Организация выполнения заказа

Введение

Российская экономика  за последнее десятилетие подверглась  серьёзным преобразованиям. А очевидные  попытки специалистов сформировать в стране аналогичные Западным эффективные  рыночные отношения не всегда имели  положительный результат, так как  при этом требовались эффективно разработанные способы и методы управления хозяйственной деятельности. Одним из наиболее прогрессивных  научно-прикладных направлений, решающих эту проблему является логистика.

Логистика широко ориентирована  на потребителя. Ее цель – доставка продукции точно в срок при  минимальных затратах на снабжение, хранение, производство, упаковку, сбыт, транспортировку. Логистические подходы  к конструированию эффективных  схем поставок груза являются успешными, потому что их можно широко применять  на практике в условиях отечественного нестабильного бизнеса, делая упор в первую очередь на необходимость  проведения гибкой политики работы. Любая  эффективная экономическая система, в том числе и логистическая, предусматривает контроль над различными затратами, стимулирующими её функционирование.

Развитие логистики в  первую очередь обусловлено стремлением  предприятий к постоянному сокращению затрат, связанных с движением  различных потоков, необходимых  для построения гибкой логистической  цепи. В зависимости от специфики  деятельности компании применяются  различные логистические системы. Логистическая система включает в себя совокупность действий участников логистической цепи (предприятий-производителей, транспортных, торговых организаций, магазинов, и пр.), построенных таким образом, чтобы выполнялись основные задачи логистики.

Логистические системы очень  разнообразны по охвату деятельности предприятия. Для некоторых логистика  это просто умение работать с базами данных, для некоторых — снабженческая  или складская деятельность. Но по своему назначению, а именно, главное  её назначение — уменьшение затрат при условии выполнения плановых заданий, а следовательно увеличение эффективности производственной деятельности, логистические системы должны охватывать практически все направления  деятельности.

Актуальность  данной темы определяется, созданием  эффективных, отлаженных методов выполнения заказа, а точнее - наделением организованных систем, так называемых интегративными свойствами, то есть, качествами, которые присущи всей системе в целом, но не свойственны ни одному из элементов в отдельности. Интегративные качества логистических систем позволят грамотно управлять заказами, минимизировать время, и повысить свою прибыль, что позволит предприятиям становится более конкурентоспособными как в пределах страны, так и в развитии международных торговых связей.

 

Цель реферата: теоретическое исследование, анализ, объект исследования.

Задачи  реферата:

· Описать выбор поставщика и документальное оформление заказа.

· Изучить принципы поставки продукции.

· Проанализировать определение потребности  и расчеты количества заказываемых материалов и система поставок.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

1. Понятие и задачи логистики

Для того, чтобы принимать обоснованные решения по управлению материальными  потоками, необходимы определенные знания. Деятельность по выработке этих знаний относят к логистике; соответственно большая группа определений трактует логистику как науку или научное  направление: логистика -- междисциплинарное  научное направление, непосредственно  связанное с поиском новых  возможностей повышения эффективности  материальных потоков.

Как наука логистика ставит и решает следующие задачи:

- прогноз спроса и, на его  основе, планирование запасов;

- определение необходимой мощности  производства и транспорта;

- разработка научных принципов  распределения готовой продукции  на основе оптимального управления  материальными потоками;

- разработка научных основ управления  перегрузочными процессами и  транспортно-складскими операциями  в пунктах производства и у  потребителей;

- построение различных вариантов  математических моделей функционирования  логистических систем;

- разработка методов совместного  планирования, снабжения, производства, складирования, сбыта и отгрузки  готовой продукции, а также  ряд других задач.

Выработанные  наукой знания позволяют принимать  обоснованные решения в области  управления материальными потоками. Для практической реализации принятых решений нужны конкретные действия. Поэтому другая группа определений  рассматривает логистику как  хозяйственную деятельность: логистика -- направление хозяйственной деятельности, которое заключается в управлении материальными потоками в сферах производства и обращения.

Логистика (logistics) -- наука о планировании, контроле и управлении транспортированием, складированием и другими материальными и  нематериальными операциями, совершаемыми в процессе доведения сырья и  материалов до производственного предприятия, внутризаводской переработки сырья, материалов и полуфабрикатов, доведения  готовой продукции до потребителя  в соответствии с интересами и  требованиями последнего, а также  передачи, хранения и обработки соответствующей  информации.

Большинство определений трактуют логистику  как теорию и практику управления материальными потоками. Однако эта  деятельность осуществлялась человечеством  с давних времен. Общепризнанного  же определения, которое отражало бы специфику логистики, пока не выработано. Поэтому остановимся несколько  подробнее на специфике логистического подхода к управлению материальными  потоками, как на микро-, так и  на макроуровне.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

2. Выбор поставщика

2.1 Получение и оценка предложений

Процедура получения и оценки предложений  от потенциальных поставщиков может  быть организована по-разному. Наиболее распространенными и эффективными являются:

1) конкурсные торги; 

2) письменные переговоры между  поставщиком и потребителем.

Конкурсные  торги (тендеры) -- распространенная форма  поиска потенциальных поставщиков. Конкурсные торги проводят в случае, если предполагается закупить сырье, материалы, комплектующие на большую денежную сумму или планируется наладить долгосрочные связи между поставщиком  и потребителем. Конкурсные торги  выгодны как поставщику, так и  потребителю. Поставщик получает точное представление об условиях работы с  потребителем. Потребитель совмещает  решение проблем получения требуемого товара и выбор наилучшего во всех отношениях поставщика.

Проведение  тендера включает следующие этапы:

1) реклама; 

2) разработка тендерной документации;

3) публикация тендерной документации;

4) приемка и вскрытие тендерных  предложений; 

5) оценка тендерных предложений;

6) подтверждение квалификации участников  торгов;

7) предложение и присуждение контракта. 

Тендерная документация, как правило, имеет  довольно большой объем и исполняет  ряд важных функций, а именно:

* инструктирует участников тендера  о процедуре торгов;

* дает описание закупаемых товаров  или услуг;

* устанавливает критерии для оценки  предложений;

* определяет условия будущего  контракта.

Оценка  тендерных предложений ведется  в строгом соответствии с критериями, приведенными в тендерной документации. Основные правила процедуры оценки таковы:

* предварительное назначение членов  тендерного комитета, проводящего  оценку предложений;

* рассмотрение только тех предложений,  которые отвечают требованиям,  изложенным в тендерной документации;

* безусловное следование объявленным  в тендерной документации процедурам  оценки;

* отсутствие каких-либо переговоров  с участниками торгов.

Тендерный комитет составляет отчет об оценке тендерных предложений, в котором  должно быть показано, как оценивались  тендерные предложения, обоснованы причины отклонения предложения  и даны рекомендации по присуждению  контракта. Победителем конкурсных торгов признается участник, представивший  наиболее выгодное, отвечающее квалификационным требованиям тендерное предложение.

Другим  вариантом процедуры получения  предложения от потенциального поставщика могут быть письменные переговоры между  поставщиком и потребителем. В  процессе письменных переговоров потребитель  получает официальное предложение  на поставку товаров от потенциального поставщика. Это может быть организовано двумя способами. Первый -- когда  инициатива вступления в переговоры исходит от продавца товара. Он рассылает  потенциальным покупателям своей  продукции предложения (или оферты). Эти документы аналогичны предложениям, получаемым от поставщиков при проведении конкурсных торгов. В отличие от конкурсных торгов, где формы предложений  строго определены, оферты в случае письменных переговоров могут иметь  различную форму и содержание. Обычно они включают следующие реквизиты:

* наименование товара;

* количество и качество товара;

* цену;

* условия и срок поставки;

* условия платежа;

* характеристику тары и упаковки;

* порядок приемки-сдачи.

Оферты  могут быть твердыми и свободными. Твердая оферта направляется только одному покупателю с указанием срока  действия оферты, в течение которого продавец не может изменить свои условия. Неполучение ответа в течение  этого срока равноценно отказу покупателя от поставки и освобождает продавца от сделанного предложения. Если покупатель принимает предложение, то он направляет продавцу в пределах срока действия оферты подтверждение о принятии предложения. Если контрагентам не удается  прийти к соглашению в течение  срока действия предложения, то переговоры продолжаются без учета обязательств продавца, взятых им по твердой оферте. Твердые оферты высылаются, как правило, традиционным партнерам.

Свободная оферта не включает в себя никаких  обязательств продавца по отношению  к покупателю. Она может высылаться неограниченному числу потенциальных  потребителей и включать как перечисленные  выше реквизиты, так и рекламно-информационные материалы.

При втором способе организации письменных переговоров между поставщиком  и потребителем инициатива вступления в переговоры исходит от покупателя. Он рассылает потенциальным поставщикам  коммерческое письмо или запрос, главной  целью которого является получение  предложения (оферты). В запросе указываются  все необходимые реквизиты (наименование товара, требуемое качество, условия  и сроки поставки, платежа и  пр.), кроме цены, которая указывается  в ответном предложении. В случае если потенциальный покупатель обращается к своим постоянным контрагентам, то вместо запроса может быть выслан заказ.

Оценка  предложений, поступивших к потенциальному потребителю, может вестись разными  способами. Это может быть строго регламентированный процесс, как в  случае конкурсных торгов, или более  свободная процедура. Чаще всего  основным критерием для отбора предложения  является высокое качество в сочетании  с минимальной ценой.

 

 

 

 

 

 

2.2 Основные требования, предъявляемые  к поставщику

Имеется 2 основных критерия выбора поставщиков:

1) стоимость приобретения продукции  или услуги 

2) качество обслуживания.

Стоимость приобретения включает в себя цену продукции или услуг и не имеющую  денежного выражения прочую стоимость.

Качество  обслуживания включает в себя качество продукции или услуги и надежность обслуживания. Под надежностью обслуживания понимается гарантированность обслуживания потребителя нужными ему ресурсами  в течение заданного промежутка времени и вне зависимости  от могущих возникнуть недопоставок, нарушений сроков поставки и т.д. надежность можно оценить через  вероятность отсутствия отказа в  удовлетворении заявки потребителя.

Кроме основных критериев существует еще  ряд дополнительных: удаленность  поставщиков от потребителей; риск забастовок у поставщика; наличие  у поставщика резервных мощностей  и др.

Для сбора информации, необходимой для  применения перечисленных критериев, требуется использование разнообразных  источников информации. Ими могут  быть например: собственные расследования; местные источники, такие, как действующие  на данной территории юридические лица или «осведомители» официальных  органов; банки и финансовые институты; конкуренты потенциального поставщика; торговые ассоциации; информационные агентства; государственные источники.

В отборе источников информации следует  руководствоваться правилами:

Нельзя  ограничиваться одним источником информации, в независимости от объема и глубины  предоставляемой им информации.

Как минимум 1 из используемых источников должен быть независимым.

Окончательный выбор поставщиков производится лицом, принимающим решение, и может  быть полностью формализован.

 

 

 

3. Документальное оформление заказа

В условиях рыночной экономики использование  большинством фирм сложившихся ранее  документов во многих случаях уже  не удовлетворяет современным требованиям. Относительно ведения документации по закупкам руководителям соответствующих  целесообразно разработать стандартные  бланки, в которых рекомендуется  включить:

Название  документа.

В целях выделения бланка заказа среди  других документов необходимо обозначить его словами «Заказ» или «заказ на поставку».