PR-Проект проведения специального события на примере выставки

Временные рамки реализации плана подготовки и проведения выставки очень эластичны (от 2 мес, до 2 лет  в зависимости от типа и масштаба выставки).

Организационный план выставочного проекта «делит» время подготовки и проведения выставки на 3 этапа:

1. подготовительный этап

2. «запуск» выставки  «финишная прямая» - проведение  выставки

3. подведение итогов  выставки

Каждому из этапов соответствуют  свои организационные мероприятия  и документы рекламного и информационного обеспечения.

Для первого раза проведения выставки имеет смысл арендовать не очень большую и, следовательно, дорогую площадку.

Исходя из этих всех факторов выбираем время проведения выставки - начало февраля, для того чтобы  не пересекаться со схожими по тематике выставками. Место проведения – «Казанская ярмарка», г.Казань, Оренбургский тракт, 8.

План 1-го этажа, 1900 кв. м.

 

План 2-го этажа, 1600 кв. м. 

 

Особое внимание при  разработке концепции следует уделить  названию и классификатору выставки. Название должно быть точным, интернациональным, юридически чистым, Классификатор выставки должен точно определять ее тип. Лучше воспользоваться общепринятыми классификаторами. Выставка должна быть «прозрачной». В ее названии, номенклатуре, сроках, продолжительности не должно быть пересечений и искажений, дезориентирующих участников и посетителей. Название выставочного проекта – Moschino Fashion House.

Тематика выставки:

- Брендовая одежда

- Аксессуары

План выставки

Дополнительные мероприятия

рекламное обеспечение

инфраструктурное обеспечение

Документ, разработанный  по такому плану, является «сеткой» для  составления сметы выставки и  анализа коммерческой состоятельности  проекта, презентации и «обкатки»  проекта вне компании и его  практической реализации подразделениями внутри.

Договор на проведение выставки заключается с ОАО «Казанскоя ярмарка», на даты 20-23 февраля.

Три дня выставки –  выходные, таким образом планируется  привлечь большее количество посетителей. Только основные залы 1-го и 2-го этажа.

Застройку стендов выставки имеет смысл доверить генеральному застройщику ОАО «Казанская ярмарка», т.к. они работают на данной площадке не первый год и хорошо себя зарекомендовали  на других выставках.

Состав организационного комитета: директор выставки, заместитель директора выставки, технический директор, менеджер по связям с общественность, бухгалтер, водители и курьеры.

Рекламная продукция  и полиграфия: визитки, пригласительные  билеты, каталог выставки, рекламные  буклеты, сайт, фирменные бланки, бэйджи, заявки на ввоз/вывоз оборудования, участия в выставке, баннеры.

Заявочная документация представляет собой бланк заявки-договора на участие в выставке, который  служит основанием для выставления  счета-фактуры экспоненту. Содержит условия участия в выставке, размер и тип арендуемой площади, перечень дополнительного оборудования и услуг, предоставляемых организатором.

Целесообразно включать в пакет заявочной документации сразу все дополнительные заявки и приложения, а также технические  требования к материалам:

- тематический рубрикатор

- классификатор продукции,  представляемой экспонентом (для   формирования систем поиска товаров) 

- информация/реклама  в каталог выставки, надпись на  фризе стенда 

- потребность в конференц-залах,  сценической площадке, др.

- служебных и инфраструктурных  помещениях и услугах 

Для эффективного привлечения  экспонентов и посетителей необходимо провести ряд мероприятий.

Определение клиентской базы, формирование библиотеки информационных источников по проекту, базы VIP. База данных по клиентам. Источники для формирования «фирменной» клиентской базы электронные  и печатные базы данных по отраслям, «ведомственные» базы данных (министерства, союзы, объединения, торгпредства и т д.) Интернет и др. Путем «сканирования» периодической печати, изучения маркетинговых исследований по рынку, а также используя бизнес-справки консалтинговых агентств, можно создать отдельные базы данных, с которыми необходима «точечная работа». Особую трудность составляет проверка баз данных, их структуризация и приведение в функциональный, удобный для работы, вид.

Управление базами должно производиться менеджером с соответствующим  профильным образованием, тем более что успех работы с базами сегодня зависит и от конфигурации компьютерной сети, и от умения правильно пользоваться ресурсами системы Интернет, и от степени «обработки» данных базы (ее детализации), подготовки адресных массивов и т. д.

Существуют отечественные разработки в области создания и поддержки специализированной справочно-адресной системы выставочных организаций.

Разработать рекламную  компанию. Привлечь СМИ (теле, радио, печатные и Интернет) для информационной поддержки. Соответственно, подготовить пресс-релизы и рекламные макеты различных размеров и вариантов. Подготовить и сдать в печать в выбранную типографию рекламной продукции.

Разработка индивидуальных и спонсорских программ. Для крупных  компаний, банков и СМИ организаторы выставок предлагают детализированный пакет участия в выставке (иначе «спонсорский пакет»), который включает максимальный набор рекламных инструментов Участи экспонента в выставке по индивидуальной программе способно принести значительные дополнительные финансовые поступления организаторам выставки, но требует большой организационной работы менеджеров компании.

Индивидуальная (спонсорская) программа включает презентацию  сильных/уникальных сторон выставки и  ее проектов, а также детализацию  рекламных инструментов, предоставляемых экспоненту (спонсору) организаторами выставки, рекламные возможности участия в выставке, участия в деловой программе возможности участия в рекламной кампании в СМИ возможности рекламных носителей выставки (полиграфия наружная и звуковая реклама, сувенирная продукция специальные проекты и презентационные программы).

В нашем случае для  спонсоров можно предложить –  размещение баннеров на территории выставки, аккредитация промоутеров, размещение дополнительных стоек, размещение логотипа на рекламной продукции выставки, упоминание спонсора в анонсах выставки в СМИ, организация дополнительных мероприятий в рамках выставки.

Работа на профильных и смежных конкурентных выставках  по продвижению выставки. Обязательно  посещать выставки схожей тематики в  крупных городах для привлечения экспонентов.

Непосредственно на выставке возникает очень много вопросов и моментов. Конечно максимально  их необходимо продумать заранее, чтобы  на самой выставке не отвлекаться  по мелочам, а всецело сосредоточиться  на работе с экспонентами.

Прямо перед выставкой (будем уже считать этот период в рамках проведения выставки) необходимо еще раз проверить экспозиционный план и сверить его с генеральным  застройщиком, перед застройкой выставки,ю

Также проверить застройку  отдельных стендов, при необходимости внести корректировки и связаться с экспонентами.

Проверка оплат экспонентов, составление списка должников, работа с ними на выставке.

Организация работы информационных стендов на выставке, обеспечение  их информацией и рекламной и  полиграфической продукцией. Оснащение стенда.

Проверка готовности рекламной и полиграфической  продукции, при необходимости оперативный  заказ недостающих материалов.

Оформление выставочного комплекса изнутри и снаружи, символикой мероприятия. Баннеры и  стойки при входе, внутри.

Организация навигации  по выставке – размещение указателей и надписей.

Проведение пресс-конференции, посвященной открытию выставки, других РR акций, работа со СМИ.

Формирование папок  экспонентов, пресс-наборов для распространения  на выставке.

Инструктаж наемного персонала на выставке, распределение  обязанностей: работников информационных стендов, координаторов, промоутеров, технического персонала и т.д.

Проведение анкетирования  и опросов экспонентов и посетителей  выставки. Профессиональное проведение статистических и социологических исследований важно для выставочного мероприятия по нескольким причинам: правильный сбор и обработка статистических данных имеют решающее значение для международного признания выставочного проекта, данные статистических исследований служат для организаторов выставки руководством к корректировке своих стратегий, данные исследований используются в отчетных и рекламных документах (Официальный отчет, пресс-релиз, информационные письма, рекламные буклеты и т.д.), маркетинговые обзоры по рынку коммерческая информация для экспонентов и возможность ее получения на выставке повышает привлекательность последней, динамика маркетинговой информации за ряд лет дает представление о новых тенденциях рынка, а, следовательно, новых потенциальных разделах выставки и ее деловой программы. Объектом исследований выступают посетители-специалисты, частные посетители, экспоненты для каждой группы разрабатывается свой тип анкет. В международных организациях и союзах существуют жесткие требования к правилам и формам регистрации посетителей, поэтому при разработке анкет регистрационный блок (география респондентов сектор экономики, полномочия, функции и т. д.). Также в анкету можно включить вопросы касающиеся следующих оценок:

- цели участия в выставке,

- оценка выставки (экспозиции, деловой программы, организации  и инфраструктуры), основные каналы  информирования о выставке

- оправдание результатов  и ориентация на участие в  следующей выставке

Статистические исследования посетителей осуществляется путем заполнения анкет (регистрационных форм) в регистрационном центре (вручную либо с использованием компьютерных систем), а также выборочного опроса путем стандартизированного интервью применяются различные способы поощрения посетителей к заполнению анкет приглашения, буклеты и билеты с отрывным купоном, выдача бэйджа на постоянное посещение выставки, выдача информационных материалов выставки (программа, путеводитель) либо сувенирной продукции. В нашем случае предусмотрены анкеты для посетителей, которые раздают промоутеры, анкеты снабжены номерами, которые участвуют в розыгрыше призов. Более краткие анкеты предусмотрены на пригласительных билетах, в виде отрывных купонов. Анкетирование экспонентов и потенциальных экспонентов происходит путем индивидуальных бесед.

Программа мероприятия, информационные материалы выставки, сувенирная продукция 

Накануне заезда дополнительная проверка застройки выставки.

На заезде экспонентов, координация завоза оборудования, выдача аккредитации и информационного  пакета: каталог выставки, рекламный буклет, бэйджи, информация о предстоящих мероприятиях, информация о деловой программе, сувенирная продукция.

Проведение фуршета  для экспонентов и VIP гостей выставки.

В течении всех дней выставки необходим строгий контроль за состоянием стендов и оборудованием и другими технические вопросами выставки.

Контроль над функционированием  оборудования сцены, звуком и светом в выставочном павильоне.

Переговоры с экспонентами по предстоящим проектам, для более  эффективного проведения последующих мероприятий.

Организация фото и видео  съемки, т.к. все эти материалы  пригодятся для формирования пост материалов выставки.

Демонтаж выставки, 20-го февраля после закрытия выставки для посетителей. Продолжение демонтажа  на следующий день. Необходимо строго слелить за вывозом оборудования и оплатами экспонентов. К моменты выезда должников оставаться не должно.

Подведение итогов выставки: подготовка итоговых документов по договорам  с администрацией павильона и  генеральным застройщиком. Окончательная  сверка и оплата.

Договор на следующий  год с выставочным павильоном и застройщиком. Заключение договоров  по договоренностям на выставке с  экспонентами.

Подготовка Официального отчета дирекции: экспозиционная информация (фото материалы); общие количественные показатели, отраслевая и географическая структура участников и посетителей, др., отчет о мероприятиях деловой, презентационной программы, отчет о рекламно-информационном сопровождении проекта, результаты статистического и социологического исследована по выставочному проекту, приложения.

Данные отчета используются в кампании по продвижению следующей  выставки (пресс-релизы, СМИ, рекламная  полиграфическая продукция), являются итоговым отчетным документов для партнеров  по организации выставки и органов, обеспечивающих ее поддержку. Подготовка разнообразных пост релизов для СМИ, рассылка и контроль за их публикацией.

Заключение

 

В условиях рыночных отношений  главным определяющим фактором экономического благополучия фирмы становится рынок, точнее покупатель её продукции и услуг. Подвижность внешних условий ни у кого не вызывает сомнений, поэтому фирмам жизненно важно не только учитывать внешние условия, но и иметь вполне определённую ориентацию на формирование благоприятного «внешнего климата», проводить постоянную целенаправленную работу с общественностью и пользователями.