Автоматизированные информационные технологии в офисе

Министерство сельского хозяйства Российской Федерации 
 
Вятская государственная сельскохозяйственная академия 
 
Экономический факультет 
 
Кафедра экономической кибернетики 
 
 
КУРСОВАЯ РАБОТА 
 
по дисциплине  
 
«Информационные системы в экономике» 
 
«Автоматизированные информационные технологии в офисе» 
 
 
Выполнил: Агалаков Е.В. 
 
Специальность: «Финансы и кредит» 
 
Группа: Ф-530 
 
Форма обучения: заочное ускоренное 
 
Год приема: 2002 
 
Регистрационный номер в деканате _____ 
 
 
Проверила: ПлотниковаС.Н. 
 
 
Киров 2005 
 
 
Содержание 
 
Введение 3 
 
1.Виды автоматизированных информационных технологий и виды их обеспечения 4 
 
1.1 Виды автоматизированных информационных технологий 4 
 
1.1.1 Информационная технология обработки данных 4 
 
1.1.2 Информационная технология управления 6 
 
1.1.3 Автоматизация офиса 8 
 
1.1.4 Информационная технология поддержки принятия решений 9 
 
1.1.5 Информационная технология экспертных систем 10 
 
1.2 Виды обеспечения информационных технологий 13 
 
2. Автоматизированные информационные технологии в офисе 15 
 
2.1 Microsoft Office ХР 15 
 
2.1.1 Word 16 
 
2.1.2 Excel 27 
 
2.1.3 Другие программы 32 
 
2.2 Бухгалтерские программы 35 
 
2.2.1 1C: Бухгалтерия 35 
 
2.2.2 Aubi 36 
 
2.2.3 Парус-бухгалтерия 37 
 
2.2.4 Инфин – Бухгалтерия 37 
 
2.3 Другие полезные программы для офиса: автоматизация заданий 38 
 
3. Автоматизированные информационные технологии на ООО кафе «Славянка» 44 
 
3.1 Характеристика предприятия 44 
 
3.2 Основные возможности программного комплекса ABACUS Professional 45 
 
Заключение 49 
 
Список литературы 50 
 
Введение 
 
Для принятия эффективных управленческих решений в условиях динамичного развития рыночной экономики предприятию требуется целесообразная система информационного обеспечения, объективно отражающая сложившуюся экономическую ситуацию. Выбранная мной тема является наиболее актуальной на сегодняшний день, так как хорошее информационное обеспечение это не только залог успеха и конкурентоспособности фирмы, но и порой выступает как средство выживания в условиях жесткой конкуренции. 
 
Информационные технологии управления – это связь информации с системами управления предприятием и управленческим процессом в целом. Оно может рассматриваться не только в целом, охватывая все функции управления, но и по отдельным функциональным управленческим работам, например прогнозированию и планированию, учету и анализу.  
 
В современных условиях важной областью стало информационное обеспечение, которое состоит в сборе и переработке информации, необходимой для принятия обоснованных управленческих решений. Передача информации о положении и деятельности фирмы на высший уровень управления и взаимный обмен информацией между всеми взаимосвязанными подразделениями фирмы осуществляются на базе современной электронно-вычислительной техники и других технических средств связи. 
 
Цель данной работы - исследование информационных технологий офиса, так как это основа эффективного управления предприятием.  
 
Объектом исследования является ООО кафе «Славянка».  
 
 
1.Виды автоматизированных информационных технологий и виды их обеспечения 
 
Существуют следующие виды информационных технологий:

•  
  Информационная технология обработки данных
•  
  Информационная технология управления
•  
  Автоматизация офиса
•  
  Информационная технология поддержки принятия решений
•  
  Информационная технология экспертных систем

 
Каждый из них имеет свой вид обеспечения. Рассмотрим их подробнее. 
 
 
^ 1.1 Виды автоматизированных информационных технологий 
 
1.1.1 Информационная технология обработки данных 
 
Информационная технология обработки данных предназначена для решения хорошо структурированных задач, по которым имеются необходимые входные данные и известны алгоритмы и другие стандартные процедуры их обработки. Эта технология применяется на уровне операционной (исполнительской) деятельности (рис.1) персонала невысокой квалификации в целях автоматизации некоторых рутинных постоянно повторяющихся операций управленческого труда. Поэтому внедрение информационных технологий и систем на этом уровне существенно повышает производительность труда персонала, освобождает его от рутинных операций, возможно, даже приводит к необходимости сокращения численности работников. 
 
На уровне операционной деятельности решаются следующие задачи:

•  
  обработка данных об операциях, производимых фирмой;
•  
  создание периодических контрольных отчетов о состоянии дел в фирме;
•  
  получение ответов на всевозможные текущие запросы и оформление их в виде бумажных документов или отчетов.

 
 
 
Рис.1 Квалификация персонала по уровням управления 
 
 
Существует несколько особенностей, связанных с обработкой (рис. 2) данных, отличающих данную технологию от всех прочих:

•  
  выполнение необходимых фирме задач по обработке данных. Каждой фирме законом предписано иметь и хранить данные о своей деятельности, которые можно использовать как средство обеспечения и поддержания контроля на фирме. Поэтому в любой фирме обязательно должна быть информационная система обработки данных и разработана соответствующая информационная технология;
•  
  решение только хорошо структурированных задач, для которых можно разработать алгоритм;
•  
  выполнение стандартных процедур обработки. Существующие стандарты определяют типовые процедуры обработки данных и предписывают их соблюдение организациями всех видов;
•  
  выполнение основного объема работ в автоматическом режиме с минимальным участием человека;
•  
  использование детализированных данных. Записи о деятельности фирмы имеют детальный (подробный) характер, допускающий проведение ревизий. В процессе ревизии деятельность фирмы проверяется хронологически от начала периода к его концу и от конца к началу;

 
 
 
Рис. 2 Основные компоненты информационной технологии обработки данных 
 
 
^ 1.1.2 Информационная технология управления 
 
Целью информационной технологии управления является удовлетворение информационных потребностей всех без исключения сотрудников фирмы, имеющих дело с принятием решений. Она может быть полезна на любом уровне управления. 
 
Эта технология ориентирована на работу в среде информационной системы управления и используется при худшей структурированности решаемых задач, если их сравнивать с задачами, решаемыми с помощью информационной технологии обработки данных. 
 
Информационные системы управления идеально подходят для удовлетворения сходных информационных потребностей работников различных функциональных подсистем (подразделений) или уровней управления фирмой. Поставляемая ими информация содержит сведения о прошлом, настоящем и вероятном будущем фирмы. Эта информация имеет вид регулярных или специальных управленческих отчетов (рис. 3). 
 
Для принятия решений на уровне управленческого контроля информация должна быть представлена в агрегированном виде так, чтобы просматривались тенденции изменения данных, причины возникших отклонений и возможные решения.  
 
На этом этапе решаются следующие задачи обработки данных:

•  
  оценка планируемого состояния объекта управления;
•  
  оценка отклонений от планируемого состояния;
•  
  выявление причин отклонений;
•  
  анализ возможных решений и действий.

 
Информационная технология управления направлена на создание различных видов отчетов:

•  
  Регулярные отчеты создаются в соответствии с установленным графиком, определяющим время их создания, например месячный анализ продаж компании.
•  
  Специальные отчеты создаются по запросам управленцев или когда в компании произошло что-то незапланированное.

 
И те, и другие виды отчетов могут иметь форму суммирующих, сравнительных и чрезвычайных отчетов:

•  
  В суммирующих отчетах данные объединены в отдельные группы, отсортированы и представлены в виде промежуточных и окончательных итогов по отдельным полям.
•  
  Сравнительные отчеты содержат данные, полученные из различных источников или классифицированные по различным признакам и используемые для целей сравнения.
•  
  Чрезвычайные отчеты содержат данные исключительного (чрезвычайного) характера.

 
 
 
Рис. 3 Основные компоненты информационной технологии управления  
 
^ 1.1.3 Автоматизация офиса 
 
Исторически автоматизация офиса началась на производстве и затем распространилась на офис, имея вначале целью лишь автоматизацию рутинной секретарской работы. По мере развития средств коммуникаций автоматизация офисных технологий заинтересовала специалистов и управленцев, которые увидели в ней возможность повысить производительность своего труда. 
 
Автоматизация офиса призвана не заменить существующую традиционную систему коммуникации персонала (с ее совещаниями, телефонными звонками и приказами), а лишь дополнить ее (рис. 4). Используясь совместно, обе эти системы обеспечат рациональную автоматизацию управленческого труда и наилучшее обеспечение управленцев информацией. 
 
Информационная технология автоматизированного офиса — организация и поддержка коммуникационных процессов как внутри организации, так и с внешней средой на базе компьютерных сетей и других современных средств передачи и работы с информацией. 
 
 
 
Рис. 4 Основные компоненты автоматизации офиса

4.  
   ^ Информационная технология поддержки принятия решений

 
Системы поддержки принятия решений и соответствующая им информационная технология появились усилиями в основном американских ученых в конце 70-х — начале 80-х гг., чему способствовали широкое распространение персональных компьютеров, стандартных пакетов прикладных программ, а также успехи в создании систем искусственного интеллекта. 
 
Главной особенностью информационной технологии поддержки принятия решений является качественно новый метод организации взаимодействия человека и компьютера. Выработка решения, что является основной целью этой технологии, происходит в результате итерационного процесса (рис. 5), в котором участвуют:

•  
  система поддержки принятия решений в роли вычислительного звена и объекта управления;
•  
  человек как управляющее звено, задающее входные данные и оценивающее полученный результат вычислений на компьютере.

 
 
 
Рис. 5 Информационная технология поддержки принятия решений как итерационный процесс 
 
 
Особенности информационной технологии поддержки принятия решений состоят в следующем

•  
  ориентация на решение плохо структурированных (формализованных) задач;
•  
  сочетание традиционных методов доступа и обработки компьютерных данных с возможностями математических моделей и методами решения задач на их основе;
•  
  направленность на непрофессионального пользователя компьютера;
•  
  высокая адаптивность, обеспечивающая возможность приспосабливаться к особенностям имеющегося технического и программного обеспечения, а также требованиям пользователя.

 
В состав системы поддержки принятия решений входят три главных компонента: база данных, база моделей и программная подсистема, которая состоит из системы управления базой данных (СУБД), системы управления базой моделей (СУБМ) и системы управления интерфейсом между пользователем и компьютером (рис.6). 
 
 
 
Рис. 6 Основные компоненты информационной технологии поддержки 
 
принятия решений 
 
 
^ 1.1.5 Информационная технология экспертных систем 
 
Наибольший прогресс среди компьютерных информационных систем отмечен в области разработки экспертных систем, основанных на использовании искусственного интеллекта. Экспертные системы дают возможность менеджеру или специалисту получать консультации экспертов по любым проблемам, о которых этими системами накоплены знания. 
 
Под искусственным интеллектом обычно понимают способности компьютерных систем к таким действиям, которые назывались бы интеллектуальными, если бы исходили от человека. Чаще всего здесь имеются в виду способности, связанные с человеческим мышлением. Работы в области искусственного интеллекта не ограничиваются экспертными системами. Они также включают в себя создание роботов, систем, моделирующих нервную систему человека, его слух, зрение, обоняние, способность к обучению. 
 
Решение специальных задач требует специальных знаний. Однако не каждая компания может себе позволить держать в своем штате экспертов по всем связанным с ее работой проблемам или даже приглашать их каждый раз, когда проблема возникла. Главная идея использования технологии экспертных систем заключается в том, чтобы получить от эксперта его знания и, загрузив их в память компьютера, использовать всякий раз, когда в этом возникнет необходимость. Являясь одним из основных приложений искусственного интеллекта, экспертные системы представляют собой компьютерные программы, трансформирующие опыт экспертов в какой-либо области знаний в форму эвристических правил (эвристик). Эвристики не гарантируют получения оптимального результата с такой же уверенностью, как обычные алгоритмы, используемые для решения задач в рамках технологии поддержки принятия решений. Однако часто они дают в достаточной степени приемлемые решения для их практического использования. Все это делает возможным использовать технологию экспертных систем в качестве советующих систем. 
 
Сходство информационных технологий, используемых в экспертных системах и системах поддержки принятия решений, состоит в том, что обе они обеспечивают высокий; уровень поддержки принятия решений. Однако имеются три существенных различия.  
 
Первое связано с тем, что решение проблемы в рамках систем поддержки принятия решений не отражает уровень ее понимания пользователем и его возможности получить и осмыслить решение. Технология экспертных систем, наоборот, предлагает пользователю принять решение, превосходящее его возможности.  
 
Второе отличие указанных технологий выражается в способности экспертных систем пояснять свои рассуждения в процессе получения решения. Очень часто эти пояснения оказываются более важными для пользователя, чем само решение.  
 
Третье отличие связано с использованием нового компонента информационной технологии — знаний. 
 
Основными компонентами информационной технологии, используемой в экспертной системе, являются (рис. 7): интерфейс пользователя, база знаний, интерпретатор, модуль создания системы. 
 
Интерфейс пользователя. Менеджер (специалист) использует интерфейс для ввода информации и команд в экспертную систему и получения выходной информации из нее. Команды включают в себя параметры, направляющие процесс обработки знаний. Информация обычно выдается в форме значений, присваиваемых определенным переменным. 
 
База знаний. Она содержит факты, описывающие проблемную область, а также логическую взаимосвязь этих фактов. Центральное место в базе знаний принадлежит правилам. Правило определяет, что следует делать в данной конкретной ситуации, и состоит из двух частей: условия, которое может выполняться или нет, и действия, которое следует произвести, если условие выполняется. 
 
Интерпретатор. Это часть экспертной системы, производящая в определенном порядке обработку знаний (мышление), находящихся в базе знаний. Технология работы интерпретатора сводится к последовательному рассмотрению совокупности правил (правило за правилом). Если условие, содержащееся в правиле, соблюдается, выполняется определенное действие, и пользователю предоставляется вариант решения его проблемы. 
 
Оболочка экспертных систем представляет собой готовую программную среду, которая может быть приспособлена к решению определенной проблемы путем создания соответствующей базы знаний.  
 
 
 
Рис. 7 Основные компоненты информационной технологии экспертных систем 
 
 
^ 1.2 Виды обеспечения информационных технологий 
 
Структура видов обеспечения информационных технологий представлена в схеме 1. 
 
 
 
Схема 1 Виды обеспечения информационных технологий 
 
 
Математическое обеспечение состоит из алгоритмического и программного.  
 
Алгоритмическое обеспечение - это совокупность математических методов, моделей и алгоритмов, используемых в системе для решения задач и обработки информации. 
 
Программное обеспечение (ПО) подразделяется на системное и прикладное ПО. Системное ПО - это машинно-ориентированное ПО. Оно реализовано в виде операционной системы, сетевого ПО, сервисных программ и систем программирования. Прикладное ПО является проблемно-ориентированным и реализуются в виде комплексов программ решения конкретных задач. 
 
Информационное обеспечение - это совокупность средств и методов построения информационной базы. Оно определяет способы и формы хранения и отображения информации в организации в виде данных, документов, графиков и сигналов. 
 
Аппаратное обеспечение информационных систем состоит из средств: получения, преобразования, передачи и отображения информации, вычислительной техники, локального управления и регулирования. 
 
Организационное и методическое обеспечение - это совокупность средств и методов организации производства и управления им в условиях внедрения информационной системы. Оно включает в себя методики проведения работ, требования к оформлению документов, должностные инструкции и т.д.  
 
^ 2. Автоматизированные информационные технологии в офисе 
 
Любой офис имеет следующую структуру представленную: секретарем (осуществляет делопроизводство), бухгалтерией, аналитическим отделом и производством (если таковое имеется). На каждом из подразделений ведутся сложные работы, которые, в настоящее время, облегчаются введением автоматизированных информационных технологий. 
 
Программное обеспечение секретаря и аналитика, как правило, в каждом офисе одинаково, и представлено пакетом стандартных программ компании Microsoft Office. 
 
Напротив, программы работы производственных рабочих и сотрудников бухгалтерии отличаются разнообразием и могут быть индивидуально разработанными для конкретного офиса. 
 
Рассмотрим каждые из них. 
 
 
^ 2.1 Microsoft Office ХР 
 
Microsoft Office ХР – пакет программ, предназначенных для выполнения различных функций по работе с документами. В отличие от других, программ, выполняющих аналогичные функции, программы, входящие в Microsoft Office, отличаются широкой интеграцией между собой, что обеспечивает эффективную работу с документами, включающими различные по типу части (например, документ Word может содержать таблицу Excel и часть базы данных Access). 
 
В Microsoft Office входит: