Автоматизированные информационные технологии в офисе

Использование аудиоконференций облегчает принятие решений, оно  дешево и удобно. Эффективность аудиоконференций повышается при выполнении следующих условий:

- работник, организующий аудиоконференцию, должен предварительно обеспечить возможность участия в ней всех заинтересованных лиц;

- количество участников конференции не должно быть слишком большим (не более шести), чтобы удержать дискуссию в рамках обсуждаемой проблемы;

- программа конференции должна быть сообщена ее участникам заблаговременно, например, с использованием факсимильной связи;

- перед тем как начать говорить, каждый участник должен представляться;

- должны быть организованы записк конференции и ее хранение;

- запись конференции должна быть распечатана и отправлена всем ее участникам.

Видеоконференции. Они предназначены для тех же целей, что и аудиоконференций, но с применением видеоаппаратуры. Их проведение также не требует компьютера. В процессе видеоконференции ее участники, удаленные друг от друга на значительное расстояние, могут видеть на телевизионном экране себя и других участников. Одновременно с телевизионным изображением передается звуковое сопровождение.

Хотя видеоконференции позволяют  сократить транспортные и командировочные расходы, большинство фирм применяет их не только по этой причине. Эти фирмы видят в них возможность привлечь к решению проблем максимальное количество менеджеров и других работников, территориально удаленных от главного офиса.

Наиболее популярны три  конфигурации построения видеоконференций:

- односторонняя видео- и аудиосвязь. Здесь видео- и аудиосигналы идут только в одном направлении, например от руководителя проекта к исполнителям;

- односторонняя видео- и двухсторонняя аудиосвязь. Двухсторонняя аудиосвязь дает возможность участникам конференции, принимающим видеоизображение, обмениваться аудиоинформацией с передающим видеосигнал участником;

- двухсторонняя видео- и аудиосвязь. В этой наиболее дорогой конфигурации используется двухсторонняя видео- и аудиосвязь между всеми участниками конференции, обычно имеющими один и тот же статус.

Факсимильная  связь. Эта связь основана на использовании факс-аппарата, способного читать документ на одном конце коммуникационного канала и воспроизводить его изображение на другом.

Факсимильная  связь вносит свой вклад в принятие решений за счет быстрой и легкой рассылки документов участникам группы, решающей определенную проблему, независимо от их географического положения.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

1.3 Виды обеспечения информационных технологий

Структура видов обеспечения  информационных технологий представлена в схеме 1:

Схема 1. Виды обеспечения информационных технологий

Математическое обеспечение состоит из алгоритмического и программного.

Алгоритмическое обеспечение - это совокупность математических методов, моделей и алгоритмов, используемых в системе для решения задач и обработки информации.

Программное обеспечение (ПО) подразделяется на системное и прикладное ПО. Системное ПО - это машинно-ориентированное ПО. Оно реализовано в виде операционной системы, сетевого ПО, сервисных программ и систем программирования. Прикладное ПО является проблемно-ориентированным и реализуются в виде комплексов программ решения конкретных задач.

Информационное обеспечение - это совокупность средств и методов построения информационной базы. Оно определяет способы и формы хранения и отображения информации в организации в виде данных, документов, графиков и сигналов.

Аппаратное обеспечение информационных систем состоит из средств: получения, преобразования, передачи и отображения информации, вычислительной техники, локального управления и регулирования.

Организационное и методическое обеспечение - это совокупность средств и методов организации производства и управления им в условиях внедрения информационной системы. Оно включает в себя методики проведения работ, требования к оформлению документов, должностные инструкции и т.д.

 

 

Глава 2. Автоматизированные информационные технологии в офисе

Любой офис имеет следующую  структуру представленную: секретарем (осуществляет делопроизводство), бухгалтерией, аналитическим отделом и производством (если таковое имеется). На каждом из подразделений ведутся сложные  работы, которые, в настоящее время, облегчаются введением автоматизированных информационных технологий.

Программное обеспечение  секретаря и аналитика, как правило, в каждом офисе одинаково, и представлено пакетом стандартных программ компании Microsoft Office.

Напротив, программы работы производственных рабочих и сотрудников  бухгалтерии отличаются разнообразием  и могут быть индивидуально разработанными для конкретного офиса.

Рассмотрим каждые из них.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

2.1 Microsoft Office ХР

Microsoft Office ХР – пакет программ, предназначенных для выполнения различных функций по работе с документами. В отличие от других, программ, выполняющих аналогичные функции, программы, входящие в Microsoft Office, отличаются широкой интеграцией между собой, что обеспечивает эффективную работу с документами, включающими различные по типу части (например, документ Word может содержать таблицу Excel и часть базы данных Access).

В Microsoft Office входит:

• Word 2002 – мощная программа для работы с текстовыми документами.
• Excel 2002 – программа, предоставляющая широкие функции для работы с электронными таблицами.
• Access 2002 – сильнейшее средство для работы с базами данных.
• PowerPoint 2002 - позволяет легко и быстро создать качественные, красиво оформленные электронные презентации (в виде набора слайдов).
• Binder – программа для объединения разных документов Office в одно целое.
• Outlook 2002 - представляет собой почтового клиента и электронную версию органайзера, причем Outlook может автоматически отвечать на различные приглашения, исходя из вашей занятости в тот или иной момент времени.
• Photo Editor – приложение Office, обрабатывающее растровые изображения.
• Различные вспомогательные программы, работающие вместе с основными приложениями Office: Graph (программа для построения диаграмм и графиков), Equation (программа для вставки в документ математических и других видов формул) и множество других полезных программ.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

2.2 Word

Microsoft Word — мощная программа обработки текстовых документов, имеющая сотни функций, и являющаяся одной из ведущих систем обработки текстовых документов. Word был первым текстовым процессором, совмещавшим себе широкий спектр мощнейших средств редактирования, форматирования и публикации документов с интерфейсом, который новичок мог освоить за считанные минуты. За последние 20 лет Word приобрел новый интерфейс, новые средства автоматизации, новые функции, помогающие пользователю создавать любые документы быстро и просто.

Любой текстовый  процессор позволяет хранить  текстовую информацию в документе  и распечатывать ее на бумаге, однако Word может делать гораздо больше этого. На протяжении последних лет компьютерные сети и мощность вычислительных систем постоянно росли; определение понятия «документ» расширялось, и совершенствовался вместе с ним. В настоящее Время Word представляет собой полнофункциональную программу редактирования текстовой и графической информации, создания Web-страниц и обработки документов.

При помощи Word можно создавать практически любые документы и публиковать в электронном виде или в виде печатных копий. Основные возможности Word можно разделить на несколько категорий:

• Редактирование текста