Анализ системы коммуникаций управления фирмы «Trade Master»

Личной сети магазинов фирма не имеет, так как в области поставок компьютерной периферии, рабочих станций и телефонов ориентируется прежде всего на корпоративного заказчика, который не ходит по магазинам в поисках необходимого оборудования. Что касается копировальной техники, то фирма обладает достаточно большим ассортиментом этого оборудования, что делает неэффективным содержание магазина.

Поставщики «Trade Master» дистрибьюторы COMPAQ в Москве, а все системное оборудование (кабели, провода, выключатели и так далее) закупаются у системных партнеров COMPAQ также в Москве.

Копировальное оборудование и все аксессуары к нему поставляются со склада фирмы «Trade Master» в Москве или прямыми поставками из Австрии. При этом часть расходов на рекламу погашается фирмой «Trade Master» взаимозачетом.

В связи с большой номенклатурой продаваемых товаров и услуг наиболее приемлемой организационной структурой предприятия является функциональная.  Это означает, что каждое отделение (дивизион) специализируется четко на продаже или производстве определенного товара или услуги. На рисунке 6 представлена организационная структура управления «Trade Master».

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Рисунок 6 - Организационная структура управления «Trade Master»

Управляет фирмой генеральный директор, заместитель генерального директора и бухгалтер. Важнейшим управленческим органом, который принимает решения, является совет акционеров, который собирается в конце года или по мере необходимости.

Состав сектор обеспечения: юрист, заведующий складом и секретарь-референт. Они обеспечивают нормальную работу фирмы во внешней среде.

Дивизион продаж компьютерных систем занимается продажей самих компьютеров и компьютерной периферии. Часто бывает так, что клиент закупает компьютеры у одной фирмы, а монтировать сеть нанимает другую фирму. Поэтому наряду с системным дивизионом был создан дивизион продаж компьютерных систем. В него входит руководитель дивизиона и менеджер по продажам.

Дивизион продаж копировальной техники аналогичен предыдущему дивизиону и занимается продажей копировальной и множительной техники.

Дивизион телекоммуникационных систем непосредственно создает корпоративные компьютерные сети, осуществляет прокладку и монтаж кабельных систем, устанавливает телефонные и видеокоммуникации, включая Internet.

Системный дивизион разрабатывает проекты современных информационных систем, коммуникативных систем, локальных и корпоративных телефонных сетей.

Сервис-дивизион предоставляет услуги по обслуживанию всего проданного оборудования и установленных фирмой разного рода сетей. Данный дивизион представлен руководителем дивизиона, инженером по ремонту копировальных аппаратов, инженером по проектированию и монтажу кабельных систем и инженером по ремонту компьютерных систем.

Исходя из выше сказанного, «Trade Master» ориентируется на корпоративного заказчика, тем не менее в последнее время клиентами компании становятся не только крупные предприятия, но и предприятия малого бизнеса и даже частные лица. Такую тенденцию руководители фирмы связывают с тем, что покупатели техники начинают понимать, что лучше купить дорогую, но качественную технику, чем приобрести дешевую и потратить в несколько раз больше средств и времени на ее ремонт. 

 

2.2. Внутренние коммуникации в компании «Trade Master»

 

 

Коммуникационный процесс наступает с идеи сообщения (приказа, распоряжения, решения). Отправитель решает какое сообщение следует сделать предметом обмена. Директор фонда в данном случае выступает отправителем. На данном рубеже отправитель принимает решение, какую точку зрения надлежит представить получателю. Для эффективности обмена информацией, нужно учитывать массу ситуационных факторов, которые характеризуют обстановку в целом, воспринимающую сторону и возможные последствия коммуникационного процесса. Так, к примеру, если руководитель собирается произвести обмен информацией о результатах работы подчиненного, то он должен четко понимать, что речь идет о сильных и слабых сторонах личности работника. В подобных случаях он не сообщает о хорошем или только плохом, а придерживается дипломатической линии.

На втором рубеже руководитель должен преобразовать идею в сообщение, т.е. зашифровать ее при помощи символов – слов, интонации, жестов. Типу символов отвечает канал передачи информации. Типичными каналами являются передача речи, письменных материалов, электронные средства связи, электронная почта, реже всего - видеоконференции. В компании «Trade Master», автономно от канала передачи сообщения, самым распространенным являются официальные коммуникации (прямые разговоры, письменные приказы), а также неформальные коммуникации, которые происходят прямо через общение между сотрудниками отделов.

Для такого чтобы быть убежденным в том, что информация поступила к получателю, зачастую в организации фирмы «Trade Master» используют 2-мя - 3-мя каналами передачи. Так, например, переданное по телефонному аппарату известие подтверждается письменным приказом. Эффективность 2-ух, трехканальной связи подтверждается наблюдениями в ходе проведения анкетирования. Но все же без крайней необходимости многоканальные связи не употребляются, чтобы не увеличивать потоки бумаг. Они предусмотрены, прежде всего, для увеличения контроля над выполнением работы, акцентированием важности предлагаемого задания, правильной интерпретации сообщения получателем. Нередко канал передачи сообщения зависит от самой информации, содержащейся в нем.

Информация, которая применяется в организации для коммуникационного управления, разделяется на:

А) базисную, создаваемую автономно от определенной управленческой задачи;

Б) текущую, регулярную или же разовую, специально собираемую для предоставленной управленческой задачки.

Нынешняя информация, в собственную очередь, разделяется на:

А) документированную, закрепляемую в документах (счетах, учетных, бухгалтерских и иных документах);

Б) недокументированную (телефонные беседы, совещания, межличностные контакты, кривотолки и т. д.).

По аспектам коммуникационного управления информация подразделяется на экономическую, организационную, социальную, техническую. Кроме того, информация, заложенная в сообщении, может содержать разную степень срочности и актуальности, что, непременно сказывается на этапе выбора канала передачи сообщения, а также степени ее восприятия и возникновении обратной связи.

В ходе анализа коммуникационных связей, происходящие в работе компании «Trade Master» использовался метод анкетирования, который затрагивал коллектив.

Данные, приобретённые в ходе проведенного нами анкетирования, наблюдения за документооборотом и беседы с сотрудниками компании «Trade Master» помогают осмыслить состояние коммуникационных сетей и путей их совершенствования. Для начала необходимо использовать следующие принципы построения коммуникационной сети:

а) определение миссии, целей, задач, критических факторв успеха, бюджет и ресурсы, возможный уровень централизации (или децентрализации) организации, при этом учитывается мнение руководителя и специалистов по управлению (главных менеджеров, экспертов, аналитиков и др.);

б) применяя систему классификации, определить общую модель-структуру управления организацией (функциональная, дивизиональная, матричная или какая-либо другая) с разделением на управляемые центром части;

в) определить схему властных полномочий в данной организации;

г) определить схему формального взаимодействия между основными частями организации;

д) определить схему неформального взаимодействия начальников отделов организации;

е) разработать схему информационного взаимодействия подразделений в подразделениях организации:

Рисунок 7 – Коммуникационные сети в компании «Trade Master»

 

Представленная схема именуется многоканальной или всеканальной. Все подразделения соединены между собой по принципу «каждое подразделение со всеми оставшимися». Запросы (задания) могут исходить из любого подразделения и идти сразу к тому подразделению, информация которого необходима для работы.

Достоинствами такой коммуникационной сети являются высокая надежность обратной связи. Однако имеются и недостатки. Наряду с этим, анализ данных, которые были получены в результате проведенного анкетирования для выявления состояния организационных коммуникаций и путей их совершенствования показал: что работники имеют много побочной, не свойственной их квалификации работе и трое из пяти специалистов высказали пожелание освободить их от лишних работ, а также почти все сотрудники указали на недостаточное обеспечение информацией. Причиной тому может служит нехватка программного обеспечения, необходимого для поддержания баз данных. В виду этого необходимо совершенствовать коммуникативный процесс через совершенствование новых информационных систем.

Таким образом, коммуникационные процессы на компании «Trade Master» можно охарактеризовать следующим образом:

1. По субъекту и средствам коммуникаций более всего доминируют межличностные коммуникации, которые появляются без поддержки технических средств и информационных технологий. Не считая этого, межличностные коммуникации в маленькой группе, где любой индивид содержит одинаковый шанс принять участие в обсуждении, имеет возможность быть просто услышан и вести взаимодействие с другими – это самый характерный для такой организации, как компании «Trade Master». При этом возможности оборотной связи ничем не ограничены. Заметны личностные коммуникации как случайный обмен информацией между людьми при встрече, так как люди ощущают постоянную потребность в общении.

Межличностные коммуникации могут определяться как социальным статусом человека, его позицией в системе формальных отношений, так и чувствами, которые работники вольно или невольно испытывают друг к другу в процессе совместной деятельности и общения. Чувства, сопровождающие межличностные отношения, так основательно вмешиваются в процессы взаимодействия, определяя систему предпочтений и оценочных суждений, что заслуживают самого пристального внимания со стороны руководителя в контексте общения с коллективом и совместной деятельности.

2. По форме общения, коммуникации  в организации происходят при  помощи устной речи, то есть  вербальные.

3. По каналам общения, наряду  с формальными коммуникациями  присутствуют и неформальные, которые  можно определить как «вероятностная  цепочка». Этот вид неформальной коммуникации самый распространенный для такого типа организаций.

Кроме того, неформальные коммуникации распространяются на празднованиях дней рождений, встречи «Нового года», «Восьмого марта» коллективных поздравлениях с новорожденным ребенком. Ежегодно в организации отмечается «день создания компании «Trade Master». На данные мероприятия принято собираться всем коллективом. Также организуются совместные поездки на туристическую базу и выход на природу. Такой системой коммуникаций руководитель оградил себя от излишних сплетней и пересудов, организовал эффективную передачу формальной (деловой) информации между отделами, сократил, на сколько это возможно, утечку информации. В тоже время обеспечил вниманием своих подчиненных и предоставил всевозможные пути для «обратной связи». Также подчиненные с помощью такой организации коммуникаций могут видеть в своих начальниках не только приказывающих руководителей, но и просто людей; это достигается на коллективных праздниках.

4. По пространственному расположению каналов или организационному признаку коммуникации в компании «Trade Master» происходят по горизонтальному признаку из-за малого количества структурных единиц, но периодически возникают и вертикальные коммуникации.

В конце каждого месяца начальники отделов в письменном виде докладывают о проделанной работе директору. Также в этом докладе возможны предложения, пожелания, просьбы, как самих докладчиков, так и рядовых работников, которые находятся у них в подчинении. Предварительно их просьбы и пожелания обсуждаются с их начальниками. Таким образом, в организации организованы восходящие вертикальные коммуникации.

Руководитель, рассмотрев, доклады менеджеров, в первых числах следующего месяца организовывает с помощью секретаря собрание, на котором по каждому пункту докладов дает указания на дальнейшую работу, а также распоряжается и передает информацию, поступившую к нему из внешней среды. На этом же собрании присутствует главный бухгалтер фонда для получения информации о произведённых расходах или предстоящих расходах, доходах и т.п. Таким образом, налажены вертикальные нисходящие коммуникации.

Также нисходящие и восходящие коммуникации осуществляются на ежегодных собраниях всего трудового коллектива компании «Trade Master», где обсуждаются успехи, достижения, неудачи и перспективы, как организации, так и сотрудников.

Горизонтальные коммуникации в основном протекают неформальным образом, непосредственно через общение между сотрудниками. Если одному отделу необходима какая-либо информация от другого отдела, то данный запрос и поступившая в ответ информация чаще всего поступает напрямую, минуя директора, образуя следующую схему:

Рисунок 8 – Горизонтальные коммуникации

 

Таким образом, основными видами коммуникаций в компании «Trade Master» являются: коммуникации межличностные, вербальные, горизонтальные, а также имеют неформальный характер в связи с особенностями структуры и специфики деятельности.

Поток информации в организованной социальной системе является существенным элементом ее эффективного функционирования. Значительную часть задачи по управлению любой организацией составляет создание коммуникативной сети и гарантия обеспечения поступления правильной информации нужным людям в нужное время. Необходимо разработать такую коммуникативную сеть, чтобы в ней органично могли сочетаться устойчивость и динамизм, управляемость и спонтанность, новый и прежний опыт.

 

2.3. Анализ внешних коммуникаций в управлении фирмы «Trade Master»