Содержание работ и этапы выполнения

 

Содержание

Введение………………………………………………………………………..3

   1. Определение, сущность, цели……………………………………………..3

   2. Содержание работ и  этапы выполнения…………………………………4

Список литературы……………………………………………………….9

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Введение

Эффективность работы на предприятии во многом зависит от того, насколько рационально организован труд. В нашей стране до сих пор значимые ресурсы повышения производительности и результативности труда лежат именно в плоскости рационального использования рабочего времени.

Наш опыт консультирования по вопросам управления показывает, что далеко не все организации понимают, каковы их резервы именно в области рационального использования одного из основных ресурсов человека — времени. Однако понять это можно только на основании объективных данных. Существуют различные инструменты, позволяющие оценить текущую ситуацию по этому вопросу. В этой работе мы рассмотрим один из таких инструментов — фотографию рабочего времени.

 

   1. Определение, сущность, цели.

 

Фотография рабочего времени (ФРВ)–  метод изучения рабочего времени  путем наблюдения и замеров его  длительности в течение рабочего дня. Это вид наблюдения , при котором замеряются все без исключения затраты времени исполнителя за определенное время работы.

Самофотография (СФРВ) – метод изучения трудовых процессов , при котором сами исполнители регистрируют продолжительность и причины потерь рабочего времени на специальных бланках.

ФРВ представляет собой инструмент , который можно использовать для самых различных целей. Основное предназначение ФРВ — это выяснение точного бюджета времени сотрудника , его анализ и оптимизация использования рабочего времени. Однако кроме этого, ФРВ можно использовать для следующих целей:

1. Определение структуры рабочего  времени . Выявление наиболее затратных операций и видов работ , определение тех приоритетов, которые сотрудник ставит в работе (иначе говоря, чем больше времени сотрудник тратит на тот или иной вид деятельности, тем более значимым он его считает).

2. Изучение  опыта лучших сотрудников. Бюджет рабочего времени сотрудников, демонстрирующих лучшие результаты, можно брать за основу и для постановки задач, и для оценки эффективности сотрудника, и для поиска более оптимальных способов организации труда.

3. Установление норм. Анализ  данных по нескольким сотрудникам позволяет получить исходную информацию для разработки норм труда на предприятии. Причем метод ФРВ применяется у нескольких сотрудников с разной эффективностью труда, чтобы повысить обоснованность норм.

4. Выявление причин невыполнения  норм . Если нормы уже существуют , но ряд сотрудников их регулярно не выполняет, то с помощью ФРВ можно выявить причины такой ситуации.

5. Выявление потерь рабочего  времени . С помощью ФРВ можно определить, на каких этапах производственного процесса происходят потери рабочего времени и чем они вызваны: неэффективностью организации производства, нерационально выстроенной технологией или же недобросовестностью сотрудников.

6. Совершенствование процесса организации  труда . ФРВ позволяет описать существующие в компании бизнес-процессы и оценить, насколько они оптимальны .

7. Оценка эффективности труда  сотрудника . Наблюдения за работой сотрудника и оценка его временных затрат на различные рабочие операции позволяет оценить уровень его профессионализма и мотивации .

 

2. Содержание работ и  этапы выполнения

 

Проведение исследования методом  ФРВ имеет ряд этапов:

Этап 1. Подготовительная работа.

Ознакомление с задачами исследуемых  отделов и определение параметров анализа трудовой деятельности . Ознакомление с сотрудниками и их рабочими местами , характером и условиями трудовой деятельности. Изучение должностных инструкций сотрудников и составление Классификатора затрат рабочего времени каждого сотрудника . Пополнение классификатора списком дополнительных поручений сотрудника , имеющих высокую частотность. Определение элементов работ, подлежащих фиксации: рабочих задач и рабочих операций. Разработка бланков наблюдения (наблюдательных листов) и бланков самофотографии (хронокарт) .

Информирование персонала о  целях ФРВ , инструктаж по проведению самофотографии сотрудниками (правил заполнения хронокарт рабочего дня). Присутствие наблюдателя в непосредственной близости от объекта наблюдения – режим открытого наблюдения за сотрудниками предприятия - несет психологическое воздействие на исследуемых. Это вызывает демонстрацию сотрудниками социально желательного поведения , искажение действительных временных затрат на выполнение рабочих операций. С целью повышения достоверности полученных результатов с сотрудниками проводится разъяснительная работа , наблюдателями устанавливаются доброжелательные отношения с сотрудниками. Проведение ФРВ в течение достаточного по протяженности срока позволяет снять психологическое напряжение сотрудников, поскольку у служащих происходит адаптация к присутствию наблюдателя , и они демонстрируют свое естественное поведение. Более того , задачей подготовительной работы является мотивирование сотрудников на выявление рациональных приемов их деятельности.

 

 

Выбор оснований классификации  затрат времени

Определение единой классификации  затрат рабочего времени и присвоение индексов

Н – фактическая продолжительность  смены (рабочего дня) сотрудника.

Все рабочее время (Н) подразделяется на время работы и время перерывов.

Время работы = время выполнения рабочих  задач (ОП – оперативное время)+ подготовительно-заключительное время (ПЗ) (подготовка себя и рабочего места к работе; приведение в порядок  себя и рабочего места после работы+ непроизводительная работа (НР) - работа, не имеющая продуктивного результата (ожидания: ожидание руководителей  подразделений при визировании, ожидание служебного транспорта при  организации выезда в стороннюю  организацию, ожидание подсобного рабочего и дорога к контрагентам).

ПЗ = ОО (время организационного обслуживания рабочего места: сортировка бумаг, ведение  планинга, органайзера) + ТО (время технического обслуживания рабочего места: включение  и выключение ПК и др. техники).

Время перерывов = время регламентированных перерывов (ОТ – обеденный перерыв) + время нерегламентированных перерывов (ПО и ПР).

ПР – время нерегламентированного  отдыха и  личных надобностей, нарушения трудовой дисциплины (беседы на личные темы и посторонние телефонные разговоры, опоздания и преждевременный уход с работы, самовольные отлучки с рабочего места без производственной необходимости).

ПО – перерывы, не зависящие  от работника - по организационно-техническим  причинам:

- недостатки организации труда  (помехи, нелогично или непропорционально  использованное время: вызов к  руководителю для выдачи дополнительных  поручений во время выполнения  срочной рабочей задачи, что ведет  к отвлечению от текущей работы);

- технические аварии (сбои в  работе компьютерных систем, неполадки  оргтехники и др.).

Таким образом , потери рабочего времени фиксируются в таких затратах как ПО (перерывы по организационно-техническим причинам), ПР (время нерегламентированного отдыха и личных надобностей, нарушения трудовой дисциплины), НР (непроизводительная работа). 

С помощью ФРВ выясняется, на каких  этапах трудового процесса происходят потери рабочего времени, и чем они  вызваны: неэффективностью организации  труда или недобросовестностью  сотрудников. Соответственно , чем больше выявлено ненормируемых затрат рабочего времени, тем больше резервы повышения производительности труда.

ПВ – перекрываемое время – время, в течение которого выполняется сразу более одной операции, в итоге выполнение одной операции может быть еще не закончено, а уже начинается выполнение другой операции, то есть это время выполнения двух или более операций одновременно. Умение сотрудника работать в режиме перекрываемого времени позволяет ему выполнять несколько рабочих задач практически одновременно, и, следовательно, увеличивает производительность трудовой деятельности. Такое умение говорит о способности сотрудника распределять внимание и достигать оперативности в решении текущих задач.

Бюджет рабочего времени сотрудников , демонстрирующих лучшие результаты трудовой деятельности, чаще всего содержит большой объем перекрываемого времени, что является оптимальным способом организации труда.

 

Этап 2. Проведение ФРВ и СФРВ.

Применение параллельно ФРВ и СФРВ имеет целью привлечение работающих к изучению трудового процесса и дает весомый источник совершенствования организации труда. В то же время , СФРВ не дает представление о потерях рабочего времени по вине самого служащего, поэтому наряду с СФРВ рационально проведение и ФРВ.

Фотография рабочего времени каждого  отдела представляет собой вариант  групповой (изучение работы нескольких исполнителей, но не более трех) или индивидуальной фотографии, проводимой психологом-наблюдателем в течение одной рабочей недели (5 рабочих дней), в зависимости от специфики размещения сотрудников в рабочих кабинетах и характера трудовой деятельности (разъездной или внутри организации).

Параллельно в течение двух рабочих  недель (10 рабочих дней) сотрудником предприятия проводится индивидуальная самофотография рабочего времени. Применение этой процедуры обосновано тем обстоятельством , что трудовой процесс служащих имеет скрытые фазы, которые могут быть выявлены только при участии в изучении самого исполнителя.

Выбранный отрезок времени наблюдения достаточен , чтобы достоверно охарактеризовать структуру рабочего времени сотрудников, установить удельный вес отдельных затрат рабочего времени и простоев. С целью повышения надежности результатов исследования наблюдателями в течение второй недели проводится выборочное наблюдение за сотрудниками.

Фотография рабочего времени наблюдателем-психологом осуществляется как замер  (с помощью часов) и фиксация в наблюдательных листах всех рабочих операций сотрудников. Наблюдательный лист представляет собой таблицу , в которую записывают собственно действие и время окончания его выполнения. Затем проводятся расчеты путем вычитания предыдущего текущего времени из последующего .

С целью повышения достоверности  заполняемых сотрудниками самофотографий , наблюдатели периодически помогают членам своей группы вести записи в хронокарте, напоминают о необходимости ее заполнения.

Этап 3. Обработка результатов.

Обработка наблюдательных листов и  хронокарт самофотографий проходит по памятке «Классификация затрат рабочего времени», где каждой группе затрат присваивается условное обозначение (индекс). Затем на основе наблюдательных листов и самофотографий сотрудника составляются:

1) Сводная карта рабочего времени  сотрудника. Данная форма составляется  на основе данных ФРВ и СФРВ  всего  периода наблюдения. В ней представлено время выполнения отдельных, наиболее частотных рабочих операций, относящихся к рабочим задачам в соответствии с должностными инструкциями сотрудников. В таблице указано минимальное и максимальное время выполнения данной операции, что позволяет проанализировать рациональность временных затрат сотрудником. В данной таблице высчитаны средние арифметические показатели продолжительности выполнения каждой операции и процент их продолжительности по отношению к среднестатистическому рабочему дню сотрудника (средняя фактическая продолжительность рабочего дня в течение 10 рабочих дней). Данная аналитическая форма демонстрирует удельный вес отдельных затрат рабочего времени и простоев, выявление наиболее затратных операций и видов работ, определение тех приоритетов, которые сотрудник ставит перед собой в работе.

2) Фактические балансы рабочего  времени сотрудника путем группировки  затрат времени по различным  основаниям.

Сводная карта ФРВ и СФРВ отдела , в которой сгруппированы для сравнения между собой данные всех сотрудников отдела. В карте отражен баланс рабочего времени сотрудника по каждому дню ФРВ и СФРВ с указанием индекса в соответствии с классификатором затрат рабочего времени . Таблица позволяет выявить фактическую продолжительность каждого рабочего дня и уровень соответствия его норме (переработка, недоработка, норма). Также зафиксированы все затраты времени: время работы (ОП – оперативное время, ПЗ – подготовительно-заключительное) и время перерывов (ОТ – обеденный перерыв, ПО – перерывы по организационно-техническим причинам, ПР – перерывы по причине нарушения трудовой дисциплины). Наличие НР (непроизводительная работа) и ПВ (перекрываемого времени) позволяет судить о профессионализме сотрудников, продуктивности использования ими времени.