Оперативное управление складским хозяством

1. разгрузка – это логистическая операция, связанная с высвобождением транспортного средства от груза;
2. приемка – это логистическая операция, позволяющая сверить фактические параметры прибывшего груза с данными товаросопроводительных документов;
3. хранение – это логистическая операция, связанная с укладкой товаров на места хранения и обеспечение требуемых условий;
4. комплектование и упаковка – сводятся к подготовке товара в соответствии с заказом потребителей;
5. внутрискладское перемещение  - это логистическая операция, связанная с перемещением груза между отдельными звеньями склада;
6. погрузка – это подача, укладка на транспортное средство груза.

       2.2. Организация  приемки продукции

      Процедура  приемки является одним из ключевых элементов логистической цепочки. От того, насколько эффективно она будет проведена, зависит выполнение других операций, а также потенциальные финансовые потери предприятия. Как правило, механизм правового регулирования отношений между контрагентами, связанными с приемкой продукции, не зафиксирован в соглашениях сторон. Поэтому проблемы, возникающие из-за ошибок на данном этапе, обычно устраняются путем межличностного общения между представителями отдела продаж поставщика и отдела снабжения покупателя, что часто приводит к негативным финансовым последствиям для одной из сторон.

      Основными причинами финансовых потерь вследствие ошибок на этапе приемки являются:

      - неэффективная технология приемки  продукции или полное ее отсутствие;

      - отсутствие регламента (стандартов) проведения приемки продукции и порядка работы с контрагентами;

      - передача управления и исполнения  процесса приемки, контроля входящего  потока неквалифицированному операционному  персоналу;

      - отсутствие регулирования или недостаточное регулирование процедуры приемки продукции и порядка предъявления претензий в договорных отношениях сторон;

      - отсутствие детального регулирования  процедуры приемки продукции  в гражданском законодательстве  РФ.¹³

      Для устранения этих проблем по крайней  мере необходимо соблюдение трех условий: 1) выделение квалифицированного персонала для участия в приемке продукции; 2) разработка и четкое выполнение стандартного алгоритма приемки продукции; 3) детальное регулирование условий приемки продукции и требований, предъявляемых к товару, в договоре поставки либо создание корпоративного стандарта/положения о правилах приемки продукции.

      Приемка продукции на складе отдела материально-технического снабжения ЗАО «Завод Минплита» производится по стандартному алгоритму приемки продукции¹⁴.

      В приложении 4 представлен алгоритм проведения приемки продукции и смежных операций, применение которых позволяет повысить эффективность данного процесса. Рассмотрим детальнее каждый его элемент.

      1) Проверка сопроводительной документации. После прихода транспортных средств на склад получатель в первую очередь проверяет наличие и оформление сопроводительных документов, а также их содержание на предмет соответствия условиям (количество, ассортимент, упаковка и т.д.), зафиксированным в договоре поставки. В случае отсутствия основных товарно-сопроводительных документов для приемки продукции необходимо составить акт о фактическом наличии продукции, который подписывается обеими сторонами, участвующими в приемке.

      В случае отсутствия дополнительных документов производится отметка в  товарно-транспортной накладной. Если покупатель отказывается от приемки поступившей партии товаров без сопроводительных документов (либо когда отсутствуют частично), он в соответствии со статьей 514 ГК РФ¹⁵ обязан обеспечить сохранность этого товара (ответственное хранение) и незамедлительно уведомить поставщика. Если в этой ситуации возможности обеспечить сохранность продукции собственными силами нет, то передать товар на ответственное хранение сторонней организации будет весьма проблематично, особенно когда поставка междугородняя или международная (то есть оперативно получить недостающие документы нельзя). Ни один склад ответственного хранения не примет на хранение «бездокументный» груз. В существующей практике предприятия находят только один выход из подобной ситуации – требование получателем получения копий сопроводительных документов от поставщика с заверением их печатью собственной организации.

      2) Проверка транспортного средства, режима хранения и транспортировки.  После сопроводительных документов проверяются наличие на транспортных средствах пломб отправления или пункта отправления, исправность пломб, оттиски на них, состояние транспортного средства, исправность тары. В случае обнаружения внешних или внутренних механических либо технологических (например, нарушение температурного режима в рефрижераторе) повреждений транспортного средства, а также отсутствия или неисправности пломб делают отметку в товарно-транспортной накладной либо составляют акт об осмотре состояния транспортных средств. Также, если существует возможность, рекомендуется сфотографировать явно видимые повреждения транспортных средств.

      Ориентирующая фотосъемка применяется для запечатления объекта (транспортного средства или  поврежденного груза) одновременно с окружающей обстановкой. Узловая  – для фиксации наиболее важных участков (всего транспортного средства либо крупных элементов – кабины водителя и проч.), что в дальнейшем используется для установления причин повреждений. Детальная фотосъемка позволяет указать внешние признаки конкретных повреждений.

      Следует отметить, что большинство транспортных средств либо не пломбируется вообще, либо в пути следования досматривается со вскрытием пломб сотрудниками ГИБДД. В таком случае в товарно-транспортной накладной в обязательном порядке необходимо сделать отметку о времени и месте досмотра груза с указанием структурного подразделения, должности, Ф. И. О. лица, производившего досмотр, а также лица присутствовавшего при проведении досмотра (как правило, водителя-экспедитора).

      3) Проверка количества поступившего  товара. Существует два вида приемки продукции – выборочная и сплошная. Применение выборочной приемки возможно в случаях прямого указания на это в условиях договора либо если данное условие вытекает их обычаев делового оборота, сложившихся в данной отрасли. В противном случае покупатель обязан произвести сплошную приемку продукции, а если он ее не проводит, то в последующем при выявлении расхождения лишается права на предъявление претензий к поставщику.

      При обнаружении недостачи в соответствии со статьей 513 ГК РФ¹⁶ покупатель обязан «незамедлительно письменно уведомить поставщика» о выявленных несоответствиях. Далее составляется акт о приемке продукции, в котором, помимо обязательных общих реквизитов, указываются номер товарно-транспортной накладной и счета-фактуры, количество недостающего товара, его общая стоимость, причины недостачи, лица, участвующие в приемке, их подписи и дата составления акта. Если одна из сторон не согласна с содержанием акта, она имеет право дополнительно зафиксировать в акте свое мнение.

      После получении уведомления об обнаруженной недостаче поставщик может направить для дальнейшего участия в приемке своего представителя, уполномочить получателя на приемку в одностороннем порядке, уполномочить на участие в приемке представителя общественности любого предприятия города либо эксперта соответствующей организации.

      4) Приемка продукции по качеству  и комплектности. В зависимости  от условий, зафиксированных в  договоре поставки, приемка продукции  по качеству также может производиться  путем частичной или полной выборки товаров. При обнаружении несоответствия качества поступившей продукции получатель обязан приостановить приемку и незамедлительно уведомить поставщика. После этого составляется акт, в котором указываются количество осмотренной продукции и характер выявленных дефектов. В зависимости от решения поставщика процесс приемки может продолжиться с участием представителя поставщика, независимого эксперта, представителя общественности либо получателя в одностороннем порядке.

      Следует отметить, что и уведомление поставщика, и его ответ получателю лучше всего оформлять  с помощью телеграммы, так как это прямое доказательство (в отличие от оповещения по телефону) соблюдения обязанности стороной, которая должна произвести уведомление. В связи с тем что на отправку и доставку телеграммы часто достаточно требуется длительное время, эффективно использовать электронную почту с постановкой в уведомлении электронной цифровой подписи¹⁷, что придает документу юридическую силу.

      После составления акта пишется претензионное письмо. Его целью может быть допоставка товара должного качества или возмещение ущерба в денежном эквиваленте. Претензионное письмо должно содержать:

1. наименование и адрес предприятия, которому адресована претензия;
2. указание партии товара;
3. количество бракованного товара;
4. стоимость бракованного товара;
5. номер и дату акта о приемке продукции;
6. текст самого требования (допоставить товар взамен бракованного, оплатить стоимость бракованного товара и др.).

      К письму необходимо приложить копии  акта о приемке, счета-фактуры, товарно-транспортной накладной, телеграммы (письма) об уведомлении предприятия-поставщика. В заключительной части претензионного письма указываются дата, полное наименование предприятия, ставится подпись руководителя предприятия.

      5) Скрытые недостатки продукции. У большинства сотрудников склада и специалистов отделов снабжения бытует мнение, что претензии по недолжному качеству поступившей продукции можно предъявлять только в процессе приемки продукции либо непосредственно после ее окончания. На самом деле это далеко не так. В Гражданском кодексе РФ существует такое понятие, как «скрытые недостатки продукции».

      Скрытыми  признаются такие недостатки, которые  не могли быть обнаружены при обычной  для данного вида продукции приемке  и которые выявились лишь в процессе обработки, подготовки к монтажу, монтажа, испытания, использования и хранения продукции на складе. В связи с этим в случае, когда при проведении обычной для данного вида товара приемки недостатки не могли быть обнаружены, покупатель имеет право предъявить претензии поставщику на основании составленного акта о скрытых недостатках продукции.

      Возможность предъявления претензий по причине  обнаружения скрытых недостатков  особенно важно для предприятий, которые в связи с физическими  и технологическими особенностями продукции не могут проверить ее качество, не нарушив при этом ее  целостность либо реализационные свойства. Однако в настоящее время не существует нормативно-правового акта, который в полной мере описывал бы порядок и сроки предъявления претензий по данному основанию.

      Данные  вопросы регулируются по усмотрению самих сторон в их договорных отношениях. Хотя ранее пункт 9 Инструкции П-7¹⁸ указывал на то, что «акт о скрытых недостатках продукции должен быть составлен в течение пяти дней после обнаружения недостатков, однако не позднее четырех месяцев со дня поступления продукции на склад получателя, обнаружившего скрытые недостатки».¹⁹

Глава 3. Технико-экономические характеристики хозяйственной деятельности склада (на примере склада готовой продукции ЗАО «Завод Минплита») 

      Производственно-хозяйственную  деятельность предприятий в первом приближении следует рассматривать как процесс потребления и преобразования одних видов ресурсов (исходных ресурсов) в другие (товарную продукцию). К исходным ресурсам относятся люди, занятые в производстве, различные материалы, полуфабрикаты, комплектующие, энергия различных форм, оборудование, производственно-хозяйственная инфраструктура, обеспечивающая процесс производства и сбыта товаров (производственные сооружения, склады, дороги, средства связи, транспорт). Товарная продукция — это результат потребления и преобразования исходных ресурсов. Ее назначение — удовлетворение потребностей производства, населения и государства. Через соотношение потребленных ресурсов (в рублях) и произведенной товарной продукции в ценах рынка (в рублях) определяется эффективность производства и, следовательно, потребленных ресурсов.

      Каким образом можно оценить эффективность  производственно-хозяйственной деятельности предприятия, имя которому «склад»?

      Производственно-хозяйственная  деятельность склада представлена различными логистическими операциями: выгрузка, погрузка, перегрузка, складирование, фасовка, тарирование, транспортировка, хранение, инвентаризация. Все эти операции возможны постольку, поскольку они потребляют ресурсы. Но потребление ресурсов должно быть завершено своим результатом, своей товарной продукцией. Что является «товарной продукцией» складов? Очевидно то, за что складское предприятие получает деньги, т. е. за хранящиеся там запасы товаров, а логистические операции типа выгрузка, погрузка и т. д. являются лишь технологическими элементами движения запасов.

      Запасы  — категория мобильная и, следовательно, продукцией склада следует полагать товарооборот запасов, т. е. как раз тот показатель, через который можно отразить потребленные ресурсы и само движение запасов.