Организация выполнения заказа

Порядковый  номер.

Порядковый  номер используется в документах, прилагаемых к копии заказа. Кроме  этого, номер поможет быстро отыскать нужный документ.

Название  и адрес компании.

Эти сведение информируют поставщика о  том, с кем ему предстоит иметь  дело, куда поставлять товар и куда посылать счет.

Ответственность за заказ.

В бланке заказа указывается должностное  лицо, с которым поставщик может  выяснить все вопросы, связанные  с заказом. Желательно, чтобы им был  человек, стоящий у истоков заказа. Это поможет поставщику при необходимости  найти конкретного человека для  решения своих проблем.

Дату, наименование и адрес поставщика.

Сроки поставки и количество поставляемых товаров.

Описание  товаров.

Адрес поставки.

В случая когда адрес поставки отличается от основного адреса фирмы, названного в бланке заказа.

Цену.

Расчетный счет.

Зарубежные  фирмы, кроме самых мелких, используют, как правило, 4 экземпляра заказа. Для  облегчения работы они окрашены в  разные цвета.

Экземпляр 1 (белый) - отправляется поставщику.

Экземпляр 2 (розовый) - отправляется в финансовый отдел, подтверждает передачу заказа и  является основанием для оплаты счета.

Экземпляр 3 (голубой) - оправляется в отдел  МТС. По нему отдел проверяет соответствие количества и качества товара, означенных в бланке заказов и транспортной накладной, и уведомляет отдел закупок  и финансовый отдел о совершившейся  поставке.

Экземпляр 4 (зеленый) - отправляется для контроля и используется при необходимости  разрешения конфликтных ситуаций с  поставщиками.

После того как отдел МТС подтвердил получение товаров, зеленый экземпляр  сдается а архив.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

4. Поставки продукции

4.1 Получение и кодирование поставляемой  продукции

Важное  значение в реализации плана закупок  имеют приемка продукции, документальное оформление поставок, проверка качества товара.

Приемка продукции. В первую очередь необходимо удостовериться, что получен товар: нужного качества; в нужном количестве; от своего поставщика; в обусловленное  время; за оговоренную.

В целях экономии времени, усилий и  соответственно денег следует позаботится  о том, чтобы складские помещения, места разгрузки, приемке товара были расположены как можно ближе  друг к другу и не далеко от производственных помещений.

Во  избежание скопления транспорта на территории предприятия или у  ворот склада составляют график поставок, согласованный со всеми поставщиками. Такие меры позволяют не отрывать рабочих основного производства для разгрузки неожиданно прибывшего транспорта.

Документальное  оформление поставок.

Для правильного выполнения операций, связанных  с поставками товаров, необходимо внимательно  работать с документами, их отражающими.

Копия заказов должна быть направлена в подразделение потребитель для проверки на соответствие уведомлениям о поставке товара. При проверке используются спецификации (описание товара).

Уведомление об отгрузке направляет поставщик после подготовки продукции к отправке.

Сопроводительное письмо обязательно сопровождает поставленную партию товара и подтверждает, что эти товары предназначены именно для этой фирмы.

Документ поставщика применяется, когда поставщик пользуется транспортом другой фирмы.

Подтверждение получения поставки используют для информирования подразделений-потребителей о фактической доставке товаров и для контроля в бухгалтерии соответствия уведомления об отгрузке товара и копий заказа и счета.

В книге регистрации товаров указывается: номер сопроводительного письма, дата поставки, отправитель, способ транспортировки и дается краткое описание товара.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

4.2 Проверка качества и количества  полученной продукции

Качество  поставляемых товаров должно удовлетворять  предъявляемым требованиям. Отсутствие должного контроля качества закупок  может привести к следующим издержкам:

Дополнительные  расходы, связанные с возвратом  бракованных и недоброкачественных  товаров;

Остановка производства в случае, например, когда  вся партия продукции оказалась  недоброкачественной и подлежит возврату;

Судебные  иски;

Потеря  доверия потребителей своей продукции  из-за поставок недоброкачественных  материалов.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

5. Система заказов в логистическом  сервисе

5.1 Анализ, определение потребности  и расчеты количества заказываемых  материалов

В процессе планирования закупок необходимо определить:

1) какие материалы требуются; 

2) количество материалов, которые  понадобятся для производства  продукта;

3) время, когда они понадобятся;

4) возможности поставщиков, у которых  могут быть куплены товары;

5) требуемые площади складских  помещений предприятия; 

6) издержки на закупки; 

7) возможности организации самостоятельного  производства некоторых деталей  на предприятии.

Существует  множество методик определения  того, сколько необходимо закупать материалов для производства продукции  и с какой периодичностью они  должны поступать от поставщиков, но все они требуют информации о  том, как использовались аналогичные  материалы в прошлом.

Потребность в материалах можно рассчитать, рассматривая определенную программу производства конечного продукта. В этом случае речь идет о зависимом спросе, который  рассчитывается при помощи методики MRP-1 (планирование потребности в материалах). Принцип ее прост. Исходная точка -- это предсказуемый или известный спрос на конечную продукцию. Сборка конечной продукции из закупаемых и производимых самостоятельно материалов закрепляется в списках. При этом должно быть известно время поставок материалов и время их производства на собственном предприятии. Далее, исходя из времени поставок конечного продукта потребителю определяют брутто-потребность в поставляемых и производимых самостоятельно материалах. Брутто-потребность переводится затем в нетто-потребность. При этом учитывают:

* наличный запас;

* плюс заказанные материалы и  запланированное собственное производство;

* минус заказ, предназначенный  для предыдущей серии продукции.

На  основании данных расчета определяют время выполнения заказа. Это время  с момента подачи заказа до момента  поставки продукта. Преимущество применения методики планирования потребности  в материалах заключается в том, что закупки и производство планируются  исходя из потребностей в конечном продукте.

Если  спрос потребителей колеблется, следует  пользоваться методом сглаживания  таких колебаний. Применение этого  метода целесообразно в случаях  регулярно повторяющихся (например, сезонных) колебаний спроса на конечный продукт. Сглаживание достигается  сравнением фактического потребления  в предшествующем периоде с прогнозными  значениями, рассчитанными для этого  же периода.

В логистике используются и другие методы определения потребности  в материалах:

1) детерминированный; 

2) стохастический;

3) эвристический. 

Первый  используется, когда известны определенный период выполнения заказа и потребность  в материалах по количеству и срокам. Второй - когда основой для расчета являются математико-статистические методы, дающие ожидаемую потребность. С помощью третьего метода потребность определяется на основе опыта работников.

Все рассмотренные методы определения  количества, сроков и периодичности  закупок имеют свои достоинства  и недостатки с точки зрения точности, затрат времени, стоимости услуг  или определения потребностей в  материалах. Их выбор зависит от:

* профиля фирмы;

* возможностей заказчика;

* типа изделий;

* наличия и вида складов;

* системы контроля за состоянием  запасов.

 

 

5.3 Система поставок с фиксированным  интервалом времени между заказами

Как следует из названия этой системы, период между поставками является постоянным (неделя, месяц, квартал и т. д.).

В конце каждого периода проверяется  уровень запасов и исходя из этого  определяется необходимый размер следующей  партии поставок. Размер заказываемой партии товара (Р) рассчитывается как  разность между необходимым количеством  запасов (З_Н) и фактическими остатками (З_ФАКТ) с учетом времени на выполнение заказа и текущего потребления запасов (З_И):

Р = З_Н + З_И - З_ФАКТ

Расчет  интервала времени между поставками определяется следующим образом:

где Т - интервал времени между поставками в днях.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Заключение

Основной  целью  логистики является удовлетворение потребностей производства в материалах с максимально возможной экономической эффективностью. Функции логистики:

Определить  необходимое количество сырья и  материалов для производства продукции;

Определить  что закупать;

Сколько закупать;

Как закупать;

Выбрать поставщика;

Оформить  заказ на поставку;

Проконтролировать выполнение заказа;

Разместить  материалы на сладе.

Все эти функции по разному осуществляются на производстве. Количество материалов, дата начала поставок, и продолжительность  периода их поступления зависят  от производственных программ компании.

Например, одни предприятия закупают сырье  большими партиями для того, чтобы  сгладить сезонные колебания в поставках, а другие - не большими партиями чтобы  свести к минимуму издержки связанные  со складирование.

Особенно  важными являются вопросы что  купить, сколько купит и у кого купить В России их решение осложнено  тем, что в недавнем прошлом предприятия  эти задачи в полном объеме зачастую не решали вообще, так как ресурсы  распределялись.

На  сегодняшний день эти вопросы  стоят особенно остро в ситуации нестабильной экономики.

Некоторые предприятия предпочитают убытки от складирования сырья, чем от задержек с его поставкой или по другим нарушения контракта.

В ситуации когда все друг другу  должны и никто не платит говорить о нормальном функционировании предприятия  сложно. Но даже в таких условиях логистика в нашей стране развивается.

Информационную  базу исследования составили: труды зарубежных ученых, и Российских авторов Е.В. Панасенко, Иванов Д.А., Алесинская Т.В. и др.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Список литературы:

1. Трудовой Кодекс Российской Федерации

2. Законодательные Акты и Федеральные  Законы

3. Е.В. Панасенко. Логистика:  персонал, технологии, практика. М.: Инфра-Инженерия,  2011 г. 224 с.

4. Иванов Д.А. Управление  цепями поставок. С-Пб: Издательство  СПбГПУ, 2009.- 660 с.

5. Логистика: Учебник / Под ред. Б.А.Аникина: 3-е изд., перераб.  и доп. — М.: ИНФРА-М, 2008. - 368 с.  — (Высшее образование).

6. Моисеева Н.К. Экономические  основы логистики: Учебник.  —  М.: ИНФРА-М, 2008. - 528 с. — (Высшее  образование). 

7. Международные транспортные  операции: Конспект лекций/ А.В. Зимовец.  Таганрог: Издательство ТИУиЭ, 2008.

8. Неруш Ю.М. Практикум  по логистике: [учебное пособие] / Ю.М. Неруш, А.Ю. Неруш – М.: ТК Велби, Проспект, 2008. – 304 с.

9. Основы логистики: Б.  Герасимов, В. Жариков, В. Жариков;  Издательство: Инфра-М, 2010 г. Твёрдый переплёт, 304 стр.

10. Основы логистики. Функциональные  области логистического управления/ Алесинская Т.В. Таганрог: Изд-во  ТТИ ЮФУ, 2009. 79 с.

11. Смирнов И. Г., Косарева Т. В. Транспортная логистика: Учебное пособие. – К.: Центр учебной литературы, 2008. – 234 с.

12. . Сумец А. М. Логистика: Учебное пособие. – К.: «Хай-Тек Пресс», 2008. – 320 с.

13.  Учебник / М. Н. Григорьев, С. А. Уваров. — М.: Издательство Юрайт, 2011. — 782 с. — (Основы наук).

14. http://www.logistika-prim.ru/archive/2008/3

15. http://www.aup.ru/books/i011.htm