Управленческая отчетность

   Изготовленную продукцию предприятие должно отправить  покупателям в точном соответствии с количеством, сроками и другими  условиями договоров поставки или  купли-продажи. Поскольку отгрузку и отпуск продукции разным потребителям производят в течение отчетного  периода, как правило, неоднократно и в разное время, необходима оперативная  управленческая отчетность о выполнении плана поставок [Приложение 2, Таблица2].

   Отчет целесообразно составлять по видам  продукции и других товаров с  ежедневной, недельной месячной оперативностью. При необходимости количество показателей  в отчете можно увеличить, а степень  их детализации повысить. Во всех случаях  размеры недопоставок в ассортименте продукции и других товаров следует  показывать нарастающим итогом. Для  производственных единиц организации  стоимость недопоставленных полуфабрикатов и изделий должна включать кроме  величины недопоставки внешним потребителям по заключенным договорам недопоставку своим производственным подразделениям.

   Чтобы одновременно контролировать достаточность  запасов готовой продукции для  немедленной реализации, можно использовать другой вариант управленческой отчетности – отчет о продажах [Приложение 2, Таблица3]

   По  данным этого отчета судят не только о выполнении плана реализации продукции  и товаров в количественном измерении, но и величине отклонений от их минимального допустимого запаса. Отчетность предназначается  в первую очередь для менеджеров отдела продаж и работников сбытовых служб организации.

   С контролем за выполнением плана  поставок тесно связан стоимостной  оперативный учет отгрузки и реализации продукции. Он осуществляется в финансовом отделе или группе бухгалтерии на основе журналов, ведомостей и других регистров ежедневного учета. В  отчетности, обобщающей результаты этого  учета, указывают номера платежных  требований, адреса покупателей, дату выписки платежных документов, наименование и номенклатурный номер продукции, расчетный и фактический срок оплаты, ее величину. Расчетный срок оплаты платежных документов определяется исходя из времени документооборота между банками поставщика и плательщика. Его принимают во внимание при прогнозировании выполнения плана по объему реализованной продукции и  для управления процессами продаж.

   Для отделов логистики, снабжения, материально-технического обеспечения предназначены отчеты о закупках сырья и материалов, топливно-энергетических ресурсов, оборудования и других основных средств. Формы  этих объемов весьма разнообразны. Специалисты Минэкономразвития России рекомендуют предприятиям следующую форму отчета [Приложение 2, Таблица 4]

   Преимущество  этой формы отчета состоит в обособленном отражении закупок по размещенным  заказам, заключенным контрактам на приобретение материальных ресурсов от заказов, которые нужно произвести. Менеджер по закупкам на основе этой информации должен определить предполагаемого  поставщика, цены приобретения, величину заказа, способ доставки, место размещения полученного груза и т.п.

   С расчетами за сырье и другие материальные ресурсы, с оплатой за отгруженную  и реализованную продукцию тесно  связаны дебиторская и кредиторская задолженность. Оперативная отчетность о величине долговых требований и  обязательств должна составляться по запросу на любую дату, причем долги  дебиторов и задолженность кредиторам необходимо предоставлять с учетом сроков давности. По сомнительной к  возврату дебиторской задолженности  составляют отдельный отчет.

   Наиболее  детальна управленческая отчетность о  затратах  предприятия. В ней отражаются итоги учета и распределения  издержек по видам и объектам калькулирования, целевому назначению других группировок. Масштаб отчетности – от самых низовых, первичных, до высших звеньев управления. Деятельность представления информации о расходах может быть различной: по местам затрат и центрам ответственности низшего уровня она наиболее подробно, чем выше уровень управления, тем детализация меньше.

   Можно выделить следующие форматы представления  управленческой отчетности:

• табличный. Это наиболее распространенная и удобная форма отчетности, которая обеспечивает быстрое восприятие информации при наличии у пользователя определенного уровня экономических знаний. Таблицы, как правило, содержат отдельные комментарии и справочные данные о ключевых показателях;
• графический. Он представляется в виде построенных графиков и диаграмм. Его отличительной чертой является наглядность представления данных при одновременной ограниченности количества показателей;
• текстовый. Он разрабатывается в виде письменного пояснения информации. Их часто составляют в дополнение к отчетам в табличной или графической формах;
• презентация. Она обеспечивает наглядное представление данных в виде информационных слайдов, сопровождаемых разъяснениями и детализациями специалиста.

   По  частоте представления информации различают:

   -  оперативные – такие отчеты  представляются ежемесячно, еженедельно  или ежедневно. Они формируются  на нижнем уровне управления, содержат подробную информацию  для принятия текущих решений;

   -  текущие – они аккумулируют  обработанную  и синтезированную  информацию для среднего уровня  управления, составляются с периодичностью  от ежемесячного до ежеквартального;

   - сводные – представляются с  периодичностью от одного раза  в месяц до одного раза в  год для высшего управленческого  звена; на их основе принимаются  стратегические решения и осуществляется  общий контроль деятельности  и контроль управленческого персонала  на среднем и нижнем уровнях.

   По  периодичности в соответствии с  законодательством по бухгалтерскому учету различают периодическую  и годовую отчетность. Периодической  является отчетность, составленная через  определенные промежутки времени. Годовая  отчетность составляется в сроки, регламентированными  действующими нормативными актами РФ. Как правило, такая отчетность не отвечает сугубо управленческим целям  организации.

   Классификация видов управленческой отчетности может  производиться и по другим основаниям, которые каждый хозяйствующий субъект  определяет с учетом специфики деятельности и управленческих целей. 

3. ЭТАПЫ СОСТАВЛЕНИЯ  УПРАВЛЕНЧЕСКОЙ ОТЧЕТНОСТИ.

   Для того чтобы грамотно составить управленческую отчетность, необходимо:

   1. Составить список людей, которым  нужно пользоваться управленческой  отчетностью.

   Например: генеральный директор, коммерческий директор, менеджеры по продажам —   всем им когда-то понадобиться управленческая отчетность.

   2. Собрать существующую управленческую  отчетность в том виде, в каком  она есть. Если для управленческих  целей используется бухгалтерская  отчетность, включить в комплект  и ее.

   3. Составить матрицу для управленческой  отчетности: пользователи отчетов  / виды отчетов, на пересечении  вписать, что именно каждый  пользователь смотрит в отчете (буквально куда он смотрит,  в какую ячейку, на какой итог  — чтобы обнаружить бесполезную  информацию или информацию в  неудобном виде, когда пользователь  отчета еще что-то пересчитывает  на калькуляторе). Нужно также  задать вопросы и записать, чего  людям не хватает в существующей  отчетности. Если на предприятии  есть показатели, которые используются  как целевые и контрольные,  т.е. по которым оцениваются  сотрудники и по которым собственник  контролирует генерального директора,  то надо обязательно включить  их в таблицу в ячейки тех  отчетов, из которых берутся  их значения. Этот вопрос является важным при составлении управленческой отчетности.

   Таблица 1.

   Матрица управленческой отчетности.

   На  этом этапе вы получаете картину  «как есть», из нее надо вытащить все  рациональное, чтобы в новой управленческой отчетности все, что ранее использовалось, было.

   4. Составить управленческий классификатор  доходов и расходов (БДР), движения  денежных средств (БДДС), бюджета  инвестиций и статей для учета  оборотов между статьями баланса. 

   5. Далее, для создания управленческой  отчетности необходимо принять  решение, какие еще аналитические  справочники нужны для составления  управленческой отчетности. Например, глядя на таблицу выше, можно  сразу сказать, что разработки  отчетности понадобятся справочники  подразделений (филиалов), регионов, номенклатурных групп, менеджеров  по продажам, а возможно, еще статей  затрат и контрагентов. Для денежных  отчетов (денежных управленческих  отчетностей) обычно нужен аналитический учет по местам хранения денежных средств: расчетные счета, кассы, подотчетные лица. Эти справочники нужно либо взять из имеющихся баз данных (например, справочник контрагентов можно взять из бухгалтерской базы данных), либо составить самим и согласовать со всеми, кто пользуется отчетностью в разрезе такого справочника.

   6. Далее, для создания управленческой  отчетности нужно сделать основные  формы отчетности: БДР, БДДС, Баланс. Убедиться, что в отчетность  попала та информация, которой  руководители пользовались раньше. Составить эти формы на реальных  данных. Если формы управленческой  отчетности делаются в Excel, то  сразу в эту форму включить  нужный аналитический учет, например, по статьям оборотов вывести регионы или номенклатурные группы, а колонки сделать по месяцам. Если формы управленческой отчетности делаются в программе «Бизнес-планирование», то достаточно заполнить справочник «Формы бюджетов» и проверить, что в отчет выводится расшифровка по всей нужной аналитике.

   7. Сделать остальные формы управленческой  отчетности на базе статей  оборотов, аналитических справочников. В первую очередь, для создания управленческой отчетности, сделать формы, аналогичные тем, что уже используются на предприятии. Затем посмотреть материалы похожих предприятий, посмотреть пользователей и предложить дополнительные формы управленческой отчетности.

   8. Добавить в созданные отчеты  формулы и вычисляемые значения. На этом шаге управленческая  отчетность уже начинает обретать  надлежащий вид для управленческой  отчетности.

   9. Сформировать (или заполнить) формы  управленческой отчетности реальными  данными за один и тот же  месяц. Согласовать получившиеся  заполненные формы с исполнителями,  которые ранее составляли управленческую  отчетность.

   10. Согласовать заполненную отчетность  с пользователями по списку  из п.1. Процесс может оказаться  итеративным, т.е. управленческую  отчетность нужно будет доделывать  по замечаниям.

   Таким образом, управленческая отчетность составляется поэтапно. Важно, при составлении  управленческой отчетности, на каждом этапе следить за правильностью  заполнения отчетности. При тщательном выполнении всех «заданий», управленческая отчетность будет составлена грамотно.