Жанры письменной деловой речи

   Реквизиты:

- название вида документа (Договор);

- дата;

- индекс;

- место составления или издания;

- заглавие к тексту;

- вступительная часть (наименование сторон, которые заключают договор: должности, фамилии, инициалы особ, которые подписывают договор и обозначения их полномочий);

- предмет договора;

- изложения порядка рассмотрения споров;

- общая сумма договора;

- общие сроки действия договора;

- юридические адреса сторон (наименование учреждения, почтовый адрес, расчетные счета);

- подписи и печати сторон;

- дополнения.

 

2. Деловое  письмо3.

   Официальная корреспонденция различных типов, которая направлена от имени одной организации, учреждения другой организации, учреждению, хотя адресована она может быть одному должностному лицу, и подписана одним должностным лицом, представляет собой деловую корреспонденцию.

   Деловое письмо является особым типом документов, менее жестко регламентированным, чем контракт или постановление, но имеющим юридическую значимость. Деловая переписка регистрируется и хранится в обеих организациях, как исходящая и входящая документация. Деловые письма классифицируются по различным признакам.

   По функциональному признаку деловые письма делятся на те, которые требуют обязательного письма-ответа и те, которые не требуют этого.

   По виду деловые письма могут строиться как:

- письмо-просьба;

- письмо-приглашение;

- письмо-подтверждение;

- письмо-извещение;

- письмо-напоминание,

- письмо-предупреждение и.т.д.

   Реквизиты:

- Государственный герб (для государственных предприятий);

- эмблема организации;

- код предприятия по ОКПО (для внутри республиканской переписки), если он есть;

- код документа по ОКУД (если есть);

- наименование организации (полное и сокращенное);

- почтовый и телеграфный адреса;

- номер телефона;

- номер факса, телетайпа;

- номер счета в банке;

- дата;

- индекс документа;

- ссылка на индекс и дату входящего документа;

- адресат;

- заголовок к тексту;

- текст;

- подпись;

- фамилия и телефон исполнителя.

 

3. Служебная записка4.

   Служебная записка составляется с целью ведения переписки между структурными подразделениями (коммуникация на горизонтальном уровне), когда для решения какого-либо вопроса не достаточно только устного обращения и требуется задокументировать факт взаимоотношения между отделами. Адресуется на имя начальника либо специалиста другого отдела.  
   Служебная записка создается по вопросам деятельности, относящимся к компетенции структурного подразделения, и при этом не требуется обращение к вышестоящему руководству. 

   Служебная записка составляется на стандартном листе бумаги формата А4, но с указанием всех необходимых основных реквизитов, расположенных в соответствии с ГОСТ 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к составлению документов".

   Реквизиты:

- наименование структурного  подразделения;

- наименование адресата;

- наименование вида  документа;

- дата составления;

- регистрационный  номер;

- заголовок к  тексту;

- текст;

- адресат;

- подпись составителя ( с указанием должности).

 

4. Акт5 – это официальный документ, который констатирует произошедшее действие или факт хозяйственной жизни и подписывается уполномоченными должностными лицами.

Значения:

1. Официальный документ, имеющий юридическую силу. В зависимости от того, кем и на каком уровне управления выпускается (принимается) акт, и от его содержания принято различать государственные, ведомственные, нормативные, региональные и другие акты;

2. Протокол, фиксирующий определенный факт. Например, акт ревизии, акт о недостаче товара, акт о передаче материальных ценностей;

3. Действия учреждений, организаций, должностных лиц, граждан, на основании которых обычно судят о соблюдении и нарушении правовых норм.

Виды актов:

• обследования (состояния техники безопасности, противопожарной безопасности; условий труда; результатов деятельности);
• испытаний (образцов, систем, технологий);
• выделения к уничтожению (материальных ценностей, документов);
• передачи (структурного подразделения из одной организации в другую);
• нарушения установленных правил;
• технические (выполненных работ, отказа, осмотра, устранения отказа и т. д.).

   Текст акта делится на 3 части:

  1. Введение. Указывается  распорядительный документ, на основании  которого составляется акт, устное  распоряжение руководства, событие  или действие, послужившее причиной составления акта, его номер и дата. Указывается состав комиссии: фамилия, инициалы.

  2. Констатирующая часть. Излагаются цели, задачи  и существо  работы, ее результаты.

  3. Заключительная часть. Содержит выводы и рекомендации.

  

5. Доверенность6.

   Доверенность - документ, дающий полномочия его предъявителю на выполнение каких-либо действий от имени доверителя.

   Личная доверенность может быть выдана для получения заработной платы и любых иных платежей, на получение корреспонденций, на общее управление имуществом, на распоряжение транспортным средством, получение свидетельства о праве на наследство.

   Официальная доверенность удостоверяется в одном экземпляре. В тексте доверенности указывается: должность и паспортные данные доверенного лица; организация, в которой производятся действия по доверенности; вид действий; образец подписи лица, получившего доверенность; срок действия доверенности.

   Реквизиты:

- наименование жанра документа;

- место написания;

- дата написания;

- основной текст;

- удостоверительная надпись, скрепленная печатью.

 

6. Служебная телеграмма7.

   Служебная телеграмма в качестве официального документа используется для передачи экстренной информации. Телеграмма часто имеет статус документа: телеграмма с заверенными фактами, телеграмма с заверенной подписью, фототелеграмма, телеграмма-доверенность, телеграмма на специальном бланке (текст-клише). В ряду других текстовых сообщений телеграмма выделяется своеобразным языком и композицией, получившая название "телеграфный стиль". Этот стиль сложился под влиянием двух факторов.

   Первый фактор - высокая стоимость телеграфной связи, обусловливающая предельный лаконизм текста: телеграф пользуется понятием "тарифное слово", которое не обязательно совпадает со словом грамматическим. Стремление к лаконизму приводит к исключению из текста всех элементов, без которых можно понять информацию. Опускаются союзы, предлоги, местоимения, крайне редко используются прилагательные, наречия. По возможности сокращаются глагольные формы.

   Информация о количестве и датах принята на телеграфе в цифровом, а не в буквенном выражении. Буквами передаются только однословные числительные. В синтаксисе языка телеграмм отсутствуют сложные предложения, причастные, деепричастные и другие обособленные обороты, вводные структуры. Информация передается простыми предложениями, которые часто представляют собой неполные или усеченные высказывания.

    Второй фактор - сформировавший телеграфный стиль - должен содержать доступную, понятную информацию для адресата. Очевидно, что оба названных фактора плохо сочетаются, что требует от составителя текста телеграммы гибкости и чувства меры в сокращении обычного текста. При этом нужно учитывать степень осведомленности адресата о сообщаемом: определенные трансформационные правила, использование именительного падежа вместо косвенных для обозначения места и времени, замена глаголов отглагольными.

   Реквизиты:

- служебный заголовок;

- указание категории;

- отметка о виде телеграммы;

- телеграфный адрес получателя;

- текст;

- подпись;

- адрес и наименование  отправителя;

- регистрационный номер;

- дата регистрации.

 

7. Заявление8.

   Заявление – это документ, краткое письменное обращение, содержащее конкретную просьбу, требование пожелание.

   Заявление предназначено  для доведения до сведения  должностного лица информации  узкой направленности. Адресантом  заявления может быть должностное  лицо внутри этой же организации  или частное лицо. В некоторых  случаях заявление может быть  коллективным. Заявления пишутся  по конкретному поводу и посвящены  обычно одному вопросу.

   Реквизиты:

- адресат;

- фамилия, имя, отчество заявителя;

(адрес, телефон – при  адресации от частного лица  в организацию)

- наименование жанра документа;

- текст, формулирующий интересы  или права заявителя с необходимой  аргументацией;

- список документальных  приложений (если они есть);

- подпись заявителя;

- дата.

  

 

 

Заключение

 

   В своей работе  я рассмотрела семь наиболее  важных, на мой взгляд, жанров  письменной деловой речи. Подводя итог, хочется отметить, что культура делового письма заключается как в знании лексических, грамматических и орфографических норм современного русского языка и правил этикета служебного документа, так и в умении выбрать и грамотно использовать специальные слова и словосочетания, характерные для официально-делового письма.

   Составление текста  делового письма - всегда акт речевого  творчества, каким бы письмо ни  было - регламентированным или нерегламентированным. Это труд, предполагающий достаточно  высокий уровень языковой компетентности.  Нельзя научиться писать деловые письма правильно и убедительно, не практикуясь и не обучаясь этому нелегкому искусству, не зная особенностей официально-делового и публицистического стилей речи. Сегодня увеличивается число жанровых разновидностей деловой корреспонденции и поводов для составления и отправления деловых писем. 

   Все это требует сегодня большей речевой подготовки, чем скажем, десять лет назад, в эпоху царствования типовых и трафаретных текстов. Умение самостоятельно мыслить и формулировать свои мысли, компетентно вести письменный диалог ценится в деловых кругах все больше. 

   Русский литературный язык, один из богатейших и выразительнейших языков мира, накопил в сфере письменного делового общения бесценный опыт, представленный унифицированными и трафаретными языковыми формами, традициями использования этикетных средств.

   Сегодня важно не растерять эти сокровища, не копировать западные образцы, а с уважением относиться к нашим предкам, веками отшлифовавшим форму и стиль делового письма, и плодотворно развивать отечественные традиции составления деловой корреспонденции.

Список использованных источников и литературы:

1. Введенская Л.А., Павлова Л.Г., Кашаева Е.Ю. Русский язык и культура речи. М.: ЛЭТИ, 2003.

2. Исмагилова Х.Н. Обучение письму. Официально-деловой стиль речи: делопроизводство. Уфа.: Изд-во УГНТУ, 2008.

3. Лобашевская И.С. Жанры официально-деловой письменной речи: уч. пособие. Петропавловск-Камчатский: КамчатГТУ, 2007.

4. http://stylistics.academic.ru

5. http://www.langrus.ru

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

1 См. Приложение 1.

2 См. Приложение 2.

3 См. Приложение 3.

4 См. Приложение 4.

5 См. Приложение 5.

6 См. Приложение 6.

7 См. Приложение 7.

8 См. Приложение 8.