Исследование системы управление проектами

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Глава 2. Построение системы управление проектами

2.1. Характеристика организации  и ее проектной деятельности.

Фирма ЗАО «РЕГУЛ» была основана в 1991 году. Фирма ЗАО «Регул» относится к типу холдинговой компании.

Основными направлениями деятельности компании являются проектирование, строительство, НИОКР и внедрение инновационных технологий. Основными заказчиками ЗАО «РЕГУЛ» являются подразделения Красноярского края и предприятия бывшего РАО «ЕЭС» РФ.

Основными видами проектной деятельности холдинга являются:

- проектирование и производство ремонтных, ремонтно-строительных, в том числе:

- выполнение функций заказчика, технического надзора, выполнение функций генерального подрядчика и выполнение работ по благоустройству территории;

- совершение сделок с объектами недвижимости любого назначения;

- разработка и исполнение коммерческих и инвестиционных проектов;

-полный комплекс строительных, строительно-монтажных, изыскательских, ремонтных и ремонтно-реставрационных работ, включая проектирование, реконструкцию и перевооружение, проектные работы по восстановлению, выполнение функций генподрядчика.

Управляющая компания холдинга ЗАО «Регул» в качестве материнской компании координирует работу организаций, входящих в состав холдинга, что экономически обогащает и качественно усиливает все этапы основной деятельности.

Представим графически пример стадий управления проектом в компании рисунок 2.

Рис.2 Стадии управления проектом в компании

 Анализ существующей  системы управления проектами  ЗАО 

«Регул». Функции управления инвестиционно-строительными проектами в общей системе управления организацией возложены на структурное подразделение управляющей компании – дирекция по управлению инвестиционно-строительными проектами. Схема взаимодействие данной подсистемы управления отделами и службами представлена на рисунке 3.

Проанализировав существующую систему управления проектом, выявили проблему в организационной структуре. Проблема заключается в неэффективности применения системы управления проектами, так как в организационной структуре нет конкретного руководителя проекта, которому бы подчинялись все структуры исполнения. Именно совершенствования в организационной структуре создаст эффективную систему управления и вся «цепочка» управления проектами будет более структурирована, также необходимо внедрить информационную систему

Рис.3 Взаимодействие управляющих ИСП и рабочих групп с отделами и службами холдинга

Резюме: изучив предприятие изнутри, ее проектную деятельность, выявили проблему, которая влияет на эффективность системы управления проектами. Из структуры видно, что директор непосредственно взаимодействует с командой проекта, нет промежуточного элемента в лице руководителя проекта, который бы работал только с проектом и его командой, и осуществлял определенный контроль.

2.2. Основные предложения по совершенствованию системы управления проектами в организации ЗАО «РЕГУЛ».

Проанализировав деятельность организации, можно сказать, что компания достаточно устойчивая в финансовом плане, реализует большое количество проектов. Процесс управления проектами в фирме организован продуманно, но тем не менее, при большом количестве новых проектов, необходимо усовершенствовать организационную структуру предприятия.

Совершенствование в системе управления проектами в организации нужно проводить в направлении организационной структуры. Необходимо ввести новую должность – руководитель проекта (конкретного), чтобы у каждого проекта был свой руководитель, которому подчинялись все структуры исполнения проекта (проектировщики, отвод земли, подрядчики, финансы и т.д.). Тогда все управление проекта от начала стройки и до конца будет более структурирована.

Существующую систему управления проектами компании недостаточно будет немного подкорректировать. Система должна быть коренным образом перестроена, чтобы суметь обеспечить эффективную организацию управления проектами.

Организационная структура является важным элементом в управлении проектом. Каждому проекту нужны разные ресурсы, которые трудно прогнозируемы во времени.

Одним из решающих условий власти внутри компании является право распределять и управлять ресурсами. Таким образом, система управления ресурсами неотделимо от организационной структуры компании.

Проекты не рассматриваются отдельно от остальной работы компании: конечный результат влияет на будущее всей организации.

По размеру проекты могут быть как большими и сложными, которые требуют профессиональных менеджеров, так и небольшими и управляться одним человеком от команды. В небольших проектах менеджер тратит не более 4 часов в неделю на предварительные итоги и пересмотр того, что осталось. В таком проекте менеджеру нужно знать, как рационально составить расписание, использовать специальные программы, и обращаться за советом к более опытному менеджеру, если в этом есть необходимость.

Главная задача менеджера в проекте – это выполнить работу в срок, использовать ресурсы в рамках выделенного, и соответствовать с техническим заданием. Эти три ограничения: время, бюджет и качество находятся под пристальным вниманием руководителя проекта и являются основными ограничениями. Чтобы следить за ограничениями по времени используют методы построения календарных графиков. Для управления бюджетом нужны методы формирование финансового плана. Так же существуют специальные методы управления ресурсами, такие как матрица ответственности, диаграмма загрузки ресурсов.

Если планируется ввести новую должность в организацию, то нужно провезти подробный анализ информационной системы управления проектами в фирме.

Используются подходы к разработке системы управления проектами в компании, такие как:

- создание собственной  специализированной системы;

- интеграция уже существующих  подсистем по функциям.

Внедрение информационной системы включает в себя:

- выполнение работ по  подготовке подразделений к изменениям;

- подготовка функций управления  к вводу новой системы;

- обучение штата и проверка  способностей к обеспечению эффективного  действия системы;

- обеспечение техническими  средствами;

- проведение испытаний.

Ответственные за ресурсы, т.е. их распределение и использование, должны непрерывно обмениваться текущей информацией.

Проектные риски:

- не всегда программные  продукты обеспечивают оперативную  обработку текущей информации. Таким  образом, это является результатом  неточного и неполного понимания, как использовать новую систему и ее возможности. Так же предприятие может не иметь стандартов внутри фирмы в части управления проектами. Это может выражаться в недостаточной структуре разделения работ, невозможность описать жизненный цикл и т.д.

- внедрение может показать отсутствие как таковых умений планировать и организовывать у руководителей среднего звена. И их страх внедрения чего-то нового может быть основным препятствием;

- организационная структура  и область работы предприятия  могут не подходить для внедрения новой системы. В матричной структуре могут иметь место процессы управления проектом и распределение ресурсов;

- внедрение системы управления  проектом требует больших затрат, связанных с ресурсами;

В настоящее время создано большое количество систем управления проектами, как самостоятельных, так и в составе корпоративных информационных систем. Поскольку такие понятия как «проект» и «управление проектом» имеют очень широкое толкование, то подобные автоматизированные системы или являются узкоспециализированными, или, наоборот, объединяют в себе такое количество функций, которые очень утяжеляют систему: она становится дорогой и сложной как в настройке, так и в использовании.

Несмотря на кажущееся перенасыщение рынка подобными продуктами, создание простой и надежной системы управления проектными заданиями до сих пор остается приоритетной задачей в области разработки информационных систем.

Основные требования к используемой системе:

В первую очередь, она должна поддерживать простейшие функции кадрового учета, то есть позволять хранить данные о каждом сотруднике, включая его контактную информацию, принадлежность к административному подразделению и размер заработной платы. Кроме того, должна быть возможность объединения исполнителей по проектам и задачам без привязки к административному делению компании.

Основное назначение подобной системы – поддержка проектов и задач, выдача заданий сотрудникам и контроль исполнения заданий и хода проекта через листы рабочего времени сотрудников.

Система должна позволять оперативно получать информацию о запланированном и фактически отработанном времени по каждому проекту, каждой задаче в рамках проекта и по каждому исполнителю в рамках задачи, а также о текущем состоянии исполнения бюджета как по проекту в целом, так и по каждому исполнителю в отдельности.

Естественно, подобная система должна иметь гибкую систему разделения прав пользователей.

Рассмотрим основные процессы, которые должны отображаться при выбранной и разработанной информационной системе управления:

-управление всем процессом выполнения задачи или проекта;

-создание дискуссионных ветвей и голосований;

-отслеживание процесса  работы по электронной почте;

-распределение задач  и обсуждений по тематическим  категориям;

-расстановка видимости  категорий между пользователями;

-группировка пользователей  в департаменты и установка  локальности (внешний, внутренний);

-статистика нагрузки  на категории, департаменты и  отдельных пользователей;

-создание как односложных  задач, так и многозадачных проектов;

-механизм ведение открытой или приватной переписки по любой задаче;

-хронология процесса  работы над задачей (сохранение  всех вносимых изменений);

-циклические задачи;

-внутреннее оповещение  сотрудников;

-система мгновенных сообщений.

Резюме: предложения по совершенствованию системы управления проектами, будут эффективными, так как системы будет позволять руководителю конкретного проекта более тщательнее контролировать процесс выполнения и ему будут подчиняться все структуры исполнения.

 

Выводы по главе 2.

Проанализировав систему управления проектом в компании ЗАО «Регул», можно сказать, что компания достаточно устойчивая, но и есть некоторые проблемы. Выявили проблему в организационной структуре, и именно, совершенствуя организационную структуру можно достичь эффективную систему управления и вся «цепочка» управления проектами будет более структурирована, также необходимо внедрить информационную систему, которая поможет управлять разными подсистемами системы управления проектами, а также уже на начальном этапе выявлять ошибки и вовремя их исправлять. Структуру, которая получилась после предложений по совершенствованию, рассмотрим на рисунке 4.

 

Рис. 4. Организационная структура после совершенствования.

 

 

 

 

 

 

Заключение

Управление проектом в последнее десятилетие стало мощной технологией управления изменениями в высоко конкурентном мире. Эффективное применение системы управления позволяет успешно реализовывать любой проект в соответствии с высокими стандартами качества, достигнув в срок поставленных целей, сэкономив время и уменьшив риск. Понятия проект и управление проектами связаны с необходимостью управления изменениями. Система управление проектами является ей неотъемлемой частью повседневной деятельности руководителей разного уровня и совершенствуя ее можно добиться эффективных результатов.

В ходе работы были рассмотрены следующие вопросы:

- роль системы управления  проектами на предприятии;

- система управления проектом: понятие и содержание;

- виды подсистем управления  проектом;

- построение системы управление  проектами.

Вследствие работы можно сделать вывод, что применение системы управления проектами позволяет более обоснованно определять цели, более полно учитывать проектные риски, оптимизировать использование имеющихся ресурсов и избегать конфликтных ситуаций, контролировать исполнение составленного плана, анализировать фактические показатели и вносить своевременную коррекцию в ход работ, накапливать, анализировать и использовать в дальнейшем опыт реализованных проектов. Таким образом, система управления проектами является одной из важнейших компонентов всей системы управления организацией.

Проанализировав систему управления проектом в компании выявили проблему в организационной структуре, ее неэффективность использования, а именно, совершенствуя организационную структуру можно достичь эффективную систему управления и вся «цепочка» управления проектами будет более структурирована.