Организация управления строительной фирмой

       Создание  на предприятии службы маркетинга потребует  соответствующего изменения организационной  структуры управленческих служб  и установления новых функциональных связей между подразделениями предприятия. Возможный вариант структур управленческих служб предприятия, ориентирующего свою деятельность на маркетинг, представлен  на рис⁷.

       Организационно  служба маркетинга должна быть подчинена  непосредственно директору предприятия, что обеспечивает независимость  ее положения по отношению к другим подразделениям и объективную оценку возможностей предприятия при разработке его маркетинговой политики. В своей деятельности служба маркетинга должна взаимодействовать с подразделениями предприятия, участвующими в достижении его производственно-коммерческих целей.

       Рис. 1.  Взаимодействие службы маркетинга с  подразделениями  предприятия

       При взаимодействии с отделом главного конструктора и главного технолога  служба маркетинга предоставляет следующие  данные:

- количественные  и качественные требования потенциальных  и существующих потребителей  новой продукции;

- план мероприятий  по коммерческой реализации и  техническому обслуживанию продукции;

- стоимостные  ограничения на цену изделия,  определяемые рынком и производителями  аналогичной продукции.

Конструкторские и технологические отделы взаимодействуют  со службой маркетинга по всем вопросам, связанным с оценкой продуктивности новых решений по разработке и  производствуперспективной продукции, и обеспечивают службу маркетинга сведениями:

- о реальном  состоянии и возможностях предприятия  в области конструирования новой  техники и технологии;

- об уровне  квалификации специалистов;

- о конструкторских,  ресурсных и прочих ограничениях;

- о прочих  факторах, влияющих на эффективность  работы службы маркетинга.

Взаимодействие  службы маркетинга с отделом технического контроля осуществляется по вопросам повышения качества и надежности продукции.

С экономическими    отделами    и бухгалтерией служба маркетинга предприятия взаимодействует  при:

- разработке  планов внедрения передовой техники;

- организации  производства;

- определении  экономической эффективности новой  продукции и технологии;

- анализе работы  предприятия;

- разработке  перспективных и текущих планов  социально-экономического развития  предприятия.

Взаимодействие  службы маркетинга с    отделом    материально-технического    снабжения    осуществляется при подготовке договоров  на приобретение необходимой для  производства материально-технической  продукции и управления ее запасами.

Взаимодействие  с ОАСУП (   отдел    автоматизированных систем управления производством) осуществляется по вопросам организации и ведения  автоматизированных коммерческих баз  данных, проведения расчетов, обеспечивающих процесс конъюнктурно-экономических  исследований.

C юридическим    отделом    служба маркетинга  взаимодействует по вопросам  правового обеспечения производственно-коммерческой  деятельности предприятия.

В соответствии с основными направлениями деятельности служба маркетинга ряд функций своих  подразделений может выполнять  во взаимодействии с внешними предприятиями  и организациями (специализированные организации по маркетинговым исследованиям  и т.д.).

В последнее  время в строительстве нашли  широкое применение программы автоматизации  сметных расчетов, однако управление финансами в строительстве далеко не исчерпывается составлением и  расчетом   строительных   смет и выпуском на их основе актов выполненных  работ (процентовок).

Строительство является весьма специфической отраслью, и автоматизированные системы управления должны учитывать основные его особенности. Как правило, расчеты в строительстве  происходят за возводимый объект. На одном  объекте может быть несколько  организаций-исполнителей работ, одна   строительная   организация может  выполнять работы на нескольких объектах, по разным объектам данная организация  может быть как генподрядной, т.е. отвечать за объект в целом и вести  с заказчиком и с другими исполнителями  все расчеты, так и субподрядной - выполнять определенный набор работ и получать оплату за них от генподрядной организации, в том числе и от своей вышестоящей. Заказы на возведение объектов определенным образом ранжируются (федеральные, муниципальные, ведомственные, контрактные) и сведения о их выполнении должны формироваться в соответствующих разрезах. По объектам могут быть получены авансы (например, для оплаты материалов), полученные авансы необходимо учитывать в дальнейших взаиморасчетах между участниками строительства.

Планово-экономическим  и финансовым подразделениям   строительных   организаций необходимо разбираться в этой довольно запутанной картине, проводить учет, анализ и  на этой основе принимать рациональные решения по управлению финансовыми  операциями. Представляется, что значительно  облегчить эту работу могут автоматизированные системы, реализующие следующие  основные функции.

В разрезе возводимого  объекта необходимо обрабатывать все  составленные сметы, расшифровывать сметную  стоимость по отдельным работам, отслеживать выполненные в соответствии с оформленными актами объемы работ  с их возможной расшифровкой по отдельным  работам, составлять суммарные акты по выполненным объемам работ  за месяц в разрезе генподряда и субподряда. Должен формироваться  план выполнения работ с учетом фактически произведенной оплаты. Показатели по объекту необходимо получать в разрезе  субподрядных организаций, причем все  акты по данному субподрядчику должны попадать в общий список актов  по объекту и, наоборот, если данные по субподрядчику введены в общие  акты по объекту, то должна быть возможность  сформировать акты по этому субподрядчику. Необходимо сортировать виды выполняемых  заказов и типы пообъектных договоров: генподрядных, прямых и субподрядных.

При работе с  организациями следует выделять вышестоящих заказчиков, заказчиков просто, подрядчиков вышестоящих  и подрядчиков на выполнение определенных комплексов работ.

Для планово-экономических  и финансовых служб   строительных   организаций необходимо оперативно формировать акты выполненных работ  за месяц на основании составленных смет или без них (расчет по факту) по собственным силам и по субподрядчикам в базовых и реальных ценах  с учетом аванса, услуг, выпускать  суммарные акты по всем выполненным  за месяц работам; составлять реестр выполненных работ (генподряд, субподряд, собственные силы); определять фактически произведенную оплату по авансам  и актам выполненных работ; формировать  планы выполнения по объектам, по субподрядчикам и в целом по организации; составлять справки о стоимости выполненных  работ по заказчику, расшифровывать выполненные на объекте работы и  т.д.

На основании  обработки полученных документов должны формироваться как плановые, так  и фактические сводные показатели: объемы работ по объектам и исполнителям, фактическая оплата работ по организации за период, данные по взаиморасчетам с заказчиками и субподрядчиками, распределительные письма, показывающие, какие суммы из причитающихся генподрядчику за данный период времени, необходимо перечислить субподрядным организациям-соисполнителям, накопительные ведомости, показатели задолженности подрядчиков и заказчиков и т.д.

       Автоматизация поставленных учетных задач и  последующий анализ всей информации по выполняемым   строительной   организацией работам позволит службам   управления   подготовить, а руководителям  на этой основе принять своевременные  и обоснованные решения, и в результате добиться даже в сложных   современных     условиях   стабилизации своего финансового  состояния⁸.

       Планирование  и учет фактического выполнения работ  по строительству объектов на различных  уровнях управления (СУ, трест) можно  осуществлять с помощью программы "С-План", разработанной НТЦ "Гектор". В программу вводятся данные актов  выполненных работ, рассчитанных в  программе "Сметчик-строитель" в  разрезах генподряда, субподряда, а  также полученные авансы, удерживаемые с субподрядчиков услуги, данные по фактической оплате.

Программа позволяет:

• выпускать суммарные акты по всем выполненным за месяц работам;
• настраиваться на различные способы расчета дополнительных начислений (накладные расходы, плановые накопления и др. по желанию пользователя);
• отслеживать фактически произведенную оплату по авансам и актам выполненных работ;
• составлять реестр выполненных работ (генподряд, в том числе субподряд, собственные силы);
• формировать планы выполнения по объектам, по субподрядчикам и в целом по организации;
• составлять справки о стоимости выполненных работ по заказчику, распределительные письма, расшифровывать выполненные на объекте работы;
• проводить расшифровку стоимости выполненных работ. На основании обработки полученных документов можно формировать как плановые, так и фактические сводные показатели: объемы работ по объектам и исполнителям, фактическую оплату работ по организации за период, данные по взаиморасчетам с заказчиками и субподрядчиками и т.д.

       Получаемые  финансовые показатели могут быть увязаны  с информацией, обрабатываемой в  системе бухгалтерского учета.

Многообразие  применяемых в строительстве  отчетных форм приводит к необходимости  разработки программ, ориентированных  на применение в тех или иных структурных  подразделениях организации. Так, для  нужд плановых служб на различных  уровнях управления (СУ, трест) разработана  программа "Учет выполнения". В  программу вводятся характеристики возводимых объектов, включая структуру  выполняемых работ (госзаказ, прямые договора, капитальный ремонт, новое  строительство и т.д.), объемы фактического выполнения по генподряду и субподряду, данные по проведенной оплате (в  том числе по оплате выполнения работ, оплате материалов по счетам). Программа  позволяет получать следующие основные выходные формы:

• сведения о задолженности заказчиков и подрядчиков;
• ведомости выполнения работ в соответствии со структурой работ;
• накопительные ведомости выполнения, оплаты работ и задолженности заказчиков .

       Получаемая  в программе информация также  связана с системой бухгалтерского учета.

       С точки зрения теории управления проектами  современное строительство представляет собой сложную динамическую систему, нуждающуюся в постоянном регулировании  в связи с изменяющимся состоянием. Управление инвестиционно -  строительной   деятельностью в настоящее время у нас в стране сильно осложнилось из-за неразвитости цивилизованных рыночных отношений, экономической нестабильности, несоответствия старой организационной структуры новым экономическим отношениям и т.д. К числу таких негативных факторов следует отнести и недостаточную информационную поддержку и несогласованность информационных потоков на разных стадиях инвестиционно -  строительной   деятельности.

На стадии реализации проекта состав обрабатываемой информации определяется в основном уровнем  управления, по сути нет передачи и  агрегирования информации от уровня к уровню, т.е. отсутствует мониторинг проекта. 

Для решения  задач проектирования и управления строительством необходимо использовать современные методы управления сложными инвестиционными проектами на основе иерархических систем моделей, позволяющих  получать и обрабатывать информацию о текущем состоянии проектов и выполняемых программ на данный момент, прогнозировать их возможное  развитие и вносить корректирующие изменения на всех уровнях управления.

Специалистами научно-технического центра "Гектор" разработана автоматизированная система  проектирования и управления строительством "Календарь", основой которой  служит иерархическая совокупность сетевых моделей строительства.

Система обеспечивает комплексное решение задач на различных уровнях управления: от пообъектного расчета объемов СМР, потребности в финансовых, материально-технических  и людских ресурсах до формирования на этой основе программы работ   строительной   организации в  разрезе заказчиков, направлений  строительства, строек, исполнителей и  т.д. Учитывается принятая технология выполнения работ, ресурсные и другие ограничения.

Система "Календарь" использует нормативную базу по строительству: сметные и производственные нормы  расхода материалов, машин, механизмов, труда и заработной платы. Обеспечена совместимость и обмен информацией  на основных стадиях инвестиционного  цикла: проект, инженерная подготовка производства, управление строительством объекта, управление производственной программой, включая контроль за фактическим  выполнением проекта.