Совершенствование организации делопроизводства в медицинских организациях стоматологического профиля

 

Для обеспечения порядка в хранении документации и удобства в работе с ней главной медсестре необходимо иметь:

• детально разработанную номенклатуру дел;
• надписи на папках, позволяющие их быстро находить;
• удобное функциональное размещение папок на стеллажах;
• внутренние описи документов в каждой папке.

 

При наличии компьютера у главной медсестры целесообразно сформировать банк данных по важнейшим проблемам сестринского дела в ЛПУ

Документация должна быть распределена на группы и разделена по папкам.

 

Образцы рабочих папок главной медицинской сестры

1. Папка - организация работы  главной медицинской сестры, должна  включать в себя:

1. Должностная инструкция.
2. Положение о главной медсестре ЛПУ.
3. Схема взаимодействия между структурными подразделениями.
4. Схема управления средним медицинским персоналом.
5. Сертификаты по сестринскому делу и санитарно-гигиеническим и противоэпидемическим мероприятиям.
6. План работы главной медсестры на год.
7. План учёбы младшего медперсонала.
8. Штатное расписание больницы.
9. Планы повышения квалификации среднего медперсонала.
10. Календарный план циклов усовершенствования средних медицинских работников.
11. Приказ № 176 н о т 16.04. 2008 года. Номенклатура специальностей со средним и медицинским и фармацевтическим образованием в сфере здравоохранения РФ.
12. Режим работы ЛПУ.
13. Устав муниципального учреждения здравоохранения.
14. Коллективный договор.
15. Показатели работы больницы.

 

2. Папка - «Совет по сестринскому делу» включает:

• Положение о Совете по сестринскому делу.
• Приказ по ЛПУ «Об утверждении состава и функций Совета по сестринскому делу».
• План работы Совета по сестринскому делу.
• План проведения заседаний Совета по сестринскому делу.
• Планы работы по секторам:
• Приложения

– Папки с актами проверок. Акты проверок унифицированы, заполняются 
в виде анкет.

– Планы проведения проверок.

– Протоколы заседания Совета по сестринскому делу

 

3. Папка - «Документация  по реформам сестринского дела» включает:

• Концепция развития сестринского дела.
• План реализации программы Развития сестринского дела на 2009-2014 гг.
• Концепция развития сестринского дела в городской больнице.
• План развития сестринского дела в ЛПУ на 20___ – 20___ гг.
• Стандарты практической деятельности медицинской сестры.
• Методические документы.
• Тезисы докладов научно-практических конференций.
• Материалы исследований в сестринском деле - анкетирование, хронометраж.
• Предложения медсестёр.

 

4. Папка - «Контроль качества  оказания медицинской помощи» включает:

• Регламентируемые приказы:
• Приказ по ЛПУ «О создании системы управления и контроля качества текущих процессов в ЛПУ»
• Схема структуры системы управления средним медицинским персоналом
• Положение о внутриучрежденческой системе управления и контроля качества текущих процессов
• Схема структуры системы управления качеством медицинской помощи, оказываемой врачебным и средним медицинским персоналом.
• Методика контроля качества работы среднего медицинского персонала 
  (сестринского процесса).

 

5. Папка «Инфекционный контроль и инфекционная безопасность» включает:

• Регламентирующие приказы, методические рекомендации.
• Комплексный план по реализации программы эпидемиологического надзора и контроля внутрибольничных инфекций
• Производственный контроль
• Результаты бактериологических исследований
• Акты проверок ЛПУ
• Расчеты потребности  дезинфицирующих средств
• Журнал учета инфекционных заболеваний ф. 60 и по ВИЧ – ф. 50
• Тесты по вопросам соблюдения санитарно-противоэпидемического режима
• Результаты тестирования
• Акта и заключения медицинских осмотров сотрудников
• Сведения о прививках.

6. Папка «Работа с  медикаментами. Лекарственное обеспечение» включает:

• Список сотрудников, имеющих доступ к работе с прекурсорами.
• Регламентирующие приказы.
• Приказы по ЛПУ.
• Методические материалы по организации работы с медикаментами. Приложения

– Акты проверок отделений по вопросам хранения, учёта, расходования, 
лекарственных средств, пломбировочных материалов

– Заявки отделений на расходные материалы.

 

7. Папка «Мониторинг безопасности медицинских изделий» включает:

• Регламентирующие документы.
• Приказы, положение по ЛПУ.
• Порядок мониторинга безопасности медицинских изделий
• Информационные письма с интернет-сайта Росздравнадзора.
• Отчеты-извещения о мониторинге безопасности медицинских изделий.
• Схема оповещения при выявлении побочных действий, не указанных в инструкциях по применению или руководстве по эксплуатации медицинских изделий, нежелательных реакций при их применении, особенностей взаимодействия медицинских изделий между собой,  фактов и обстоятельств, создающих угрозу жизни и здоровью граждан и медицинских работников при применении и эксплуатации медицинских изделий

 

8. Папка «Медоборудование. Метрологический контроль» включает:

• Регламентирующие документы.
• Список медоборудования.
• Результаты метрологического контроля.
• Заявки отделений на медицинское оборудование.

 

9. Папка «Приказы Управления здравоохранения»

 

10. Папка «Договоры»

 

Каждое ЛПУ имеет свои особенности и специфику, поэтому набор документов должен быть при необходимости дополнен и изменен.

 

Также у главной медсестры имеются различные справочные материалы, справочники, литература, периодические издания.

Отработанные документы, подлежащие хранению, главная медсестра должна подготовить и сдать в архив.

Главное помнить, что делопроизводство - деятельность, охватывающая вопросы работы с документами при осуществлении управленческих действий.

Для рациональной организации труда главной медсестры должны быть выполнены следующие условия:

• Создание удобного рабочего места.
• Экономное использование рабочего времени.
• Рациональное делопроизводство и работа с документацией.

Таким образом, главная медсестра имеет все возможности более эффективного использования рабочего времени и поиска резервов для повышения качества своей деятельности.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Приложение 9

Дата заполнения карты:    «____» _______________ 20____ г. 

Данные заполняющего карту : 

Фамилия: __________________               

Имя: _______________________            

Отчество: ___________________           

Должность: __________________

Полный адрес *
Телефон *
Факс *
E-mail *
* Информация в полях заполняется для контакта
ДАННЫЕ СООБЩИВШЕГО ОБ ИНЦИДЕНТЕ
Производитель (изготовитель), организация-заявитель         Медицинский персонал        Фармацевтический персонал                               Испытательные (сертификационные) лаборатории         Пациент (потребитель) Другое		r r r   r r _________________________

 

ИНФОРМАЦИЯ О ПРОИЗВОДИТЕЛЕ МЕДИЦИНСКОГО ИЗДЕЛИЯ
Наименование производителя ____________________________________   Адрес производителя (если известно)______________________________   Наименование поставщика (продавца)____________________________   Адрес (если известно) ___________________________________________
ИНФОРМАЦИЯ О МЕДИЦИНСКОМ ИЗДЕЛИИ
Класс потенциального риска 3   Класс потенциального риска 2б   Класс потенциального риска 2а   Класс потенциального риска 1                                                                              В том числе, имплант активный                                                          Незарегистрированное изделие  - находящееся на стадии испытаний (технические испытания, токсикологические исследования, клинические испытания)   - находящееся в обращении	r   r   r   r   r           r   r
Код общероссийского классификатора продукции   для медицинского изделия _______________________________________   Торговое название изделия ______________________________________   Номер модели (модификация) ___________________________________   Каталожный номер (если известно) ______________________________   Серийный номер (если известно) _________________________________   Номер партии (если известно) ____________________________________   Версия компьютерного обеспечения (если известно) ________________   Дата выпуска медицинского изделия _____________________________   Срок годности _________________________________________________   Дата имплантации (для имплантов) ______________________________
ДЕТАЛИ ИНЦИДЕНТА
Дата инцидента  «____» ________________ 20 ___ г.   Описание инцидента __________________________________________   Местонахождение медицинского изделия в   настоящий момент (если известно)______________________________   Кто управлял изделием во время инцидента (отметить нужное) Медицинский персонал             r Пациент                                          r Другое                                             r   Применение медицинского изделия (отметить нужное) Первичное применение                                                          r Повторное применение                                                          r Применение медицинского изделия после ремонта/ технического обслуживания                                                 r Другое                                                                                        r
ДАННЫЕ О ПОСТРАДАВШЕМ
Амбулаторный пациент         r Стационарный пациент         r Медицинский персонал          r Посетитель                                r Технический персонал            r Самолечение                             r
Фамилия, Имя, Отчество __________________________________	Пол      oЖ oM   Возраст …….. лет/месяцев   Вес  …………….   Рост  …………….
Критерий серьезности	Исход
r смерть r угроза жизни r госпитализация или ее продление r врожденные дефекты/аномалии r инвалидность / нетрудоспособность r не применимо	r выздоровление без последствий                                          r улучшение состояния r состояние без изменений r выздоровление с последствиями (указать)_______________________   r смерть                                                                                    r не известно r не применимо

 

 

Приложение 10

 

ОБОБЩЕННАЯ ИНФОРМАЦИЯ О ВЫЯВЛЕНИИ НЕДОБРОКАЧЕСТВЕННЫХ МЕДИЦИНСКИХ ИЗДЕЛИЙ И МЕДИЦИНСКИХ ИЗДЕЛИЙ, НЕ ИМЕЮЩИХ РЕГИСТРАЦИОННОГО УДОСТОВЕРЕНИЯ

 

за период с « ___» ________по «____»___________20___г.

 

в __________________________________________________________________

(наименование организации, адрес, телефон)

 

№	Дата и № письма Рос здрав надзо ра	Наименование МИ, форма выпуска	Серия	Произ води тель МИ	Название организации, в которой выявлен препарат	Поставщик	Кол-во поступившего МИ/ кол-во выявленного МИ	Приня тые меры (перемещение в карантинную зону, уничтожение, возврат собственнику)

 

Отчет по данной форме    принимается только при наличии сопроводительного письма, оформленного  с указанием даты, исходящего номера,   ФИО исполнителя (уполномоченного по качеству), подписи руководителя юридического лица, печати организации, с приложением документально подтвержденной информации.

   – В случае перемещения в карантинную зону документальным подтверждением является копия акта о перемещении медицинского изделия в карантинную зону, заверенная печатью и подписью руководителя (форма акта утверждается приказом руководителя).

– В случае отзыва медицинского изделия, возврата поставщику документальный подтверждением является копия счета-фактуры о возврате поставщику.

– В случае уничтожения медицинского изделия документальным подтверждением являются копии документов в соответствии Правилами уничтожения недоброкачественных медицинских изделий, медицинских изделий не имеющих регистрационного удостоверения, а именно:

Акт об уничтожении, в котором указываются:

а) дата я место уничтожения медицинского изделия;

б) фамилия,   имя,   отчество  лиц,   принимавших  участие  в  уничтожении медицинского изделия, их место работы и должность;

в) обоснование уничтожения медицинского изделия;

г) сведения об уничтоженном медицинском изделии (наименование, форма выпуска, единица измерения, серия), количестве, а также о таре или упаковке;

д)  наименование производителя медицинского изделия;