Совершенствование процесса организации и нормирования труда на предприятии «Шар»

 
 

     I. Общие положения  

     1. Администратор офиса относится  к категории специалистов.

 

     3. Администратор офиса должен знать:

     3.1. Расположение офисных помещений.

     3.2. Принципы планировки и оформления  помещений офиса.

     3.3. Правила и методы организации  работы офиса.

     3.4. Сферу деятельности работников  офиса.

     3.5. Этику взаимоотношений в рабочей  группе.

     3.6. Стандарты делопроизводства.

     3.7. Принципы организации снабжения  офиса.

     3.8. Требования законодательства к  хозяйственным договорам и порядок  их заключения.

     3.9. Техническое оснащение офиса.

     3.10. Правила пользования оргтехникой.

     3.11. Принципы взаимоотношений с администрацией (комендатурой) здания, в котором располагаются офисные помещения.

     3.12. Основы эстетики, этики и социальной  психологии.

     3.13. Правила внутреннего трудового  распорядка.

     3.14. Основы трудового законодательства.

     3.15. Правила и нормы охраны труда, техники безопасности, производственной санитарии и противопожарной защиты.

 

     4. Назначение на должность администратора  офиса и освобождение от должности  производится приказом руководителя  организации.

     5. Администратор офиса подчиняется  непосредственно генеральному директору.

     6. На время отсутствия администратора  офиса (командировка, отпуск, болезнь,  пр.) его обязанности выполняет  лицо, назначенное в установленном  порядке. Данное лицо приобретает  соответствующие права и несет  ответственность за надлежащее исполнение возложенных на него обязанностей.

     II. Должностные обязанности  

     Администратор офиса:

     1. Обеспечивает подготовку офиса  к рабочему дню (деактивирование  системы охранной сигнализации, подключение офисной оргтехники  и подготовка ее к эксплуатации, обеспечение офиса канцтоварами и расходными материалами).

     2. Составляет сметы на материально-техническое  обеспечение офиса.

     3. Оформляет необходимые документы  для заключения договоров на: поставку канцтоваров, расходных  материалов и иных товарно-материальных ценностей, необходимых для работы офиса; техническое обслуживание и ремонт оргтехники; иные услуги.

     4. Осуществляет контроль за оформлением  помещений, следит за подготовкой  и выпуском рекламных и иных  информационных материалов в  офисе, предназначенных для выдачи посетителям.

     5. Обеспечивает чистоту и порядок  в помещениях офиса.

     6. Осуществляет контроль за правильной  эксплуатацией оргтехники и рациональным  использованием канцтоваров и  расходных материалов в офисе.

     7. Устанавливает контакты с эксплуатационными службами, коммунальными организациями для ресурсообеспечения помещений офиса, проведения ремонтных и иных работ.

     8. Обеспечивает надлежащее содержание  и эксплуатацию помещений офиса  в соответствии с правилами  и нормами производственной санитарии и противопожарной защиты.

     9. Организует заказ авиа- и железнодорожных  билетов для сотрудников офиса,  диспетчеризацию автотранспорта.

     10. Организует делопроизводство офиса,  прием входящих звонков и управление  исходящими звонками.

     11. Организует эффективное и культурное обслуживание посетителей, обеспечивает создание для них комфортных условий, консультирует их по административным вопросам, предоставляет информационные и иные материалы (визитки, прайсы, буклеты, пр.).

     12. Подготавливает материально-техническую базу для проведения сложных переговоров с партнерами, клиентами, иными категориями посетителей.

     13. Ведет учет посетителей.

     14. Принимает меры к предотвращению  и ликвидации конфликтных ситуаций.

     15. Выполняет отдельные служебные  поручения своего непосредственного руководителя.

     16. Подготавливает офис к закрытию (отключает освещение и оргтехнику, активирует системы охранной  сигнализации, пр.).

 
 

     III. Права  

     Администратор офиса имеет право:

     1. Самостоятельно и под свою  ответственность распоряжаться денежными средствами, выделенными для обеспечения офиса необходимыми товарно-материальными ценностями.

     2. Вносить на рассмотрение руководителя  предприятия предложения по улучшению  работы офиса и предприятия  в целом.

     3. Знакомиться с документами, определяющими его права и обязанности по занимаемой должности, критерии оценки качества исполнения должностных обязанностей.

     4. Подписывать и визировать документы  в пределах своей компетенции.

     5. Требовать от руководства предприятия  обеспечения организационно-технических условий и оформления установленных документов, необходимых для исполнения должностных обязанностей.

 
 

     IV. Ответственность  

     Администратор офиса несет ответственность:

     1. За ненадлежащее исполнение или  неисполнение своих должностных  обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией, — в пределах, установленных действующим трудовым законодательством Российской Федерации.

     2. За правонарушения, совершенные  в процессе своей деятельности, — в пределах, установленных действующим  административным, уголовным и гражданским законодательством Российской Федерации.

     3. За причинение материального  ущерба предприятию — в пределах, установленных действующим трудовым  законодательством Российской Федерации.

 
       
 

 

     Приложение 2

КАРТА

фотографии  рабочего времени № 12 

Фамилия, имя, отчество Петрикова Анастасия Павловна

Специальность  

 

Профессия 20061     Административный секретарь 

(код, наименование)