Исследование системы управление проектами

3. Виды подсистем управления проектом

Деятельность по управлению проектом предполагает управление проектом упомянутыми выше тремя базисными элементами, и кроме того выполнение обозначенных видов управленческой и обеспечивающей деятельности и действий принятия управленческих решений. Помимо этого, управление проектом обладает 8 интегральными направлениями. Потому как управление проектом является фактическим воплощением системного подхода, разные течения управления проектом допускается называть подсистемами управления проектом. К ним относятся: [4, с. 77-167]

- управление содержанием;

- управление продолжительностью;

- управление стоимостью;

- управление качеством;

- управление штатом, или управление человеческими ресурсами;

- управление материально-техническим обеспечением, или управление ресурсами (материальными);

- управление коммуникациями (информационными ресурсами);

- управление рисками.

Каждая из этих подсистем по-разному действует с базовыми элементами. Управление содержанием путем формирования системы целей определяет структуру и состав работ, ресурсов, результатов и рисков.   Управление продолжительностью прежде всего направлено на работы, а также затрагивает ресурсы (так как начало работ означает поступление или начало использования ресурсов), результаты (так как окончание работ означает создание результата) и риски (так как воздействие факторов окружающей среды сказывается на продолжительности проекта). Управление стоимостью и управление качеством направлены на все базисные составляющие. Управление штатом, управление материально-техническим обеспечением и управление коммуникациями прежде всего направлено на соответствующие виды ресурсов (человеческие, материальные и ин. формационные). Управление рисками направлено на оптимизацию взаимодействия всего проекта с окружающей средой. Исполнение управления проектом в рамках каждой подсистемы заключается в создании одной или нескольких управляющих моделей (фаза разработки) и воплощении решений, заложенных в эти схемы (фаза реализации). Схемы служат средствами, обеспечивающими процессы реализации и контроля. На основе первоначальной схемы строится модель, отражающая фактически достигнутые результаты. Таким образом, управляющая модель — это не абстрактное отображение действительности, а реальный инструмент управления.  В таблице 1 показано, какие базисные составляющие затрагиваются при действии каждой подсистемы управления проектом и какие управляющие схемы при этом используются. [5, с. 45-53]

Таблица 1.

Связи подсистем управления проектом, базовых элементов и управляющих моделей.

Подсистема управления проектом	Базисные составляющие, затрагиваемые при действии подсистемы	Управляющие схемы
Управление содержанием	Работы, ресурсы, результаты, риски	Дерево целей, структура работ, жизненный цикл проека, технический проект
Управление продолжительностью	Работы	Сетевая модель, календарный график, расписание работ
Управление стоимостью	Работы, ресурсы, результаты, риски	Структура расходов, структура доходов, бюджет, график денежных потоков
Управление качеством	Работы, ресурсы, результаты, риски	Структура продукции, структура потребностей, технический проект
Управление штатом	Ресурсы (человеческие)	Организационная структура, штатное расписание, матрица ответственности, сетевая матрица
Управление материально-техническим обеспечением	Ресурсы (материальные)	Структура ресурсов, график поставок
Управление коммуникациями	Ресурсы (информационные)	Дерево документации, схема информационной системы
Управление рисками	Риски	Дерево рисков, дерево решений

Управление содержание – это деятельность, которая настроена на то, чтобы определить цели, структуру целей, и обеспечить их действенную реализацию. Под сущностью проекта понимают объединение целей, которые поставлены перед проектом и связей между ними.

Управление продолжительностью. Управление продолжительностью – это работа, направленная на максимальное выполнение целей всего проекта в нужные для этого сроки. Проект же показывается на временной шкале и виде взаимосвязанных между собою работ. В данном случаи работа является базовым составляющим временной продолжительности проекта, т.е. работа – это деятельность, которая направлена на достижении цели и на конечный результат, длящуюся в определенное время. По конечным результатам обычно формируют график выполнения работ, который есть на самом деле. Далее вырабатываются предупреждающие и корректирующие меры, если это необходимо.

Управление стоимостью. Деятельность, направленная на определение и оценку нужного финансового результата и его непосредственного достижения. Финансовый результат заключается:

- в следовании принятого  уровня расходов, который отражается в бюджете проекта;

- в достижении нужного  соответствия между доходами  и расходами, ранее формированные  в бюджете;

Управление доходами. В первую очередь доходы связаны с конечными результатами проекта и рисками, которые могут появиться в процессе реализации проекта. Бюджет проекта – это состав, структура статей расходов, нужных для выполнения проекта, и статьей доходов, появившихся в результате. Так же под бюджетом обычно понимают структуру расходов по проекту.

Управление качеством – это получение соответствия результатов выявленным ожиданиям и потребностям, которые были в самом начале. Потребности сводятся: [7, 84-87]

- к жестким требованиям  эксплуатации;

- к функциональным требованиям;

- к надежности;

- к безопасности;

- к экологическим требованиям;

- к экономическим требованиям;

- к эстетике;

- к культуре.

Все эти требования объединяются в одном термине «качество». Из всего выше перечисленного, можно сказать, что качество – это совокупность характеристик определенного объекта, которые относятся к его способности удовлетворять всякого рода потребности. Можно выделить четыре ключевых аспекта качества:

1) качество, обусловленное  соответствием результатов проекта  рыночным потребностям и ожиданиям;

2) качество разработки (проектных  решений) и планирования проекта;

3) качество выполнения  работ по проекту в соответствии  с проектной и плановой документацией;

4) качество ресурсного  обеспечения.

Рассматривая наиболее подробно требования, которые предъявляются к качеству продукции организации, отражаются в документации проекта. Каждый документ формируется в соответствии с уже существующими нормативными документами, такие как: нормы, правила, стандарты. В фазе реализации в основу закладываются соблюдения первых двух аспектов качества. Так же в этой фазе происходят процессы обеспечения и контроля качества, которые направленны на создание продукции, имеющие норма отклонений от ранней заданных параметров, но они в пределах допустимого. В ходе осуществления работ выполняется:

- входной контроль качества. Он нужен для обеспечения качества ресурсов и выполнение начальных условий;

- технологический контроль  качества. Направлен на контроль  соблюдений необходимых технологий  и качества промежуточной продукции;

- результирующий контроль  качества. Проводит оценку соответствия конечных результатов с необходимыми требованиями. 

Контроль качества основывается на использовании контрольных карт, диаграмм Парето и иных более сложных статистических методах [8, 120]

Управление командой проекта. Эта деятельность предоставляет проекту нужный ресурс – человеческий, и его оптимальное и эффективное использование. Человеческий ресурс – это наиважнейший и сложный в управлении вид ресурса. В фазе разработки проекта основываясь на анализе работы формируются потребности в нужных человеческих ресурсах, далее производится проектирование и создание новой схему организационной структуры управления. Более подробные организационные решения прописываются в положениях о структурных подразделениях, должностных инструкциях, матрицах разделения задач управления, сетевых матрицах. В фазе реализации выполнятся поиск и подбор персонала, их адаптация и дальнейшие обучение. В управление штатом, важное место занимает управление командой проекта. В команде не отменяются формализованная структура подчинения, обязанности распределяются равномерно между участниками команды. Стоит уделить конфликтам отдельное большое внимание при управлении командой. Конфликты являются неотъемлемой частью любой человеческой деятельностью, и содержат в себе возможности развития кадров. Таким образом, опытный руководитель проектом не подавляет конфликты, а стремится ими эффективно управлять.

Управление материально-техническим обеспечением проекта – это деятельность, которая направлена на стремление обеспечить работой всеми нужными материальными и нематериальными ресурсами при соблюдении всех запланированных сроков. В этой подсистеме осуществляется управление материальными ресурсами, такими как: как средства производства и материалы. В подсистеме выделяют управление закупками и поставками. Помимо этого, выделяют управление запасами и техническую комплектацию.

Управление закупками направлено на поиск новых поставщиков ресурсов, которые нам нужны, установление с поставщиками деловых отношений, согласование договорной документации и приобретение прав на использование необходимых ресурсов.

Управление поставками. Понимается деятельность по доставке материальных ресурсов к месту их использования, организацию их приемки, контроля как входного, так и утилизации, хранение и дальнейшей передачи в использовании.  В фазе разработки проекта формируются потребности во всех материально-технических ресурсах, их характеристики и требования к срокам своевременной доставки. Моделью при это служит иерархическая структура ресурсов. Более подробные требования к ресурсам формируется в спецификациях, технических требованиях и объемно-календарных планах поставок. Задачей, которая решается совместно с подсистемами управления продолжительностью и управления ресурсами, является обеспечение своевременности поставок. В фазе реализации проекта решается множество задач по поиску новых поставщиков необходимых ресурсов, по организации и проведению тендеров на поставку, по формированию контрактов и договоров, поставки, приемки, учета, дальнейшего контроля, хранения и передачи ресурсов.

Управление запасами – это совокупность процедур, норм, правил и работ, которые стремятся обеспечить оптимальный запас ресурсов, нужного для непрерывного осуществления работ. Важнейшим аспектом управления ресурсами является производственно-техническая комплектация, направленная на формирование комплектности поставок. Комплектность – это соответствие поставок качественным и количественным требованиям.

Управление коммуникациями проекта. Это деятельность, которая стремится обеспечить сбор, обработку и предоставление достоверной информации, нужной участниками проекта для эффективного и оптимального выполнения работ. В фазе разработки происходит формирование информационных потребностей участников проекта, проектирование структуры документации и баз данных, а также создание новой информационной системы, которая включает схемы аппаратной и программной составляющих. В ходе формулировки и реализации проекта происходит разработка решений, прописанных документах, и эффективное выполнение решений, сопровождаемых накоплением учетных данных и представлением отчетов об окончательных результатах работ.

Управление рисками. Работа, направленная на оптимизацию взаимодействия проекта с внешней средой в целях минимальных отклонений проекта от поставленных раньше целей. Риск – это возможность наступления того или иного события, который является причиной конкретного воздействия на проект, приводящего к отклонениям от заранее поставленных целей, принятых решений. Риски начинают возникать на границе проекта с внешней средой. Факторы риска расположены за границами проекта, даже если негативная ситуация проявляется внутри проекта. Помимо того, работа по выявлению, оценке и анализу рисков продолжается ввиду того, что окружающая среда проекта постоянно находится в состоянии изменений, и то, что ранее было стабильностью, сейчас выглядит как источник некой неопределенности и рисков. К методам, который позволяет снизить риски, в проектном управлении относятся:

- распределение рисков;

- страхование;

- создание резервов, запасов;

- хеджирование;

- предоставление гарантий  или залогов.

Резюме: существует восемь подсистем управления проектом, каждая из которых по-разному действует с базовыми элементами. Между подсистемами управления проектом, базовыми элементами и управляющими моделями есть определенная взаимосвязь.

Выводы по главе 1.

Внимательно изучив систему управления проектом и ее подсистемы, можно сказать, что целью системы управления является эффективное решение стратегических целей и принятие решений. Также систему управления проектами можно представить, как комплекс, которая состоит из нескольких элементов. Управление проектом как наука, основывается на положениях системного подхода к управлению, сам проект подвергается управлению и является системой. Есть восемь подсистем управления, которые тесно взаимодействуют с базовыми элементами, такими как ресурсы, работы, результаты.