Организация приёмки товаров по количеству и по качеству

    С работником, принимающим товар на хранение, заключается  договор о полной материальной ответственности.

    Заключение  такого договора с работником, непосредственно  обслуживающим или использующим денежные, товарные ценности или иное имущество, предусмотрено ст. 224 Трудового кодекса РФ.

    Минтруд России в силу возложенных на него Правительством РФ полномочий своим  Постановлением от 31.12.02 N 85 утвердил Перечень должностей и работ, замещаемых или  выполняемых работниками, с которыми работодатель может заключать письменные договоры о полной индивидуальной или коллективной (бригадной) материальной ответственности, а также типовых форм договоров о полной материальной ответственности.

    При приемке  товара в первую очередь проверяют полноту и правильность составления всех необходимых товаросопроводительных документов.

    Приемка товаров по количеству в торговой организации предусматривает проверку соответствия фактического наличия  товара данным, содержащимся в транспортных, сопроводительных и/или расчетных документах, а при приемке их по качеству и комплектности - требованиям к качеству товаров, предусмотренных в договоре.

    Поступающие товары приходуются в день окончания  их приемки по фактическому количеству и стоимости.

    При разгрузке  товара покупатель проверяет количество товаров в поступившей партии (взвешивает, проверяет заполнение тары полностью, подсчитывает штучные  товары).

    Если  товар находится в ненарушенной таре (упаковке), приемка может проводиться  по количеству мест, массе брутто или по количеству товарных единиц и маркировке на таре. Покупатель может потребовать вскрытия тары и проверки веса нетто и количества товарных единиц в каждом месте.

    Если  проверка фактического наличия товара в таре не проводится, то необходимо сделать отметку об этом в сопроводительном документе.

    На следующем  этапе приемки проверяют качество поступивших товаров.

    Сначала выполняется внешний осмотр, устанавливаются  наличие явных дефектов, соответствие маркировки требованиям нормативной  документации и данным, указанным в сопроводительных документах.

    Далее может проводиться более углубленное  определение качества, чтобы обнаружить скрытые дефекты, несоответствие поступивших  товаров указанным срокам годности.

    В соответствии с условиями договора и общими правилами приемки товара может производиться также выборочная проверка качества товаров.

 

    ДОКУМЕНТАЛЬНОЕ  ОФОРМЛЕНИЕ ПРИЕМКИ ТОВАРОВ 

 

    Для оформления поступившего товара применяются унифицированные  формы первичных документов (формы  с N Торг-1 по N Торг-14), утвержденные постановлением Госкомстата России от 25.12.98 N 132 "Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету торговых операций".

    Приемка товаров осуществляется материально-ответственным  лицом на основании товаросопроводительных документов поставщика, предусмотренных условиями поставки товаров и правилами перевозки грузов (товарной накладной, товарно-транспортной накладной (ТТН), железнодорожной накладной, счетом или счетом-фактурой).

    Если  товар доставляется, например, автомобильным транспортом непосредственно на склад покупателя, то материально-ответственное лицо, осуществляющее приемку товара, ставит свою подпись на товаросопроводительных документах и заверяет ее печатью своей организации.

    Порядок приемки товаров и ее документальное оформление зависят от:

    - места  приемки; 

    - характера  приемки (по количеству, качеству, комплектности);

    - от  наличия или отсутствия сопроводительных  документов поставщика и соответствия  их договору купли-продажи. 

 

    Место приемки товара

 

    Приемка товаров может производиться:

    - на  складе поставщика при вывозе  товаров покупателем; 

    - на  складе покупателя при доставке  товаров поставщиком; 

    - в месте  вскрытия опломбированных или  в месте разгрузки неопломбированных  транспортных средств и контейнеров или на складе транспортного предприятия при доставке и выдаче товара предприятием железнодорожного, водного, воздушного, автомобильного транспорта.

    При отгрузке со склада поставщика основным товаросопроводительным документом является товарная накладная по форме N ТОРГ-12, которая используется для оформления продажи товаров сторонней организации.

    Товарная  накладная N ТОРГ-12 отличается от товарно-транспортной накладной тем, что в ней отсутствует  транспортный раздел.

    Товарная  накладная, изображенная на с. 51, может быть как приходным документом покупателя, так и расходным документом поставщика.

    В товарной накладной указываются номер  и дата оформления, наименование поставщика и покупателя, наименование и краткое  описание товара, его количество (единицы измерения), цена и общие суммы отпущенных товаров с учетом и без НДС.

    Товарная  накладная подписывается материально-ответственными лицами, сдавшими и принявшими товар, и заверяется печатью организации  поставщика и в отдельных случаях  печатью покупателя.

    Товарная  накладная N ТОРГ-12 при получении  товара на складе поставщика обычно составляется в двух экземплярах. Первый экземпляр  остается у организации-поставщика и является основанием для списания товаров. Второй экземпляр передается организации-покупателю и является основанием для оприходования товара.

    Вообще  говоря, количество оформляемых экземпляров  накладной может быть и больше. Это зависит от условий получения  товара покупателем, вида организации  поставщика, места передачи товара, особенностей документооборота и т.д.

    Если  товары получает материально-ответственное  лицо покупателя на складе поставщика, то оно должно предъявить поставщику доверенность по форме N М-2 (М-2А), которая  необходима для подтверждения полномочий материально-ответственного лица на получение товара.

    Форма доверенности установлена Постановлением Госкомстата России от 30.10.97 N 71а "Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты, основных средств и нематериальных активов, материалов, малоценных и быстроизнашивающихся предметов, работ в капитальном строительстве".

    Доверенности  на получение товара выдаются только сотрудникам данной организаций. Выдача доверенностей лицам, не работающим в данной организации, не разрешается. Доверенность подписывается руководителем и главным бухгалтером организации или лицами, ими на то уполномоченными, и на ней ставится печать организации.

    Если  товар получает представитель организации-покупателя по доверенности (с печатью), то печать организации-покупателя на товарной накладной не ставится.

    В случае несоответствия фактического наличия  товаров количеству, указанному в  товарной накладной или отклонения по качеству, установленному в договоре, либо по данным, указанным в сопроводительных документах, должны составляться соответствующие акты, о которых речь пойдет ниже, а в сопроводительном документе следует сделать отметку об актировании.

 

    Характер  приемки товаров 

 

    Теперь  рассмотрим, как характер приемки  влияет на ее документальное оформление.

    Если по условиям договора необходима приемка товаров по количеству, качеству, массе и комплектности, то оформляется Акт о приемке товаров по форме N ТОРГ-1 или Акт об установленном расхождении по количеству и качеству при приемке товарно-материальных ценностей по форме N ТОРГ-2.

    Форма N ТОРГ-1 используется в том случае, если нет расхождений между документами  поставщика и фактическими данными  приемной комиссии.

    Приемка товара производится по фактическому наличию.

    При обнаружении  отклонений по количеству, качеству, массе покупатель обязан приостановить приемку, обеспечить сохранность товара, принять меры по предотвращению его смешения с другим однородным товаром и вызвать представителя поставщика (грузоотправителя) для составления двустороннего акта.

    Поставщик может не высылать своего представителя и разрешить приемку товара без него.

    Если  по каким-то уважительным причинам работа по приемке прерывалась, причины, условия  хранения и перерывы фиксируются  в акте.

    Акт по форме N ТОРГ-1 составляется отдельно по каждому поставщику на каждую партию товара, поступившую по одному транспортному документу. Один экземпляр этого документа остается у покупателя, а другой передается поставщику.

    Заполнение  первой и последней страниц акта N ТОРГ-1 не вызывает затруднений. На 1-й странице акта записываются реквизиты поставщика, изготовителя и получателя товара, номер и дата акта, место приемки, реквизиты договора и другие сведения. Особое внимание следует обратить на строку "Способ доставки", где указывается вид транспортного средства, доставившего товар (в вагоне, составе, автофургоне, рефрижераторе, на судне и т.д.).

    На 2-й  и 3-й страницах акта N ТОРГ-1 при  заполнении строки "Сертификат" обязательно  указываются его номер, наименование органа регистрации, выдавшего этот документ, и срок его действия.

    Для примера  на с. 52 приведен фрагмент 2-й и 3-й  страниц заполненного акта N ТОРГ-1.

    Если  реальное состояние поставленного  товара соответствует документам поставщика, то в полях "Состояние товара, тары и упаковки в момент осмотра", "Способ определения недостающего товара", "Заключение о причинах и месте образования недостачи товара", "Отклонение (+, -)" можно сделать прочерк.

    На последней  странице акта N ТОРГ-1 члены комиссии подтверждают правильность сведений, указанных на предыдущих страницах, и пишут свое заключение о приемке товара. Если представитель поставщика участвует в приемке, то он расписывается в получении акта. Здесь же подписывается главный бухгалтер грузополучателя.

    На 4-й  странице также выделено место для  записи решения руководителя по поводу приемки товара. Заведующий складом расписывается на этой же странице в получении товара и тары на ответственное хранение, а руководитель утверждает документ.

    Акты  должны храниться в течение пяти лет.

    Для оформления приемки товаров, имеющих количественные и качественные расхождения по сравнению с данными сопроводительных документов поставщика, дополнительно применяются Акт об установленном расхождении по количеству и качеству при приемке товарно-материальных ценностей по форме N ТОРГ-2 и аналогичный Акт об установленном расхождении по количеству и качеству при приемке импортных товаров по форме N ТОРГ-3.

    Акты  по формам N ТОРГ-2 и N ТОРГ-3 составляются в соответствии с фактическим  наличием товаров и в сравнении  с данными, содержащимися в транспортных, сопроводительных или расчетных документах, а при приемке их по качеству и комплектности - в соответствии с требованиями к качеству товаров, предусмотренными в договоре или контракте.

    Эти акты являются основанием для предъявления претензии поставщику и составляются аналогично акту по форме N ТОРГ-1. Однако товары, по которым не установлены расхождения по количеству и по качеству, в этих актах не перечисляются, о чем делается отметка в конце акта следующего содержания: "По остальным товарно-материальным ценностям расхождений нет".

    Количество  экземпляров составляемых актов  и комплектность документов обосновываются реальной ситуацией. Обычно акт по форме N ТОРГ-2 на отечественные товары составляется в четырех экземплярах, а акт  по форме N ТОРГ-3 на импортные товары - в пяти экземплярах.

    Приемка товаров, поступивших в ненарушенной таре от иностранного поставщика, осуществляется в обычном порядке, как и приемка  товаров от российского поставщика. Если установлено несоответствие количества и/или качества товара по договору с иностранным поставщиком, то акт составляется в присутствии материально-ответственного лица покупателя, представителя иностранного поставщика (при согласии поставщика возможно составление акта в его отсутствии) и представителей других незаинтересованных организаций.

    Акт по форме N ТОРГ-3 составляется отдельно по каждому иностранному поставщику на каждую партию товара, поступившую  по одному транспортному документу.

    При приемке  любых товаров акты о приемке  с приложением документов (накладные и т.д.) передаются в бухгалтерию под расписку и при расхождениях с товаросопроводительными документами используются для направления претензионного письма поставщику или транспортной организации, доставившей груз.

 

    Неотфактурованные поставки