Ключевые показатели эффективности KPI и их практическое использование

Отдел кадров является самостоятельным структурным подразделением компании и подчиняется непосредственно директору предприятия и начальнику отдела кадров ООО «Смена».

Основной задачей отдела в современных условиях становления российского рынка труда является организация работы по обеспечению компании кадрами руководителей, специалистов, служащих, рабочих требуемых специальностей и квалификации в соответствии с планами по труду и заработной плате, их расстановка, изучение, подготовка и воспитание.

Структуру и штаты отдела утверждает директор ООО «Смена». Штат отдела кадров состоит из трех человек: начальника отдела кадров и 2 менеджеров по кадрам.

Основные функции отдела кадров на ООО «Смена» состоят в следующем:

- разработка  текущих и перспективных планов  комплектования компании кадрами;

- формирование  и ведение банка данных о  количественном и качественном  составе кадров;

- анализ состава, деловых и других качеств специалистов  компании с целью их рациональной  расстановки, подбора кадров на  замещение должностей, входящих  в номенклатуру исполнительного  директора компании, повышение образовательного  и квалификационного уровня;

- разработка  предложений о приеме на работу  по конкурсу, подготовка и организация  работы конкурсной комиссии;

- информирование  работников об имеющихся вакансиях, использование средств массовой  информации для помещения объявлений  о найме работников;

- предоставление  руководству компании предложений  по улучшению расстановки и  использования рабочих кадров;

- учет личного  состава компании;

- хранение  и заполнение трудовых книжек, ведение установленной документации по кадрам;

- организация  своевременного оформления приема, перевода и увольнения работников  в соответствии с трудовым  законодательством, положениями и  приказами исполнительного директора  компании, выдача различного рода  справок работникам компании;

- ведение  учета стажа работников компании;

- подготовка  материалов для представления  руководителей, специалистов, служащих  и рабочих к поощрениям и  награждениям;

- оформление  индивидуальных сведений в персонифицированный  центр пенсионного фонда;

- участие  в формировании и реализации  направлений корпоративной культуры  на предприятии;

- контроль  за исполнением подразделений компании постановлений, приказов, распоряжений по вопросам работы с кадрами;

- изучение  движения кадров, причин текучести  кадров, разработка мероприятий  по их устранению;

- принятие  мер по трудоустройству высвобождающихся  работников компании;

- осуществление  систематического контроля и  инструктажа работников по учету  кадров;

- организация  составления и выполнения графиков  отпусков подразделений;

- разработка  мероприятий по улучшению трудовой  дисциплины, снижению потерь рабочего  времени;

- контроль  за состоянием трудовой дисциплины  в подразделениях компании и  соблюдением работниками правил  внутреннего трудового распорядка;

- составление  всей установленной отчетности  по вопросам кадров.

Рассмотрим трудовой потенциал ООО «Смена», для этого проведем анализ состава кадров по категориям работающих в таблице 2.1.

 

Таблица 2.1 - Анализ обеспеченности ООО «Смена» кадрами

Категории работающих	2012 год	2013 год	2014 год	Изменение (+/-)
				2013 к 2012 г.	2014 к 2013 г.
Всего работников, чел.	59	60	60	1	-
в том числе:
Рабочие, чел.	32	32	31	-	-1
Руководители, чел.	7	7	7	-	-
Специалисты, чел.	20	21	22	1	1

 

В 2013 году по сравнению с предыдущим годом численность работников ООО «Смена» увеличилась на 1 человека, за счет увеличения числа специалистов. В 2014 году численность персонала осталась на уровне 2013 года.

Проведем анализ кадров ООО «Смена» по уровню образования в таблице 2.2.

 

Таблица 2.2 - Анализ кадров ООО «Смена» по уровню образования

Уровень образования	2013 год		2014 год		Изменение
	чел.	уд. вес, %	чел.	уд. вес, %	чел.	уд. вес, %
Высшее образование	38	63,33	40	66,67	2	3,33
Среднее специальное	20	33,33	18	30,00	-2	-3,33
Среднее	2	3,33	2	3,33	-	-
Итого	60	100,00	60	100,00	-	-

 

Как видно из таблицы в 2014 году 66,67% персонала имеют высшее образование, 30% - среднее специальное и только 3,33% среднее профессиональное. Достаточно молодой состав персонала предприятия показывает хороший потенциал для его развития.

Динамика показателей движения персонала представлена в таблице 2.3.

В 2013 году среднесписочная численность рабочих увеличилась на 1 человека и составила 60 человек. Коэффициент по выбытию (0,13) ниже коэффициента по приему (0,15). Коэффициент общего оборота составил 0,28.

 

Таблица 2.3 - Динамика показателей движения персонала ООО «Смена»

Показатель	2012 год	2013 год	2014 год	Изменение (+/-)
				2013 к 2012 г.	2014 к 2013 г.
1. Среднесписочная численность персонала, чел.	59	60	60	1	-
2. Принято работников всего, чел.	11	13	16	2	3
3. Выбыло работников всего, чел.	10	12	16	2	4
в том числе:
- в связи с сокращением численности	-	-	-	-	-
- по собственному желанию	9	12	16	3	4
- уволено за прогул и др. нарушения  трудовой дисциплины	1	-	-	-1	-
Коэффициенты:
- оборота по приему	0,19	0,22	0,27	0,03	0,05
- оборота по выбытию	0,17	0,20	0,27	0,03	0,07
- текучести кадров	0,17	0,20	0,27	0,03	0,07
- общего оборота	0,36	0,42	0,53	0,06	0,12

 

В отчетном году среднесписочная численность рабочих осталась без изменений. Коэффициент по выбытию (0,18) равен коэффициенту по приему (0,18). Коэффициент общего оборота составил 0,37.

На предприятии наблюдается увеличение коэффициента текучести кадров в 2013 году на 0,01, в 2014 году на 0,05, что отрицательно характеризует кадровую политику предприятия и отрицательно отражается на деятельности предприятия.

На ООО «Смена» наблюдается высокая текучесть кадров, которая влечёт за собой ряд проблем: снижается производительность труда, появляются конфликты в коллективе и т.д.

Основной причиной увольнения сотрудников, в большинстве случаев является неудовлетворенность оплатой труда (43,75%). Проблема заключается в том, что оплата труда не соответствует ожиданиям работников и сложности их труда. Из-за этого наблюдается большая текучесть. Также существенными причинами являются недостаток квалификации, образования работников (18,75%), проблемы с адаптацией в коллективе (12,5%) и отсутствие карьерного роста (12,5%).

На предприятии ключевые показатели эффективности KPI при оценке эффективности работы сотрудников не используются. В связи с выявленными проблемами предлагаем разработку и внедрение адаптированной системы KPI при оценке эффективности работы менеджеров предприятия и рассмотрим ее практическое использование на примере менеджера по персоналу.

При построении KPI основной ориентир был сделан на следующие показатели: текучесть кадров – отношение сотрудников, ушедших из организации, к общему числу сотрудников; трудовую и исполнительскую дисциплину (количество нарушений, взысканий, число уволенных в результате этого); аттестацию (количество подлежащих аттестации, прошедших ее); число сотрудников прошедших обучение в отчетный период; состояние и структура кадрового резерва; производительность труда; укомплектованность кадрами (скорость закрытия вакансий, процент не прошедших испытательный срок, затраты на наем одного сотрудника) [18].

Для оценки эффективности деятельности работника были использованы количественные, а не качественные показатели. Объясняется это тем, что оценить качественные показатели намного сложнее и результат оценки далеко не всегда объективен.

Расчет одной группы показателей KPI для менеджера по персоналу представлен в таблице 2.4.

Комплексный KPI (%) = 100% при выполнении плановых значений.

KPI фактический = 0,85+0,75+1,05+1 = 3,65.

Таким образом, из результатов расчетов проведённых в таблице 1 видно, что KPI фактический по четырем показателям составил 3,65. Это значит, что менеджер по персоналу при выполнении за месяц четырех ключевых показателей выполнил их на 3,65 пункта.

Таблица 2.4 – Расчет одной группы показателей KPI для менеджера по персоналу

Измеряемый показатель	Плановое выполнение	Фактическое выполнение	Расхождение	KPI
Количество персонала прошедшего собеседование	20	17	5	17/20= 0,85
Количество отобранного персонала	12	9	5	9/12 = 0,75
Стоимость найма сотрудника	5210	5460	­240	5460/5210 = 1,05
Финансовые потери от некачественного найма	6000	6000	0	6000/6000 = 1

 

Отличительной особенностью системы KPI является то, что расчеты ключевых показателей могут давать разные данные. Это связанно с тем, что при обработке данных разные показатели эффективности имеют разный вес, поэтому очень важно учитывать при расчете все показатели, или как минимум самые важные. Следовательно, если сотрудник выполнил план, например, на 70%, то заработная плата будет начисляться именно за этот процент выполнения плана. Но надо учитывать тот факт, что заработная плата будет состоять из оклада и переменной части на базе KPI.

Для того чтобы детально разобраться в вопросе влияния достижения цели на премию, которую сотрудник получит, необходимо подробно рассмотреть типовую формулу премирования за результаты достижения KPI (без учета подоходного налога) [18]:

 

СД = О + П + K * (К1 * Вес К1 + Кn * Вес Кn),                     (1)

 

где СД – совокупный доход;

О – оклад, базовая заработная плата согласно штатному расписанию;

(К1 * Вес К1 + Кn * Вес Кn) - интегральное выражение и ее итоговое значение информирует о проценте или коэффициенте выполнения целей через KPI;

K – количественный  коэффициент, равен количеству ключевых  показателей;

К1 – поправочный коэффициент, зависящий от степени выполнения сотрудником KPI и рассчитывается на основе шкалы премирования. Равен количеству ключевых показателей;

Вес К1 – это вес, зависящий от степени важности показателя в общем количестве показателей одного ответственного. Сумма весов KPI в формуле расчета составляет 100 %;

П - премирование. Для разных групп сотрудников значение базы варьируется от 25% до 100% от оклада.

Разработанные ключевые показатели эффективности сведем в одну таблицу, где будет показано, какие данные будут браться для расчета заработной платы менеджера по персоналу, работающего на ООО «Смена». Ключевые показатели эффективности работы менеджера по персоналу за один месяц представлены в таблице 2.5.