Совершенствование организации делопроизводства в медицинских организациях стоматологического профиля

 

Как представлено в таблице, наибольшие затруднения вызвали вопросы: «При регистрации каких документов вместе с порядковым регистрационным номером проставляется номер дела, в котором хранится копия документа?» (доля неправильных ответов 83,0%), «Что такое реквизит документа?» (доля неправильных ответов 79,0%), «Какие документы относятся к «Информационно – справочным?» (доля неправильных ответов 79,0%).

Наибольшая доля неправильных ответов (87,0%) была получена при ответе на вопрос «Какие документы, поступившие к главной (старшей) медицинской сестре, подлежат учету?»

Для устранения дефицита знаний нами были разработаны методические рекомендации «Рациональное делопроизводство и работа с документацией для руководителей сестринских служб стоматологических поликлиник».

 

5.2. Результаты изучения  организации работы и уровня  знаний руководителей сестринских  служб по контролю качества и безопасности использования медицинских изделий

 

Руководители сестринских служб стоматологических поликлиник показали невысокий уровень знаний тех нормативных документов, которые регламентируют работу по контролю качества и безопасности медицинских изделий.                                            

                                                                                                 

          Таблица 2

Результаты оценки уровня знаний

нормативных документов, регламентирующих работу

 по контролю качества  и безопасности медицинских изделий

Нормативные документы	Число опрошенных
	абсол. число		доля неправильных ответов в %
	правильных ответов	неправильных ответов
1. Приказ Министерства здравоохранения  и социального развития Российской Федерации от 31.12.2006 №905 "Об утверждении административного регламента Федеральной службы по надзору в сфере здравоохранения и социального развития по исполнению государственной функции по осуществлению контроля за соблюдением стандартов качества медицинской помощи"	18	6	25,0
2. Приказ Министерства здравоохранения  и социального развития  РФ  от 26.08.2010  № 757н "Об утверждении  порядка осуществления мониторинга  безопасности лекарственных препаратов  для медицинского применения, регистрации  побочных действий, серьезных нежелательных реакций..."	11	13	54,2
3. Федеральный закон от 21.11.2011 №323 – ФЗ «Об основах охраны  здоровья граждан в РФ»	14	10	41,6
Продолжение таблицы 2
Нормативные документы	Число опрошенных
	абсол. число		доля неправильных ответов в %
	правильных ответов	неправильных ответов
4. Приказ Минздрава России от 20.06.2012г.  №12н  «Об утверждении Порядка  сообщения субъектами обращения медицинских изделий обо всех случаях выявления побочных действий, не указанных в инструкции по применению или руководстве по эксплуатации  медицинского изделия, о нежелательных реакциях при его применении, об особенностях взаимодействия медицинских изделий между собой, о фактах и об обстоятельствах, создающих угрозу жизни и здоровью граждан и медицинских работников при применении и эксплуатации медицинских изделий»	20	4	16,7
5. Федеральный закон от 26.12.2008 N 294-ФЗ (ред. от 28.07.2012)"О защите прав юридических лиц и индивидуальных предпринимателей при осуществлении государственного контроля и муниципального контроля"	20	4	16,7
6. Приказ Минздрава России от 14.09.2012 N 175н "Об	4	20	83,3
Окончание таблицы 2
Нормативные документы	Число опрошенных
	абсол. число		доля неправильных ответов в %
	правильных ответов	правильных ответов
утверждении порядка осуществления мониторинга безопасности медицинских изделий"
7. Федеральный закон от 12.04.2010 N 61-ФЗ (ред. от 25.06.2012)"Об обращении лекарственных средств"	15	9	37,5

 

В ходе опроса было установлено, что на сайте Росздравнадзора, где можно своевременно ознакомиться с вновь изданными приказами, инструкциями и получить много другой актуальной и полезной информации для применения в профессиональной деятельности, работают лишь 50,0% руководителей сестринских служб стоматологических поликлиник. Так как печатные формы приказов зачастую доходят до ЛПУ с опозданием, половина руководителей, возможно, допускает ошибки и, прежде всего, это касается вопросов документооборота по использованию медицинских изделий. Вместе с тем, указанная функция является одной из ведущих в деятельности руководителей сестринских служб стоматологии.

Незнание современных приказов и инструкций приводит к отсутствию четкой работы по контролю обеспечения безопасности использования медицинских изделий.

В ходе опроса было установлено, что в ряде стоматологических поликлиник ответственным по контролю качества их являются не главные сестры, а главный врач (6,9%), заместитель главного врача по лечебной работе (10,3%) или руководитель подразделения (10,3%).

        Информация о случаях выявления в ЛПУ медицинских изделий, не имеющих регистрационных удостоверений, представлена на рисунке 1.                                                   

Рис.1. Частота выявления в ЛПУ медицинских изделий, не имеющих регистрационного удостоверения.

Как представлено на рисунке, лишь 29,0%  респондентов ответили, что случаев выявления в ЛПУ медицинских изделий, не имеющих регистрационного удостоверения, не было, 17,0% руководителей указали, что такое бывает часто, а 54,0% отметили, что такие случаи изредка бывали.

Таблица 3

Виды медицинских изделий, не имевщих

регистрационного удостоверения, выявляемых в ЛПУ                

Виды медицинских изделий	Число опрошенных
	абс. число	% к числу опрошенных
1. Пломбировочные материалы	0	0
2. Средства защиты	1	5,9
3. Дезинфицирующие средства	1	5,9
4. Вспомогательные материалы	16	94,0
5. Перевязочные материалы	1	5,9
6. Другие (укажите)___________________________	0	0,0

Как представлено в таблице, наиболее часто (94,0%) не имели регистрационного удостоверения вспомогательные материалы, реже – средства защиты (5,9%), дезинфицирующие средства (5,9%) и перевязочные материалы (5,9%).

В ЛПУ были случаи выявления побочных действий, не указанных в инструкциях по применению или руководстве по эксплуатации медицинских изделий, нежелательных реакций при их применении, особенностей взаимодействия медицинских изделий между собой, фактов и обстоятельств, создающих угрозу жизни и здоровью граждан и медицинских работников при применении и эксплуатации медицинских изделий (рисунок 2).

Рис.2. Информация о случаях выявления побочных действий медицинских изделий.

Как видно на рисунке, 29,0% руководителей сестринских служб указали на выявление в ряде случаев побочных действий при применении медицинских изделий.

В случае выявления побочных действий, не указанных в инструкциях или руководстве по эксплуатации медицинских изделий, в каждом ЛПУ должен быть разработан порядок действий при применении и эксплуатации таких медицинских изделий, который позволил бы обеспечить безопасность их использования и не создал угрозу жизни и здоровью граждан и медицинских работников (рисунок 3).

Рис.3. Информация о наличии в ЛПУ порядка действий

при выявлении побочных эффектов

при использовании медицинских изделий.

Как представлено на рисунке, лишь в 10 (41,0%) стоматологических поликлиниках такой порядок имеется, 17,0% руководителей известно, что такой документ должен быть разработан. А 42,0% респондентов дали отрицательный ответ.

Более того, в 13 стоматологических поликлиниках (54,2%) отсутствует и схема оповещения при выявлении побочных действий, не указанных в инструкциях по применению или руководстве по эксплуатации медицинских изделий, нежелательных реакций, особенностей взаимодействия медицинских изделий между собой, что не может гарантировать безопасность граждан и медработников.

В связи с этим нами разработаны:

– порядок мониторинга безопасности медицинских изделий в ЛПУ (приложение 5)

 – система электронного мониторинга за поступившими медицинскими изделиями (приложение 6)

–  схема оповещения должностных лиц при выявлении случаев побочных действий, не указанных в инструкции по применению или руководстве по эксплуатации медицинского изделия, о нежелательных реакциях при его применении, об особенностях взаимодействия медицинских изделий между собой, о фактах и об обстоятельствах, создающих угрозу жизни и здоровью граждан и медицинских работников при применении и эксплуатации медицинских изделий (приложение 7)

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

6. ВЫВОДЫ

 

1. Руководители сестринских служб  стоматологических поликлиник недостаточно  осведомлены о действующих государственных  стандартах документоведения и значительная их часть имеет дефицит знаний по вопросам оформления, систематизации и учета документов, использующихся в профессиональной деятельности.

2. Руководители сестринских служб  стоматологических поликлиник показали  невысокий уровень знаний нормативных документов, регламентирующих работу по контролю качества и безопасности использования и эксплуатации медицинских изделий.

3. Лишь 50,0% руководителей сестринских  служб получают актуальную информацию  на интернет-сайте Росздравнадзора, что объясняет их неосведомленность о действующих инструктивно-методических материалах, вновь изданных приказов.

4. Около 70,0% руководителей сестринских  служб указали на случаи поступления  в их поликлиники медицинских  изделий без регистрационных  удостоверений, прежде всего это вспомогательные материалы.

5. Треть руководителей указали  на выявления побочных действий  при применении медицинских изделий, не указанных в инструкциях  или руководствах при эксплуатации, однако в 42,0% стоматологических поликлиник порядка действий при их выявлении не имеется. В 54,2% стоматологических поликлиник отсутствует и схема оповещения должностных лиц при выявлении случаев побочных действий, не указанных в инструкции по применению или руководстве по эксплуатации медицинского изделия, нежелательных реакций при его применении, об особенностях взаимодействия медицинских изделий между собой, фактов и обстоятельств, создающих угрозу жизни и здоровью граждан и медицинских работников при применении и эксплуатации медицинских изделий, в связи с чем нами разработаны и предложены к внедрению указанные документы.

7. РЕКОМЕНДАЦИИ ДЛЯ ПРАКТИЧЕСКОГО  ВНЕДРЕНИЯ

 

Рекомендовать к внедрению руководителям сестринских служб стоматологических поликлиник разработанные нами:

– систему электронного мониторинга за поступившими медицинскими изделиями;

– порядок мониторинга безопасности медицинских изделий в ЛПУ;

– схему оповещения должностных лиц при выявлении случаев побочных действий, не указанных в инструкции по применению или руководстве по эксплуатации медицинского изделия, нежелательных реакций при его применении, об особенностях взаимодействия медицинских изделий между собой, фактов и обстоятельств, создающих угрозу жизни и здоровью граждан и медицинских работников;

– методические рекомендации «Рациональное делопроизводство и работа с документацией» для руководителей сестринских служб стоматологических поликлиник.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

8. СПИСОК ЛИТЕРАТУРЫ

 

1. Андреева, В.И. Делопроизводство: практическое пособие / В.И.Андреева. – 9-е изд., испр. и доп. – М., 2003. – 186 с.
2. Астахова, А.В. Государственный контроль медицинских изделий на территории Российской Федерации / А.В. Астахова// Вестник Росздравнадзора. – 2011.- № 5. – С. 17-23.
3. Балло, А.М. Права пациентов и ответственность медицинских работников за причиненный вред / А.М. Балло, А.А. Балло // www.medlegal.ru
4. Гасников, В.К. Основы научного управления и информатизации в здравоохранении. – Ижевск: Вектор, 1997. – 168 с.
5. Делопроизводство в деятельности главной (старшей) медицинской сестры лечебно-профилактического учреждения / под ред. З.Е.Сопина // Современная организация сестринского дела. – М.: ГЭОТАР – Медиа, 2010. – С. 507-539.
6. Демин, Ю. Делопроизводство. Подготовка служебных документов / Ю. Демин. –  2-е изд., перераб. и доп. – СПб.: Питер, 2008. – 220 с.
7. Кабушка. Я.С. Состояние и перспективы развития сестринского дела / Я.С. Кабушка, И.В. Поляков, Т.М. Зеленская. – СПб.: СПбГМА, 2000. – 150 с.
8. Карасева, Л.А. Методические основы и организационные технологии работы медицинских сестер-руководителей здравоохранения: автореф. дисс. – Оренбург, 1997. – 18 с.
9. Карасева, Л.А. Особенности существующей системы делопроизводства в деятельности сестер-руководителей / Л.А.Карасева, М. Альберт, Ф. Хедоури // Проблемы управления здравоохранением. – 2004. – №1 (14). – С.34-37.
10. Кирсанова, М.В. Курс делопроизводства: документационное обеспечение управления: учеб. пособие / М.В. Кирсанова. – 6-е изд., испр. и доп. М.: ИНФРА; Новосибирск: Сибирское соглашение, 2008. – 283 с.
11. Косенко, В.В. Организация системы мониторинга безопасности зарегистрированных медицинских изделий в Российской Федерации / В.В. Косенко // Вестник Росздравнадзора. – 2012. – № 5. – С. 16-19.
12. Крылова, Т.Г. Новые аспекты государственной регистрации медицинских изделий / Т.Г. Крылова // Вестник Росздравнадзора. – 2012. – № 5. – С. 4-9.
13. Матвейчик, Т.В. Сестринский руководитель в системе первичной медицинской помощи / Т.В. Матвейчик, А.П. Романова, Л.В. Шваб. – Минск: ГУ Республик. науч. мед. б-ка, 2012. – 88 с.
14. Менеджмент в медицинском деле: учеб. пособие / под ред. М.Р. Цуцунаве. – СПб.: Омега. 2000. – 108 с.
15. Мыльникова, И.С. Документационное обеспечение деятельности главной (старшей) медицинской сестры / И.С. Мыльникова. – М.: ГРАНТЪ, 2002. – 152 с.
16. Рогожин, М.Ю. Документационное обеспечение управления / М.Ю. Рогожин. – М.: РДЛ, 2001. – 120 с.
17. Савина, М.В. Эффективность деятельности руководителей сестринских служб городских больниц / М.В. Савина // Главная медицинская сестра. – 2001.– № 1. – С.27-37.
18. Саркисова, В.А. Роль главной медицинской сестры в здравоохранении / В.А. Саркисова // Главная медицинская сестра. – 1999. – № 10. – С. 12-14.
19. Тельнова, Е.А. О совершенствовании государственного контроля за обращением медицинских изделий / Е.А. Тельнова // Вестник Росздравнадзора. – 2013. – № 1. – С. 4-7.