Автоматизированные информационные технологии в офисе

Кроме того, в данной программе предусмотрена возможность настройки всех технологических параметров в число которых входят системы профилей, стеклопакеты, варианты покраски, дополнительные комплектации, фурнитура. В случае использования нестандартных конструкций отпадает необходимость в точных расчетах на основе технологических карт и тщательных чертежах, так как компьютер сам рассчитает количество необходимого для производства такой конструкции материала, если бухгалтер введет основные параметры: высота, длина, свойства изделия и т.п.

Введение данной программы также позволило сократить одно рабочее место в бухгалтерии, так как в настоящий момент один бухгалтер занят непосредственно учетом затрат и составлением калькуляции себестоимости продукции производства ООО ПКФ «ДзПК». Это позволило сократить штат бухгалтерии, а, значит, и уменьшить расходы, связанные с оплатой труда сотрудника. Кроме того, данная программа позволила применять позаказный метод калькулирования себестоимости. Достоинством данного метода является то, что нет необходимости распределять затраты между законченной продукцией и незавершенным производством. Кроме того, позаказный метод учета и исчисления себестоимости продукции по сравнению с другими позволяет: более точно определить затраты на конкретный заказ и, соответственно, его цену; оценить эффективность отдельных заказов, выявить наиболее прибыльные заказы как в целом, так и по отдельным операциям в аналогичных заказах; сформировать базу для планирования производственных затрат и отпускных цен по будущим заказам (хотя и у этого метода существуют свои недостатки).

СуперОкна 2006 построена на основе клиент-серверной технологии. Это означает, что множество компьютеров, объединенных в локальную сеть, работают совместно и результаты работы одного пользователя сразу становятся доступны всем остальным пользователям. Таким  образом согласование, например, работы менеджеров, принимающих заказы от клиентов, технологов, занимающихся производством  изделий и бухгалтера, составляющего  калькуляцию затрат, не представляет проблемы.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

3.2 Основные возможности  программного обеспечения Мегаплан.

Для ведения бухгалтерского и организации управленческого учета на предприятии ООО ПКФ «Дзержинский завод Пластиковых Конструкций» используется программа «Мегаплан».

Мегаплан (продукт) — это отечественная система управления бизнесом, которая позволяет устанавливать задачи и поручения, следить за их выполнением, хранить базу данных сотрудников компании, вести историю клиентов и т.д. Разработчики - одноименная компания Мегаплан.

Является полноценным Groupware продуктом. Само ПО может быть установлено  как на личный сервер компании в  интранет, так и арендовано на серверах поставщика решения «Мегаплан» (SaaS). На сегодняшний день это один из немногих российских программных продуктов, успешно распространяющихся как SaaS сервис.

Мегаплан — это специально разработанная система управления бизнесом. Данная система вполне понятна  для любого пользователя, начиная  от рядового служащего бухгалтерии  и заканчивая директором. Она понятна  и доступна каждому, она не требует  дополнительного освоения новых  программ.

Программный продукт универсален, поскольку подходит для любого бизнеса, опираясь на схожую структуру предприятий. Он помогает осуществить автоматизацию  бизнеса, открывая и внедряя новые  направления.

Подобная CRM система по стоимости подходит как предприятиям среднего бизнеса, так и малого. Она позволит сделать правильные расчеты, чтобы снизить издержки, увеличить прибыль. С Мегапланом электронные таблицы станут вчерашним днем в управлении бизнесом. Подключенная к нему бухгалтерия работает слаженно, ни один счет не потеряется, всегда можно безошибочно определить, какие счета уже оплачены, какие нет.

В распределении средств  компании Мегаплан тоже достаточно эффективен. Он позволит определить, какое количество сотрудников необходимо, например, в отделе маркетинга, таким образом  работа отделов компании становится прозрачной.

Ключевая особенность  «Мегаплана» в его SaaS-редакции заключается  в интерфейсе программы, который  создан с учетом высоких требований к удобству пользования и эргономике рабочего пространства. Для этого архитекторы использовали современные веб-технологии AJAX – все функциональные блоки на страницах могут обновляться целиком без перезагрузки, снижая нагрузку на сервер и уровень потребляемого трафика. Интерфейс сервиса совместим со всеми современными веб-браузерами, что означает, что компания не будет зависеть от какой-либо специфичной и устаревшей версии ПО.

Продукты Мегаплана.

Мегаплан предоставляет  пользователям на основе своей платформы 4 базовых продукта. Два первых продукта направлены на организацию совместной деятельности в компании.

1. Таск-менеджер (ПО для  организации и управления проектами)

Таск-менеджер доступен в  полной и облегченной версиях. Функциональность данного приложения позволяет создавать  неограниченное количество задач, делегируя  их конкретным сотрудникам в компании, и контролировать процесс их выполнения. В полной версии есть возможность  введения системы поощрений и  наказаний за работу. Все задачи формируют базу календаря-ежедневника, который может быть как персональным (с отображением соответствующей  информации), так и общекорпоративным. Отдельный модуль управления персоналом выстраивает статистику потраченного времени на завершение задачи по каждому  сотруднику и высчитывает процент от всей его нагрузки. С августа 2011 года доступна бесплатная версия приложения, ограниченная 7 сотрудниками или 3 лицензиями.

2. Совместная работа (ПО  для организации совместной работы)

В «Совместной работе»  к модулям «Таск менеджера» прибавляется возможность обсуждения корпоративных  новостей во внутреннем форуме, а также  создания хранилища документов. Приложение позволяет вести учет всех сотрудников  – их контактной информации, степени  занятости (отпуска, больничные, активные проекты) и т.п. Совместная работа также  позволяет организовать обсуждение деталей проекта как в традиционном виде (текст и изображения), так  и в современном (граффити).

Одно решение создано  для управлениями продажами и  организации работы с клиентами.

3. CRM (система управления  взаимоотношениями с клиентами)

Данная система позволяет  управлять процессом продаж с  возможностью настройки большинства  параметров (справочника продаваемых  товаров и услуг, сотрудников-менеджеров, контрагентов и структур процесса продажи  и оплаты товара). CRM отслеживает  любые изменения в базе данных (цена, количество, сроки поступления  и так далее), позволяет организовать процесс выставления счета по шаблону (генерируется в PDF или MS Excel) как  внутри «Мегаплана», так и в сторонней  учетной программе. В CRM-системе реализована  гибкая система отчетности – все  сделки можно сортировать по приоритету (автоопределение самых важных сделок), названию, предложению, сумме и клиенту, а также статусу (например, завершенные и незавершенные). В CRM от «Мегаплан» есть и удобный аналитический инструмент «воронка продаж», показывающий результативность работы того или иного сотрудника или отдела в целом. С августа 2011 года доступна бесплатная версия CRM-приложения, ограниченная 7 сотрудниками или 3 лицензиями.

Также представлено решение  «Мегаплана» для комплексного управления бизнесом

4. Бизнес-менеджер

Это интегрированный продукт  для полноценного управления бизнесом, включающий в себя все вышеперечисленные  системы.

Для тестирования ПО предусмотрена  демоверсия системы «Мегаплан», кроме  того можно зарегистрировать и использовать бесплатную (на 30 дней) версию любого продукта.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Заключение

В настоящей работе мы рассмотрели  особенности программного обеспечения фирмы ООО ПКФ «ДзПК», основным видом деятельности которой является производство пластиковых конструкций и их монтаж.

В ходе анализа соответствующей литературы были рассмотрены основные компоненты и виды обеспечения. Также были описаны особенности автоматизированных информационных технологий, применяемых в офисе, таких как пакета MS Office, бухгалтерских и других  программ.

В практической части работы была приведена организационно-экономическая  характеристика ООО ПКФ «ДзПК», и рассмотрены основные возможности ПО, применяемого на исследуемом производстве: СуперОкна 2006, которая помогает  согласовать, например, работу менеджеров, принимающих заказы от клиентов, технологов, занимающихся производством изделий и бухгалтера, составляющего калькуляцию затрат, и Мегаплан, которая позволяет устанавливать задачи и поручения, следить за их выполнением, хранить базу данных сотрудников компании, вести историю клиентов и т.д..

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Список литературы

 

1. Научные основы организации управления и построения АСУ / Под ред. В. Л. Бройдо, В. С. Крылова. -М.: Высшая школа, 2009. - с. 190-201.
2. Пономарева К.В., Кузьмин Л.Г. Информационное обеспечение АСУ. - М.: Высшая школа, 2007. - с. 93-98.
3. Чарльз Рабин. Эффективная работа с Microsoft Word.- СПб: Питер, 2000. - с.17-25.
4. Справочная система Microsoft Office.
5. Леонтьев В.П. Персональный компьютер. Карманный справочник. - М.: ОЛМА-ПРЕСС, 2004. - с. 219-235.
6. Лекции по предмету, находящиеся в свободном доступе в сети Интернет.