Эффективные менеджмент в зарубежных странах

      Руководитель, просматривая корреспонденцию в  порядке важности должен поставить резолюцию. Хранить документы в кабинете руководителя нет необходимости и поэтому в обязанности секретаря или специального отдела вменяется ведение архива.  Хранимые документы должны быть классифицированы по определенным признакам, по которым их легко было бы найти.

      Для проведения приема лучше выделить определенное время в течении рабочего дня. Оптимальным представляется время между 14⁰⁰ и 16⁰⁰. Если это возможно, то необходимо пользоваться предварительной записью у секретаря. Посетитель, по возможности, должен  заранее изложить тему предстоящей беседы. Это позволит, во-первых, сократить время на изложение темы разговора, во-вторых, позволит руководителю подготовиться к предстоящей беседе и, в-третьих, если это возможно, направить посетителя к другим исполнителям. Посетителю необходимо заранее сообщить временные рамки разговора. 

      Все приемы посетителей можно разделить  на: официальные и неофициальные.

      Официальные приемы можно проводить:

• за столом для конференций, совещаний. Это поставит руководителя и посетителя в одинаковые условия, то есть психологически собеседнику будет легче. К такому способу лучше всего прибегать, когда прием посетителя официальный, но руководитель хочет лучше наладить  межличностный контакт;
• за рабочим столом. За рабочим столом лучше всего вообще не принимать посетителей, т.к. на нем могут находиться важные документы, которые может увидеть посетитель и по ряду другим причин. За ним лучше принимать провинившихся работников. Когда руководитель сидит за рабочим столом, а работник находиться спереди, то психологически работнику намного сложнее и подчас одного этого хватает, чтобы, не критикуя, работник понял свою вину.

      Неофициальные приемы лучше проводить в «зоне  отдыха». Удобно расположившись на диване или в кресле руководителю и собеседнику будет легче раскрепоститься и хорошо наладить межличностный контакт. Посетитель, пришедший  с личной и интимной беседой к руководителю, будет чувствовать себя гораздо более уверенно в такой обстановке, чем в официальной.

      Для того, чтобы ограничить время, затрачиваемое  на беседу, необходимо, как уже отмечалось ранее, сообщить посетителю допустимую продолжительность беседы. Если собеседник не прекращает разговора, то тактично сказать ему, что время разговора вышло.

      Для оптимального ведения беседы руководитель должен:

• уметь активно слушать. То есть в процессе рассказа собеседника не просто слушать молча, а показывать, что вы следите заходом мысли. Это, например, можно сделать путем высказываний типа: да-да, конечно, безусловно и других;
• уметь понять собеседника. Если руководитель может правильно понять собеседника, то это поможет ему принять правильное решение;
• уметь направить разговор в нужное русло;
• стараться говорить на уровне собеседника и другое.

      Как известно, при специализации и  разделения труда значительно возрастает производительность труда у работающих. Разделение труда неминуемо нуждается в координации отношений между людьми.

      В этих условиях менеджер не может эффективно осуществлять свои функции управления большим количеством людей, он вынужден передавать или делегировать часть своих полномочий другим людям. Делегирование полномочий является основным процессом, посредством которого руководители устанавливают формальные взаимоотношения людей в организации.

      В нашем случае под организацией понимается процесс создания структуры предприятия, которая дает возможность людям эффективно работать вместе для достижения текущих и стратегических целей. Делегирование же означает передачу задач и полномочий лицу, которое принимает на себя ответственность за их выполнение. Необходимость реализации производственных заданий побуждает к распределению задач между конкретными исполнителями для достижения целей управления.

      Для более качественного выполнения задач определяются цель, стратегия, процедура и правила. На практике организационный процесс подразделяется на два аспекта.

      Во-первых, происходит деление организации  на подразделения соответственно целям и стратегиям. Например, акционерное предприятие в целом подразделяется на цеха, участки, смены, бригады. При этом происходит распределение и координация задач между высшим производством с низшими уровнями работающих, складываются взаимоотношения полномочий. Средством, при помощи которого руководство устанавливает отношения между уровнями полномочий, является делегирование. Однако возникает немало причин, когда делегирования не происходит. В таких случаях руководитель вынужден поставленную им задачу решать самостоятельно, но в силу своей занятости и множества задач он никогда не сможет выполнить их качественно и в соответствии со сроками: На это у него не хватит ни времени, ни сил, ни профессионализма [15, С.152].

      Для эффективного осуществления делегирования  требуется высокая ответственность, исполнительная дисциплина, иначе поставленные цели могут быть не достигнуты, а делегирование не оправдано.

      Под ответственностью понимается обязательство  конкретного лица, которому делегированы соответствующие полномочия, выполнять  имеющиеся задачи и отвечать за их удовлетворительное решение.

      К примеру, рабочий или служащий заключает контракт с организацией на выполнение задач данной должности в обмен на получение определенного вознаграждения. В этом случае ответственность означает, что работник отвечает за результаты выполнения задачи перед тем, кто передает ему свои полномочия.

      При этом если какое-то лицо принимает ответственность  за удовлетворительное выполнение задачи, то организация обязана предоставить ему не только ресурсы, но и делегировать определенные полномочия вместе с задачами.

      Полномочия  представляют собой ограниченное право использовать ресурсы организации и направлять усилия некоторых ее сотрудников на выполнение определенных задач. Однако если работник меняет свою работу, должность, то в этом случае он утрачивает полномочия старой должности и получает новые.

2.2.Приемы, применяемые выдающимися менеджерами (Ли Якокка, Генри Форд, Лейл Лаундес)

      Рассмотрим, какие советы дают зарубежные авторы, которые считаются «эффективными  менеджерами».

      Выдержавшая около ста изданий в десятках стран мира (в том числе семь изданий в СССР в 1924-27 гг.) автобиографическая книга одного из выдающихся менеджеров XX века, организатора поточно-конвейерного производства и «отца» автомобильной промышленности США – Генри Форда написана ярко, образно, энергично и вдохновенно. Она содержит богатейший материал, во многом представляющий исторический интерес, но в целом ряде отношений сохраняющий актуальность для экономистов, инженеров, конструкторов, психологов, социологов, руководителей и организаторов производства, чья деятельность нацелена на творческое осмысление и успешное решение задач кардинальной перестройки всех звеньев хозяйственной системы.

      Рубеж XIX и XX веков, на который падает «пик»  деятельности Г. Форда, был этапом завершения в главном и основном задач  становления индустриально-машинного производства и подспудной, не бросавшейся тогда еще в глаза подготовки в рамках поточно-конвейерной системы материальных и психологических предпосылок будущего «прорыва» человечества в эпоху НТР.

      Как нам представляется, основная мысль Генри Форда наиболее полно выражается в следующей фразе: «Достигнутые нами до сих пор успехи представляют из себя, в сущности, результат некоего логического постижения: раз уж нам приходится работать, то лучше работать умно и предусмотрительно; чем лучше мы будем работать, тем лучше нам будет. Вот что предписывает нам, по моему мнению, элементарный, здравый человеческий смысл».

      Девиз Г.Форда: «поменьше административного  духа в деловой жизни и побольше делового духа в администрации» очень  хорош, не только потому, что он полезен и в делах и в управлении государством, но и потому, что он полезен народу.

      Генри Форд говорит о следующих характеристиках  предприятия в целом:

      Если  не иметь постоянно перед глазами  цели, очень легко перегрузить  себя деньгами и потом, в непрестанных усилиях заработать еще больше денег, совершенно забыть о необходимости снабжать публику тем, чего она на самом деле хочет. Делать дела на основе чистой наживы – предприятие в высшей степени рискованное. Это род азартной игры, протекающей неравномерно и редко выдерживаемой дольше, чем несколько лет. Задача предприятия – производить для потребления, а не для наживы или спекуляции. А условие такого производства – чтобы его продукты были доброкачественны и дешевы, чтобы продукты эти служили на пользу народу, а не только одному производителю. Если вопрос о деньгах рассматривается в ложной перспективе, то фальсифицируется в угоду производителю и продукция.

      Благополучие  производителя зависит, в конечном счете, также и от пользы, которую  он приносит народу. Правда, некоторое время он может вести свои дела недурно, обслуживая исключительно себя. Но это ненадолго. Стоит народу сообразить, что производитель ему не служит, и конец его недалек».

      Основные  принципы, на которые опирается Г.Форд следующие:

      «1. Не бойся будущего и не относись почтительно к прошлому. Кто боится будущего, т. е. неудач, тот сам ограничивает круг своей деятельности. Неудачи дают только повод начать снова и более умно. Честная неудача не позорна; позорен страх перед неудачей. Прошлое полезно только в том отношении, что указывает нам пути и средства к развитию.

      2. Не обращай внимания на конкуренцию.  Пусть работает тот, кто лучше  справляется с делом. Попытка  расстроить чьи-либо дела –  преступление, ибо она означает  попытку расстроить в погоне за наживой жизнь другого человека и установить взамен здравого разума господство силы.

      3. Работу на общую пользу ставь  выше выгоды. Без прибыли не  может держаться ни одно дело. Но существу в прибыли нет  ничего дурного. Хорошо поставленное  предприятие, принося большую пользу, должно приносить большой доход и будет приносить таковой. Но доходность должна получиться в итоге полезной работы, а не лежать в ее основании.

      4. Производить не значит дешево  покупать и дорого продавать.  Это, скорее, значит покупать сырые материалы, по сходным ценам и обращать их с возможно незначительными дополнительными издержками в доброкачественный продукт, распределяемый затем среди потребителей. Вести азартную игру, спекулировать и поступать нечестно – это значит затруднять только указанный процесс».

      Некогда весьма популярная книга Генри Форда  «Моя жизнь, мои достижения» носит, как видно из ее названия, автобиографический характер. В течение десятилетий  в США и ряде других буржуазных стран она служила своего рода «деловой библией» честолюбивых и энергичных молодых людей, стремившихся повторить стремительный взлет «наверх» трудолюбивого и смышленого деревенского паренька, ставшего гордостью и символом Америки начала XX века, – миллиардером, автомобильным королем и даже одним из кандидатов в президенты США.

      Предметом особого внимания специалистов в  области организации производства выступает при чтении этой книги  практическое воплощение инженером-механиком, изобретателем и талантливым  менеджером разработанных им самим  и заимствованных, в частности, у Тейлора, принципов рационального функционирования хозяйственного комплекса – конкретно гигантского автомобиле– и тракторостроительного концерна «Форд».

      Наконец, концептуально-мировоззренческий интерес  вызывают содержащиеся в книге не тривиальные, а подчас откровенно неожиданные для традиционного образа размышления миллиардера о месте и роли производства в общественной жизни, его динамике, тенденциях, стимулах и перспективах эволюции, влиянии рациональной экономики на людей, в нее втянутых, и на человеческую цивилизацию в целом.

      Ли  Якокка – один из самых известных  представителей делового мира США. Его  автобиография представляет собой  бестселлер, в котором в живой  и увлекательной манере шаг за шагом описывается восхождение  одаренного и хваткого менеджера от студента-стажера до руководителя крупнейшего в мире автогиганта.