PR-Проект проведения специального события на примере выставки

Когда целевые группы идентифицированы и их характерные  черты изучены, целесообразно разделить  эти аудитории по двум категориям:

1. по принципу заинтересованности – на:

• основную группу, на которую направлена PR-акция и ради которой она совершается;
• промежуточную группу, которая имеет непосредственные контакты с основной и может предоставить информацию, а также имеет собственное мнение об этой информации и отношение к ней;
• способствующую группу, которая разделяет заинтересованность в проведении PR-кампании и может оказать реальную помощь;

2. по принципу осведомленности и понимания важности PR-кампании:

• латентную группу, не имеющую понятия об акции;
• осведомленную группу, осознающую важность акции, но не готовую действовать;
• активную группу, осознающую важность акции и готовую действовать.

3. Выявить степень информированности целевых групп.

Специалисту по PR необходимо знать:

• уровень информированности каждой группы об организации, ее товарах и услугах;
• оценку имиджа организации;
• прошлое и настоящее поведение целевых групп по отношению к организации.

 

1.2. Планирование и  программирование

 

Информация, собранная  на первом этапе позволяет установить цели и задачи PR-кампании. Это - второй этап процесса, который должен дать ответ на вопрос: «Что мы должны изменить, сделать или сказать с учётом того, что нам стало известно о ситуации?»

Цели PR – кампании, отражая её специфику, дают представление о том, к чему нужно стремиться. По И.Л.Викентьеву все мероприятия Public Relations в своей основе имеют пять целей:⁴

1. Позицирование PR – объекта, товара и/или услуги;
2. Возвышение имиджа;
3. Антиреклама (или снижение имиджа);
4. Отстройка от конкурентов;
5. Контрреклама (или «отмыв»).
1. Первая цель: позиционирование.

Позиционирование в PR (от английского position – положение, нахождение, состояние, позиция и т.п.) – создание и поддержание (воспроизводство) понятного клиентам образа, имиджа.

2. Вторая цель: возвышение имиджа.

После квалифицированно выполненного позицирования можно  перейти к следующей задаче PR: возвышению имиджа.

3. Третья цель: антиреклама.

 Антиреклама всегда  имеет целью снижение имиджа; уменьшение потока клиентов, инвестиций, голосов. Антиреклама используется  также для снижения спроса  при реализации последних партий  товара (продукции), количество которого ограничено.

4. Четвёртая цель: отстройка от конкурентов.

 Как правило, это  комбинация возвышения одного  имиджа при снижении другого.  Или так: позицирование своего PR – объекта на фоне конкурентов.

5. Пятая цель: контрреклама. Главное отличие контррекламы: нужно возвышать уже «уроненный» имидж. Или иначе: контрреклама – это восстановление потоков, «кредита доверия», питающих личность, фирму и т.п.⁵

Отсюда видно, что все  цели PR – кампании направлены на создание благоприятного общественного мнения и завоевание расположения конкретного контингента потребителей продукции данного предприятия. Средством достижения этих целей является развитие коммуникации (общественных связей) организации с её социальной средой через проведение различного рода мероприятий PR и рекламы.

Каждой цели должен соответствовать  ряд взаимосвязанных задач.

Задачи подробно описывают  ключевые результаты, которых необходимо достичь в каждой общественной группе, а также последовательность выполнения программы, сроки и масштаб действий, необходимых для достижения намеченных программных целей. Фактически задачи выполняют следующие функции.

- Задают направление для разработки программы стратегии и тактики.

- Подробно излагают критерии для контроля и оценки программы.

Задачи являются основой для разработки и последующей реализации стратегии и тактики. Поскольку ими руководствуются при планировании, управлении, а также при оценке всей программы и её отдельных элементов они имеют большое значение при проведении PR-кампании.

1. Постановка целей и задач может осуществляться разными способами:
2. Проведение неформальных дискуссий с клиентом (заказчиком) или ведущими менеджерами организации – по телефону или лично (предпочтительнее) – для выявления целей и задач организации.
3. Проведение формальных (официальных) встреч для определения целей и задач организации с использованием:

• рассылки участникам перед проведением совещаний соответствующих документов и материалов;

• таких методик принятия решений, как составление списка предложений и достижения консенсуса в ходе обсуждения стратегических целей организации;
• формализованных методик – таких, как техника номинальной группы или анализ противодействующих сил.

Следующий этап процесса планирования – разработка идей и альтернативных решений – осуществляется предложенными ниже способами:

• Альтернативы не рассматриваются. Делается то, что ожидается в данной ситуации.
• Специалисты по связям с общественностью готовят документ, содержащий программу PR-кампании. Затем этот документ представляется руководству или клиенту для рассмотрения и комментариев.
• Проводится исследование для определения характеристик целевых групп, выбора каналов СМИ, коммуникационных сообщений.
• Проводятся формальные встречи и дискуссии с клиентом или руководством организации для обсуждения основных идей PR-кампании и альтернативных вариантов ее проведения.

Разработка и одобрение  плана действий – следующий этап процесса планирования PR-кампании, который может осуществляться по такой схеме:

• Формальный план действий очень небольшой либо совсем отсутствует. Предполагается, что всем известно, что нужно делать. Устанавливаются только сроки окончания отдельных работ.
• Специалисты по связям с общественностью готовят и распространяют документ, в котором указаны конечные сроки и приводится график осуществления отдельных видов деятельности.
• Проводятся встречи и совещания с максимальным участием заинтересованных сторон. Готовятся подробные предложения по проведению PR-кампании, составляется бюджет, устанавливаются конкретные сроки. Затем программа предоставляется на одобрение клиенту или руководству организации.

Третий этап процесса управления знаменует собой переход  на стадию реализации PR-программы, которая представляет собой практическое воплощение разработок, сделанных на первых двух этапах – поиска фактов и стратегического планирования. Эта стадия включает в себя определение следующих элементов программы PR-кампании.

- Стратегия действия.

Какие изменения необходимы для достижения результатов, установленных  программой? 

- Стратегия коммуникаций.

О чём необходимо проинформировать общественность для достижения результатов, установленных программой? Какие средства массовой информации лучше всего передадут эту информацию целевым группам общественности?

- Планы выполнения программы.

Кто отвечает за выполнение каждого пункта программы и тактики установления связей с общественностью?

Какова последовательность действий и её схема?

Каковы расходы на выполнение программы?

Стратегия PR-акции обычно включает в себя изменение политики, образа действий и поведения компании. Эти изменения нацелены на достижение целей PR-программы и глобальных целей компании, но в тоже время они отвечают запросам и потребностям всех целевых аудиторий компании. Коротко говоря, PR-акция отвечает взаимным интересам компании и её целевых аудиторий.

Стратегия действия на практике реализует модель системы обратной связи. Этот подход основывается на трёх условия.

Первое из них заключается  в том, что изменения должны происходить  как внутри компании, так и в  её целевой аудитории.

Второе условие состоит  в том, что в результате таких изменений складывается ситуация, в которой выигрывают обе стороны.

Третье условие, которое  является мотивом для этой стратегии PR-акции, заключается в улучшении действия, а не только имиджа. Если PR-кампания должна формировать взаимовыгодные отношения, необходимые для существования и процветания организации, то она должна разрабатывать стратегию PR-акции и координировать её с коммуникационной стратегией.

Стратегия осуществления  коммуникаций поддерживает программу действий в достижении следующих целей:

1. Информирование внутренней и внешней целевой аудитории о действиях компании;
2. Убеждение целевой аудитории в необходимости поддержать или принять действия компании;
3. Разъяснение общественности, каким образом она может превратить свои намерения в действия.

Стратегия коммуникации включает в себя такие компоненты как:

1. «Доверие». Любая информационная кампания начинается с создания атмосферы доверия путём отражения организацией искреннего стремления служить всем заинтересованным сторонам и общественности.
2. Контекст. Программа информирования должна соответствовать реалиям окружающей среды. Эффективная информационная кампания требует адекватного социального окружения, которое в большой степени может быть обеспечено информационными каналами.
3. Содержание. Сообщение должно иметь смысл для получателей; оно должно быть совместимо с их системой ценностей.
4. Ясность. Сообщение должно быть изложено как можно проще. Слова, используемые в нем, должны иметь для получателя тот же смысл, что и для отправителя.
5. Непрерывность и последовательность. Информационная кампания – бесконечный процесс. Чтобы донести до адресата некое сообщение, требуется его повторение.
6. Каналы. Следует использовать уже существующие каналы информирования, которые получатели знают и уважают.
7. Возможности аудитории. При передаче информации следует принимать во внимание возможности аудитории. Наиболее эффективной является такая информационная кампания, которая требует от получателя минимум усилий.⁶

Следование перечисленным  правилам, определяющим эффективность осуществления информационной коммуникации, будет способствовать успешной реализации PR-кампании в целом.

Цель этапа оценки PR – кампании - получить как можно больше информации о влиянии данной PR – кампании, сделать вывод о её эффективности, устранить недостатки. Существует три уровня проведения оценочного исследования: оценка подготовки, реализации и воздействия PR-программы. Оценка программы не может быть полной без изучения критериев каждого уровня.

При оценке подготовки анализируется:

• Адекватность исходной информации разрабатываемой программе.
• Соответствие содержания сообщения осуществляемой PR-акции.
• Качество подачи сообщения осуществляемой PR-акции.

Оценка реализации направлена на учёт следующих показателей:

1. Количество сообщений, переданных СМИ, и запланированных PR-действий.
2. Количество размещённых в СМИ сообщений и выполненных PR-действий.
3. Количество людей, получивших сообщения и охваченных PR-действием.
4. Количество людей, обративших внимание на сообщение и PR-действие.

На этапе воздействия  оценивается:

1. Количество изучивших содержание сообщений.
2. Количество изменивших убеждение.
3. Количество изменивших своё отношение.
4. Количество членов целевой аудитории, которые выполнили действие, запланированное программой.

Оценочное исследование – постоянная и центральная часть процесса. Итоговое исследование, если оно выполняется после окончания программы и указывает исключительно на факт наличия (отсутствия) влияния, не представляет никакой ценности. Формативное исследование, выполняемое до начала программы и в ходе её реализации, даёт важнейшую информацию.

 Эта информация используется  потом для сравнения результатов  итогового исследования с начальными  условиями и для внесения корректив  в процесс реализации программы. 

Таким образом, PR-кампания начинается с исследования, сопровождается и заканчивается им.

 

1.3 PR на выставке - выставка public relations

 

Эпоха ярмарок тщеславия и выставок достижений народного хозяйства прошла. Сейчас выставки используются в маркетинговой политике многих успешных компаний для работы с целевой аудиторий, проведения опросов и исследований, установления новых и укрепления уже существующих партнерских отношений, и, конечно, же – собственного паблисити.  
Выставка – явление многовекторное. С одной стороны, в этом заключается ее главная организационная трудность - так как каждый вектор нужно направить в нужную сторону, точно в цель. С другой, если это удается, то возникает тот самый синергетический эффект, когда объединенное действие составляющих его средств продвижения и рекламы гораздо эффективнее действия отдельных частей.