Организация управления строительной фирмой

            Попытаемся рассмотреть основные  тенденции в разработках АСУД.     Прежде всего отметим, что для создания полноценного продукта важен именно системный подход, который позволяет после внедрения АСУД говорить о комплексном решении задачи документационного обеспечения управления в организации.

     Вторая характеристика системы - специализированная это система или система общего назначения? То есть, разработана ли система специально для ДОУ или же наряду с другими назначениями она может быть приспособлена для выполнения (или попутно выполняет) задачи ДОУ?

     В третьих, важное значение для потребителя имеет стоимость системы и масштаб организации, в которой ее можно применить, объем документооборота.

     При выборе потребителями необходимой системы прежде всего следует учесть, для какого типа управленческой структуры подбирается АСУД. На наш взгляд, можно выделить такие категории потребителей:

     1) сложные иерархические структуры  (министерство, ведомство, корпорация, банк и т.п.);

     2) территориальные органы управления (администрации городов, субъектов федерации, муниципалитета и т.п.)

     3) коммерческие и некоммерческие организации среднего и низшего уровня.

            Разумеется, вышеприведенная систематизация  носит условный характер, однако  она в основном поглощает основные  типы потребителей АСУД. Для каждой  из названых групп потребителей  существует целый ряд предложений. 

            Например, для министерств и ведомств  предназначаются разработки компаний "Электронные офисные системы", "Весть", "Анкей", "Ланит"  и других, для второй категории  потребителей наиболее известны  разработки кампании "Гранит-Центр", НТЦ Института развития Москвы. Больше всего разработок предназначено  потребителям третьей категории  организаций. Здесь можно обратить  внимание на продукты фирм "Интертраст", "АйТи", "Оптима", "Центринвестсофт"  и других⁴.

            Одним из продуктов, отвечающим  практически всем требованиям  делопроизводственной практики, является  система Дело-96 и ее последующие  модификации, разработанные компанией  "Электронные офисные системы". Эта система отвечает традициям отечественного делопроизводства и учитывает существующие нормативно-методические требования, предъявляемые к такого рода системам.

     Несколько другой подход к проектированию АСУД выбрали специалисты Inter Trust, которые используют в своих разработках технологии Lotus. В широкой гамме разработок фирмы достойное место занимают системы документационного обеспечения управления. Первым продуктом компании этого направления стала система документационного обеспечения "Office Media".

     Комплект баз данных "Office Media" работает в среде Lotes Notes и обеспечивает автоматизацию делопроизводства и организационно-управленческой деятельности предприятий и организаций. Пользователями системы могут выступать такие подразделения государственных и коммерческих структур, как службы: документационного обеспечения, контроля исполнения документов, информационной поддержки внешних контактов организации, управления персоналом, управления продажами и сбытом продукции и другие.

     Новым словом компании Inter Trust является недавно разработанная так называемая "корпоративная система электронного документооборота и автоматизации делопроизводства".

     Еще одним примером АСУД можно назвать разработку Государственного научно-производственного предприятия "Гранит-Центр" системы автоматизированного документооборота и делопроизводства организации "Гран-Док", которая достаточно хорошо известна в московских муниципальных структурах управления.

     Назначением системы является автоматизация основных процессов обработки документов: учет, фиксация пути прохождения от регистрации до списания в дело, контроль каждого этапа рассмотрения документа, получение справочной информации о документах, анализ документооборота организации.

     Использование оригинальной технологии обработки документов помогает более рационально вести документооборот в организации и обеспечивает мониторинг исполнительской дисциплины.

Требования к  системе управления документации.     Можно сформулировать определенные требования к современной системе  управления документации в организации.

     Прежде всего, АСУД должна выполнять все задачи документационного обеспечения управления в полном объеме: подготовку документов, их регистрацию, контроль за исполнением, поиск документов, их хранение и справочную работу по массиву документов.

     Система должна быть построена на единых методологических принципах, программно-технических и технологических решениях и в рамках действующих организационно-правовых условий в виде отечественного законодательства, государственных стандартов, инструкций и требований.

     АСУД должна обеспечить полноценное использование (интегрирование) накопленного информационного ресурса и реализовывать принцип однократного ввода информации и ее многократного использования как подокументно, так и фактически. Система также должна помогать администраторам выбирать маршруты движения документации внутри организации, обеспечивая необходимую степень защиты информации от несанкционированного доступа.

     АСУД в современных условиях должна быть способна к расширению по определенным компонентам (количество технических устройств и технологий, количество документов (объем информации), количество пользователей) и уметь адаптироваться в разумных пределах к меняющимся требованиям пользователей.

     Актуальной остается задача организационного и кадрового обеспечения решения многоаспектной проблемы ДОУ.

            В значительной степени эта  задача может быть решена путем  системы повышения квалификации  специалистов и выработки соответствующих  образовательных стандартов (программ). Целесообразно создание базового  центра повышения квалификации  при ВНИИДАД, а также укрепить  профессиональное объединение документоведов  в секции документоведения и  делопроизводства Российского общества  историков-архивистов⁵.

            Первостепенным является также  вопрос об усилении координирующей  роли Росархива и его структур  как органов, ответственных за  состояние управленческой документации, обеспечение сохранности, научного  и практического ее использования,  в том числе за счет более  точного определения компетенции  и полномочий Росархива по  координации научно-исследовательских  работ в области ДОУ, а также  иных федеральных органов власти  по отношению к упорядочиванию  собственной документации; соблюдению  действующих нормативов; обеспечению  своевременной передачи документов  постоянного срока хранения в  государственные архивы, обеспечению  соответствующего нормативам управления  документацией в учреждениях  и предприятиях своей системы.  

       2.1 Структура организации  управления строительной  фирмы. 

       В   современной   социально-экономической  обстановке в   условиях   поиска оптимальных путей информатизации общества и вхождения России в  мировое информационное пространство первостепенное значение приобретает  решение многоаспектной проблемы документационного  обеспечения   управления   , при помощи которого процессы документирования, организации документов и документооборота приобретают нормативный или  упорядоченный характер. Приоритетными  следует сегодня признать документоведческие, правовые, экономические, организационные, кадровые и другие аспекты.

Строительные    тресты и управления являются основными  производственными организациями    строительного    комплекса  и соответственно основными звеньями информационной цепи. К строителям поступает основной объем информации от заказчиков, проектных организаций  и субподрядчиков, в    строительных    организациях формируются показатели фактического выполнения работ, которые  служат основой для финансовых взаиморасчетов.

Упрощенная схема  информационного обмена выглядит следующим  образом. В генподрядную организацию, ответственную за возведение объекта, поступает проектно-сметная и  другая техническая документация. Центральное  место в ней занимает смета, содержащая перечень работ на объекте, необходимые  для их выполнения ресурсы с нормативами  использования и стоимость работ  в базовых ценах. Полученная из проектной  организации смета, как правило, требует корректировки (уточнения  состава и объема работ, привязки к конкретным условиям объекта). Такая  корректировка выполняется силами специалистов    строительных    организаций. В последнее время    строительные    организации  разрабатывают своими силами сметы  на относительно простые объекты. На основании составленных смет формируются  акты выполненных работ, заказываются и списываются материалы, составляются разнообразные плановые и фактические  сводные показатели, производится учет оплаты авансов и выполненных  работ, осуществляются взаиморасчеты  с заказчиком и соисполнителями. Следовательно, составление (корректировка) смет, их последующая обработка и  передача полученной информации в другие прикладные программы является основой для планирования и управления производственной и финансовой деятельностью    строительной    организации.

Таким образом, автоматизированная система составления  смет должна обеспечивать решение следующих  основных задач: получение и корректировка  готовых смет; выпуск смет собственными силами; составление и ведение  нормативно-сметной базы данных по выполняемым работам; выпуск актов  выполненных работ с пересчетом цен в текущие.

Для решения  этой задачи НТЦ "Гектор" разработал программу "Сметчик-строитель", которая  успешно эксплуатируется во многих    строительных    организациях.

Программа использует индексный и ресурсный методы формирования смет с возможностью определения  стоимости работ и материалов в текущих ценах. Основное отличие  данной программы от распространенных систем автоматизированного выпуска  смет АВС-РС, АВеРС, СВС, РИК и т.п.- связь с задачами поставок и списания материалов, календарным планированием, учетом фактического выполнения работ, взаиморасчетами с заказчиками  и субподрядчиками. В программе  реализована возможность непосредственной загрузки смет, рассчитанных в проектных  организациях в системах АВС-РС, АРС, АВеРС, что значительно облегчает  строителям последующую корректировку  смет, выпуск актов выполненных работ, индексацию стоимости работ и  т.д. Программа проста в эксплуатации и позволяет пользователю формировать  собственную нормативную базу, учитывающую  специфику выполняемых работ.

Программа позволяет:

• создавать, хранить и корректировать нормативную базу сметных расценок, используемых в данной организации; при поставке системы обеспечивается предварительная загрузка нужными заказчику разделами нормативной базы - московской, московской областной, российской; в процессе составления смет эта база может пополняться;

• формировать, рассчитывать, корректировать сметы одноуровневой структуры (локальные сметы); возможна разбивка смет на разделы;

• формировать объектные сметы на основании составленных локальных смет;

• формировать акты выполненных работ за месяц на основании составленных смет или без них (расчет по факту); выводить остатки сметной стоимости;

• формировать ведомости потребности или списания материалов;

• учитывать стоимость материалов по договорным ценам (сверх или вместо сметной расценки);

• использовать при расчете смет или актов выполненных работ индексы (коэффициенты) стоимости работ по отношению к ценам 1984 г.; коэффициенты могут применяться как к работам, так и к разделам сметы и акта; коэффициенты пересчета сметной стоимости для Москвы, выпускаемые Моспроектом-1, могут автоматически загружаться в программу с дискет; возможна индексация в цены 1991 г.

• распечатывать стандартные формы выходных документов - несколько видов смет и актов выполненных работ ;

• настраиваться на различные способы расчета дополнительных начислений (накладные расходы, плановые накопления и др. по желанию пользователя, причем накладные расходы и плановые накопления могут считаться по каждой работе от заработной платы);

• загружать и обрабатывать сметы, составленные с помощью других программ расчета смет.  
 
 
 

2.2 Положения  управления  строительной организацией. 

      Существенным  как по содержанию, так и по трудоемкости разделом   строительного    проектирования является так называемое организационно-технологическое проектирование, т.е. проектирование самого процесса создания будущего объекта. Собственно выпуск организационно-технологической  документации ведется в два этапа.