Описание  системы бизнес-знаний

 Классификация бизнес-знаний

 Бизнес-знания можно разделить на внутренние (о внутренней среде компании) и внешние (о внешней среде компании). Кроме того, бизнес-знания делятся на «осязаемые» (те знания, которые -  в явном или неявном виде - находятся в информационной системе компании) и «неосязаемые» (это те знания, которые находятся «в головах сотрудников» компании).

 Описание  знаний в информационной системе компании

 Описание  знаний, находящихся в информационной системе компании, включает в себя следующие ключевые компоненты:

• Пользователи («потребители знаний») – сотрудники компании, а также представители внешних «заинтересованных лиц»
• Документы – как структурированные (в виде таблиц), так и неструктурированные (в виде гипертекстовых страниц, содержащих текст, рисунки, графики, видео и данные других типов)
• Структурированные данные (как правило, в виде таблиц реляционных баз данных)
• Процедуры генерации, сбора, обработки, структурирования, оценки, проверки, хранения, представления и распространения данных, информации и знаний
• Платформы и технологии (корпоративные стандарты технических и программных средств, средств коммуникаций и т.д.) для реализации системы управления знаниями в компании
• Аппаратные средства компьютерного обеспечения бизнеса
• Программные средства компьютерного обеспечения бизнеса
• Индивидуальные электронные рабочие станции сотрудников компании, включая описание необходимых знаний, средств обработки и управления знаниями, электронных документов и т.д.

 5.3. Четыре этапа интеграции в бизнес-инжиниринге

 Поскольку процесс бизнес-инжиниринга, во-первых, охватывает все составляющие бизнеса и, во-вторых, должен позволять быструю адаптацию структуры и содержания бизнеса к быстро меняющимся внешним условиям, очевидно, что успешная реализация бизнес-инжиниринга возможна лишь на основе электронных технологий.

 Очевидно  также, что для получения максимальной доходности от проекта по бизнес-инжинирингу (который является таким же инвестиционным проектом как, например, приобретение производственного или складского оборудования или внедрение корпоративной  информационной системы) необходимо как можно быстрее получить наглядную отдачу от проекта (т.е. наглядные и осязаемые результаты бизнес-инжиниринга, функциональная, финансовая и эмоциональная ценность которых не подлежит сомнению).

 Поэтому наиболее целесообразным является осуществление инжиниринга в четыре этапа (с точки зрения постепенной интеграции результатов и инструментов бизнес-инжиниринга в единую комплексную интегрированную систему бизнес-инжиниринга и ре-инжиниринга).

 На  первом этапе осуществляется описание отдельных элементов бизнеса – целей, ограничений, возможностей, «заинтересованных лиц» и т.д. с помощью стандартных инструментов платформы Microsoft Office и совместимых инструментов с минимальной интеграцией компонентов описания бизнеса между собой с помощью гиперссылок - стандартных средств интеграции платформы Microsoft Office.

 На  втором этапе осуществляется полная интеграция описаний отдельных элементов бизнеса с помощью гиперссылок - стандартных средств интеграции платформы Microsoft Office без разработки специализированного портала – средства интеграции описаний отдельных элементов бизнеса.

 На  третьем этапе осуществляется разработка интеграционного портала - средства интеграции описаний отдельных элементов бизнеса (как правило, с помощью прикладной системы Microsoft FrontPage, входящей в состав платформы Microsoft Office или аналогичного инструмента). При этом интеграционный портал не содержит специализированных средств бизнес-инжиниринга - развития описания бизнеса и адаптации структуры и содержания бизнеса к изменениям внешней среды.

 И, наконец, на четвертом этапе осуществляется разработка инструментального портала (портала бизнес-инженера), содержащего специализированные средства бизнес-инжиниринга - развития описания бизнеса и адаптации структуры и содержания бизнеса к изменениям внешней среды.

 5.4. Управление процессом бизнес-инжиниринга

 Для эффективного управления процессом  бизнес-инжиниринга необходимо формирование двух внутренних структур – комитета по бизнес-инжинирингу и команды бизнес-инжиниринга.

 Комитет по бизнес-инжинирингу формируется  из высших руководителей бизнеса  – генерального директора компании и его непосредственных подчиненных. В задачи комитета по бизнес-инжинирингу  входит постановка основополагающих целей  и задач бизнес-инжиниринга, а также утверждение основных методологий, принципов, стратегий и наиболее общих планов проведения инжиниринга и ре-инжиниринга бизнеса.

 Практическая  работа по проведению инжиниринга бизнеса  осуществляется командой бизнес-инжиниринга, в состав которой на постоянной основе входят руководитель команды, специалисты по реинжинирингу и координатор процесса инжиниринга, в обязанности которого входит организация взаимодействий между командой бизнес-инжиниринга, с одной стороны, и руководителями и сотрудниками компании, а также представителями «заинтересованных лиц» бизнеса, с другой.

 Основными требованиями к руководителю команды  и специалистам по бизнес-инжинирингу  является наличие системного подхода  к анализу и построению бизнеса  и опыт работы над соответствующими проектами. Как правило, это означает, что специалисты в области бизнес-инжиниринга должны иметь опыт работы либо в отделе корпоративных финансов инвестиционного банка, либо в инвестиционном фонде прямых инвестиций, либо в консалтинговой компании, предоставляющей услуги по стратегическому управлению бизнесом (поскольку лишь такие специалисты обладают действительно системным подходом к управлению бизнесом).

 Вся деятельность по управлению и совершенствованию  бизнес-процессов осуществляется с  помощью техники бизнес-инжиниринга, которая реализует следующие возможности:

 Создание (дизайн) бизнес-процессов

 Для этого используется специальный  язык описания бизнес-процессов. Он позволяет  описывать существующие процессы ("как  есть"), а также создавать модели будущего. Модель включает в себя описание всех составляющих процесса - функции, ресурсы, участников, цели, информацию, результаты, события, направление и последовательность действий, - таким образом, отражая существующую реальность или представление о ней в будущем. Все участники процесса выполняют свои функциональные обязанности в соответствии с этой моделью. Каждый сотрудник четко знает все свои действия в рамках всех процессах, в которых он задействован. Поскольку описание имеет многоуровневую структуру (сначала описывается процесс на макроуровне, т.е. на уровне предприятия, а затем переходит к описанию нижнего уровня с более высокой степенью детализации), это обеспечивает системность, структурную взаимосвязанность. Действия всех подразделений и сотрудников, выполняющих свои обязанности в соответствии с такой моделью, отлажены, скоординированы и направлены в русло общего процесса для достижения общего результата.

 Изменение бизнес-процессов

 Любые изменения условий ведения бизнеса - появление нового направления деятельности, расширение продуктовой линейки, изменения в схеме поставок, установка оборудования с другой технологией - все это требует немедленной трансформации затронутых бизнес-процессов. Существующая модель корректируется, изменения доводятся до исполнителей, и они начинают выполнять функции в соответствии с новыми условиями. Постоянная адаптация бизнес-процессов к изменяющимся условиям - эффективный механизм управления бизнесом.

 Анализ  бизнес-процессов

 Модель  процесса (имеющегося или проектируемого), благодаря наглядности описания, дает возможность эффективного анализа того, насколько оптимально он ведет к поставленной цели. В качестве анализируемых факторов могут выступать логистика процесса, его продолжительность и стоимость (в том числе распределение их по этапам), и другие, от которых может зависеть эффективность выполнения. Данные анализа позволяют изменять процесс, постоянно повышая его качество.

 Оптимизация бизнес-процессов

 Постоянно осуществляя мониторинг и проводя  анализ бизнес-процессов, предприятие находит резервы повышения эффективности своей деятельности путем оптимизации бизнес-процессов. Могут быть выявлены и устранены следующие факторы: дублирование функций, "узкие" места, чрезмерная стоимость каких-либо операций, низкое качество выполнения операций, наличие излишних операций, несогласованность действий участников и т.п. Оптимизация может быть двух типов - постоянное совершенствование процессов (эволюционный путь) и периодическое радикальное изменение (революционный путь). Первый способ используется в рамках текущей деятельности, когда предприятию не нужны резкие изменения. Второй путь используется, когда необходимы преобразования в связи с существенно изменившимся порядком деятельности, например, проведением комплексной автоматизации. В таких случаях ставится задача как бы "начать все с нуля". Такой подход позволяет избежать применения к старым процессам новых технологий. Техника революционной оптимизации бизнес-процессов называется реинжинирингом.

 Документирование  бизнес-процессов

 Все действия и изменения в управлении бизнес-процессами необходимо отражать документально. Модели бизнес-процессов создаются в виде описаний, представляющих собой диаграммы на бумажных и электронных носителях. Все это в комплексе составляет репозиторий бизнес-процессов предприятия. Любые изменения обязательно отражаются в моделях, чтобы предприятие могло постоянно поддерживать актуальную версию всего комплекса бизнесов-процессов. Аналогичным образом можно планировать будущие процессы и сохранять их в виде версий, которые анализируются, проверяются и отлаживаются, и только потом становятся рабочими.

 Управляя процессами, мы организуем эффективное взаимодействие как внутри фирмы, так и вовне - с окружающим миром. Соответственно, это позволяет снизить транзакционные издержки (издержки некачественного взаимодействия) - внутренние (сотрудники и подразделения между собой) и внешние (фирмы с покупателями, поставщиками, инвесторами и т.д.).