Ключевые показатели эффективности KPI и их практическое использование

 

1.2 Использование ключевых показателей эффективности KPI для оценки эффективности работы персонала

 

Построение и внедрение такой сложной и многофакторной системы, как KPI происходит в несколько этапов [18, с. 26]:

1) формирование стратегической  карты, где показывается взаимосвязь  глобальных целей компании по  основным направлениям;

2) разработка карты ключевых  бизнеспроцессов, т.е. оптимизируются  бизнеспроцессы компании, дается  описание и разработка ключевых  показателей эффективности;

3) перевод стратегических  целей на уровни подразделений  с описанием, что должен сделать  каждый отдел для достижения  целей компании;

4) аудит положений о  подразделениях и должностных  инструкций;

5) разработка системы материального  стимулирования сотрудников на  основе выделенных показателей  эффективности должностей.

Для формирования системы KPI прежде всего, необходимо убедиться в наличии предпосылок для внедрения такой системы. Примером таковых могут быть [13, с. 257]:

– имеющаяся система оплаты недостаточно стимулирует сотрудников: вероятно, что они могли выработать лучше и эффективнее, но у них для этого нет желания и стимулов;

– перед компанией стоят новые задачи, для решения которых необходимо повысить заинтересованность сотрудников в конечном результате;

– при выполнении функций сотрудники ориентированы только на выполнение текущих операций и стремятся избежать ответственности за достижение стратегических целей.

Шаг первый – необходимо провести диагностику существующей системы управления персоналом, определиться с целями и выяснить ожидания собственников и руководителей компании.

Шаг второй – обязательно выделить это все в отдельный проект, участники должны понимать важность момента.

Шаг третий – проведение стратегических сессий с собственниками, топ-менеджментом, ключевыми специалистами; формализация общей бизнес-стратегии, определение и согласование функциональных стратегий (или политик), формирование дерева целей.

Шаг четвертый – разработка ключевых показателей результативности деятельности. Определяем один – три показателя для оценки результативности выполнения бизнес – процессов.

Шаг пятый – определенные показатели необходимо научиться измерять. Проводится хронометраж, сбор статистической информации, разрабатываются нормативы.

Шестой шаг – внедрение системы KPI [13, с. 257]:

– придание показателям конкретных значений;

– разработка системы оплаты труда с учетом KPI;

– тестовый расчет заработной платы по разработанной системе на базе показателей предыдущих периодов.

– доведение персоналу целей, показателей и самой системы.

Седьмой шаг – корректировка показателей и их значений.

Внедрение системы KPI на предприятии проходит несколько этапов. Порядок этапов является определяющей, и ее изменение отрицательно отражается на работоспособности системы (таблица 1.1) [14, с. 119].

 

Таблица 1.1 – Основные этапы внедрения системы KPI на предприятии

Этап	Характеристика этапа
1 Формирование  стратегии	Установление приоритетов стратегических инициатив (целей и задач) и координация между подразделениями.
2 Определение  важнейших факторов успеха	Определение параметров хозяйственных и экономических аспектов деятельности компании
3 Определение  ключевых показателей эффективности	Отбор мероприятий по реализации стратегии. Централизация только на самых важных показателях, отсекаются все второстепенные, уменьшается их количество до «ключевых». Общие показатели детализируются на персональные и более мелкие.

 

Очень важно, чтобы показатели эффективности для сотрудников были представлены в понятной форме и были легки в измерении.

Залог успеха заключается в простоте и понятности. От этих двух факторов зависит эффективность работы всех сотрудников. Так же сотрудники должны хорошо понимать, почему именно эти показатели внедряются, какими инструментами они могут влиять на них, наблюдать и учитывать их во временном периоде.

Если при разработке ключевых показателей, кажется, что ничего упустить нельзя, то следует расставить приоритеты (таблица 1.2) [14, с. 119].

 

Таблица 1.2 - Пример показателей, входящих в систему KPI

Ключевые показатели эффективности	Характеристика показателя
1 Количество  работы	норма выработки, доля сверхнормативной выработки, дополнительные поручения
2 Качество  работы	соответствие технологии, безошибочность, отсутствие жалоб клиентов, брака
3 Срок  выполнения работы	соответствие поставленному сроку, досрочное выполнение, превышение сроков

 

В заключении хотелось бы отметить, что для успешного ведения бизнеса недостаточно интуиции. Сегодня предприниматели понимают, что стратегическое планирование и разработка тактических методов достижения цели – это основа, как конкретным коммерческим проектам, так и самим организациям [5].

Таким образом, при успешном внедрении у системы мотивации на базе ключевых показателей эффективности есть ряд преимуществ:

– размер бонуса сотрудника напрямую зависит от выполнения его персональных KPI;

– за каждым закреплена ответственность за определенный участок работы;

– сотрудник видит свой вклад в достижении общей цели компании;

– с помощью данной системы можно стимулировать сотрудников с «различными видами» потребностей, применяя материальные и нематериальные стимулы.

– эффект от внедрения системы может быть измерен и посчитан, в том числе, в финансовых показателях;

Но, не смотря на большое количество преимуществ, существуют недостатки [13, с. 258]:

– из-за слишком большого количества KPI в общем бонусе доля каждого из них мала;

– слишком большой вес одного из показателей ведет к сбоям в работе;

– реально недостижимые KPI демотивируют работу сотрудников.

Как показывает опыт компаний, к введению системы KPI сотрудники всегда относятся негативно – в 100 % случаев, независимо от пола, возраста, страны проживания и направления деятельности компании. Связано это, прежде всего, с недостатком информации о том, что представляют собой эти самые «ключевые показатели эффективности». Поэтому одна из основных задач при внедрении KPI – просветительская работа. Если KPI формировать и внедрять правильно, она действительно может заметно стимулировать профессиональную деятельность сотрудников и, как следствие, работу компании в целом.

Система KPI - один из способов построения системы управления персоналом и стратегического управления компанией. Так же система хороша тем, что и сотрудники могут извлекать много пользы для себя. Система KPI позволяет сотруднику не только знать, по каким критериям его оценивают, за что платят, но и может планировать свой доход. Мотивацией к дальнейшему результативному труду является поощрение успешных сотрудников карьерным или статусным ростом либо материальным вознаграждением.

 

 

2 Практическое использование ключевых показателей эффективности KPI при оценке эффективности работы менеджеров на ООО «Смена»

 

2.1 Общая характеристика предприятия

 

Общество с ограниченной ответственностью «Смена» зарегистрировано ИФНС Железнодорожного района г. Красноярска в 2002 году в соответствии с Гражданским Кодексом Российской Федерации, и Федеральным законом «Об обществах с ограниченной ответственностью».

Юридический и фактический адрес: 660075, г. Красноярск, Красной гвардии, 21.

Организационно-правовая форма предприятия: общество с ограниченной ответственностью, это организационно правовая форма, под которой понимается объединение граждан и (или) юридических лиц для совместной хозяйственной деятельности, имеющее уставный фонд, разделенный на доли, размер которых определяется учредительными документами, и несущее ответственность по обязательствам только в пределах своего имущества. Участники ООО несут ответственность в пределах своих вкладов.

ООО «Смена» является юридическим лицом, имеет самостоятельный баланс, расчетный счет в банке, круглую печать со своим наименованием, штамп, бланки, фирменное наименование и отвечает по своим обязательствам всем принадлежащим ему имуществом, от своего имени приобретает имущественные и личные неимущественные права и несет обязанности, выступает истцом и ответчиком в суде и арбитражном суде в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации.

Предприятие создано в целях удовлетворения общественных потребностей в результатах его деятельности и получения прибыли.

Уставный капитал общества составляет 7120 тысяч рублей, вкладом Участников общества являются имущество и денежные средства.

Общество ликвидируется: по решению собрания учредителей; по решению суда, в случае неплатежеспособности или нарушения обществом действующего законодательства.

Ликвидация и реорганизация общества осуществляется в порядке предусмотренном действующим законодательством. Имеющиеся у общества средства, в том числе от распродажи имущества, после расчетов по оплате труда, выполнения обязательств перед кредиторами и бюджетом, остаются у учредителей. Разделение осуществляется путем создания на основе одного общества новых самостоятельных юридических лиц, с разделением балансов и капиталов.

Допускается выделение из общества подразделений и образование нового юридического лица со своим балансом и капиталом. Общество продолжает существовать с соответствующими изменениями в активах и пассивах.

Организационная структура – это целостная система, специально разработанная таким образом, чтобы работники могли наиболее эффективно добиваться поставленных перед ними целей. Разработка конкретной организационной структуры предполагает создание сети, по которой проходят управленческие решения, осуществляется информационная связь различных уровней управления и контроль за выполнением решений. Организационная структура ООО «Смена» представлена на рисунке 2.1.

ООО «Смена» имеет линейно-функциональную организационную структуру, при которой четко выражено разделение труда.

Предприятие возглавляет директор, который действует от имени предприятия без доверенности, добросовестно и разумно представляет его интересы на территории Российской Федерации и за ее пределами.

Компетенция заместителей руководителя предприятия устанавливается директором предприятия. Заместители руководителя действуют от имени предприятия, представляют его в государственных органах, в организациях Российской Федерации и иностранных государств, совершают сделки и иные юридические действия в пределах полномочий, предусмотренных в доверенностях, выдаваемых руководителем предприятия.

Коммерческий директор осуществляет функции организации и контроля работы компании в целом. Ведет работу по сбору информации о рынке, конкурентах, ценах, конъюнктуре рынка, заключает договора на поставку продукции, следит за соблюдением договорных условий, осуществляет работу с банком.  Выполняет функции директора в его отсутствие по доверенности. В его подчинении находятся руководители отдела закупок, качества, заведующий складом.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Рисунок 2.1 – Организационная структура ООО «Смена»

 

Главный бухгалтер осуществляет контроль за правильным расходованием денежных средств и материальных ценностей, обеспечение рациональной системы документооборота, применение прогрессивных форм и методов ведения бухгалтерского учета на базе современной вычислительной техники. Имеет право требовать от всех подразделений предприятия правильного оформления финансово-хозяйственных операций и их своевременного учета, проверять соблюдение установленного порядка приемки, хранения и расходования денежных средств, товарно-материальных ценностей. Несет ответственность за правильное ведение бухгалтерского учета и достоверность в отчетности. Деятельность отдела продаж курирует непосредственно директор, так как считает, что сбыт продукции – это приоритетное направление в работе предприятия.

Отдел кадров занимается приемом и увольнением работников, мероприятиями по адаптации и обучению работников, повышению квалификации и стимулированию труда.

Отдел закупок выполняет работу по обеспечению предприятия необходимым товарным запасом для бесперебойной и эффективной работы предприятия. Подчиняется коммерческому директору.

Заведующий складом занимается организацией работы склада. В его подчинении находятся кладовщики и весь персонал склада. Все работники склада - материально ответственные лица. Действует договор о коллективной материальной ответственности.

Найм работников осуществляется на основе трудового договора (контракта). Срок действия контракта определяется соглашением сторон, исходя из потребностей предприятия, уровня квалификации нанимаемого работника и других факторов.

Предприятие самостоятельно разрабатывает формы, системы и размер оплаты труда работников. Все работники подлежат обязательному социальному и медицинскому страхованию. Численность персонала составляет 60 человек.

 

2.2 Практическое использование ключевых показателей эффективности KPI при оценке эффективности работы менеджеров предприятия

 

Руководство службой управления персоналом осуществляет директор ООО «Смена». Служба управления персоналом состоит из отдела кадров. Работа отдела кадров проводится на основе действующего трудового законодательства, других нормативных актов, коллективного трудового договора, приказов и распоряжений директора, правил внутреннего распорядка и Положения об отделе кадров ООО «Смена».