Совершенствование организации делопроизводства в медицинских организациях стоматологического профиля

 

 

БОУ СПО УР «Ижевский медицинский колледж

имени Героя Советского Союза Ф.А. Пушиной

Министерства здравоохранения Удмуртской Республики»

 

 

 

 

 

 

ДИПЛОМНАЯ РАБОТА

 

«Совершенствование

организации делопроизводства

в медицинских организациях

стоматологического профиля».

 

 

 

Исполнитель:                                                          

 

                  Руководитель:

 

Рецензент:      

 

 

 

Работа защищена с оценкой_________________

 

Подпись исполнителя______________________

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Ижевск – 2013

 

Выражаю искреннюю благодарность за поддержку и помощь в подготовке и оформлении дипломной работы:

 

                 

Руководителю:
Рецензенту:

                 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

СОДЕРЖАНИЕ

1. АКТУАЛЬНОСТЬ ………………………………………….……………….	4
2. ОБЗОР ЛИТЕРАТУРЫ .……………………………………….……………	5
3. ЦЕЛЬ И ЗАДАЧИ ИССЛЕДОВАНИЯ ………………..…………….……	23
4. МЕТОДИКА ИССЛЕДОВАНИЯ ………………………………………….	24
5. РЕЗУЛЬТАТЫ СОБСТВЕННЫХ ИССЛЕДОВАНИЙ ..……..……..……	25
5.1.  Результаты изучения уровня знаний руководителей сестринских служб, действующих государственных стандартов в документоведении……………………………………….…………………	25
5.2.Результаты изучения организации работы и уровня знаний руководителей сестринских служб по контролю качества и безопасности использования медицинских изделий…………………….	28
6. ВЫВОДЫ ……………………………………………………………………	36
7. РЕКОМЕНДАЦИИ ДЛЯ ПРАКТИЧЕСКОГО ВНЕДРЕНИЯ…..……….	37
8. СПИСОК ЛИТЕРАТУРЫ ….………………………………………………	38
9. Приложения
9.1. Приложение  1. Программа  по изучению организации работы с изделиями медицинского  назначения………………………..…………..	40
9.2. Приложение  2. Задания в тестовой форме для оценки уровня знаний по документоведению………………..………………….………...	43
9.3. Приложение 3. Формы журналов регистрации входящих, исходящих и внутренних документов…………………………………….	48
9.4. Приложение 4. Перечень  законодательно-правовых и  нормативно-методических актов  по  составлению  документов,  оформления  и работе………………………………………………………	49
9.5. Приложение 5. Порядок мониторинга безопасности медицинских изделий в ЛПУ……………………………………………………………..	53
9.6.  Приложение 6. Система электронного мониторинга за поступившими медицинскими изделиями……………………………….	56
9.7.  Приложение 7. Схема оповещения  ………………………………….	57
9.8. Приложение 8. Рациональное делопроизводство  и работа с документацией……………………………………………………………	58
9.9.  Приложение 9.  Карта информирования  о неблагоприятных событиях (инциденте)/риске  инцидента………………………………….	64
9.10. Приложение 10. Обобщенная информация  о выявлении недоброкачественных  медицинских изделий и медицинских изделий, не имеющих регистрационного удостоверения…………………….……	67

 

1. АКТУАЛЬНОСТЬ

 

В настоящее время эффективное управление невозможно без четко организованного делопроизводства. Грамотно составленный и оформленный документ является критерием управленческой культуры. Организация делопроизводства в органах и  учреждениях здравоохранения приобретает особое значение в условиях реформирования отрасли и расширения хозяйственной самостоятельности лечебно-профилактических учреждений.

Реформы, происходящие в нашей стране, приводят к необходимости проведения изменений в здравоохранении. Новые экономические условия требуют новых подходов к организации и структуре медицинской помощи и организации делопроизводства. Успешное решение задач, стоящих перед здравоохранением, в значительной степени зависит от компетентности сестринских руководящих кадров, их профессионализма, творческой активности и деловых качеств, системы их профессионального образования, в том числе в области документоведения.

В новых экономических условиях необходимо разработать эффективные модели управления деятельностью по контролю качества лекарственного обеспечения медицинских учреждений, а также по  использованию медицинских изделий и лечебно-диагностического оборудования. Качество, эффективность, безопасность медицинских изделий являются одними из основополагающих факторов, определяющих успешное проведение в учреждениях здравоохранения профилактических, диагностических, лечебных и реабилитационных мероприятий.

Медицинские изделия должны быть спроектированы и изготовлены таким образом, чтобы при их применении по назначению они не создавали угрозу клиническому состоянию или безопасности пациентов, а также жизни, здоровью, безопасности пользователей или третьих лиц. Важной составляющей является контроль качества медицинских изделий при эксплуатации их в ЛПУ -  это определяет актуальность данного исследования. 

2. ОБЗОР ЛИТЕРАТУРЫ

 

В настоящее время приоритетной задачей для здравоохранения является повышение качества медицинской помощи. Реформирование сестринской службы, прежде всего, ставит своей задачей повышение качества оказания сестринской помощи населению. Безусловным резервом повышения качества медицинских услуг населению является правильная организация работы медицинских специалистов среднего звена: рациональная расстановка кадров, перераспределение функций между средним и младшим медицинским персоналом, планирование работы, снижение непроизводственных затрат рабочего времени и другие. Основная роль в решении этих задач отводится руководителям сестринских служб – главной медицинской сестре и старшим медицинским сёстрам отделений. Управление сестринским персоналом – это целенаправленная деятельность руководителей организаций здравоохранения и их подразделений, использующих различные механизмы управления и каналы связи для обеспечения слаженной квалифицированной работы сестринского персонала по оказанию помощи пациентам в необходимом объеме и соответствующего качества [4].

Качество работы главной медицинской сестры зависит от многих факторов. В их числе – умение надлежащим образом преподнести информацию, в том числе в письменном виде, то есть правильно составить и оформить документ. Поэтому важнейшим условием эффективной управленческой деятельности главной медицинской сестры организации здравоохранения является рациональное, информационно насыщенное и детально структурированное делопроизводство.

На сегодняшний день ни у кого нет сомнения в том, что уровень, качество и темпы развития сестринского дела в здравоохранении в значительной степени обусловлены состоянием кадров, системой их профессионального образования, в которой важнейшее место должна занимать подготовка управленческого и педагогического сестринского персонала [14].

Главные и старшие медицинские сестры, как руководители различных служб и подразделений лечебно-профилактических учреждений, в значительной мере определяют уровень и качество медицинских услуг оказываемых населению. По мнению Я.С.Кабушка с соавт. [7], одной из причин слабого использования всех их возможностей является отсутствия рациональной организации труда и четкого определения их служебных обязанностей. При назначении на должность руководителя (например, главной или старшей медицинской сестры), как правило, учитывается лишь профессиональный опыт и знания по уходу за пациентами, стаж работы в данном лечебно-профилактическом учреждении, а знания и способности к управлению подразделением и организации сестринского дела не учитываются. С этими же замечаниями выступает и В.А. Саркисова [18].

В процессе управленческой деятельности сестрам-руководителям делегируются новые профессиональные задачи, и, в частности, по осуществлению перемен в практической сфере, ответственность за выполнение которых они должны принимать на себя.

Исследования, проведенные  ВОЗ, показывают, что помимо перечисленных навыков и знаний, успешное руководство зависит от следующих факторов: образования в области администрирования, умения планировать работу, участия в принятии ответственных решений; умения вести финансовые дела; наличия таких качеств, как решительность, интеллигентность, добросовестность, оптимизм. Таким образом, главные и старшие медицинские сестры являются менеджерами сестринского дела (соответственно на уровне учреждений и отделений), осуществляющими целевое управление. Поэтому каждая главная  и старшая медсестра должна быть не только профессионалом в сестринском деле, но и иметь знания по документоведению.

Принято выделять в документообороте ЛПУ три самостоятельных и одновременно тесно связанных между собой документационных потока. Указанные потоки формируются в процессе целенаправленного и организованного перемещения (оборота) между структурными подразделениями (должностными лицами) учреждения, а также других предприятий (организаций, учреждений) (последнее  верно только в отношении исходящих документов), входящих, внутренних и исходящих документов.

С учетом назначения и среды обращения документов можно также весьма условно разделить документооборот на внутренний и на внешний. Первый образует внутренние документы, а также входящие документы, поступившие в учреждение и не подлежащие возврату в адрес отправителя. Второй состоит из исходящих документов, в их число входят также те немногие входящие  и внутренние документы, которые по каким-либо причинам подлежат возврату (отправке за пределы ЛПУ), к примеру, документы, переданные предприятию во временное пользование.

Необходимо отметить, что организация эффективного документооборота является одной из важнейших задач деятельности службы документационного обеспечения учреждения.

Информационно-документационное обеспечение, являясь важной обслуживающей функцией управления, нуждается в тщательной организации. От четкости и оперативности движения и обработки документа зависит скорость получения информации, необходимой для любой управленческой работы. Порядок движения документов в организации закрепляется в схемах их прохождения, которые разрабатываются службой документационного обеспечения и утверждаются руководителем организации.

Работа с входящими документами, поступающими в ЛПУ из-за его пределов, предполагает [16]:

а) доставка и прием документов;

б) первичную обработку документов;

в) предварительное рассмотрение документов;

г) предварительное рассмотрение документов руководством учреждения;

д) передачу на исполнение должностным лицам (структурным подразделениям);

е) осуществление контроля над исполнением документов;

ж) последующее хранение и работу с документами (до передачи их в архив или на уничтожение).

Все поступающие в организацию документы (по всем каналам связи: почта, электронная почта, спецсвязь и т.д.), проходят первичную обработку, предварительное рассмотрение, регистрацию. Форма регистрации может быть трех видов: журнальная, карточная и автоматизированная электронная (на ПЭВМ).

Регистрация необходима для учета, контроля и поиска документов. Образец журнала регистрации входящих документов [1] представлен в Приложении 3.

Входящие документы проходят предварительную обработку в канцелярии, где их распределяют на потоки:

1. руководителю организации для обязательного рассмотрения;
2. структурным подразделениям – для исполнения;

При предварительном рассмотрении поступившего документа необходимо учитывать следующие факторы:

1. вид документа (закон, распоряжение, приказ, письмо и т.д.);
2. важность содержания документа;
3. срочность исполнения документа.

Руководителем организации после рассмотрения документа, определяются исполнители, даются четкие конкретные указания и устанавливаются реальные сроки исполнения. Сведения об исполнителе и сроке исполнения документа заносятся в регистрационный журнал и служат основанием для взятия документа на контроль.

Каждый этап может быть выполнен как по традиционной, так и по автоматизированной технологии.

Работа с исходящими документами, отправляемыми за пределы учреждения, предполагает:

а) проверку правильности оформления и прием документов от ответственных исполнителей;

б) регистрацию документов;

в) подготовку документов к отправке;

г) передачу подготовленных к отправке документов в экспедиционную группу;

д)  помещение контрольных экземпляров документов в дела;

е) последующее хранение и работу с контрольными экземплярами документов (до передачи их в архив или на уничтожение).

      Исходящие документы  оформляются в двух экземплярах, за исключением факсов и телефонограмм, которые составляются в одном  экземпляре.

      При регистрации исходящих документов записываются следующие данные:

1. индекс документа, включенный в номер дела;
2. дата документа;
3. адресат (корреспондент);
4. краткое содержание или заголовок;
5. отметка об исполнении;
6. исполнитель.

Образец журнала регистрации исходящих документов [1] представлен в Приложении 3.

Работа с внутренними документами, разрабатываемыми должностными лицами (структурными подразделениями) учреждения в целях обеспечения управленческих решений и действий внутреннего характера, предполагает [6]:

а) подготовка предварительного (чернового) варианта текста документа;

б) редактирование и корректирование предварительного варианта текста документа;

в) согласование уточненного варианта текста документа;

г) оформление окончательного варианта текста документа;

д) утверждение (подписание) документа;

е) регистрация документа;

ж) тиражирование документа;