цифровыми  средствами коммуникации.  Грамотная  работа с техническими средствами коммуникации в процесс коммуникации встречается не всегда. Поверхностные знания в работе с программой Microsoft office и не всегда грамотная работа на персональном компьютере приводит к искажению или непониманию информации. Служащие часто обращаются за помощью к старшему специалисту программного обеспечения отдела ресурсного обеспечения. Это приводит к увеличению времени доставки информации до адресата, которая может быть использована в реализации организационного поведения.

         Стоит так же сказать о наличии барьеров, которые могут разрушить весь коммуникационный процесс. Появляются они, из-за неправильной адресации информации получателю;

недостаточной сортировки информации по степени важности для получателя;

непреднамеренного искажения сообщений - личностной фильтрации и интерпретации смысла, искажение в следствии обобщения, обработки, упрощения информации, статусных различий и др.;

сознательного искажения информации - интерпретации сообщения в интересах пользователя;

информационных перегрузок - перегрузок каналов коммуникаций, отсеивания информации и потери важной её части;

структурных искажений - искажений информации на многочисленных уровнях управления;

          Все это может повлечь за собой неэффективность в принятии решений.

     Так же в Главном управлении не введена  в эксплуатацию система электронного документооборота. Системы электронного документооборота (СЭД), позволяют организациям автоматизировать работу с документами как внутрифирменными, так внешними. СЭД обладает рядом положительных свойств:

- Автоматизация канцелярии и делопроизводственных процедур;

- Организация менеджмента поручений и контроля исполнительской дисциплины;

- Автоматизация согласования договоров и другой документации;

- Автоматизация заявок и различных бизнес-процессов;

- Организация электронного архива документации (корреспонденции, договоров, записок, и т.д.);

- Создание «Личного кабинета» сотрудника – автоматизированного рабочего места пользователя.

    «Личный кабинет» — это персональная рабочая  область сотрудника, то место, куда попадает вся необходимая пользователю информация и где сосредоточены все инструменты для работы с ней. Сюда поступают все документы и заявки, требующие от служащего рассмотрения, а также задания от вышестоящего руководства. При этом «личный кабинет» реализован в виде ежедневника, вид и структура которого сегодня знакома любому офисному сотруднику. В самом «ежедневнике» СЭД отображаются дела сотрудника на сегодня и на завтра, а также дела, которые необходимо выполнить в ближайшее время, и просроченные задачи. Сами задачи можно открыть прямо из «ежедневника» либо из почтовой системы, в которую СЭД направляет уведомления. Здесь же реализованы инструменты напоминания: система автоматически и заранее уведомляет пользователя об истечении срока подписания или рассмотрения документа. Эти факторы обеспечивают быструю эффективную работу с информацией, а также легкое удобное ежедневное использование решения.

    Немаловажным  фактором является абсолютная безопасность системы электронного документооборота. 
 
 

    2.3 SWOT анализ безопасности системы электронного документооборота  

    Для того чтобы получить ясную оценку обеспечения безопасности электронного документооборота проведем SWOT – анализ системы электронного документооборота (далее СЭД). 

Сильные стороны (Strengths) — преимущества СЭД:

1. Хранение  документов;

2. Гибкое  разграничение прав доступа (группы  доступа, роли);

3. Наличине  програмных средств контроля  целостности документов;

4. Организация  резервного копирования базы  данных 9 в том числе по расписанию);

5. Применение  средств шифрования;

6. Применение  серцифицированных средст криптозащиты;

7. Применение  электронной цифровой подписи;

8. Интеграция  с внешними системами электронной  почты и др. 

Слабости (Weaknesses) — недостатки СЭД:

1. Затраты на приобретение;

2. Ввод  в эксплуатацию и последующее  обслуживание;

3. Выбор  конкретного продукта;

4. Ввод  в действие: развертывание системы  в рабочей среде, обучение персонала,  опытная эксплуатация, доработка,  сдача в постоянную эксплуатацию. 

Возможности (Opportunities) — благоприятные факторы, использование которых создаст преимущества:

1. Системный  подход к организации безопасности  и функциональности документооборота (принцип непрерывного развития  системы, заключающегося в обосновании  и реализации наиболее рациональных методов, способов и путей совершенствования);

2. Разделение  и минимизация полномочий по  доступу к обрабатываемой информации;

3. Удостоверение  личности отправителя письма  и принимающего сообщение;

4. Полнота  контроля и регистрации попыток несанкционированного доступа (точное установление идентичности каждого пользователя и протоколирование его действий для проведения возможного расследования, также невозможность совершения любой операции обработки информации без ее предварительной регистрации);

5. Безопасная  работа с удаленными подразделениями  организации через web-браузер,  по электронной почте и SMS;

6. Архивирование  — создается архив всех электронных  документов, который

привлекается  для сравнения при возникновении  спорных ситуаций. 

Угрозы (Threats) — факторы, которые могут потенциально ухудшить применение СЭД:

1. Неумение  персонала работы в СЭД;

2. Консультирование  по эксплуатации у специалистов, в случае затруднений при обращении  с СЭД; 

3. Несанкционированное  вмешательство в содержание документа;

4. Разрешение  инцидентов. 
 
 
 
 
 
 
 

 
 
 
 

      Проектно-практические рекомендации - программа изменений по совершенствованию коммуникаций в Главном управлении Министерства юстиции России по Санкт-Петербургу и Ленинградской области 

    Мною  были разработаны программы изменений  по совершенствованию коммуникаций в Главном управление Минюста РФ по СПБ и ЛО. 

    Этапы подготовки к разработке программы совершенствования  коммуникаций в организации: 

    Прежде, чем приступить к организации  эффективного процесса коммуникаций в  Главном управлении,  начальник  должен на первом этапе проанализировать сложившуюся на данный момент ситуацию в Главном управлении по следующим направлениям:

- какой стиль руководства присутствует – авторитарный, умеренно-авторитарный, демократический или либеральный;

- какой тип информационной культуры сложился на данный момент – функциональный, взаимодействия, исследования или культура открытости;

- соответствует ли тип сложившейся информационной культуры стратегическим целям Главного управления;

- присутствуют ли отдельные элементы коммуникационного процесса, или всю систему нужно создавать полностью;

- анализ качественной и количественной сторон информационных потребностей;

- достаточно ли необходимых технических средств для осуществления коммуникационного процесса;

- какие преграды существуют на пути создания эффективных коммуникаций в Главном управлении;

- кто будет отвечать за разработку путей совершенствования коммуникаций.

    После тщательно проведенного анализа начальник будет ясно представлять, как именно нужно построить процесс коммуникаций и на кого конкретно (это может быть один человек, если компания небольшая, или группа служащих) будет возложена обязанность по реорганизации коммуникаций. 

    Следующим, вторым этапом подготовки к разработке программы должна стать формулировка целей, которые будут достигнуты за счет эффективного процесса коммуникаций. Такими целями могут являться следующие:

- повышение общего уровня эффективности работы за счет тесного взаимодействия через информацию между подразделениями по горизонтали и по вертикали;