Функции управления

     Организации, в которых руководство высшего  звена оставляет за собой большую  часть полномочий, необходимых для принятия важнейших решений, называются централизованными. Децентрализованные организации - это такие организации, в которых полномочия распределены по нижестоящим уровням управления.

     Так как открытие завода – очень важный и сложный шаг, на предприятии используется матричная организация. ООО «Калинка» делает упор на децентрализацию полномочий с тем, чтобы дать нижестоящим руководителям право принимать важные решения Потенциальные преимущества этого заключаются в улучшении взаимодействия и обмена информацией между руководством различных уровней, повышении эффективности процесса принятия решений, усилении мотивации деятельности руководителей, улучшении подготовки руководителей разных уровней. 

5. МОТИВАЦИЯ 

     При планировании и организации работы руководитель определяет, что конкретно должна выполнить данная организация, когда, как и кто, по его мнению, должен это сделать. Если выбор этих решений сделан эффективно, руководитель получает возможность координировать усилия многих людей и сообща реализовывать потенциальные возможности группы работников. Руководители воплощают свои решения в дела, применяя на практике основные принципы мотивации.

     Мотивация - это процесс побуждения себя и других к деятельности для достижения личных целей или целей организации.

     Теории  мотивации в первую очередь стараются  определить потребности, побуждающие людей к действию, особенно при определении объема и содержания работы. При закладке основ современных концепций мотивации наибольшее значение имели работы А. Маслоу, Ф. Герцберга, Д. МакКлелланда.

  Создавая свою теорию мотивации, А. Маслоу признавал, что люди имеют множество различных потребностей, но полагал также, что эти потребности можно разделить на пять основных категорий:

     Физиологические потребности являются необходимыми для выживания.  Они включают потребности в еде, воде, убежище, отдыхе и сексуальные потребности.

     Потребности в безопасности и уверенности  в будущем включают потребности в  защите от физических и психологических опасностей со стороны окружающего мира и уверенность в том, что физиологические потребности будут удовлетворены в будущем.

     Социальные  потребности - это понятие, включающее чувство принадлежности к чему или кому-либо, чувство, что тебя принимают другие, чувства социального взаимодействия, привязанности, поддержки.

     Потребности в уважении включают потребности в самоуважении, личных достижений, компетентности, уважении со стороны окружающих, признании.

     Потребности самовыражения - потребность в реализации своих потенциальных возможностей и росте личности.

     По  теории Маслоу все эти потребности  можно расположить в виде строгой  иерархической структуры. Причем потребности нижних уровней требуют удовлетворения и, следовательно, влияют на поведение человека прежде, чем на мотивации начнут сказываться потребности более высоких уровней. В каждый конкретный момент времени человек будет стремиться к удовлетворению той потребности, которая для него является более  важной и сильной.

     Поскольку с развитием человека как личности расширяются его потенциальные возможности, потребность в самовыражении никогда не может быть полностью удовлетворена. Поэтому и процесс мотивации поведения через потребности бесконечен.

     Другой  моделью мотивации, делавшей основной упор на потребности высших уровней, была теория Д. МакКлелланда. Он считал, что людям присущи три потребности: власти, успеха и причастности.

     Потребность власти выражается как желание воздействовать на других людей. Люди с потребностью власти чаще всего проявляют себя как откровенные и энергические люди, не боящиеся конфронтации и стремящиеся отстаивать первоначальные позиции. Зачастую они хорошие ораторы и требуют к себе повышенного внимания со стороны других. Управление очень привлекает людей с потребностью власти, поскольку оно дает много возможностей проявить и реализовать ее.

     Потребность успеха удовлетворяется не провозглашением успеха этого человека, что лишь подтверждает его статус, а процессом доведения работы до успешного завершения. Люди с высокоразвитой потребностью успеха рискуют умеренно, любят ситуации, в которых они могут взять на себя личную ответственность за поиск решения проблемы и хотят, чтобы достигнутые ими результаты поощрялись вполне конкретно.

     Люди  с развитой потребностью причастности будут привлечены такой работой, которая будет давать им обширные возможности социального общения. Их руководители должны сохранять атмосферу, не ограничивающую межличностные отношения и контакты. Руководитель может также обеспечить удовлетворение их потребности, уделяя им больше времени и периодически собирая таких людей отдельной группой. 

     Еще одна модель  мотивации, основанной  на потребностях, была   разработана Ф.Герцбергом. Согласно его модели можно выделить гигиенические факторы и мотивацию.

     Гигиенические факторы связаны с окружающей средой, в которой осуществляется работа, а мотивация - с самим характером и сущностью работы. Согласно Герцбергу, при отсутствии или недостаточной степени присутствия гигиенических факторов у человека возникает неудовлетворение работой. Однако, если они достаточны, то сами по себе не вызывают удовлетворение работой и не могут мотивировать человека на что-либо. В отличие от этого отсутствие или неадекватность мотиваций не приводит к неудовлетворенности работой. Но их наличие в полной мере вызывает удовлетворение и мотивирует работников на повышение эффективности деятельности.

     Наиболее  полной и содержательной, на наш  взгляд, является теория иерархии потребностей по Маслоу. Поэтому она принята ООО «Калинка» за основу при определении мотивирующих методов.

     Поскольку сотрудники нашей фирмы - люди образованные и высококвалифицированные, и потребности низших уровней у них уже удовлетворены, то реально предположить, что нам необходимо создать все условия для удовлетворения их вторичных потребностей.

     Исходя из этого, во-первых, создаются условия для социальной активности работников в организации и вне ее рамок, в частности массовые поездки на природу, в дома отдыха; мероприятия во время праздников, дней рождений, а также проведение с подчиненными периодических совещаний.

     Во-вторых, у всех без исключения работа довольно содержательная и существует возможность  продвижения по службе; кроме этого разработана система премий: за качество, инициативные предложения, за количество принятых заказов и тому подобное; а также предусмотрено повышение заработной платы пропорционально повышению квалификации. На фирме очень развита система социальных льгот, осуществляется индивидуальный подход к каждому сотруднику фирмы.

     Большое внимание уделяется поощрению управленческого персонала, это ведет к тому, что в компании работают специалисты высокой квалификации, совершенствуется система управления.

     И, наконец, фирма оплачивает курсы  и проводит бесплатные внутрифирменные образовательные семинары. 

6. КОНТРОЛЬ

     Контроль - это процесс обеспечения достижения организацией своих целей. Процесс контроля состоит из установки стандартов, измерения фактически достигнутых результатов и проведения корректировок в том случае, если достигнутые результаты существенно отличаются от установленных стандартов.

     Контроль  является эффективным, если он имеет  стратегический характер, нацелен на достижение конкретных результатов, своевременен, гибок, прост и экономичен.

Различают три основных вида контроля: предварительный, текущий и заключительный.

     Предварительный контроль осуществляется до фактического начала работ. Основными средствами его осуществления является реализация определенных правил, процедур и линий поведения. Поскольку правила и линии поведения вырабатываются для обеспечения выполнения планов, то их строгое соблюдение- это способ убедиться, что работа развивается в заданном направлении.

     Текущий контроль осуществляется непосредственно в ходе проведения работ. Чаще всего его объектом являются подчиненные сотрудники, а сам он традиционно является прерогативой их непосредственного начальника. Регулярная проверка работы подчиненных, обсуждение возникающих проблем и предложений по усовершенствованию работы позволит исключить отклонения от намеченных планов и инструкций. Если же позволить этим отклонениям развиться, они могут перерасти в серьезные трудности для всей организации.

        Заключительный контроль проводится либо сразу по завершению контролируемой деятельности, либо по истечении определенного заранее периода времени фактически  полученные результаты сравниваются с требуемыми. Хотя заключительный контроль осуществляется слишком поздно, чтобы отреагировать на проблемы в момент их возникновения, тем не менее он имеет две важные функции. Одна из них состоит в том что заключительный контроль дает руководству организации информацию, необходимую для планирования в случае, если аналогичные работы предполагается проводить в будущем. Вторая заключается в том, чтобы способствовать мотивации. Если руководство организации связывает мотивационные вознаграждения с достижением определенного уровня результативности, то очевидно, что фактически достигнутую результативность надо измерять точно и объективно.

     На  ООО «Калинка» контроль за качеством реализуемой продукции осуществляют отделы технического контроля, существующие на каждом заводе организации.

     Цель: провести анализ вторичной информации для выявления региона N до 10 сентября 2003 года.

     Стандарт: в установленный срок необходимо предоставить начальнику по вопросам маркетинга таблицу установленного вида.  
 
 
 
 
 
 
 
 
 

     Таблица 11.

     Измерение результатов: все графы должны быть заполнены. По результатам выявляется регион N, наиболее привлекательный для ООО «Калинка». Коррекция: в случае выявления двух и более регионов провести сбор и анализ первичной информации для выявления единственного региона. 

     Предварительный контроль:

     1. проведение анализа поручается  маркетологу, который обладает  соответствующими квалификацией, опытом и знаниями – маркетологу Ивановой И.А.

     2. Маркетологу предоставляются все  необходимые материалы и  Интернет для обработки и анализа информации.

     Текущий контроль: в конце каждого рабочего дня Иванова обязана предоставить отчет о выполненной работе в виде части установленной таблицы начальнику по вопросам маркетинга.

     Заключительный  контроль: по окончании работы (до 10.09.2003) необходимо предоставить таблицу установленного образца. Данные должны быть сопоставимыми. Проводится выборочная проверка данных. По выявленному региону проводится проверка всех данных на объективность.

     В случае безупречной работы маркетолог Иванова награждается премией.