Совершенствование процесса организации и нормирования труда на предприятии «Шар»

     Писхофизиологические  задачи предлагают создание благоприятных  условий труда на рабочих местах, обеспечивающих высокую и устойчивую в течение длительного времени  работоспособность работающих, сохранение их здоровья.

     Социальные  задачи способствуют повышению содержательности и привлекательности труда; решаются путем выбора рациональных форм разделения и кооперации труда, обеспечивающих оптимальное сочетание физических и умственных усилий работающих при выполнении возложенных на них функций или работ.

     Основными направлениями (элементами) организации  труда являются десять процессов [8; 13]:

     1. Разработка рациональных форм  разделения и кооперации труда;

     2. Организация рабочих мест;

     3. Обслуживание рабочих мест;

     4. Оптимизация трудового процесса  путем внедрения рациональных, передовых  методов и приемов труда;

     5. Создание благоприятных условий  труда на рабочих местах, рационализация  режимов труда и отдыха;

     6. Номирование труда (установление меры труда);

     7. Организация подбора персонала,  его подготовка, переподготовка, повышение  квалификации;

     8. Применение конкретных форм и  систем оплаты труда, организации и вознаграждения персонала (материальное стимулирвоание);

     9. Планирование, учет и анализ труда;

     10. Поддержание и укрепление необходимого  уровня трудовой дисциплины.

     Таким образом, рациональная организация всех процессов, перечисленных выше, способствует наибольшей эффективности деятельности персонала на предприятии, что ведет к повышению прибыли, большей стабильности предприятия на рынке и повышению его конкурентоспособности.

 

     2. Повышение эффективности процессов  организации труда на предприятии  «Шар плюс»

     2.1. Организация труда на ООО «Шар» 

     Предприятие «Шар» является обществом с ограниченной ответственностью. Высшей формой управления является общее собрание учредителей, которое состоит из трех человек. Каждому учредителю принадлежит 1/3 доли в бизнесе. Основным нормативным документом, регламентирующим деятельность предприятия, является Устав ООО «Шар».

     ООО «Шар» является молодым предприятием, но оно уже прочно обосновалось на калининградском рынке, имеет постоянных клиентов и долговрочные договора сотрудничества с торговыми организациями. Основным видом деятельности является производственно-торговая; основным видом продаваемой продукции является фарш, специи, производственная одежда, оборудование и инструменты для переработки мяса (ножи, топоры).

     ООО «Шар» является представителем малого бизнеса, всего численность персонала  насчитывает порядка 20 человек. Можно  выделит два направления деятельности персонала: часть работников обеспечивают производство и переработку мяса, часть работников обеспечивают закупочно-торговую деятельность фирмы. Таким образом, можно выделить три основных отдела на предприятии: бухгалтерия, производственный отдел и отдел продаж.

     Важнейшим должностным лицом на ООО «Шар»  является генеральный директор. Онт  принимает все важнейшие решения, управляет деятельностью трех отделов. Ему напрямую подчиняются главный бухгалтер, менеджер по торговле и начальник производства. Структура персонала предприятия показана на рисунке 1. 

     

     

       
 

     

       

     

     

     

       

     

       

     Рисунок 1. Структура персонала ООО «Шар». 

     Состав  работников предприятия выглядит следующим образом:

 

     На  предприятии имеются два основных помещения:

     1. Здание административного офиса  – 50 м²;

     2. Здание производственного цеха – 280 м².

     Учитывая, что ООО «Шар» является малым  предприятием, это имеет и свои плюсы, и минусы. К плюсам можно  отнести высокую оперативность, эффективное взаимодействие между  отделами, эффективный контроль со стороны управленцев за деятельностью персонала, возможность индивидуального подхода к каждому сотруднику. Одним из основных минусов – это отстутсиве четко регламентированных функций каждого сотрудника. Многим работникам приходится выполнять обязанности, которые не должны по идее входить в функционал данной должности. Это приводит к накоплению невыполненных обязательств, увеличению рабочего дня сотрудников или штрафным санкциям за невыполнение обязанностей.

     На  предприятии ООО «Шар» был  проведен анализ организации и нормированию трудовой деятельности по основным элементам, и по некоторым позициям были выявлены проблемы, которые изложены ниже. 

     2.2. Анализ элементов организации труда на ООО «Шар» 

     ООО «Шар» является малым предприятием, оно насчитывает порядка 20 человек  персонала. Анализ элементов организации труда показал, что основной особенностью предприятия является отсутствие четкого разделения труда, т.е. многие специалисты вынуждены выполнять те функции, которые им не положено выполнять, более того, дополнение в функционал нигде не прописано и мешает выполнять свои основные обязанности.

     Более подробно проблемы, выявленные по направлениям организации труда, представлены ниже. 

2.2.1. Выявленные  проблемы в организации труда  администратора офиса 

       Администратор офиса по трудовому договору должен выполнять следующие функциональные обязанности:

     1. Подготовка офиса к рабочему  дню;

     2. Составление смет на материально-техническое  обеспечение офиса;

     3. Осуществление делопроизводства  и документооборота;

     4. Контроль за оформлением помещений;

     5. Контроль эксплуатации оргтехники и др.

     Полный  перечень знаний и умений, которые  предъявляются к администратору офиса, перечислен в Инструкции администратора офиса (Приложение 1).

     По  сути, этот человек обеспечивает эффективную  и бесперебойную работу офиса, работает с посетителями, выполняет функции помощника руководителя.

     Однако  в ООО «Шар» администратор  офиса одновременно заведует административно-хозяйственной  деятельностью предприятия. По сути, он выполняет обязанности завхоза. Проблема осложняется еще и тем, что этому человеку приходится решать хозяйственные проблемы, возникающие на производстве:

     1. Руководит работой по хозяйственному  обслуживанию компании.

     2. Обеспечивает сохранность хозяйственного  инвентаря, его восстановление  и пополнение, а также соблюдение  чистоты в помещениях и на прилегающей территории.

     3. Следит за состоянием помещений  и принимает меры по своевременному  их ремонту.

     4. Проводит инвентаризацию вверенного имущества.

     5. Ведет отчетность по установленной форме.

     Если  посмотреть на фотографию рабочего времени администратора (Приложение 2), то можно увидеть, что одну треть рабочего дня этот специалист проводит за решением хозяйственных вопросов на производстве (35,2 %). Однако в это время клиенты не перестают звонить и приходить в офис, и администратор не может выполнять свои обязанности прямого назначения.

     В ходе опроса, проведенного специально с целью выявления несоответствий между реальными обязанностями  и теми, что прописаны в инструкции, были получены такие результаты (Приложение 3):

     А) руководитель считает, что администратор не справляется с обязанностями и оценивает ее работу на «4», при этом отмечает, в должностные обязанности должны входить хозяйственные функции;

     Б) Администратор настаивает, что в  ее должностные обязанности должны входить только функции, перечисленные в инструкции, и оценивает свою работу на «5».

     Таким образом, выходит несоответствие по следующим элементам организации  труда:

     1. Разделение и кооперация труда  – администратор офиса выполняет  функции двух специалистов;

     2. Нормирование труда.

     Такое обилие должностных обязанностей привело  к тому, что администратор офиса, зачастую выполняя обязанности завхоза, отсутствует на своем рабочем  месте и не может выполнять  свои прямые обязанности. Это приводит к следующим проблемам:

     1. Не все клиенты могут оперативно получить информацию о продуктах и услугах ООО «Шар»;

     2. Документооборот задерживается,  накапливаются неоформленные накладные,  отчеты и сметы;

     3. Генеральный директор вынужден  сам отвечать на телефонные  звонки, распечатывать документы и т.д., то есть выполнять функции администратора офиса.

     Более того, хозяйственные вопросы на производстве также не могут быть выполнены в нужном объеме. Таким образом, получается, что существуют объективные и субъективные причины, влияющие на данную ситуацию. Объективные причины – это внешние условия, которые влияют на деятельность администратора офиса, по причине которых он не справляется со своими прямыми обязанностями. В данном случае администратор офиса не виноват в том, что он не успевает выполнять свои прямые обязанности.

     Субъективные  причины – те, которые возникают  по вине администратора офиса, т.е. из-за того, что он не может выполнять в полной мере своих прямых обязанностей, эти обязанности приходится выполнять генеральному директору. Образуется цепочка проблем, которую можно отразить в структуре причинно-следственных связей (рисунок 2). 

     2.2.2.  Выявленные проблемы в организации  труда менеджера по торговле 

     Согласно  должностной инструкции, менеджер по торговле выполняет следующие функции (Приложение 4):

     1. Обеспечение и организация продаж  товара;

     2. Организация закупочной деятельности;

     3. Организация логистики на предприятии.

     Данное  скопление функций является смешанным, и проблема заключается в том, что без надлежащего обеспечения  рабочего места их просто невозможно выполнить в полной мере. Фотография рабочего времени представлена в Приложении 5.