Управленческая отчетность

УПРАВЛЕНЧЕСКАЯ  ОТЧЕТНОСТЬ

1. ПОНЯТИЕ И ПРИНЦИПЫ ФОРМИРОВАНИЯ УПРАВЛЕНЧЕСКОЙ ОТЧЕТНОСТИ.

 

   Для принятия верных управленческих решений  в бизнесе руководителю необходима объективная информация о состоянии  дел, как по каждой бизнес - единице  компании, так и бизнесу в целом. Источником такой информации является  управленческая отчетность.

   Отчетность  является заключительным этапом любой  системы учета, завершающей стадией  учетного процесса. Управленческая отчетность -  это взаимосвязанный комплекс фактических, плановых, прогнозных данных  и расчетных показателей о  функционировании хозяйственной организации  как экономической и производственной единицы. Он включает совокупность данных и показателей как по предприятию  в целом, так и в разрезе  структурных и производственных подразделений, центров затрат и  прибылей [13].

   Управленческая  отчетность есть система детальной  и конкретной информации об имуществе, капитале, обязательствах, доходах  и расходах организации, хозяйственных  процессах и их результатах, о  внутренних и внешних факторах, оказавших  влияние на достигнутые результаты, необходимой управленческому персоналу  для прогнозирования, планирования, организации, контроля и регулирования  деятельности хозяйствующего субъекта [29 ].

   В отличие от бухгалтерской отчетности, ориентированной на внешних пользователей, управленческая отчетность предназначена  для самого предприятия в лице стратегического менеджмента и  руководителей подразделений. В  соответствии с этим формирование отчетности для менеджеров должно отвечать потребностям управления на каждом уровне руководства организацией. Эти потребности индивидуальны, специфичны и во многом зависят от особенностей организации производства на данном предприятии.

   Целью составления управленческих отчетов  является удовлетворение потребностей пользователей информации, повышение  управляемости компанией.

   Система управленческой отчетности позволяет  решать следующие задачи:

• Предоставление информации о результатах деятельности подразделений и отдельных сотрудников в необходимых аналитических разрезах;
• Подготовка регулярной отчетности;
• Финансовое моделирование, прогнозирование и анализ деятельности отдельных подразделений и Компании в целом
• Более обоснованное принятие управленческих решений на основе достоверной и оперативной информации;
• Укрепление финансовой дисциплины и подчинение интересов отдельных структурных подразделений интересам Компании в целом.

   Чтобы управленческая отчетность содержала  полезную, исчерпывающую информацию о деятельности организации и была надежной информационной базой для обоснования управленческих решений, она должна отвечать ряду требований [13]:

• Своевременность – информация должна быть представлена к тому времени, когда в ней возникает необходимость;
• Достаточность – отчетные данные не должны содержать излишней информации, но быть достаточно полными;
• Целесообразность – информация должна учитывать особенности цели управления, для которой она предназначена;
• Адресность – отчетные показатели необходимо довести до ответственного пользователя, соблюдая принцип конфиденциальности;
• Объективность – следует исключить возможность предвзятости, субъективности информации для управления, ошибок в ее формировании;
• Сопоставимость – отчетные данные и показатели должны быть сопоставимы во времени и по подразделениям предприятия;
• Экономичность – затраты на получение управленческой отчетности не должны быть больше эффекта от ее использования.

   Соблюдение  этих требований обеспечивает достаточно оперативный обзор  деятельности, за которую несет ответственность  руководитель соответствующего уровня, представление ему информации о  фактической эффективности ранее  принятых решений, возможность определения  возникающих проблем и просчетов  в руководстве, выбор оптимальных  вариантов их решения или предотвращения. Для высшего управленческого  персонала отчетность служит основанием для принятия стратегических решений  по развитию организации и повышению  эффективности ее деятельности.

   Разработка форм управленческой отчетности осуществляется по следующим принципам:

   1)     затраты на подготовку внутренней  управленческой отчетности не  должны превышать экономического  эффекта от ее использования;

   2) все без исключения управленческие  отчеты должны быть конкретными  и адресными;

   3) текущие управленческие отчеты  должны содержать оперативную  информацию, необходимую для принятия  управленческих решений;

   4) управленческие отчеты не должны  быть перегружены лишними данными,  а вся представленная в них  информация должна быть систематизирована;

   5) формы управленческих отчетов  должны учитывать особенности  и уровень подготовленности конкретного  руководителя, для которого предназначен  отчет.

   Одним из способов определения состава  и сроков представления данных управленческой отчетности является метод интервью, при котором вначале следует  опросить каждого менеджера, какая  информация ему необходима для работы и к какому сроку ее желательно получить. Далеко не все управляющие  способны ответить на эти вопросы  с позиции современного менеджмента. Поэтому более рационально разработчикам  системы управленческого учета  и отчетности на стадии ее создания самим определить основной перечень  таких показателей исходя из целей  и задач современного менеджмента  на каждом уровне управления.

   Для каждого из направлений финансово-хозяйственной  деятельности предприятия целесообразно формировать отдельные формы управленческой отчетности, т.е. система управленческих отчетов должна быть реструктурирована.

     Поскольку высшее руководство  формирует стратегические цели  управления предприятием, оно должно  получать интегрированную управленческую  отчетность, позволяющую судить  о выполнении производственных  задач. Она может содержать  данные, характеризующие фактические результаты производственной, инвестиционной, финансовой деятельности организации в целом  и в разрезе основных структурных подразделений за прошедший период либо на любой момент времени и результаты анализа воздействия внешних и внутренних факторов, влияющих на достижение долгосрочных целей развития организации, а также плановые и прогнозные показатели деятельности предприятия на предстоящий период.

   Руководителям среднего звена, представляющим собой  руководство структурных подразделений  всех уровней необходима информация, содержащая значения и анализ ключевых показателей деятельности этих подразделений  на любой момент времени, а также  информация о смежных подразделениях и контрагентах.

   Руководству и специалистам структурных подразделений, отвечающих за реализацию  текущих  и долгосрочных целей деятельности участка, который они возлагают (мастерам, начальникам отделов, секторов и  т.п.), необходимы отчетные данные о  результатах этой деятельности и  планах ее осуществления на ближайшую  перспективу с анализом влияния  основных внутрипроизводственных факторов. 

   

2. ВИДЫ И  НАЗНАЧЕНИЕ УПРАВЛЕНЧЕСКИХ ОТЧЕТОВ.

 

   Управленческую отчетность можно классифицировать по различным признакам: объему информации, ее содержанию, видам деятельности, формату, уровню, частоте, периодичности представления [Приложение1].

   По  объему информации различают частную  и общую отчетность. Частная отчетность содержит информацию о результатах  деятельности какой-либо структурной  единицы организации или об отдельных  направлениях ее деятельности. Общая отчетность характеризует результаты деятельности всего объекта в целом.

   Минимальный объем отчетных форм включает:

   - отчет-накопительные ведомости по  структурным подразделениям, центрам  ответственности, видам или группам  продукции, статьям бюждета;

   - отчет-сводки в виде кратких  сведений о деятельности подразделения  на конкретную дату;

   - итоговые отчеты, представляющие  результаты деятельности организации  в целом и ее структурных  подразделений за определенный  период.

   По  содержанию управленческой отчетности в теории и практике управленческого  учета различают комплексные  отчеты, отчетность по итоговым показателям (ключевым позициям) и аналитические  отчеты.

     Комплексные отчеты характеризуют  деятельность всего предприятия,  его дочерних подразделений и  филиалов. Они составляются с  заданной периодичностью по итогам  работы за месяц или иной  отчетный период (квартал, полугодие,  год) и содержит информацию  о выполнении планов, о структуре  доходов и расходов организации,  величине задолженности, движении  денежных средств и т.д.

   Отчеты  по ключевым позициям (тематические) представляются по мере необходимости в любой  момент времени. В них отражаются наиболее существенная для текущего функционирования хозяйственной организации  информация о количестве полученных заказов, степени их выполнения, величине рекламаций и брака, объемах производства и продаж, об использовании материальных и трудовых ресурсов, величине долговых требований и обязательств, депозитов  и т.п.

   Аналитические отчеты составляют по запросу руководителей  соответствующего уровня, содержат информацию, раскрывающую причины и следствия результатов работы организации по отдельным сапектам деятельности. В них, например, могут быть приведены данные и указаны причины существенного роста производственных запасов, увеличения количества сверхурочных часов работы, падения или увеличения объемов продаж, выбытия или пополнения производственного оборудования и других основных средств и т.п.

   Аналитические отчеты в большинстве случае составляются с учетом рыночной ситуации и отражают взаимосвязь внешних и внутренних факторов развития организации. Они  призваны раскрыть благоприятные возможности  и резервы улучшения деятельности предприятия, указать на существующие риски и опасности  снижения эффективности  хозяйствования.

   В качестве примеров отчетов, формируемых  в системе управленческого учета  в разрезе видов деятельности, Министерство экономического развития России рекомендует следующие:

   Отчеты  об операционной деятельности:

• о производстве продукции (работ, услуг);
• о продаже продукции (работ, услуг);
• о закупках;
• о дебиторской (кредиторской) задолженности;
• о запасах готовой продукции;
• о незавершенном производстве;
• о запасах сырья и комплектующих;
• о бартерных сделках;
• о движении денежных средств.

   Отчеты  об инвестиционной деятельности:

• о движении (приобретении и выбытии) основных средств;
• о движении (приобретении и выбытии) нематериальных активов;
• о долгосрочных финансовых вложениях;
• о планируемых капитальных вложениях;
• о разрезе инвестиционных проектов.

   Отчеты  о финансовой деятельности:

• о краткосрочных финансовых вложениях;
• о привлечении и обслуживании заемного капитала;
• о привлечении и обслуживании акционерного капитала;
• об управлении денежной наличностью.

   Отчетность  о производстве продукции, работ, услуг  составляется в  разрезе производственных подразделений. В ней приводятся данные о количестве полуфабрикатов, готовых изделий, выполненных работ  и оказанных услуг за каждую смену, рабочий день и накопительными итогами  с начала месяца [Приложение 2, Таблица 1].

   Для контроля за выполнением заданного  графика производства, сменных и  суточных заданий отчетные данные сопоставляются с плановыми и выявляются отклонения по каждому виду продукции посменно и по итогу за сутки и месяц. Эта информация сообщается начальникам  цехов, выпускающих участков, руководителям  производственных отделов, служб сбыта  и т.п.